Профессионнальная этика

Желательно  встать навстречу гостю, а еще  лучше встретить его у дверей кабинета, обменяться рукопожатием и  указать ему, где повесить верхнюю одежду (если это не сделал в приемной секретарь). Для того чтобы разговор шел «на равных», рекомендуется вести беседу не за рабочим столом. Лучше всего сесть напротив друг друга. Хороший хозяин всегда предложит гостю чай или кофе, а в жаркое время — прохладительные напитки. Желательно поставить рядом часы, чтобы каждый мог видеть, сколько времени длится беседа, так как посматривание на свои часы во время беседы считается неприличным и может восприниматься как сигнал к окончанию разговора.

К собеседнику  лучше обращаться по имени-отчеству и в ходе дальнейшего разговора  повторить это несколько раз. Американский специалист в области  человеческих отношений Дейл Карнеги (1888—1955) утверждал, что имя человека — это самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке.

Постарайтесь  ободрить собеседника и расположить  его к себе первыми фразами  и вопросами, которые могут не иметь прямого отношения к  теме разговора.

В начале беседы важным сигналом установления контакта является встреча глазами, поскольку взгляд является сильным средством невербального общения. Вообще, умение «читать» невербальные сигналы в поведении собеседника могут значительно облегчить понимание партнера. С самого начала беседа должна принять форму диалога. Очень важно научиться слушать собеседника, не перебивая его, при этом нужно вести себя естественно, быть честным, не играть с партнером и не заискивать. Кроме того, недопустимо срывать на собеседниках свое плохое настроение. Помните, что ваша доброжелательность и сосредоточенность помогут человеку раскрыться, особенно если он переполнен негативными эмоциями или застенчив и неуверен в себе.

В ходе беседы рекомендуется  использовать краткие, нейтральные  реплики: «Продолжайте, очень интересно!», «Понимаю вас», которые снимают напряженность и помогают продолжать беседу, а также уточняющие реплики: «Что вы имеете в виду?», «Как вы считаете?» и т.п., помогающие вести беседу в нужном направлении.

Разговор с  деловым партнером, коллегой или  подчиненным исключает проявление любой бестактности: пренебрежительного тона, обрывание собеседника на полуслове, демонстрации своего превосходства.

На завершающем  этапе деловой беседы принимается  окончательное решение, которое  должно излагаться ясно, четко, убедительно. Финал беседы должен стимулировать реализацию принятых решений и заложить основу для дальнейших встреч. Необходимо поблагодарить партнера за беседу и выразить уверенность в успешности будущего сотрудничества. Психологи подчеркивают значимость прощального взгляда, когда хозяин кабинета задерживает взгляд на собеседнике, демонстрируя внимание к партнеру изаинтересованность в дальнейшем сотрудничестве с ним.

 

 

5. Деловая переписка

Деятельность  делового человека невозможно представить  без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70 % рабочего времени.

Служебная переписка  является важной частью делового этикета, «общением в миниатюре». Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных служб, а также увеличению оборота предприятия, фирмы.

Джен Ягер в  своей книге «Деловой этикет»  отмечала, что качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности.

При составлении  делового письма необходимо соблюдать  следующие требования;

• исполнитель  должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной  форме;

• письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;

• письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить  на абзацы, в каждом из которых затрагивается  лишь один аспект данного вопроса;

• письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;

• письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор  и эмоционально-экспрессивных фраз;

• объем делового письма не должен превышать двух страниц  машинописного текста;

• с точки  зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе;

• деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

При деловой  переписке следует помнить, что  восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и  бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги — светлым: белым, светло-серым, кремовым и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях — имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

Специалист  в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно  составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения  пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.

В учебнике «Психология  и этика делового общения»¹ приводится пример делового письма, составленного по данной схеме.

Внимание: «Уважаемая (ый) _____________________

Я хочу сообщить Вам нечто важное (интересное)»

Интерес: «Мы (я) предлагаем Вам то, что может существенно  улучшить Вашу жизнь...»

Просьба: «Нам требуется  помощь людей, готовых вложить хотя бы... в благородное, патриотическое дело...»

Действие: «Мы  призываем Вас присоединиться к  тысячам добрых людей...»

Помните, что  просьбу нужно формулировать  так, чтобы у адресата выбор вариантов  был ограничен, поскольку чем  меньше вариантов, тем больше вероятность  успеха. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости.

Наиболее часто  в деловой сфере используются следующие виды деловых писем.

1. Резюме и  письмо с просьбой о приеме  на работу.

2. Письмо-заявление  об уходе.

3. Рекомендательное  письмо.

4. Письмо-отказ.

5. Письмо-запрос  о ходе исполнения дела (договоренности сделки и т.п.).

6. Письмо-напоминание.

7. Письмо-уведомление.

8. Письмо-благодарность.

Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.

Кроме деловой  корреспонденции, курсирующей между  организациями, существует и внутриорганизационная  переписка.

Содержание  внутренней переписки может быть различным, но оно должно отвечать некоторым  общим правилам:

• письмо должно быть лаконичным;

• обязательно  должна проставляться дата;

• письмо не должно содержать клеветнических измышлений;

• должна быть разборчивая подпись.

 

 

 

Заключение

Нормы морали получают свое идейное выражение в заповедях  и принципах о том, как должно себя вести.

В Евангелии  от Матфея сказано: «Итак, во всем как  хотите, чтобы с вами поступали  люди, так и поступайте вы с ними» (гл. 7 ст.12). Одним из основных элементов  культуры делового общения является нравственное поведение .

Нравственная  жизнь человека и общества разделяется на два уровня: с одной стороны, то, что есть: сущее, нравы, фактическое повседневное поведение; с другой стороны, то, что должно быть: должное, идеальный образец поведения.

Нередко в деловых  отношениях мы сталкиваемся с противоречиями между сущим и должным. С одной стороны, человек стремится вести себя нравственно, как говорят, должным образом, с другой — желает удовлетворить свои потребности, реализация которых часто связана с нарушением нравственных норм. Поэтому изучение курса деловая культура и психология общения необходимы, чтобы знать как должно поступать в деловых отношениях.

 

 

Литература

 

1. Алехина Ия  Имидж и этикет делового человека. – М.: Дело, 2001.

2.Гусейнов А.  А.. Ирлиц Г. Краткая история  этики. - М.: Мысль, 1987.

3. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений. -М.: Финансы и статистика, 2001.

4. Ковальчук  А.С. Основы имиджеологии и  делового общения.- Ростов-на-Дону, «Феникс», 2003.

5. Ли Се Ун. Международный бизнес: стратегия  и управление. - М.: Наука, 1996.

6. Роджер А.Искусство управления.- М., 2000.

7. Ожегов С.  И. Словарь русского языка.  — М.: Русский язык, 1988.

8. Психология  и этика делового общения / Под ред. В.Н.Лавриненко. — М., 1997.

9. Роджер А.  Деловой этикет. -М., 2000.

10. Шкатова Л.А.  Этикетные формы делового общения: Методическая разработка. Челябинск, 1992.

11. Ягер Дж. Деловой  этикет. Как выжить и преуспеть  в мире бизнеса: Пер. с англ. - М., 1994.

12. Ожегов С. И. Словарь русского языка. — М.: Русский язык, 1988. — С. 652.