Призначення візитних карток та їх різновиди. Рекомендації щодо підготовки текстової частини карток та їх оформлення

Існує два різновиди  ділових карток — представницька і картка компанії.

Візитна картка фірми,компанії, установи чи організації.

Містить повну назву  організації, адресу, телефон, факс. Використовується із представницькою метою і для  привітання від імені фірми. Вручається потенційним партнерам і клієнтам перед початком ділових переговорів. Залишити таку картку — означає дати право співрозмовнику користуватися всіма вказаними на ній координатами і контактами з 9.00 до 19.00.

Картка, що використовується із спеціальною та представницькою  метою.

Використовується  у випадках, коли етикет передбачає вручення візитної картки, а сам  власник не має наміру продовжувати знайомство .Картка містить прізвище, ім'я, по батькові; посаду, назву організації, але немає адреси й телефону. Іноді  на таких картках вказують адресу його (її) сайта. Можна використовувати й під час надсилання сувеніру добре знайомій людині, яка знає ваші координати.

Якщо вам вручають таку картку, пам'ятайте: треба дотримуватися  правил ґречності й не просити  написати номер телефону. Такі картки часто залишають секретарям, щоб уникнути помилок при складанні документів. Представницькі картки кладуть, приміром, у букети квітів, але лише за умови, що в адресата є особиста, робоча абофіційна картка відправника.

При проведенні великих  заходів (конференцій, презентацій, виставок, фестивалів) організатори замовляють більші візитні картки — бейджи — із зазначенням імені (по батькові) і прізвища учасника, його посади (і/або вченого звання) і організації (компанії, навчального закладу або наукового центру), яку він представляє. Бейджи приколюють на лівій стороні грудей і носять винятково в місці проведення заходу. Мабуть, бейдж — єдина візитка, на якій доречно поруч із ім’ям людини помістити її фотографію; на інших картках це робити не слід.

Ще один вид ділових карток, що виконують функцію реклами, — CD-візитки. Це звичайний компакт-диск, на який можна записати сотні сторінок тексту й ілюстрацій, малюнки, графіки, таблиці, а також музику, анімацію й дикторський текст. CD-візитки використовуються для презентацій фірм на виставках і конференціях. Туристичні компанії використовують їх як каталоги турів, банки й фінансові компанії — як додаток до пакета послуг, рекламні агентства — як портфоліо креативних робіт.

Картки-носороги. Шкодять  іміджу власника, налаштовують проти нього партнерів, обізнаних у нюансах етикету. Частково це компенсується за рахунок використання персональної візитки як носія комерційної або політичної реклами.

Виключенням із загальних  суворих правил для ділових візиток  є епатуючі картки представників творчих професій. Нестандартні за розмірами, кольорами і матеріалами візитки нерідко виготовляють рекламні агентства й дизайн-бюро. Їхня головна мета — бути не схожими на інші. Саме епатуючі візитні картки справляють найбільше враження й найкраще запам’ятовуються.

Особисті  візитки можуть містити ім’я й прізвище власника, а також, за його бажанням, будь-яку додаткову інформацію (адресу організації, персонального сайту, електронної пошти, номери телефонів, посаду, звання або вчений ступінь).

Кріпиться до подарунків, поздоровлень, до листа-подяки і співчуття. Дипломати обмінюються такими картками під час неофіційних візитів, підкреслюючи, що вони виступають як приватні особи. У бізнесі особисті візитки  йдуть у хід на неофіційних  зустрічах, під час обговорення умов free lance, перспектив переходу працівника з однієї компанії до іншої тощо.

Різновидами особистої  картки є сімейна візитна картка (картка чоловіка й жінки) і дитяча картка.

Сімейна картка використовується при знайомстві, направленні привітань друзям родини або додається до подарунків. Ім’я дружини на таких картках ставиться перед ім’ям чоловіка, а адреса вказується за бажанням. Сімейна (спільна) візитна картка, що містить прізвище, ім'я, по батькові кожного з членів подружжя. Ці картки можуть містити номер телефону, а також бути без нього. Її залишають організаторам прийомів, коктейлів, чаювання. Заміняє особисті візитки при знайомстві із заміжніми жінками.

Дитячі візитки  не надто запитувані, але іноді  вони можуть виявитися досить доречними. Номер мобільного телефону батьків, внесений у картку, завжди буде з дитиною. Це дуже важливо у різних ситуаціях — наприклад, якщо дитина заблукала у супермаркеті або поїхала до табору відпочинку. При оформленні дитячих візиток можна трохи відійти від жорстких норм дорослого світу й створити щось індивідуальне й цікаве.

