Автоматизация деятельности отдела сбыта предприятия

Министерство Образования Российской Федерации

 

 

филиал в 

 

Кафедра компьютерных технологий и прикладной математики

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

 

по специальности "Прикладная информатика  в экономике"

 

на тему:

 

" Автоматизация  деятельности отдела сбыта предприятия"

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка Н.А.

 

  Руководитель: Н.А.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ейск, 2010

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..3

1. Анализ предметной области………………………………………………5
1. Описание предметной области и функции решаемых задач……..5
2. Перечень входных (первичных) документов……………………..6
3. Ограничение предметной области………………………………...6
2. Постановка задачи…………………………………………………………8
1. Организационно-экономическая сущность комплекса задач…….8
2. Описание выходной информации……………………………….....8
3. Описание входной информации………………………………...…9
3. Разработка информационного обеспечения…………………………….11
1. Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов………………………………………..11
2. Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели………………………….…..13
4. Нормализация отношений……………………………..…...…………….15
5.  Создание базы данных……………………………….…………….18
1. Структура таблиц…………………………………………………..19
2. Схема данных………………………………………...…………….24
3. Пользовательские формы………………………………………….24
4. Создание запросов…………………………………………………26
5. Создание отчетов……………………………………………….….28

Заключение……...……………………………………………………………….31

 

 

 

Введение

 

Эффективное развитие государства немыслимо  без систем управления. Современные  системы управления  базируются на комплексных системах обработки  информации, на современных информационных технологиях.

Современные системы компьютерного управления обеспечивают:

1. Выполнение точного и полного анализа данных.
2. Получение информации во времени без задержек
3. Определение тенденций изменения важных показателей.

Приложение  Microsoft Access является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (СУБД).

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.

Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять  новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются  от программ электронных  таблиц (Excel) ,которые могут эмулировать некоторые функции баз данных. Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:

• СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной                  обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.
• СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.
• СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие  повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access – мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная  СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase. Работая в среде Microsoft Office , пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы(Word), электронные таблицы(Excel) , презентации(PowerPoint).С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально  спроектирован для создания   многопользовательских  приложений, где файлы базы данных являются  разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

В рамках этой курсовой работы необходимо спроектировать и реализовать средствами MS ACCESS информационную систему, поддерживающую работу сбыта предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Анализ предметной области.

 

1.  Описание предметной области и функции решаемых задач

В курсовой работе автоматизируется деятельность отдела сбыта предприятия .

Предметом области автоматизации являются некоторые должностные функции  отдела сбыта. В отделе сбыта имеется  план выпуска готовой продукции  составленный на три месяца. В соответствии с этим планом цеха выпускают продукцию, но фактический выпуск продукции  зависит от многих факторов и может  отличаться от планового. В отдел  сбыта поступают также цеховые  накладные, которые отражают фактический  выпуск продукции и сдачу ее на определенные склады. Задача отдела сбыта  – сделать анализ выполнения плана  сдачи изделий на склады. Для этого  необходимо выбрать плановые и фактические  данные за определенный период по определенному  складу и проанализировать отклонение факта от плана.

На предприятии  работают 3 цеха, в которых производится продукция.  Ассортимент выпускаемой  продукции приведен в таблице.

                                                                                                  Таблица 1.

№ цеха	Наименование цеха	Наименование выпускаемой продукции	Минимальная единица выпуска	Цена за единицу
		молоко 3.5%	коробка 50 штук	650,00р.
1	молочный	молоко 4.0%	коробка 50 штук	700,00р.
		сливки	коробка 50 штук	1 200,00р.
		колбаса варёная	упаковка 50 штук	2 500,00р.
2	колбасный	колбаса копчёная	упаковка 50 штук	3 400,00р.
		сосиски	упаковка 50 штук	1 200,00р.
		судак консервированный	коробка 50 банок	670,00р.
3	рыбный	икра чёрная	коробка 50 банок	5 400,00р.
		икра красная	коробка 50 банок	5 370,00р.

                                             

 

Выпущенная  цехами продукция сдается на склады

          Таблица 2.

№ склада	Наименование склада
1	Склад № 1
2	Склад № 2
3	Склад № 3

 

2. Перечень входных (первичных) документов.

В качестве первичных документов для решения  данной задачи используются :

- план  выпуска изделий цехами

Номер цеха	Месяц выпуска	Код изделия	Количество

 

- список  цеховых накладных

Номер цеха	Номер цеховой накладной	Дата сдачи

 

- спецификация  цеховой накладной

Номер цеха	Номер цеховой накладной	Код изделия	Количество

 

3. Ограничение предметной области.

При разработке курсового проекта допускаются  следующие ограничения :

- готовое  изделие закреплено за одним  складом готовой продукции и  может выпускаться несколькими  цехами.

- у готового  изделия только одна единица  измерения.

- один  цех может выпускать несколько  наименований изделий.

- на одном  складе может храниться несколько  наименований готовых изделий.

- выпуск  цехом готовой продукции планируется  помесячно.

- одно  и то же изделие может быть  запланировано к выпуску в  разные месяцы.

- накладная  цеха на сдачу готовой продукции  на склад может содержать несколько  наименований изделий, ее номер  уникален только для одного  цеха.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Постановка задачи.
1. Организационно-экономическая сущность комплекса задач.

 

Одной из основных проблем на предприятии  является несоответствие планового  количества выпуска продукции, который  формируется в соответствии с  заявками покупателей и фактического количества продукции, отгружаемой  цехами на склады.

Для решения этой проблемы необходимо своевременно (оперативно) получать информацию о наличии, нехватке или излишках продукции на складах по отношению  к плану. Излишки залеживаются на складе, у них может быть превышен срок хранения, создаются неликвиды.

 

2. Описание выходной информации.

Выходную  информацию представим в виде отчетной формы.

 

Анализ  выполнения плана сдачи изделий  на склад _________________

Месяц	Наименование изделия	Единица измерения	Количество		Излишки
			План	Факт

 

Для получения  этой формы используются данные первичных  документов:

- список  изделий;

- список  складов;

- список  цехов;

- план  выпуска изделий цехами;

- список  цеховых накладных;

• спецификация цеховой накладной.

 

 

 

3. Описание входной информации.

Входную информацию делят на условно-постоянную (справочники), сохраняющую свои значения на длительный период времени, и постоянно  меняющуюся оперативно-учетную информацию.

К условно-постоянной информации относятся:

- список  выпускаемых изделий;

- список  выпускающих цехов;

- список  складов;

- справочник  единиц измерения.

К оперативно-учетной информации относятся:

- план  выпуска изделий цехами;

- список  цеховых накладных;

- спецификация  цеховой накладной.

Перечень первичных документов, а также источник и срок поступления  представлено в виде Таблицы 2.