Access - мәліметтер қоймасы, деректер базасы

 

 

Жоспар:

1.Кіріспе

Access МҚБЖ жұмыс жасау негіздері

2.Негізгі бөлім

2.1.Мәліметтер қоймасы туралы жалпы мағлұматтар

2.2.Мәліметтер қоймасымен жұмыс

2.3.Кестелердің импорты және экспорты

2.4.Өрнектерді құрушы

2.5.Мәліметтер формасы. Форма жасау

2.6.Есеп беру формасында мәліметтерді беру

3. Қорытынды

Мәліметтер қоймасын ашу

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Мәліметтер қоймасы туралы жалпы  мағлұматтар

Ең жалпылама түрде  мәліметтер қоймасы – бұл жазбалар және файлдар терімі, олар арнайы жолмен ұйымдастырылған.

Реляциондық деп, әрбір жазбасы тек бір нақты объектіге қатысты ақпараттан тұратын мәліметтер қоймасы түсініледі. Олардан басқа, бірнеше типті мәліметтермен, мәліметтер арасында байланысқан мәндерге негізделген бір тұтас сияқты жұмыс жасауға болады.

Мәліметтер қоймасы  типтерінің бірі – бұл мәтіндік редактор көмегімен терілген және тақырып бойынша топтасқан құжаттар. Бірақ мәліметтер қоймасымен жұмыс жасау барысында көптеген қиындықтар туындауы мүмкін:

• егер мәліметтер жеке мәтіндік файлдар және электрондық кесте бойынша шашыраған  болса, клиенттер туралы ақпаратты қалай жинау;
• жаңа ақпаратты енгізу барысында файлдар арасындағы байланысты қалай сақтау;
• енгізілген мәліметтерді қалай сақтау және т.б.

Осындай типті қиындықтар туындағанда, Сізге мәліметтер қоймасымен басқару жүйесі қажет болады (МҚБЖ).

МҚБЖ функцияның үш негізгі  типін береді: мәліметтер анықтамасы (құрылымын беру және сипаттау), мәліметтерді өңдеу және мәліметтермен басқару.

Мәліметтерді анықтау  – сіз өзіңіздің мәліметтер қоймаңызда нақты қай ақпаратты сақтайтыныңызды анықтауыңыз, мәліметтер құрылымын және олардың типі мен форматын (мысалы, цифрлар немесе символдар санын) беріп, сондай-ақ бұл мәліметтер бір-бірімен қалай байланысқанын көрсетуіңіз керек. Сонымен қатар, мәліметтер тексеру форматы мен критерийін беруге болады.

Мәліметтерді өңдеу  – яғни кез келген өрісті таңдауға, мәліметтерді сүзіп және сұрыптауға, мәліметтерді онымен байланысты ақпаратпен біріктіруге және қорытынды мәндерді есептеуге болады.

Мәліметтермен басқару  – мәліметтермен танысу, оларды түзету немесе жаңа ақпаратты қосу кімге рұқсат етілсе, соны көрсетуге болады. Сондай-ақ мәліметтермен ұжымдық қолдану ережесін анықтауға болады.

Access 2.0 мүмкіндіктері

Access 2.0 for WINDOWS – ең әйгілі  мәліметтер қоймасымен басқару  жүйелерінің бірі (МҚБЖ). Access 2.0 реляциондық кесте түріндегі мәліметтерді сақтау жүйесі бар, ол байланысқан мәліметтерді біріктіруге, басқа МҚБЖ жасалған мәліметтер қоймасымен жұмыс жасауға мүмкіндік береді (dBase, Paradox, FoxPro және т.б.),  Microsoft Office пакетінің басқа қосымшаларымен толығымен интегралданған:  Word 6.0, Excel, Mail Access МҚБЖ мәліметтер енгізу, есеп берулер және т.б. жасау барысында тұтынушыға арналған ыңғайлы формада қосымшалар жасауға мүмкіндік беретін қосымшаларды өңдейтін дамыған жүйеге ие болады.

