Визитная карточка, ее функции в деловом общении

Федеральное государственное бюджетное учреждение

высшего профессионального образования

Кафедра «Прикладная психология»

Реферат

по дисциплине «Деловое общение»

на тему:

«Визитная карточка, ее функции в деловом общении»

Выполнила:

Научный руководитель:

Москва – 2010

Оглавление

Введение

1.              Визитные карточки: роль, общие правила оформления

2.              Правила оформления деловой, личной, фирменной и семейной визитных карточек

3.              Роль визитных карточек при знакомстве. Правила обмена визитками.

4.              Роль визитных карточек при заочном представлении. Основные правила.

Список литературы

Введение

Важным шагом в деловом общении между  партнерами - является знакомство и представление их друг другу.  Данная процедура закладывает направление и определяет характер деловых отношений, поэтому одним из важных, необходимых и влияющих факторов является способность себя представить себя и свою компанию перед  участниками переговоров.

Главной составляющей делового этикета является церемония обмена визитками. Раньше визитные карточки применялись в основном в дипломатической  практике, но в последнее время они получили широкое распространение в деловых кругах.

Еще век назад визитку называли – визитный билет, такое название и пришло к нам из Европы. Вручение визитного билета было частью ритуала знакомства. В те времена визитная карточка не предусматривала никаких рекламных целей, на обратной стороне визитки могли писать поздравления, приглашения. Были даже свадебные и траурные визитные билеты.[1]

В начале XIX века была  своеобразная мода на визитные билеты: вместо визита гость присылал визитный билет, а также если хозяев не  было дома, то он оставлял его обслуге.

В Россию мода на визитки пришла при Екатерине II. Визитные карточки тогда были очень своеобразными: с ярким орнаментом, гербами, эпатажными рисунками.

В советские времена визитками могли пользоваться только дипломаты, партийные работники и редко признанные деятели культуры. Но с приходом демократии, во времена перестройки и развития частного предпринимательства происходит возрождение визитной карточки, она становится атрибутом новых деловых отношений. Главное же свойство визитки — её представительность, так не утратила своей значимости на протяжении веков. Все больше появляется спрос, возрастают требования заказчиков. Визитка становится неотъемлемой частью полиграфической индустрии.

1.      Визитные карточки: роль, общие правила оформления

Визитная карточка — это своеобразный «представитель» своего владельца. Ее преимущество в том, что она неназойливо напоминает своим существованием о деловом человеке, и исключает необходимость постоянно звонить своим партнерам и напоминать о себе. Вероятно, что получивший визитку никогда сразу не позвонит, так как на данный момент не нуждается в указанных услугах, но возможно он передаст визитку другому заинтересованному лицу или обнаружит ее в подходящий момент. Грамотно составленная визитная карточка способствует созданию положительного имиджа, как личного, так и фирмы.

В России принято на одной стороне визитки располагать русский текст, а на другой стороне - текст на английском языке или на языке страны пребывания владельца карточки.

В последнее время стандартные требования к виду и содержанию визитной карточки значительно увеличились, к примеру, некоторые фирмы заказывают своим сотрудникам (разумеется, если это продиктовано должностной необходимостью) визитные карточки непривычного вида с фотографией или в виде небольшой книжечки, где подробно указывается, чем занимается то или иное подразделение фирмы, как с ним связаться, как проехать, где находится место для парковки автомашин и т.п.

Шрифт визитных карточек не регламентируется, но следует помнить, что, что главное требование к шрифту — это возможность его легкого прочтения. Шрифт на карточке должен быть полужирным, среднего, (ближе к крупному) размера. Курсив позволителен только обладателям легко произносимых фамилий. Недопустим он при изготовлении карточек на иностранном языке.

Современные визитные карточки изготавливаются типографским способом из плотной бумаги размером не менее 30 × 70 мм. В России принят следующий стандарт: 70 × 90 или 50 × 90 мм. У мужчин визитки могут несколько больше, ч ем у женщин: 90×50 мм и 80×40 мм  соответственно. Визитная карточка молодой девушки может быть еще меньше, как правило, 70×35 мм. Оборотная сторона карточки по возможности должна быть чистой, чтобы можно было делать заметки.[2]

Визитные карточки больших размеров уже менее актуальны, в связи с появлением визитниц (специальных альбомов для хранения карточек), поэтому стоит заранее  подумать о том, чтобы визитка имела стандартный  размер, и не вызывала проблем с хранением. Стандартный вид визитки, которая без труда поместится в визитницу - 90 мм в длину и 55 мм в высоту.

