Правила проведения переговоров

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение……………………………………………………………………….3

Глава 1 Основные этапы  переговоров……………………………………….5

1.1 Подготовка и проведение переговоров…………………………………5

1.2 Проведение переговоров…………………………………………………7

Глава 2 Недостатки при ведении переговоров……………………………..10

Глава 3 Национальные особенности ведения переговоров……………….12

Заключение…………………………………………………………………...15

Список используемой литературы………………………………………….16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Нормы нравственности, сложившиеся  между людьми как в общественной, так и в семейной жизни, являются результатом многовекового процесса становления взаимоотношений. Без соблюдения этих норм невозможны политические, экономические, культурные и семейные отношения, иначе мы не можем существовать, не считаться друг с другом, не налагая на себя определенных ограничений. И здесь очень важная роль принадлежит этикету.

Этикетом называется составная часть внешней культуры человека и общества. В него входят те требования, которые приобретают  характер более или менее строго регламентированного церемониала и в соблюдении которых особое значение имеет определенная форма поведения.

Переговоры становятся частью нашей повседневной жизни. Этого  требуют такие появившиеся в  нашей жизни реалии, как многопартийность политике и рыночные отношения в экономике. На сегодняшний день уже большинство решений достигается путем переговоров, на которые возлагаются определенные надежды, пологая, что они приведут к разумному соглашению.

Современные средства связи  позволяют решать многие деловые  вопросы, не встречаясь со своими партнерами. Но они эффективны только тогда, когда уже достигнуто взаимопонимание и согласованы основные условия сотрудничества. В решении принципиальных вопросов главную роль играют личные контакты.

Они могут осуществляться в разнообразных формах: от неофициальных встреч до официальных переговоров с заранее подготовленной повесткой дня. Успех личных контактов зависит от того, удалось ли достигнуть взаимопонимания, а это требует тщательной подготовки любой встречи, даже если она носит неофициальный характер.

Хотя с деловыми партнерами переговоры проходят довольно часто, проводить  их должным образом нелегко.

Цель работы – изучить  правила проведения переговоров. Для  достижения данной цели необходимо выполнить  следующие задачи:

- рассмотреть подготовку и проведение переговоров,

- рассмотреть недостатки при ведении переговоров,

- изучить национальные  особенности ведения переговоров.

  Актуальность темы  состоит в том, что в современном  обществе предприниматели, действуя  в условиях рыночной экономики, должны соблюдать определенные правила, диктуемые современной культурой рыночных отношений, т.е. деловой этикет, в том числе на переговорах и различных собраниях. В сфере бизнеса большинство решений достигается путем переговоров, поэтому важно знать от чего зависит их исход, что в конечном итоге является залогом успеха.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1 Основные этапы переговоров

1. Подготовка и проведение переговоров

 

Подготовка к переговорам  обычно делится на три этапа: на первом этапе следует собрать всю  необходимую информацию, разобраться в стоящих перед участниками задачах, определить пути решения. На втором этапе следует обдумать различные варианты ведения переговоров и выбрать приемлемый. На третьем этапе необходимо выявить различия в подходах к обсуждаемым проблемам и попробовать в них разобраться.

Практика показывает, что при планировании переговоров  важно представлять возможную реакцию  партнера на Ваши предложения и учитывать  его собственные ожидания от этих переговоров. Поэтому план должен быть достаточно гибким, но предусматривающим получение ответа на все интересующие Вас вопросы. Известно, что непредвиденная ситуация может привести к срыву переговоров. Избежать этого можно только заблаговременной подготовкой альтернативных предложений.

Любые переговоры должны быть ограничены по времени. Крайне неблагоприятное впечатление оставляют нелимитированные по продолжительности переговоры. Они свидетельствуют о неподготовленности и формальном отношении к ним инициатора переговоров, о его профессиональной неподготовленности и неспособности принимать ответственные решения, о неуважении к своему партнеру.

Одним из не приемлемых условий  контактов с представителем других организаций (фирм) является предварительная  договоренность о времени и месте  встречи. Переговоры не всегда проводятся в служебных помещениях. Встречи с деловыми партнерами, носящий неофициальный характер, возможны в театре, кафе, на спортивном мероприятие, на пикнике и т.д. Переговоры в неофициальной обстановке требуют особенно тщательной подготовки. Желательно не иметь при себе ни плана переговоров, ни документов подкрепляющих ваши аргументы. Не исключено что свидетелями могут оказаться представители конкурирующих фирм.

План переговоров должен содержать:

-место, дату и время  встречи;

-состав участников;

-вопросы для обсуждения;

-альтернативы на случай  контрпредложений;

-ответственного за  подготовку справочных материалов (образцы товаров, каталогов, рекламы);

-ответственного за  встречу проводы представителей;

-ответственного за  организацию угощения в ходе переговоров;

При подготовке переговоров  важнейшее значение имеет правильный выбор языка общения. Если деловые  партнеры свободно владеют одним  и тем же языком, то проблем не возникнет. Если языковая среда различна, то как правило, переговоры ведутся  на языке принимающей стороны с участием переводчика. Многие намеренно скрывают знания языка, для того чтобы другая сторона думающая что их не понимают, может произнести фразу или реплику которая может дать полезную информацию или повлиять на ход решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Проведение переговоров

 

Переговоры следует  проводить в отдельном помещении. Участники переговоров от принимающей  стороны должны занять место в  комнате переговоров до прихода  туда представителей другой стороны.

Принимающий должен представить  своих коллег по фамилиям и занимаемым должностям, включая и приглашенных на переговоры представителей других организаций. Затем представляет своих коллег руководитель другой стороны. Если участники переговоров не очень хорошо знают друг друга или встречаются впервые, то следует предварительно обменяться визитными карточками. Положив карточки перед собой в то порядке, в котором сидят партнеры по переговорам, легко вести беседу, обращаться друг к другу по имени и при этом хорошо представляя себе уровень полномочий и компетентности собеседников.

