Протокольные вопросы приема делегаций

1. Протокольные вопросы приема делегаций

 

Протокол - это форма  иерархического порядка, выражение  хороших манер между государствами, и, подобно вежливости - одной из основных форм повседневной жизни. Протокол является совокупностью правил поведения  правительств и их представителей по официальным и неофициальным поводам. Протокол – это совокупность определенных традиций, условностей и правил, соблюдаемых при осуществлении различных мероприятий международного и межрегионального характера.

Протокольные вопросы  приема делегации. Целью визита может быть выяснение возможностей установления контактов, проведение переговоров, подписание документов, организация конференций, выставок и т. п.

Форма приема делегации  зависит от цели ее приезда и ранга  ее главы.

До приезда делегации принимающая сторона должна разработать общую программу, предназначенную для гостей, и подробную программу, включающую технические детали, необходимые для принимающей стороны, других заинтересованных лиц и организаций.

Общая программа включает информацию о

1) встрече делегации;

2) деловой части программы  (переговоры, встречи, беседы);

3) приемах (завтраки, обеды  и т. п.);

4) культурной программе;

5) поездках по стране (по предприятиям);

6) проводах делегации.

Подробная программа отражает все организационные моменты, связанные с приемом делегации. Так, например, встреча делегации требует проработки таких вопросов, как:

•    персональный состав встречающих;

•    участие в случае необходимости представителей средств массовой информации;

•    преподнесение цветов;

•    приветственные речи;

•    обеспечение транспортом;

•    размещение в гостинице и т. п.

Каждый пункт требует  детальной проработки и обязательного  определения ответственных исполнителей, следует также предусмотреть  определенный резерв, гарантирующий выполнение каждого пункта в случае каких-либо недоразумений.

Если глава делегации  и ее члены прибывают с супругами  или иными сопровождающими, необходимо разработать специальную программу  для сопровождающих.

Во время пребывания делегации принято организовывать неофициальные, неформальные встречи по инициативе как хозяев, так и гостей. Первая такая встреча организуется хозяевами, но в общей программе должен планироваться свободный вечер, чтобы гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу. В программе каждого дня принято оставлять свободное время для второго завтрака и личных дел.

При встрече зарубежной делегации ранг встречающего главы  делегации должен соответствовать  рангу и должности главы приезжающих. Существуют определенные сложившиеся правила взаимных приветствий, включая и их последовательность, размещение в автомашинах, доставление в гостиницу. Правила хорошего тона рекомендуют распрощаться с гостями в вестибюле гостиницы (вы убедились, что у них все в порядке с поселением и не вынуждаете пригласить вас на чашечку кофе, что напрашивалось бы, если бы вы их проводили до номера). При расставании договариваются о визите вежливости или так называемом протокольном визите, которым начинаются официальные деловые контакты.

Цель краткого протокольного визита (20–30 минут) – своеобразный ответ на встречу гостя при приезде и одновременно уточнение программы пребывания. Обычно во время этого визита подаётся угощение (но без спиртного). Инициатива ведения беседы – у принимающей стороны, а инициатива ухода – за гостями.

Дополнительные положения, касающиеся проведения бесед. После окончания каждого раздела переговоров заранее назначенный сотрудник или руководитель делегации составляет подробную запись беседы, включающую информацию об участниках переговоров, перечень основных обсуждавшихся вопросов, мнения сторон по этим вопросам, достигнутые договоренности или изложение позиций сторон по разногласиям, записи о вручении документов или их копий.

Памятные записки используются для подтверждения сделанного во время беседы устного заявления, чтобы не допустить его неправильного истолкования, а также для подтверждения достигнутой устной договоренности, чтобы привлечь внимание к затронутому вопросу, может быть, связать собеседника необходимостью отвечать на определенные вопросы, поднятые в ходе беседы. Если участник переговоров хочет, чтобы к вопросам, которые он поднимает при обсуждении, было привлечено внимание, он должен заранее подготовить памятную записку и передать ее после устного заявления.