Кез келген МҚБЖ тұтынушыға өзінің анықтамалы-ақпараттық жүйені жасауға, мысалы, қызыметкерлер тізімі, штаттық кесте, мекемелерде өткізілген жұмыстар туралы мәліметтер және т.б. және осы жүйеде іздеулер (сұраныстар) жүргізуге, әр түрлі формадағы есеп берулерді құрастыруға мүмкіндік береді.

Осы жұмыстарды жүргізу  үшін қажет:

• Нақты мәліметтер қоймасының құрылымын сипаттауды білу,
• Осы мәліметтер қоймасына ақпарат “енгізуді” білу, оны толықтыруды, өзгертуді, осы ақпараттың тұтынушы үшін әр түрлі ыңғайлы енгізу формаларын жасауды және т.б. білу.
• Бұл мәліметтер қоймасымен жұмыс жасай білу, яғни оның ішінде іздеу жүргізуді, соның негізінде әр түрлі формалы есеп берулерді құрастыруды, мәліметтер қоймасын сұрыптауды және т.б. білу.

Ең жалпылама мағынада мәліметтер қоймасы – бұл машинаның жадында сақталатын арнайы түрде ұйымдастырылған жазбалар терімі. Мысалы, барлық студенттер туралы мәліметтерді сақтауға болады (онда мәліметтер қоймасының ішінде әрбір студент туралы тегін, туған жылын, факультетін, курсын, адресін және т.б. мәліметтері кіретін жазбалар түрі болады). Жазбаның әрбір элементі (мәлімет) МҚБЖ-да өріс деп аталады. Өрістерге нақты мәліметтерді енгізеді.

Access 2.0 мәліметтер қоймасын  басқару моделіне негізделіп  құрылған, ондай қоймадағы әрбір  жазбаға ақпаратты, тек қана бір нақты объектке қатысты болады (Мысалы, студенттер туралы мәліметтер қоймасы), онда басқа реляционндық МҚБЖ-лар бірнеше қоймаларымен біреуімен сияқты жұмыс жасауға, мәліметтер қоймасының сипаттары өрістерге енгізілуіне байланысты, мүмкіндік береді және солай түсіндіріледі.

Әдетте реляционндық мәліметтер қоймасында бір типтегі  мәліметтер (студенттер, деканаттар және т.б.) кесте түрінде сақталады. Кестенің бағандарында, МҚ құрылымы туралы айтуға мүмкіндік беретін, объектінің әртүрлі  сипаттары бар, ал жолдар әрбір объектінің мәндерін сипаттауға арналған.

Мысалы, студенттер туралы мәліметтер қоймасын (МҚ) жасағанда, бұл МҚ сипаттары  тегі, туған жылы, факультеті, курсы  және т.б. болады:

 

Тегі	Факультеті	Туған жылы	Курсы
Ахметов	емдеу	1987	6
Байменов	стоматологиялық	1985	4

 

• объектінің сипаттары (МҚ өрістері)
• объект элементінің мәнін сипаттау (МҚ 1-ші жазба)
• МҚ 2-ші жазба және т.б.

Әрбір өріс жазбасы, сонда сақталатын, мәліметтер типімен сипатталады. Access мәліметтер типін беруге еркіндік беретін (мәтін, сандық мәліметтер, уақыт, ақшалық мәндер, суреттер, дыбыс, құжаттар, электрондық кестелер), сақтау форматын беруге болады (жолдың ұзындығы, сандарды және дата/уақытты дәл беру) және бұл мәліметтерді экранға немесе баспаға шығаруда беру. Access WINDOWS  қосымшалары арасында мәліметтердің динамикалық алмасуын және енгізілген объектілер арасындағы байланысты жүзеге асыруға мүмкіндік береді (студенттермен, диаграммалар және т.б.) Access жұмысты жасай отырып, мәтіндік редакторлардің немесе электрондық кестелердің файлдарының импортын және экспортын жүзеге асыруға, басқа МҚБЖ-лардың файлдарын өңдеуге болады (dBase, Paradox, FoxPro және т.б.).