Традиционно гости занимают места лицом к окну, спиной к  двери. В неофициальной обстановки рассадка участников встречи предпочтительна  смешанная, так как это облегчает  откровенный обмен мнениями. Руководители сторон обычно садятся рядом, остальные участники встречи - по симпатиям или по принципу субординации. После того как все займу свои места за столом переговоров, доступ в комнату встречи должен быть прекращен, за исключением дополнительно приглашаемых, что крайне нежелательно. Следует особо подчеркнуть, что присутствие на переговорах анонимных свидетелей воспринимается с предубеждением, вызывает тревожное беспокойство, не способствующее откровенному деловому разговору.

Независимо от важности переговоров, начинаться они должны с неофициальных фраз, подчеркивающих внимание принимающего к собеседникам, его личную благожелательную заинтересованность в них. Эффективности беседы зависят от стиля ее проведения, содержания вопросов, очередности и правильности их постановки. Хотя в переговорах с обеих сторон могут принимать участия несколько человек, как правило, беседа должна вестись между руководителями. Недопустимо, если во время переговоров ведущего перебивают его коллеги. Конечно, он может предоставить слово одному из них, особенно по специфическим проблемам, но в большинстве случаев всю тяжесть беседы по всему кругу обсуждаемых проблем ведущий должен брать на себя.

Начинать переговоры следует с  наиболее важных вопросов повестки дня, пытаясь постепенно достигнуть согласия по принципиальным вопросам. Затем обсуждаются проблемы, по которым можно договориться сравнительно легко и без особых затрат времени, и только после этого переходить к ключевым вопросам, требующим подробного разбора.

Имеется тактика ведения переговоров  проверенная временем:

-доходчиво объясните свое предложение;

-не обещайте ничего невозможного;

-учитесь отклонять не выполнимые  требования;

-записывайте все, с чем вы  соглашаетесь и что вы обещаете;

-не верьте причине отказа, если  она убедительно не обоснована;

-не идите на прямую конфронтацию;

-трудные вопросы обсуждайте  в самом конце.

Метод принципиальных переговоров.

Этот метод предполагает стремление найти взаимную выгоду везде, где  это возможно, а там, где интересы не совпадают, следует настаивать на таком результате, который бал бы обоснован каким-то справедливыми нормами независимо от воли каждой из сторон. Он включает в себя четыре элемента:

1. Люди. Разграничивайте участников  и предмет переговоров. Если  не прямо, то косвенно участники  переговоров должны прийти к пониманию того, что им необходимо работать бок о бок и разбираться с проблемой, а не друг с другом.

2. Интересы. Сосредоточьтесь на  интересах, не на позициях. Цель  переговоров состоит не в отсутствии  высказанных позиций, а в удовлетворении  подспудных интересов. Принятая на переговорах позиция часто скрывает то, чего вы в действительности хотите, и мешает достижению ваших истинных интересов.

3. Варианты. Прежде чем решить, что  делать, выделите круг возможностей. Успеху переговоров часто мешают  дефицит времени и стремления отыскать единственно правильное решение. Поэтому важно найти время для обдумывания широкого круга возможных решений, которые учитывали бы общие интересы и творчески примиряли интересы несовпадающие.

4. Критерии. Настаивайте  на том, чтобы результат основывался  на какой-то объективной норме.  Когда интересам участника переговоров  что-либо прямо противопоставляет,  он может достичь благоприятного  результата, просто проявив упрямство.  Однако можно противостоять такому нажиму, настаивая на том, что неуступчивость не является достаточным аргументом и что соглашение должно отображать какие-то справедливые нормы, а не зависеть от «железно» воли каждой из сторон.

Эти нормы, принимаемые  всеми договаривающимися сторонами, играют роль фундамента, на котором строится взаимоприемлемое соглашение. Такими нормами, или объективными критериями, могут быть общие подходы, общие ценности, обычаи, правила, инструкции, законы, экспертные оценки, аналогичные примеры и пр.

Эти четыре элемента принципиальных переговоров могут учитываться вами, как только вы начнете обдумывать переговоры и вплоть до момента, когда соглашение уже принимается, либо вы решаете отказаться от дальнейших усилий. Этот период можно разделить на три отдельные стадии:

- анализ (сбор информации, осмысление ее, постановка диагноза  ситуации);

- планирование (составление  плана действий, последовательности  высказывания предложений, аргументов, контрдоводов);

- дискуссия.

Глава 2 Недостатки при ведении переговоров

 

Партнер вступает в переговоры, не обдумав предварительно в достаточной  степени их необходимость и цель, сложность и возможные последствия. В таком случае за ним лишь «ответный  ход», т.е он будет реагировать, а  не действовать, не от него будет исходить инициатива.

Отсутствие программы. У партнера нет четкого плана  действий в пределах максимальных и  минимальных требований. Легче вести  переговоры, имея в голове или на бумаге различные варианты действий.

Партнер настолько выпячивает собственные интересы, что не оставляет вам никаких преимуществ. Подобное несовпадение интересов, зачастую вызываемое эгоистичными соображениями, блокирует собеседника, отбивает у него охоту вести переговоры вообще.

Недостаточная подготовка переговоров. Эффективность переговоров  снижается, когда партнер не имеет четкого представления о собственных конкретных предложениях и аргументах, детальных требованиях и критериях оценки предмета переговоров, позиции и ожидаемой реакции противной стороны.

Неправильное поведение  одного из партнеров отрицательно сказывается на атмосфере переговоров, мешает достижению их цели.