2.      Правила оформления деловой, личной, фирменной и семейной визитных карточек

Визитные карточки, применяемые в деловой практике, бывают следующих видов:

      стандартная визитная карточка сотрудника фирмы;

      личная визитная карточка;

      визитная карточка фирмы;

      семейная визитная карточка.

В типовой визитной карточке сотрудника указываются фамилия, имя, должность, его полномочия, служебный телефон (может быть несколько), название фирмы, ее почтовый адрес, телефон секретариата, факс.

Таким образом, визитка дает представление о фирме - через ее адрес. Местоположение фирмы - в центре или на окраине города - говорит о благосостоянии фирмы, о платежеспособности; об этом свидетельствует также наличие собственного здания или аренда служебного помещения. Номера внутренней связи на визитной карточке также положительно влияют на солидную репутацию фирмы, поскольку косвенным образом указывают на многочисленность персонала, т.е. масштаб фирмы.

Второй тип визитной карточки, используемой деловыми людьми, - личная -  это карточка, где указываются только фамилия и имя. Такими визитками  могут обмениваться в случае, если требуется закрепить первое знакомство, а потребность в предоставлении информации о фирме, должности и занятиях владельца еще не возникла.

Третий тип - визитная карточка фирмы. Она появилась сравнительно недавно и существует приблизительно всего одно-два десятилетия. В ней указывается полное официальное название фирмы, ее логотип, почтовый адрес и адрес почтового ящика в Интернете, телефоны секретариата, иногда - отдела по связям с общественностью и рекламного отдела, направление деятельности фирмы, в ней могут размещаться адреса и телефоны филиалов за рубежом. Визитные карточки фирм используются во время презентаций, на выставках-ярмарках. Цели использования таких карточек - в основном рекламные.

Говоря о масштабных мероприятиях (конференции, презентации), стоит о бейджах, которые, в отличие от визиток, никому не отдаются. Они представляют собой прямоугольный значок, который носится на левой стороне костюма. Бейдж содержит необходимые данные о личности и профессии его владельца: фамилию, имя, отчество, а иногда и должность, название фирмы и прочие регалии. Сведения, касающиеся титулов, званий и других заслуг, располагаются ниже имени. Например, Иванов Иван Иванович, генеральный директор, д.э.н., профессор.

Бейджи выдаются непосредственно перед началом мероприятия, при регистрации прибывших или по предварительному соглашению. По общему правилу, на бейджах обозначен логотип с символикой встречи, а данные владельца помещены ниже. Бейджи носят только в здании, где проходит мероприятие. Отдельно выдаются бейджи с надписями «Пресса», «Гость», «Администратор», «VIP».[3]

Четвертый тип - семейная визитная карточка. На ней указываются имя или фамилия главы семьи (без указания должности в какой-либо фирме), имя и фамилия его супруги, имена детей, домашний адрес и телефон. В России визитные карточки такого типа не распространены. Несмотря на нераспространенность, семейная визитная карточка используется и в деловой жизни, например при знакомстве глав семей, находящихся на выездной учебе или на отдыхе за счет фирмы, а также в том случае, когда фирма направляет своих сотрудников с семьями для работы в зарубежном филиале.

Деловые визитные карточки сотрудников магазинов, предприятий сферы услуг и культуры и т.д. по своему оформлению могут отходить от строгих норм этикета — по сути дела это не только информационная, но и рекламная продукция. Поэтому, на таких карточках на обороте может быть помещена небольшая схема расположения организации, фотография ее владельца, красочный символ, девиз фирмы.

3.      Роль визитных карточек при знакомстве. Правила обмена визитками.