МҚБЖ  Access әртүрлі іздеу әдістерін  қолданып мәліметтермен жұмыс жасауға мүмкіндік береді. Мысалы, бөлек кестедегі ақпаратты іздеуді орындауға немесе бірнеше өзара байланысқан кестелер немесе файлдар арасында күрделі іздеумен сұраныс жасауға болады. Мәліметтерді өңдеу үшін Access, бір немесе бірнеше кестелерден нақты есеп үшін қажет ақпаратты алуға мүмкіндік беретін SQL (құрастырылған сұраныс тілі) тілін қолданады.

Access мәліметтер қоймасының  негізгі объектілері болып кесте,  сұраныс, форма, есеп беру, макрос  және модульдер болып табылады.

Кесте – сіз мәліметтерді сақтау үшін анықтап және қолданылатын объект. Кестеде өрістері (бағаналар) және жазбалары бар. Әрбір кесте үшін сіз алғашқы кілтін және бір немесе бірнеше индекстерді, мәліметтерге кіру жылдамдығын үлкейту үшін анықтай аласыз.

Сұраныс – тұтынушыға керек мәліметтерді бір немесе бірнеше  кестелерден алуға мүмкіндік беретін объект.

Форма – мәліметтерді енгізуге және экранда бейнелеуге арналған объект.

Есеп беру – құжатты  жасауға арналған объект.

Макрос – Access-тің кейбір оқиға жауап ретінде орындайтын, бір немесе бірнеше адамдардың құрастырылған  сипатын беретін объект.

Модуль – үрдісті  өте ұқсас амалдарға бөлуге мүмкіндік  беретін Microsoft Access Basic программалары  бар объект.

Мәліметтер қоймасымен жұмыс

Бұл бөлімде біз жобалаудың негізгі принциптерін және мәліметтер қоймасын толтыру, кестелер арасындағы байланысты қоюды, олардың экспортын, импортын және қосылуын талқылаймыз.

Мәліметтер қоймасын жасау. Мәліметтер қоймасын жасау 2 сатыдан  тұрады: МҚ жобалау және мәліметтерді енгізу.

  Access-ті іске қосқаннан  кейін экранда қосымшаның терезесі  пайда болады, оның меню жолында менюдің екі атауы бар: файл және анықтама.

Жобалауда Файл нұсқауы  ішінен, Жасау ішкі нұсқауы қолданылады. Мәліметтер Қоймасының терезесі ашылады  және кесте түбіртегі белсендіріледі.

Терезенің жоғарғы жағында, тақырыптан кейін үш нұсқау батырмалары орналасқан:

Жасау – жаңа кестені  жасауға мүмкіндік береді.

Ашу – кестедегі мәліметтерді қарап шығуға және редакциялауға  мүмкіндік береді.

Құрастырушы – кестені  қарап шығуға және анықтамаларын  өзгертуге қолданылады.

Кестені жасау (жобалау) үшін Жасау батырмасын таңдау қажет.

Пайда болған диалогтық терезеден сізге жұмыстың екі нұсқасы ұсынылады: (“Мастер”) жүйелік үлгілерінде  бар негізінде кестені жасау немесе айырықша құрылымды жаңа кестені жасау (“Жаңа кесте”):

Мастер нұсқасын таңдаудағы жұмыс реті:

1. Мастер батырмасын таңдау.
2. Пайда болған диалогтық терезесінен, Сіздің кестеңіз соның негізінде құрылатын кестенің үлгісін таңдап алып және қажет өрістерін анықтау керек. “Өрістер үлгілері (Образцы полей)” терезесінен қажет өрістерді мына > батырманы пайдаланып “Жаңа кестенің өрістері (Поля новой таблицы)” терезесіне апарасыз. Барлық өрістерді апару үшін мына >> батырманы қолданыңыз.
3. Өрістерді анықтағаннан кейін (мысалы, Адрес, Фамилия, Организация, Должность) дайын батырмасын таңдау керек. Кестеге үлгінің аты меншіктеледі, және ол ат “Мәліметтер қоймасының кестелері” терезесіне жазылады.
4. Әрбір өрістің қасиеттерінің батырмасын шерту үшін “Құрастырушы” батырмасын таңдау керек.

