Корпоративные информационные порталы

В качестве задач интранет-портала можно назвать следующие:

1.    Коммуникативная: работа с корпоративными новостями, внутренней документацией, виртуальные конференции, совещания и согласования.

2.    Информационная: работа с базами данных, передача данных, хранение, поиск и обмен, создание отчетов и учет временных затрат.

3.    Экономические задачи: повышение качества и скорости обмена информацией и решения текущих задач и как следствие увеличение нормативных показателей прибыльности компании и сокращение коммуникационных потерь.

4.    Специализированные задачи: задачи узкой специализации позволяющие улучшить работу компании в целом, как единой органичной структуры, реагирующей на внутренние и внешние изменения.

Интранет имеет пять основных функций – это электронная почта, совместное использование файлов, каталогизация, поиск, управление сетью. Эти функции позволяют организации публиковать, хранить, извлекать и управлять информацией, причем формируется единое информационное пространство, сотрудники могут находиться на различных этажах здания центрального офиса компании, в различных регионах и даже в разных странах.

Обычная компьютерная сеть имеет те же самые функции, однако они реализуются через различные пользовательские интерфейсы, которые характерны для каждой из компьютерных платформ. В Интранет все эти функции формируются на основе единых стандартов технологий Интернета.

ПОЛЬЗОВАТЕЛИ КОРПОРАТИВНЫХ ПОРТАЛОВ

Доступ к корпоративному порталу может быть организован для нескольких групп пользователей:

    руководители с помощью портала получают инструмент контроля над ключевыми параметрами деятельности организации;

    сотрудники получают интегрированную внутреннюю и внешнюю информацию и доступ к корпоративным приложениям. Через корпоративный портал пользователи получают всю необходимую для работы информацию и инструменты;

    поставщики получают возможность повысить эффективность взаимодействия с компанией, оптимизировать объемы и время поставок. Таким образом, портал становится инструментом для планирования и прогнозирования расходования запасов и поставок;

    партнеры получают более эффективный инструмент по обмену информацией. Через портал они имеют доступ к маркетинговой и технической документации, планам выпуска продукции и т.п.;

    заказчики получают информацию о выпускаемой компанией продукции, новые инструменты работы с ней. Анализ действий заказчиков при работе с порталом может помочь компании принимать более взвешенные маркетинговые решения.

Для внутренних пользователей (руководителей и сотрудников предприятия) на основе корпоративного информационного портала может быть реализована следующая функциональность:

    корпоративная библиотека технико-экономической, технологической, договорной или юридической документации;

    внутренняя система подачи заявок (например, на расходные материалы, автотранспорт, и т.п.);

    справочник контактных реквизитов сотрудников предприятия;

    картотека существующих и потенциальных контрагентов;

    формы внутренней отчетности для оперативного контроля и управления производством и проектами (отчеты по использованию рабочего времени сотрудников, выполнение календарных планов и графиков проектов);

    механизмы совместной работы (форумы по различным проектам или направлениям деятельности предприятия, переговорные сессии для проведения оперативных совещаний);

    развитая система поиска информации;

    служба технической поддержки пользователей компьютеров и оргтехники (Help Desk);

    различные новостные сервисы с персонифицированной доставкой и системой оповещения получателей (например, оперативные показатели финансовой и производственной деятельности предприятия, сводки деловой информации, корпоративные и региональные новости, прогноз погоды, меню столовой).

Для внешних посетителей портала (поставщиков, партнеров и заказчиков) могут быть созданы механизмы, включающие в себя информирование о ценах, продуктах, складских запасах, доставке и процессе выполнения заказов, а также решения типа "торговой площадки" (marketplace). Эти решения позволяют наладить совместное планирование и прогнозирование, скоординированное производство и управление дистрибуцией. Таким образом, корпоративный портал обеспечивает интеграцию традиционных учетных систем с приложениями для управления отношениями с клиентами (Customer Relationship Management - CRM), управления цепочками поставок (Supply Chain Management - SCM).

Безусловно, это далеко не полный перечень функциональных возможностей, которые могут быть реализованы в рамках корпоративного портала. Следует подчеркнуть, что развитие портала представляет собой динамический процесс, который неразрывно связан с процессом формализации информационных потоков предприятия. Соответственно, отдача от информационного портала будет увеличиваться по мере роста его функционального наполнения.

БЕЗОПАСНОСТЬ ПОРТАЛА

Вопросы интеграции авторизации пользователей в портале на основе прав доступа в различных системах электронных ключей и других аппаратных средств должны рассматриваться в каждом случае отдельно ввиду многообразия программных интерфейсов.

Права доступа сотрудников при входе в портал определяют набор сервисов и информации, которыми сотрудник будет пользоваться. Ограничений на количество уровней доступа в системе нет, возможно назначение прав доступа на любую структурную единицу (например, группу, подразделение, дочерние предприятие).

Одной из важных задач для удобной работы с корпоративным порталом является персонализация сервисов и информационного содержания страниц портала в соответствии с потребностями сотрудников. Пользователь портала может настроить свойства доступных ему сервисов и внешнее оформление страниц портала. Может быть создан профайл для одного или нескольких корпоративных отделов. Настройки пользователей сохраняются и могут использоваться несколькими пользователями совместно или по отдельности.

