Автоматизация деятельности отдела сбыта предприятия

База  данных для решения поставленной задачи состоит из:

1. Таблиц
1. Таблица «Изделия» состоит из списка выпускаемого ассортимента и содержит наименование изделия и его код;
2. Таблица «Цеха» состоит из перечня цехов, выпускающих продукцию и содержит наименование цеха и его код;
3. Таблица «Склады» состоит из перечня складов, где хранится продукция и содержит наименование склада и его код;
4. Таблица «Единицы измерения» состоит из списка минимальных единиц выпуска ассортимента и содержит наименование единицы измерения и ее код;
5. Таблица «Месяцы» содержит номер и наименование месяца;
6. Таблица «План выпуска» отражает ассортимент и количество планируемого выпуска продукции по месяцам и цехам;
7. Таблица «Цеховые накладные» содержит номера и даты накладных на выпущенную цехами продукцию;
8. Таблица «Спецификации цеховых накладных» содержит информацию о количестве и ассортименте продукции выпущенной по конкретной накладной.
2. Запросов
1. Запрос «План» выполняет выборку данных о количестве и ассортименте планируемого выпуска продукции за определенный период на заданный склад;
2. Запрос «Факт» выполняет выборку данных о количестве и ассортименте выпущенной продукции за определенный период на заданный склад;
3. Запрос «Отклонение» выполняет выборку данных о разнице количества планируемого выпуска продукции и фактического за определенный период на заданный склад.
3. Форм
1. Форма «Изделия» позволяет редактировать таблицу «Изделия»;
2. Форма «Цеховые накладные» позволяет работать с таблицей «Цеховые накладные» и соподчиненной ей таблицей «Спецификации цеховых накладных».
4. Отчетов
1. Отчет «Излишки продукции» представляет собой результат запроса «Отклонение»

 

1. Структура таблиц.

Данные в базе данных хранятся в  таблицах, каждая из которых имеет  свое уникальное имя в базе данных. В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями). Все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Основные типы данных:

• Текстовый. Текст или числа не требующие проведения расчётов.
• МЕМО.  Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.
• Числовой.  Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.
• Счётчик.  Уникальные, последовательно возрастающие  числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.
• Логический.  Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.
• Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.
• Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.
• Поле объекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.
• Гиперсвязь.  Содержит адреса Web-страниц.

 

Типы  данных в полях таблиц

Таблица единицы  измерения

Код единицы измерения	Текстовый
Наименование единицы измерения	Текстовый

 

 Таблицы  изделия

Код изделия	Числовой
наименование изделия	текстовый
Код единицы измерения	текстовый
Цена	Денежный
Номер склада	текстовый

 

Таблица месяцы

Номер месяца	Числовой
Название месяца	текстовый

 

Таблица план выпуска

Номер цеха	Текстовый
Номер месяца	Числовой
Код изделия	Числовой
количество	Числовой

 

Таблица спецификации цеховых накладных

Номер цеха	Текстовый
Номер цеховой накладной	Числовой
Код изделия	Числовой
количество	Числовой

 

 

Таблица цеха

Номер цеха	Текстовый
Наименование цеха	Текстовый

 

 

Таблица цеховые  накладные

Номер цеха	Текстовый
Номер цеховой накладной	Числовой
Дата сдачи	Дата\время

 

Одним из основных требований, предъявляемых  к СУБД, является возможность быстрого поиска требуемых записей среди  большого объема информации. Индексы  представляют собой наиболее эффективное  средство, которое позволяет значительно  ускорить поиск данных в таблицах.

Важной особенностью индексов является то, что можно использовать индексы  для создания первичных ключей. В  этом случае индексы должны быть уникальными. Первичные ключи и дополнительные индексы используются при определении  отношений между таблицами и  условий целостности данных.

В базе данных содержится множество таблиц, связь  между которыми устанавливается  с помощью  совпадающих значений в ключевых полях. В большинстве  случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое поле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ — связанной.

 

Имя поля	Ключевое	Тип данных	Размер поля	Число десят. знак.	Табл. для подстан.
	Таблица Изделия
Код изделия	Да	Числовой	3	0
Наименование изделия		Текст	55
Код единицы измер.		Числовой	4	0
Цена		Денежный	16	2
Номер склада		Числовой	1	0

 

	Таблица Склады
Номер Склада	Да	Числовой	1	0
Наименование склада		Текст	24
	Таблица Цеха
Номер Цеха	Да	Числовой	1	0
Наименование цеха		Текст	22
	Таблица Единицы измерения
Код Единицы измерения	Да	Числовой	4	0
Наименование единицы измерения		Текст	25
	Таблица Месяцы
Номер месяца	Да (Совпадения не допускаются)	Числовой	2	0
Наименование месяца		Текст	50
	Таблица План выпуска
Номер цеха	Да	Числовой	1	0	Цеха
Номер месяца	Да	Числовой	2	0	Месяцы
Код изделия	Да	Числовой	4	0	Изделия
Количество		Числовой	16	0
	Таблица Цеховые накладные
Номер цеха	Да	Числовой	1	0	Цеха
Номер цеховой накладной	Да	Числовой	6	0
Дата сдачи		Дата/Время
	Таблица Спецификации ТТН
Номер цеха	Да	Числовой	1	0	Цеха
Номер цеховой накладной	Да	Числовой	6	0	Цеховые накладные
Код изделия	Да	Числовой	3	0	Изделия
Количество		Числовой	16	0

 

 

 

 

2. Схема данных.

Учитывая  все вышесказанное нарисуем схему  данных

 Рис.3  Схема данных

 

3. Пользовательские формы.

Формы Access  позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Формы создаются  из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки,  метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статические (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).

Формы Access  являются многофункциональными; они позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют производить проверку корректности данных, содержащихся в таблице. Access  позволяет создавать формы, включающие другие формы (форма внутри формы называется подчиненной). Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат.

В этой работе используется главная кнопочная  форма цеховые накладные, содержащая подчиненную форму Спецификации цеховых накладных.

Рис.4  Форма «Цеховые накладные»

 

Рис.5  Форма  «Изделия»

Рис 6.  Форма  «План выпуска»

 

4. Создание запросов.

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных. При помощи этих мощных гибких средств можно:

• Формировать сложные критерии для выбора записей из одной или нескольких таблиц;
• Указать поля, которые должны быть отображены для выбранных записей;
• Выполнять вычисления с использованием выбранных данных.