Система экономической информации

Вопрос  №1: Система экономической  информации

1. Система информации, ее классификация

     Экономический анализ занимает промежуточное место  между сбором информации и принятием  управленческих решений. Информация (informatio) – латинское слово, которое означает разъяснение, осведомление, изложение. Под информацией обычно понимают упорядоченные сообщения о процессах и явлениях, совокупность каких-либо знаний, данных.

     Носители  информации бывают немашинные и машинные. Внедрение и совершенствование  АСУ, ЭВМ и других современных  технических средств расширяют  возможности применения и повышают значимость машинных носителей информации.

     Экономическая информация представляет собой систему (совокупность) о производственно-сбытовой, снабженческой, финансовой и другой экономической деятельности предприятий, объединений, других подразделений  народного хозяйства и охватывает все области их хозяйственной  деятельности. Она сопровождает процессы производства, распределения, обмена и  потребления материальных благ и услуг. Значительная ее часть связана с общественным производством и может быть названа производственной информацией.

     Производство  на современном предприятии отличается глубиной и сложностью связей, высокой  степенью разделения труда, динамизмом технологических, экономических, социальных и других процессов. Деятельность предприятий  складывается из огромной совокупности событий и явлений, каждое из которых  представляет собой источник информации.

     Формирование  и использование экономической  информации основано на таком подходе, при котором изучаемые объекты  рассматриваются как системы. Под  системой понимается набор элементов  и информационные связи, возникающие  между ними и обеспечивающие оптимальное  управление экономикой предприятий, объединений, других структурных звеньев народного  хозяйства.

     Система управленческой информации отличается сложностью Одновременно происходит систематический рост объемов информации.

     При анализе хозяйственной деятельности получают информацию, необходимую для  управления экономическими, техническими, технологическими и социальными  процессами общества.

     Все источники данных для анализа  делятся на плановые, учетные и внеучетные.

     К плановым источникам относятся все  типы планов, которые разрабатываются  на предприятии, а также нормативные  материалы, сметы, ценники, проектные  задания и др.

     Источники информации учетного характера –  это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического  и оперативного учета, а также  все виды отчетности, первичная учетная  документация.

     К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее.

     По  отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации –  это данные бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные и др. Система внешней информации – это данные статистических сборников, периодических и специальных  изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы  и т. д.

     По  отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

     По  периодичности поступления аналитическая  информация подразделяется на регулярную и эпизодическую.

     По  отношению к процессу обработки  информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей  определенную стадию обработки и  преобразований (отчетность, конъюнктурные  обзоры и т. д.). 

2. Методика накопления  и систематизации  информации 

     Экономический анализ обычно начинается с составления  плана его проведения, сбора, накопления и систематизации информации. Прежде чем накоплять и преобразовывать  информацию, следует четко установить, какие цели при этом преследуются и каким требованиям она должна удовлетворять.

     Основа  своевременного получения информации – интеграция ее сбора и обработки.

     Автоматизированная  система сбора, обработки и хранения информации между ее возникновением и широким применением в аналитической  работе. Современная система сбора, хранения и преобразования информации представляет собой десятки регистраторов, терминальных и других устройств.

     ЭВМ не только расширили сферу их применения, но и имеют качественные характеристики, добавление к свойствам быстроты счета других значимых свойств (гибкости, универсальности, надежности, адаптивности, доступности по ценам, способности  к многоцелевому назначению, многократному  переоборудованию и т. п.). При внедрении  современных ЭВМ объем информации сокращается на 20-30%, так появляется возможность унифицировать документы, рационализировать хранение, интегрировать  обработку и использование данных.

     Сейчас  ЭВМ имеют быстродействие порядка  нескольких миллионов операций в  секунду и их память рассчитана на хранение огромных массивов информации, соответствующих миллионам страниц типографского текста. Но необходимо стремиться не допускать накопления в ЭВМ избыточной информации, рационализировав ввод в ЭВМ исходных данных.

     Автоматизированный  банк данных – это своевременная  организация сбора информации с  целью ее автоматической обработки. Специфика подобной системы в  том, что она предполагает наличие  упорядоченных данных. В банк данных входят следующие компоненты: комплекс технических средств для хранения, обработки и ввода-вывода данных; база данных; комплекс программных средств, которые принято называть системой управления базой данных.