Оценить, как часто сотрудники пользуются теми или иными разделами корпоративного портала, что им наиболее необходимо в работе, можно с помощью системы анализа использования ресурсов портала сотрудниками и подразделениями. Такая статистика поможет IT-отделу сформировать предложения по реорганизации сервисов портала и требования к информационному наполнению.
ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОРПОРАТИВНОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ПОРТАЛА

Экономические и организационные эффекты от построения корпоративного портала связаны, в первую очередь, со следующими аспектами:

1.       Повышение производительности.

Сотрудники компании ежедневно получают информацию из различных источников, таких как корпоративные информационные системы, периодические печатные издания, внутренние нормативные документы, деловая переписка, электронная почта, техническая документация и ресурсы сети Интернет. Используя корпоративный портал специалисты фирмы могут получать необходимую информацию в предельно сжатые сроки непосредственно со своего рабочего места, независимо от его географического расположения и времени суток. Использование современных технологий позволяет организовать целевую доставку информации и своевременное оповещение ее получателей, обеспечив при этом необходимый уровень конфиденциальности.

2.       Улучшение корпоративного взаимодействия.

Портал играет роль центрального информационного ресурса для руководства и сотрудников компании, ее заказчиков, поставщиков, дистрибьюторов, партнеров и акционеров. Оперативный обмен необходимой информацией обеспечивает более тесную связь между всеми группами сотрудников и подразделениями.

3.       Управление корпоративными знаниями.

Использование корпоративного портала позволяет в полной мере применить технологию управления знаниями (Knowledge Management), которая во всем мире признана наиболее эффективной формой взаимодействия сотрудников. Любой работник достаточно легко может найти и использовать различные отчеты, сводки, статьи, библиографические справочники, новости, методики, регламенты, аналитические обзоры и исследования вне зависимости от того, где и кем они были созданы. Накопление и сортировка всей этой информации позволяет создать и использовать "базу знаний" конкретной компании, охватывающую большую часть корпоративной информации.

4.       Оптимизация процесса управления.

Интеграция корпоративного портала с другими компонентами информационной системы предприятия (финансово-учетные и сбытовые программы, хранилища данных, электронный документооборот и т.п.) открывает новые возможности анализа деловой информации, сегментирования рынка и позиционирования, планирования и прогнозирования, выполнения ряда иных функций. Соответственно, менеджеры компании могут принимать более эффективные решения, учитывающие все нюансы конкретной ситуации.

5.       Оптимизация инвестиций в информационные ресурсы.

Портал - это интегрированное приложение, которое можно достаточно быстро внедрить и легко поддерживать, затрачивая при этом сравнительно скромные ресурсы по сравнению с системами со сходными функциями, но построенными на основе других концепций. Все это снижает издержки и повышает отдачу от вложений в информационную систему предприятия. Использование для визуализации информации "тонкого клиента" (обычного Web-браузера) позволяет экономить на обучении персонала и, одновременно, дает возможность не устанавливать клиентские приложения на множестве компьютеров. Сокращение затрат на приобретение и обслуживание клиентского ПО и оборудования - один из основных ресурсов снижения издержек при использовании корпоративного портала. Также важно упомянуть о минимизации затрат на аренду Интернет-канала за счет того, что наиболее значительная часть информации, необходимой для пользователей портала, размещается в корпоративной сети.

6.       Единая платформа для ведения электронного бизнеса.

Внедрение корпоративного портала и обеспечение доступа к нему внешних пользователей способствует укреплению деловых связей с заказчиками, партнерами, поставщиками и повышает качество обслуживания заказчиков и партнеров за счет предоставления им дополнительных возможностей и услуг.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

История Интранет-технологий уже насчитывает несколько лет. Скоро их внедрение станет повсеместным. Интранет-ресурсы содержат ценную информацию, которая должна быть доступна для совместного использования сотрудниками всей компании: новости компании, регламенты, руководства, шаблоны документов, базы знаний, документы различных отделов и т.д. Однако до сих пор многие компании практически не используют возможности Интранет, в связи с тем, что:

         трудно искать информацию

         трудно добавлять и изменять содержание

         управление всем сайтом в руках одного человека

         доступные документы устаревают.

И все же недостатки постепенно устраняются, и корпоративные сети получают все большее распространение, тем более что выгоды от их использования очевидны и они становятся необходимы для эффективного функционирования бизнеса.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ

1.         Басина Н. Управление знаниями./ CIO/ №7 от 01.08.2006

2.         10 заповедей Интранет-портала. http://www.ittilan.ru/publications /intranet/10rules.php

3.         Ананьин В. Интранет как инструмент корпоративного управления. http://www.dvgu.ru/meteo/PC/1.htm

4.         История корпоративных порталов. http://galleo.ru/articles/histcorpportal

5.         Корпоративная сеть Intranet. http://www.corpsite.ru/Articles/Internet/ Intranet/Intranet.aspx.

6.         Корпоративные информационные порталы. www.e-commerce.ru

7.         Корпоративные информационные порталы. http://www.iiesystems.ru/CorPortal/

8.         Корпоративный информационный портал Individ Company, http://www.individ.ru/themes/individ/solutions-document.asp?folder=1201&matID=1818

9.         Корпоративный информационный портал: практикум управленца. / Connect! Мир Связи / 11.2004  

10.     Корпоративный портал (Интранет-портал). http://www.corportal.ru/Encyclopedia/ CorPortal/CorpPortal.aspx

11.     Кузнецов С.Д. Основы современных баз данных. Информационно-аналитические материалы ЦИТ.  http://www.citforum.ru/database/osbd/contents.shtml

12.     Разработка корпоративного портала. http://www.gelicon.biz/site?source=inet_portal

13.     Что такое intranet. http://www.intraoffice.ru/

14