Теоретические основы культурв делового письма

5. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

              К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Структурные ошибки.

              Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Синтаксические ошибки.

- ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

- нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.

- ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения.  Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические  построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологические ошибки.

- ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Лексические ошибки.

- неправильное  использование слов и терминов.

- неуместное или неоправданное использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

- тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

- ошибки в употреблении слов-синонимов.

Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из  своих значений.

Стилистические помехи.

- искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи.  В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

Технические помехи.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.

Часть 2. Анализ делового письма на примере компании ООО "ЭЛИС"

ООО «ЭЛЕКТРОИЗДЕЛИЯ И СИСТЕМЫ» (ООО «ЭЛИС»)

Общество с ограниченной ответственностью «ЭЛЕКТРОИЗДЕЛИЯ И СИСТЕМЫ» (сокращенное фирменное наименование – ООО «ЭЛИС»)

Юридический адрес: Россия, 614007 г.Пермь, ул.Н.Островского 65/9

Почтовый адрес: Россия, 614007 г.Пермь, ул.Н.Островского 65/9

Тел./факс: (342) 216-58-76, 238-52-44   E-mail: elis@perm.ru

ООО «ЭЛИС» основано 29 марта 2004 года. Общество является юридическим лицом и действует на основании Устава и законодательства РФ. Форма собственности – частная, уставный капитал –   300 000 рублей. 

Целью деятельности компании «ЭЛИС»  является получение прибыли, завоевание популярности и доверия у заказчиков, завоевание доминирующего положения на рынке по поставкам  электротехнического и  промышленного оборудования

Компания «ЭЛИС» работает на рынке с 2004 г. как комплексный поставщик электротехнического и иного промышленного оборудования, приборов, материалов, запасных частей зарубежных производителей.

Компания «ЭЛИС» с 2005 года является официальным партнером по сбыту Департамента A&D (Автоматизация и приводы) ООО «Сименс», г. Москва (100% дочернее общество Siemens, представляющее немецкий концерн в России).

Так как компания работает в сфере продаж импортного промышленного электрооборудования, то деловым письмам в компании уделяется особое внимание.

Основную деятельность компании осуществляют менеджеры отдела продаж.  Так как компания значительно не большая, то в основном авторами деловых писем являются менеджеры.

Менеджер использует деловую переписку, как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Большую часть деловых писем занимает, конечно же,  электронные письма.

Деловое письмо компании «ЭЛИС» составляется на фирменном бланке.

Самым ярким примером делового письма компании является коммерческое предложение, которому уделяется большое значение.

Коммерческое предложение включает в себя: наименование и краткое описание предлагаемого оборудования, коммерческую часть, транспортировку и сроки поставки (изготовления).

При составлении коммерческого предложения менеджер ставит перед собой следующие  задачи:

- чёткое описание предмета коммерческого предложения,

- отображение структуры формирования цены,

- уведомление клиента о сроках  и базисе поставки.

В конце бланка делового письма исполнитель (менеджер отдела продаж) делает отметку со своими реквизитами, возлагая ответственность на себя.

Рецензентом письма является Директор, ставя свою подпись, он подтверждает, что несет ответственность за процесс в целом.

Корректно составленное письмо говорит о компетентности сотрудников в данной области и компании в целом.

Как и во многих компаниях, в ООО «ЭЛИС» есть недостатки в культуре написания деловых писем, которые зависят от следующих факторов:

- недостаточный уровень знаний технической терминологии;

- незнание стандартов написания деловых писем;

- невнимательность;

- большой объем работы.

В целом культура делового общения и написания деловых писем находится на должном уровне. Этому способствует ежедневное общение с клиентами и поставщиками.

Заключение

Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным.             Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности.  Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем.  Все это требует от менеджера сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше. 

Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.

Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.

Список литературы

1. Веселов, П.В. Современное деловое письмо в промышленности / П.В. Веселов. – М.: Изд-во стандартов, 1990. – 160 с.

2. Загорская, А.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции / А.П. Загорская, П.Ф. Петроченко, Н.П. Петроченко. – М.: Моск. рабочий, 1992. – 247 с.

3. Рахманин, Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л.В. Рахманин. – М.: Высш. шк., 1982. – 259 с.

4. Теппер, Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру / Р. Теппер. – М.: Аудит:ЮНИТИ, 1994. – 231 с.

Приложение

Образец коммерческого предложения компании ООО «ЭЛИС»

16