Протокольные вопросы приема иностранных делегаций 
высшего и высокого уровня в субъектах Российской Федерации

Прием иностранных делегаций  высшего и высокого уровня требует  большой подготовительной работы. Заблаговременно  должны быть согласованы сроки визита, его программа, численность и состав делегации, а также все организационно-финансовые вопросы (оплата пребывания, размещение, питание, транспорт и т.п.). Следует также заранее определить источники финансирования и составить необходимую смету расходов. В практике международных обменов принято исходить из строгого соблюдения принципа взаимности при согласовании всех организационно-финансовых вопросов.

В аэропорту (на вокзале) иностранного гостя встречает (провожает) у трапа самолета, как правило, глава администрации субъекта Российской Федерации. Если главный гость прибывает с супругой, то целесообразно предусмотреть участие во встрече (проводах) супруги главного встречающего с российской стороны (в случае ее отсутствия - супруги одного из высших должностных лиц субъекта Российской Федерации, принимающего участие во встрече). Супруге гостя преподносится букет цветов.

На встрече в аэропорту (на вокзале) могут присутствовать главы  консульских представительств зарубежных стран, аккредитованные в столице  субъекта Российской Федерации, а также другие деловые партнеры страны гостя, имеющие свои представительства в регионе (по согласованию). При встрече (проводах) каких-либо воинских почестей не предусматривается, почетный караул не выстраивается, гимны не исполняются. Не предусматривается также обмен речами.

В аэропорту (на вокзале) при встрече ( проводах) могут быть подняты флаги страны гостя, Российской Федерации и субъекта Российской Федерации.

После завершения церемонии  встречи главное встречающее  лицо с российской стороны сопровождает гостя в автомашине до отведенной ему гостевой резиденции (гостиницы). В случае прибытия гостя с супругой ее сопровождает в отдельной автомашине супруга главного встречающего с российской стороны.

На автомашине главы  делегации могут быть установлены флажки страны гостя. Российской Федерации и субъекта Российской Федерации (по согласованию).

Главы иностранных делегаций, принимаемые в субъектах Российской Федерации, могут размещаться в  специально отведенной гостевой резиденции или гостинице. Над резиденцией главы делегации может быть поднят флаг страны, которую он представляет.

Вопрос о поднятии флагов в аэропорту (на вокзале), над  резиденцией гостя, а также флажков  на его автомашине должен быть заранее  согласован.

В ходе визита в регион иностранной делегации высшего и высокого уровня может быть предусмотрено проведение переговоров (беседы). Переговоры ведет, как правило, руководитель субъекта Российской Федерации или другое уполномоченное им должностное лицо в зависимости от уровня иностранной делегации и характера переговоров. Состав участников переговоров и бесед с российской стороны определяется руководителем субъекта Российской Федерации и доводится до сведения прибывающей иностранной делегации (это может быть сделано и заранее в ходе подготовки соответствующего визита). В случае, если в столице субъекта Российской Федерации или других городах региона, посещение которых предусмотрено программой визита, имеется воинское захоронение (могила Неизвестного солдата), то при составлении программы визита может быть предусмотрена церемония возложения венка. Этот вопрос должен специально согласовываться со стороной гостя в процессе подготовки визита.

В ходе визита в регион программой пребывания, как правило, предусматривается проведение обеда (завтрака) или другого протокольного мероприятия аналогичного характера от имени руководителя субъекта Российской Федерации в честь главы иностранной делегации, на который приглашаются основные сопровождающие его лица.

Состав участников мероприятия  с российской стороны определяется программой визита. На него приглашаются высшие должностные лица субъекта Российской Федерации, участники переговоров и бесед, а также местные руководители, с которыми у гостя состоялись встречи во время пребывания в регионе. Если на протокольное мероприятие иностранный гость приглашается с супругой, то следует предусмотреть приглашение на него супруг ряда высших должностных лиц субъекта Российской Федерации. Во время обеда (завтрака) может быть предусмотрен обмен краткими тостами. Ответное протокольное мероприятие со стороны гостя не предусматривается.