Для наукових і творчих  працівників, що часто працюють вдома, існують комбіновані візитні  картки, на яких поряд зі службовими (у лівому нижньому куті) вказуються й домашні координати (у правому нижньому куті).

Картка для неофіційних  намірів містить лише прізвище, ім'я, по батькові та місце проживання. Таку картку зазвичай вручають дамам.

Флаєра – рекламні візитки. Назва цього невеликого клаптика паперу походить від англійського слова Fly – летіти в натовп. Це є цілком логічним, оскільки функція флаєра – привернути увагу потенційного клієнта, проінформувати про запланований захід. Організатори різних заходів (найчастіше якихось модних вечірок) просто закидують натовп перехожих різноманітними флаєрами. Досить часто на них розміщають інформацію про знижки, акції, інші переваги, які може отримати пред’явник флаєра, купуючи товари чи послуги.

У практиці ділових  відносин існує велика кількість  візиток, що відрізняються від вище приведених основних типів візитних карток і які застосовуються за межами бізнес-сфери. Це можуть бути візитні картки діячів мистецтва, науки, церкви і т.п. Розмір таких карток, шрифт, розміщення тексту і колір паперу не регламентується строгими правилами і тому можуть бути виконані художньо - на різних матеріалах, мати найрізноманітніші кольори і найвигадливіші шрифти.

Зустрічаються також  візитні картки з кольоровими  фотографіями їхнього власника, бувають  візитні картки, складені вдвоє, як книжечка, з визначенням місця розташування фірми, під'їзду до неї, місця стоянки машин.

6). Рекомендації щодо  оформлення візиток 

Візитна картка - це вираз індивідуального стилю  і іміджу її власника, а також  стратегії маркетингу підприємства. При замовленні візитної картки необхідно обговорити тип, колір, шрифти, розташування реквізитів так, щоб ця картка дійсно могла охарактеризувати і особу, і рід її занять.

Інформація, котра  розміщується на візитці, повинна бути гранично мінімізована. Інколи можна  зустріти візитки, в котрих розповідається буквально все про її власника та компанію: перераховуються всі види діяльності, записані в статуті (від будівництва до розведення бджіл), та відомості про те, що Іванов Іван Іванович, окрім того, що є директором цієї компанії, ще й "почесний член", депутат мерії", "засновник газети", „кавалер ордена”. Це швидше скидаються на автобіографію і є саморекламою у найгіршому її вигляді. Тому на візитках повинна бути лише основна інформація. Що ж до розміщення національної символіки, то вона є виправданою лише на візитках представників державних підприємств та держслужбовців різних рівнів.

Не варто детально розписувати під назвою компанії усі "аксесуари" типу "промислово- інвестиційний акціонерно-комерційний  банк". Це нічого не дає для розуміння, а лише утруднює сприйняття і завантажує зайвою інформацією. А от сферу діяльності підприємства вказати варто. Наприклад, "Оптова торгівля меблями", "Всі види стоматологічних послуг", "Продаж та ремонт комп'ютерної техніки"

Зараз у користувачів візитних карток сформувалося два основних підходи до їхнього призначення — функціональність та імідж.

Ділова візитна  картка — це один з найважливіших  елементів корпоративного стилю  організації.Тому для підтримки  гарного іміджу фірми всі її співробітники повинні мати службові візитні картки, виконані в одному стилі. Право вибору зображуваних елементів емблем, торговельних марок, фірмових знаків або логотипів залишається за компанією. Але обов’язковою умовою ефективних візиток є одне: кольори на візитках усіх співробітників повинні бути точно дотримані.

Класичне оформлення візитки досить строге: темний текст  на світлому тлі. Хоча виробники й  пропонують широку гаму кольорових карток на картоні, ламінованому папері, пластику, шкірі й навіть дереві, норми етикету не рекомендують використовувати подібні «вишукані речі», оскільки на таких «картках» неможливо зробити будь-які записи. Краще надати перевагу паперу високої якості, можливо, дещо тонованому і з сатинованою поверхнею. Її також можна обробляти, наприклад, зробити тиснення різнобарвною фольгою.

Для написів на візитках варто використовувати спокійні "солідні" кольори - чорний, темно-сірий, синій, коричневий .Європейська традиція передбачає використання рожевого, блакитного й білого тла та темно-синього, темно-коричневого й чорного тексту. Можна застосовувати також золоту, срібну, бронзову фарби. Щодо кількості їх використання, то тут принцип однозначний - чим менше, тим краще. Не варто на візитці демонструвати всю палітру фарб - це свідчення поганого смаку.