При первой деловой встрече обмен визитными карточками обязателен. Если кто-то из участников встречи не вручил визитку, это может быть  расценено как неуважение, нежелание продолжать контакты - ни деловые, ни личные, а также как пренебрежение. Если Вам вручили визитную карточку, то обязательно предоставьте свою, иначе собеседник может подумать, что у Вас ее попросту нет. С собой в запасе лучше иметь около десятка визиток, так как на деловых переговорах может несколько деловых партнеров.

Вручая визитную карточку, лучше произнесите свою фамилию вслух, чтобы избежать неловкой ситуации в случае, если партнер произнесет Вашу фамилию неправильно. Если же Вы получили визитку, но собеседник не произнес свою фамилию, то прочитайте ее вслух сами,  даже если Вы ошибетесь, Вас сразу поправят, в дальнейшем неловкости уже не возникнет.

Таким образом, получивший карточку должен сразу, держа ее в руке, прочитать ее содержание, поблагодарить и убрать в кейс, папку или во внутренний карман (но не в наружный) пиджака. Вручается и принимается визитная карточка обычно правой рукой, при этом оба партнера обмениваются легкими поклонами. Но если вы собираетесь дальше беседовать с вручившим визитку  человеком, то лучше положить карточку перед собой на стол.

В случае, если встреча достаточно многочисленная и потенциальные партнеры визуально не знают друг друга имеет смысл постараться узнать заранее, кто из участников встречи имеет более высокий статус. Первым вручает свою визитную карточку младший по должности, если должности равны - младший по возрасту. Если деловая встреча проходит за рубежом, то первыми вручают свои визитные карточки представители принимающей фирмы, т.е. "хозяева".

Некультурно использовать чужие визитные карточки для записи во время переговоров, вертеть в руках визитку и мять ее, во-первых, это знак неуважения к хозяину карточки, а также ко всем остальным, во-вторых, это может быть воспринято, как проявление Вашей неуверенности.

Если содержание визитной карточки изменилось (телефоны, адреса), то следует позаботиться об этом заранее – как можно скорее заказать новые визитки. В случае, если Вы этого не сделали, то можно аккуратно вписать новый номер или адрес, зачеркнув старые.

4.      Роль визитных карточек при заочном представлении. Основные правила.

Визитная карточка может выполнять функцию письма.

Посылаемые почтой визитные карточки могут заменить письма и поздравительные открытки. В таком случае в левом нижнем углу визитной карточки в зависимости от конкретного случая делаются следующие сокращенные надписи простым карандашом:

1)              p. p. (pour presenter –«чтобы представить») – заочное представление или рекомендация другого лица, а также карточка этого лица, которого хотят представить. В ответ высылается карточка тому лицу, которое представляли, - без каких-либо подписей;

2)              p. p. c. (pour prendre conde; prendre conde  - «проститься»)– если партнер уезжает из страны, где у него была деловая встреча, и нет возможности лично попрощаться, отъезжающим посылается визитная карточка руководству принимавшей фирмы;

3)              p. r. (pour remercier – «чтобы поблагодарить») – при выражении благодарности (например, за поздравление);

4)              p. f. (pour feliciter – «чтобы поздравить»)– при поздравлении с праздником

5)              p. f. N. A. (pour feliciter a Nouvelle Annee) – при поздравлении по случаю Нового года;

6)              p. f. c.  (pour faire connaissance)– при выражении удовлетворения знакомством;

7)              p. c. (pour condoleance – «чтобы выразить сочувствие») – при выражении соболезнования; в порядке заочного знакомства.[4]

Перечисленные выше выражения - французские, они приняты во всем мире и употребляются независимо от того, на каком языке говорят жители страны. Однако очевидно, что английский язык, претендующий на роль планетарного, пытается если не заменить французские выражения, то хотя бы их дублировать. Так, например, в приглашении на деловой ужин принято указывать форму одежды, используя французское  выражение «cravate noire» («черный галстук»), т.е. имеется в виду, что на ужин необходимо явиться в смокинге. Некоторые американские фирмы в своих приглашениях под французским текстом пишут аналогичный английский «blake tie», однако полностью заменить французские слова английскими, т.е. нарушить вековые традиции этикета, хотя бы светского, никто не решается.