В ходе визита в регион гостю может  быть предложена культурная программа (осмотр местных достопримечательностей, посещение театра, музеев и других культурных учреждений). Во время посещения театра с российской стороны гостя сопровождает руководитель субъекта Российской Федерации или одно из высших должностных лиц региона.

В ходе визитов иностранных делегаций  высшего (высокого) уровня может быть предусмотрено вручение гостю и  сопровождающим лицам памятных подарков от имени руководителя субъекта Российской Федерации. При этом следует учитывать сложившийся уровень отношений, местные традиции и обычаи, а также принцип взаимности.

 

 

2. Подарки и сувениры как форма протокольных контактов.

 

Вручение сувениров и подарков является одним из значимых элементов, формирующих имидж компании в глазах партнеров, клиентов, общественности. Вручение их также является обычной практикой делового протокола.

В процессе выбора подарка важно  учитывать национальные и культурные особенности страны того участника деловой встречи, для которого он предназначен. Во время первой встречи первыми подарки преподносят хозяева.

Особо дорогие подарки преподносят  по случаю юбилейных и значительных дат в жизни компании. Такие  подарки, как правило, снабжаются памятной гравировкой, дарственной надписью и преподносятся только в исключительных случаях, например — юбилейные даты в жизни компаний.

В деловой сфере в качестве подарков обычно используются:

В качестве подарков желательно не использовать часы. Их обычно не вручают представителям стран Юго-Восточной Азии (Япония, Китай), а также представителям стран арабского мира. Так же не следует дарить зеркала; ножи; личные вещи (духи, галстук, рубашка); иконы; изделия из жемчуга; носовые платки. Такие рекомендации связаны с различием национальных традиций разных стран.

Подарки вручают в  следующих случаях:

Сувениры вручают в  следующих случаях:

Упаковка

Упаковка подарка имеет  не менее важное значение, чем сам подарок, так как является своего рода его "визитной карточкой". В связи с этим, упаковка должна быть презентабельная, соответствующая стоимости подарка, не слишком вычурная, по возможности иметь логотип компании дарителя.

Комплектация

Комплект сувениров подбирается в соответствии с каждым конкретным случаем. Подарки, приобретаемые для вручения по случаю юбилейных и значительных дат относятся к разряду элитных. Стоимость таких подарков значительно выше.

Комплекты, как правило, формируются из недорогих сувениров, не предназначаются для глав и высших должностных лиц компаний. Комплекты используются в основном при массовом вручении, например, на презентациях, выставках, семинарах, конференциях, деловых встречах с клиентами/партнерами.

Более дорогой подарок  должен быть упакован в фирменный пакет, сумку, коробку. В упаковку в данном случае вкладывается визитная карточка главы компании дарителя или поздравительная открытка от имени дарителя. Высокой степенью проявления уважения в данном случае будет являться собственноручная надпись главы компании дарителя на своей визитной карточке, например, "С уважением!"

В случаях, когда глава  компании посылает один букет цветов женщине или сразу несколько (по случаю 8 марта) к его упаковке обязательно  крепится визитная карточка дарителя.

Вручение

Преподносить подарки/сувениры может сам даритель в ходе личной встречи, а также от имени компании/от имени дарителя его уполномоченное лицо, например курьер при массовой доставке/рассылке сувениров и поздравлений по случаю общемировых праздников, секретарь Президента, сотрудник Группы протокола, сотрудники служб маркетинга и PR в ходе проведения выставок, презентаций и других контактов с клиентами/партнерами.

Процесс разработки, приобретения и комплектации сувениров и подарков должен быть заблаговременным, соответствовать графику проведения мероприятий для которых они предназначены. Связано это с тем, что подарок должен быть своевременным, продуманным, а не запоздалым, что также отражается на имидже компании дарителя.

И последнее, всегда важно помнить что, кому уже было вручено, дабы избежать повторов, так как это грубейшая ошибка. Повторно преподносить можно лишь цветы, наборы конфет, спиртные напитки, а также открытки по случаю общемировых и личных праздников.