Дуже важливий елемент  візитної картки — шрифт тексту, який багато в чому вирішує завдання оригінальності, наочності візиток  та сприяє запам’ятовуванню розміщеної на них інформації. Головна вимога до шрифту — зручність у прочитанні. Негатив - світлі букви на темному фоні - варто використовувати лише у тому випадку, коли він абсолютно виправданий з точки зору загального дизайну візитки. Ім'я виділяється напівжирним шрифтом більшого розміру. Слід уникати складних і декоративних шрифтів, обережно ставитися до курсиву, особливо якщо у вас рідкісне чи важке для вимови прізвище. Як правило, на візитці повинен бути темний простий шрифт на світлому фоні без будь-яких рамок чи вензелів.

Дизайн візитки  має прямо пов’язуватися з  родом діяльності компанії. Якщо мова йде про великий банк або серйозну виробничу фірму, то при розробці візиток варто дотримуватися консервативного стилю. На візитній картці офіційної особи, дипломатичного працівника друкуються лише ім'я, прізвище та посада її власника.

Це означає, що треба використовувати шрифти не більші й не менші за загальноприйняті розміри, шрифти не повинні відрізнятися чудернацтвом. Кількість кольорів — два, максимум три. Лаконічність візитки говорить про те, що компанія знає собі ціну і не прагне дешевої популярності.

Оформлення ділових  візитних карток співробітників магазинів, підприємств сфери послуг може відступати від суворих норм, тому що ці візитки  несуть також рекламне навантаження. На зворотному боці таких карток можна  помістити логотип, барвистий символ, девіз фірми, карту-схему.

В Україні та в  інших двомовних країнах часто  використовують двосторонні візитки - з текстом іншою мовою на зворотному боці. Це не зовсім правильно, бо зворотній  бік призначений для запису додаткової інформації чи якихось поміток. Варто мати дві різних візитки однакового дизайну, але різними мовами українською та російською чи англійською.

7). Етикет обміну  візитками 

Обмін візитками  — це церемонія, сценарій, де у кожного  своя відповідна роль, яка не міняється  навіть від її виконання.

Основні положення  азбуки ділових відносин:

1). Мабуть, найпоширеніша  помилка тих, хто тільки-но  обзавівся візитною карткою, —  прагнення якнайшвидше вручити  її кожному, хто перебуває в  полі зору.

Не потрібно нав’язувати  свою візитку! Її вручають лише тоді, коли виникла зацікавленість у продовженні контактів. А це відбувається при знайомстві не завжди;

2). Відсилання візитної  картки рівноцінне візиту.

Після знайомства першим, звичайно, залишає свою картку особа, що займає нижчу посаду. Якщо партнери знаходяться на одному рівні, то першою подає картку особа, молодша за віком. У випадку виникнення сумніву щодо цього, за французьким протоколом, вручає свою візитну картку той партнер, який виявився ввічливішим.

Візитна картка, яку  її власник залишає для особи, що не змогла його прийняти з поважних причин, повинна бути з загнутим кутиком. Має значення, як і який кутик візитної картки загнутий - верхній, нижній чи боковий. Тому, щоб уникнути будь-яких непорозумінь, у різних країнах рекомендується загнути правий кутик візитки так, щоб було чітко видно її слід, а потім розрівняти візитну картку. Картку із загнутим кутиком залишають в офісі, резиденції чи у партнера вдома, що свідчить про те, що ви особисто залишили її, а це ознака найбільшої поваги і вдячності.

У візитній картці, що передається через посередника (кур'єра  чи водія) або поштою, кутик не загинається. Бажано по можливості, написати кілька слів на візитці. Така замітка не дасть  можливості використовувати її будь-кимось стороннім, у корисливих цілях. Якщо візитна картка залишається особисто, напис на конверті робиться олівцем, якщо ж відправляється поштою, - авторучкою.

На візитках, які  надсилатимете в одному конверті відразу кільком діловим партнерам, на кожній з них у верхньому  лівому кутку необхідно обов’язково написати прізвище особи, якій вона адресована. Якщо відвідувач не отримав візитної картки від господаря кабінету, він може передати свою картку через секретаря (або іншого співробітника свого партнера) до чи після зустрічі. При цьому треба зробити помітку про мету вручення візитки і вкласти її у незапечатаний конверт. А головне, треба знати, що візитна картка не надсилається поштою;