Рабочее время мэнеджера

      Рациональное проведение совещаний. Совещания забирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат ближайшего совещания с учётом: издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени!

        «Самые лучшие совещания те, которые вообще проводить не надо!»

Повестку дня составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечайте время в соответствии с его значимостью. Хорошо использовать для этого следующий формуляр: «План обсуждения».

«План обсуждения»

Тема                                                                                                                 

Дата                                           

Время                                            Место проведения                                                       

Документы для обсуждения                                                                                                                                                                                                                                                                                         

Участники                                                                                                                                                           

После совещания возвращайтесь, хотя бы время от времени к ходу и результатам состоявшегося совещания, например путём опроса участников:

а) были ли достаточно ясны тема и цель совещания;

б) получил ли каждый из участников повестку дня

в) началось ли совещание вовремя, соблюдались ли повестка дня и регламент;

г) была ли достигнута цель совещания;

д) сколько времени было использовано неэффективно.

Таблица 1

Укороченный протокол совещания

Следует составлять иногда и укороченный протокол с важнейшими данными и результатами, которые раздаются участникам. Контролируйте выполняются ли принятые решения всеми кого они касаются. Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.

      Переговоры по телефону. Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Но его можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации.

Его можно использовать также и в качестве нового вида: «Интернет». С помощью телефонной линии мы можем соединиться к глобальной информационной сети. Этот вид услуг даёт возможность отличного обмена информацией.

      Рациональное ведение корреспонденции.

1)     Подготовьте стандартные ответы;

2)     Старайтесь писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг;

3)     Не увлекайтесь размножением документов;

4)     Своевременно уничтожайте архивы;

5)     Доверяйте секретарю в разборе почты;

6)     Совершенствуйте документооборот;

7)     Стремитесь к простой системе документооборота.

Организация рабочего времени брэнд-менеджера

Брэнд-менеджмент – одна из самых “экстремальных” профессий в плане организации времени. Действительно, материи – самые тонкие и неосязаемые, планированию и контролю поддаются с огромным трудом. Результаты устаревают моментально, и это на фоне полной и безусловной зависимости от креативных способностей, которые в тайм-шит не очень-то впишешь.

Фактически в проблемах брэнд-менеджера отчетливо видны все типичные менеджерские проблемы со временем, но проявляются они намного острее. Поэтому открыть интересную и многообещающую тему “Брэнд-менеджмент и время” хотелось бы текстом, в котором сформулированы общие принципы организации личного времени любого менеджера. Некоторые из них специально касаются той хаотичности и непредсказуемости внешней обстановки, с которой человеку постоянно приходится сталкиваться в нынешней российской действительности.

Организация времени – тема для нашей культуры очень неоднозначная. Вот яркое мнение на этот счет – пишет один посетитель сайта www.improvement.ru: “Мне кажется, что у нас в России идея организации времени не привьется. Представить себе не могу русского человека, который фиксирует по часам и записывает в таблицу события дня… А уж связать время и деньги так и подавно невозможно! Мы не можем структурировать время и пространство! Это скорее к немцам. А мы люди азартные, увлекающиеся – когда мы в азарте, можем горы свернуть”.

Мнение, далеко не лишенное оснований. Большинство книг и курсов по тайм-менеджменту предлагают технологии, ориентированные на структурирующий тип личности. Люди более хаотичного склада, пытаясь примерить на себя такую “смирительную рубашку”, никакой пользы от этого не получают. Между тем они ничуть не хуже первых, их время тоже дорого стоит, личная эффективность и успешность важны и для них. Поэтому хотя я и использую классические методы, но основной упор в своих разработках делаю на методы управления личным временем, годящиеся для людей, к порядку не слишком склонных.

Пример “революционный”

Директор и совладелец средних размеров петербургского издательства приглашен работать заместителем директора крупного издательства в Москве. В условиях незнакомой организации с сильной внутренней конкуренцией он ожидает резкого повышения нагрузки. Тип личности – интуитивный, хаотичный и к применению методов классического тайм-менеджмента не склонный. “Я не люблю, – говорит он, – что-либо записывать, долго планировать и высчитывать. Особую ненависть у меня вызывают тщательно и аккуратно расписанные бумажечки: распорядки дня, недели, месяца, года, десятилетия, жизни. В них написано все о будущем и никакой сказки не оставлено”.