Өрістерді нақты жобалармен толтыру.

Бағаннан бағанға өту  үшін ТАВ пернесін, ал кері бағытта – Shift+TAB қолдануға болады.

5. Файл нұсқауын және Кестені сақтауды қолданып кестені сақтау керек.

 

Жаңа кесте нұсқасын таңдағандағы жұмыс реті.

1. Жаңа кесте батырмасын таңдау.
2. Диалогтық терезені толтырып және Кестенің өрістерін анықтау керек.

“Өріс” бағанына өріс атаулары енгізіледі, “Мәліметтер  типі” бағанына – сәйкес мәліметтердің  өрістер типі. Мәліметтердің типі және форматын беру үшін Мәліметтер типі тізімі қолданылады, курсорды Мәліметтер типі кірісіне қойғанда пайда болатын. Мысалы, Фамилия - өрісі, Мәліметтер типі – Мәтіндік типін таңдау. “Өріс қасиеті (Свойства поля)” терезесінде мәліметтер форматын және басқа қажет қасиеттерін беру керек:

3. Файл және Қалай сақтау нұсқауының көмегімен Кестені сақтау.
4. Түр – Кесте нұсқауларын пайдаланып кесте тәртібіне өту немесе Кесте тәртібі панеліндегі батырмаларды қолданып, мәліметтерді енгізуді бастау керек.
5. Кестені сақтау.

Кестелерді бір бірімен  байланыстыру үшін, Түзету менюіне  кіріп және Мәліметтер Схемасын таңдау керек. Егер сіз бұрын соңды мәліметтер схемасын жасамасаңыз, онда экранда алдымен “Кестені Қосу” диалогтық терезесі пайда болады. Өзара байланыстырғыңыз келетін кестелерді немесе мәліметтер қоймасының сұраныстарын таңдаңыз.

Әрі қарай, сіз байланыстырғыңыз келетін кестелердің біріншісін таңдап және Қосу (Добавить) батырмасын басыңыз.

Байланыстыратын кестелер үшін осының барлығын орындап шығыңыз  да және Жабу (Закрыть) батырмасын басыңыз. Сіз барлық сіздің таңдаған кестелеріңіз бар Мәліметтер Схемасы тересіне кіресіз.

Сіз байланыстыратын  барлық өрістердің ақпараттары жалпы  болу керек. Ол өрістердің атаулары бірдей болуы қажет емес, бірақ мәліметтер типімен және өрістерінің өлшемдері  бірдей болуы өте қажет.

Кестелердің импорты және экспорты

Экспортты немесе импортты өткізу үшін Файлменен кіріп және Импорт/Экспортты Келтіру (Настройка) нұсқауын таңдап алу керек.

Экранда, өрістерін толтыру  қажет, сәйкес диалогтық терезеде пайда  болады. Әрі қарай кестелердің импорты үшін Файл менюіне кіріп Импорт нұсқауын таңдау қажет.

Кестелердің экспорттары  үшін Файл менюіне кіріп Экспорт  нұсқауын таңдау қажет.

Сұраныстарды құру

Қалыптастыру тәсілдері  бойынша сұраныстарды екі түрге  бөлуге болады:

• үлгі бойынша сұраныстар;
• құрастырылған сұраныстар.

Сұранстардың негізгі  типі – үлгі бойынша сұраныстар.

Үлгі бойынша сұраныстарды құру үшін мәліметтер қоймасының терезесіндегі  сұраныстар қосымшаларын таңдаңыз. Содан  кейін Создать батырмасын басыңыз. Әрі қарай сұранысты өз бетімен  немесе сұраныстар мастерін қолдануға  болады.