     Состав  и содержание информационной базы, технология и организация основных работ во многом типичны, что позволяет  предъявить к базе данных общие требования:

- база  должна содержать минимально  необходимые, но достаточные данные  для решения аналитических и  других задач;

- допускать  расширение данных и подключение  новых файлов без изменения  программы обработки данных;

- предусматривать  минимальное, причем контролируемое, дублирование данных и исключать  возможность появления противоречивой  информации.

     Хранение  экономической информации в ЭВМ  тесно связано с операциями ее кодирования и поиска. В свою очередь, способы хранения оказывают влияние  на организацию поиска информации.

     Хранение  данных строится по информационным массивам, а внутри них – по значениям  показателей или реквизитов-признаков. Необходимая информация по запросу  для любых целей выбирается из мест хранения операциями поиска при  помощи информационно-поисковых языков.

     Ведущее место в процедурах преобразования экономической информации занимает ее систематизация и последующая  обработка.

     В условиях АСУ особое внимание должно быть обращено на удобство восприятия потребителями результатной аналитической  информации за счет наибольшей выразительности  данных.

     Наиболее  эффективными признаны концепции интегрированного хранения и многоаспектного коллективного  использования информации. Эффективный  способ реализации этих концепций –  программное обеспечение за счет функции ввода, актуализации, хранения и применения данных на основе программно-совместных компонент.

     Для агрегирования получения аналитических  показателей по уровням управления следует разработать такую систему  классификации и кодирования  показателей, которая способствовала бы без дополнительной перекодировки  информации получению на ЭВМ интересующих аналитических данных.

     В обработанном, взаимосвязанном и  скоординированном виде информация передается тем или иным отделам  и службам экономического управления, ответственным за экономический  анализ и принятие решений.

     Информация  о прошлом поведении системы  и окружающей ее среды записывается в ЭВМ не в виде исходных данных, а в виде программ прогнозного  поведения системы и выработки  управленческих решений на основе предвидимого решения. В памяти ЭВМ хранятся не многочисленные таблицы значений управляемых  показателей, а компактный набор  формул, показывающий зависимость от воздействия различных факторов. 

3. Проверка достоверности  источников информации 

     Информационные  потребности экономического анализа  постоянно возрастают, что ведет  к повышению роли информации в  развитии сфер экономической, технологической, технической и социальной их деятельности.

     Эффективность экономического анализа во многом определяется качеством его информационного  обеспечения. Соответствие содержания информации образу отображаемого объекта  может выражаться в трех формах:

синтаксической  адекватности, связанной с воспроизведением формально-структурных характеристик отражения, абстрагированно от смысловых и потребительских параметров информации;

семантической, учитывающей смысловое содержание информации;

прагматической, отражающей соответствие информации цели управления.

     Важнейшим показателем качества информационного  обеспечения является достоверность  – свойство информации отражать реально  существующие хозяйственные процессы и явления с необходимой точностью. Определить ценность информации тем  сложнее, чем выше скорость ее старения.

     Поток достоверной «свежей» информации затухает в процессе старения. Решить данную проблему можно двумя путями: совершенствованием метода прогнозирования или уменьшением  задержки информации. Для этого необходимо установить, с какой точностью  следует сформировать информацию и  в каком темпе очищать запоминающие устройства ЭВМ от устаревших данных.

     Для обеспечения сохранности и качества информации должна быть разработана  система мероприятий, предупреждающих  ее искажение, уничтожение или несанкционированное  использование. Меры защиты информации должны стать составной частью информационной системы экономического анализа.

     Проверяя  качество отчетных материалов, устанавливают: соответствие отчетности утвержденным (действующим) ее формам; полноту представления  отчетности; правильность заполнения ее форм, подсчетов и вычислений; преемственность и сопоставимость отчетных и плановых данных по объему продукции, работ, услуг, ценам, тарифам, методике расчета и т. п.; правильность и своевременность отражения в учете и отчетности хозяйственных операций; полноту, качество и сроки проведения инвентаризации средств и расчетов и отражение ее результатов в учете; правильность отражения в учете изменений в уставном фонде, списания планируемых и непланируемых доходов, расходов и потерь.

     Формы бухгалтерской и статистической отчетности должны быть заполнены в  соответствии с действующими инструкциями. Взаимная увязка форм годового отчета производится на основе таблиц увязок.

     По  данным бухгалтерского баланса проверяется  правильность оценки его статей, наличие  юридических реквизитов в бухгалтерской  и статистической отчетности. 

4. Способы обработки  экономической информации

     Способ  сравнения. Наиболее часто применяется в анализе. Основные его виды:

- сравнение  фактических данных с плановыми;