Что можно сделать? Во-первых, совместными усилиями освоен и “заточен” под конкретные потребности ситуации и личные предпочтения клиента ряд методов, позволяющих повышать эффективность использования личного времени в хаотических и непредсказуемых условиях. Из классики лучше всего здесь применить “метод расстановки приоритетов”. Он позволяет выделить реально важные дела из огромного потока, который свалился на клиента на новом месте работы, а все второстепенное – отсеять. Больше всего пригодился “метод ограниченного хаоса”, благодаря которому клиент, очень не любящий бумажную работу и всяческую канцелярию, не потерялся в большом количестве документов и наладил удобную для него систему их хранения. Во-вторых, в ходе работы клиент формулирует для себя несколько принципов повышения эффективности собственного изобретения. Некоторые из них были неожиданны. Например, оказалось, что работа над несколькими делами параллельно, с частыми переключениями между ними, для него более удобна и позволяет меньше утомляться. Поэтому он стал сознательно применять такой стиль работы.

Апологет классического тайм-менеджмента в ужасе отшатнется от такой ереси – это ведь нарушение общеизвестных и неоспоримых принципов личной эффективности! В других случаях в результате консультирования мог появиться противоположный стиль – работа крупными блоками вместо множества мелких. Но противоречия здесь нет: в организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит. Если он для него комфортен, это дает максимальную эффективность.

В итоге освоение новой должности успешное. Клиент выдерживает и берёт под контроль большой объем работы и продолжает уже самостоятельно работать над личной эффективностью. Важно отметить, что тайм-менеджмент помогает, несмотря на выросшие рабочие нагрузки, сохранить в неприкосновенности время, выделяемое на семью.

Теперь перейдем к обобщениям – перечислим основные принципы. Первый принцип: качественную систему организации своего времени человек может разработать только сам

Организация личного времени – дело жизненно важное, чрезвычайно сильно зависящее от особенностей характера и рода деятельности человека. Здесь возможен только “индивидуальный пошив”, все остальное, продолжая аналогию с одеждой, будет жать, натирать и больше навредит, чем поможет. Задача консультанта или автора семинара, книги – информирование о существующих системах, о методах построения собственной системы, поддержка принятия решений, и самое главное – начальный импульс, толчок к развитию. А задача клиента, или слушателя семинара, или пользователя программы – не воспринимать то, что ему предлагают, как нечто заведомо правильное и не подлежащее сомнению. Необходимо выбрать подходящее решение и перекраивать, перестраивать под свои потребности.

Второй принцип: не поддаваться стереотипу планирования. В сознании европейского человека со времен Платона, с его “миром идей” идеальных образов, прочно заложена последовательность действий: нарисовать желаемый образ развития событий (план, программу, проект…) и затем загонять живую деятельность в эту заранее созданную схему. Такой подход вполне приемлем в достаточно предсказуемых областях деятельности, например строительстве авианосцев. Но он очень часто дает сбои в организации личной работы, где нам приходится сталкиваться с неожиданными обстоятельствами, переменами и т.п. Как правило, значительная часть предлагаемых методов организации времени – планирование, предусматривающее составление расписаний дня, недели и т.д. Заострить же внимание, на мой взгляд, следует на тех методах, которые позволяют ориентироваться и сохранять эффективность в ситуации неопределенности.

Другая важная сторона того же принципа – необходимость отслеживания собственной эффективности. В большинстве западных технологий тайм-менеджмента упор делается на планирование и контроль, т.е. сравнение достигнутого с запланированным. В отечественной традиции более распространен другой подход – сравнение достигнутого с максимально возможным. Это выражается в первую очередь в хронометраже той или иной степени сложности, с анализом получаемых данных и постоянным выявлением резервов повышения эффективности. Но об этом мы расскажем подробнее на материале следующего примера.