Министерство  образования Республики Беларусь 

БЕЛОРУССКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ 
 

Кафедра "Экономика и организация машиностроительного  производства" 
 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 2 

по  дисциплине "Информатика"

на  тему " Автоматизация решения задач пользователя " 

Вариант  
 
 
 
 
 
 

      Выполнил:        
 
 
 
 

      Проверил:       ст. преподаватель 
 
 
 
 
 
 
 

2008

 

    Содержание

 

Введение

 

       Microsoft Excel – это программа для работы с таблицами семейства Microsoft Office. Представление данных в виде таблиц существенно упрощает анализ информации. Для решения задач, которые можно представить в виде таблиц, разработаны специальные пакеты программ, называемые электронными таблицами или табличными процессорами. Они ориентированы прежде всего на решение экономических задач, однако с их помощью можно решать математические, физические и инженерные задачи, например, осуществлять расчеты по формулам, строить графики и диаграммы. Любому, кто сталкивался с необходимостью анализировать какую либо информацию известно, что даже если нет необходимости в выполнении вычислений, иногда имеет смысл располагать информацию в табличной форме, чтобы подчеркнув тем самым некую систему, облегчить ее субъективное восприятие. Поэтому и сама программа Excel ориентированна на самый широкий круг пользователей и применима при решении широчайшего спектра задач.

       Программа Excel относится к основным офисным компьютерным технологиям обработки числовых данных.

       Главными  целями контрольной работы являются:

• изучение целей и задач офисной деятельности, возможностей современного электронного офиса.
• рассмотрение этапов решения задач пользователей на ЭВМ. Рассмотреть каждый этап, где решаются свои специфические вопросы, определяющие, в конечном счете, общий результат алгоритмизации решаемой задачи.
• освоение правил и особенностей построения алгоритмов в соответствии с ГОСТ 19.701-90.
• приобретение практических навыков работы с электронными таблицами Microsoft Excel. Научиться автоматизировать расчеты для решения различных задач, представлять результаты работы в виде графиков и диаграмм.

 

1. Теоретическая часть

1. Автоматизация офисной деятельности, цели и факторы автоматизации. Понятие электронного офиса

       Автоматизация офисной деятельности позволяет  проведение большого объема типовых офисных работ, включающих в себя:

• обработку входящей и исходящей информации: чтение и ответы на письма (как в электронном виде, так и обычные), написание всевозможных отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может содержать также рисунки и диаграммы;
• сбор и последующий анализ некоторых данных, например отчетности за определенные периоды времени по различным подразделениям, организациям, удовлетворяющей различным критериям выбора. Здесь, как правило, требуется представлять результаты наглядно, в виде диаграмм;
• хранение поступившей информации, обеспечивающее быстрый доступ к ней и поиск необходимой в данный момент, т.е. работу с некоторыми базами данных. [3]

       Цели  автоматизации процессов  делопроизводства и  документооборота

       Создание  и внедрение системы автоматизации  делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

• в области обработки документов:
• обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
• создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
• создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
• обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

• в области контроля за исполнительской дисциплиной:

• обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
• обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

 

сокращение  сроков прохождения и исполнения документов;

• в области организации доступа к информации:
• обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
• внедрение программной системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:
• единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
• объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
• использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;
• обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов. [3]

       Электронный офис

       Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами — работу в электронном офисе.

       Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

• один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);
• печатающие устройства;
• средства копирования документов;
• модем
• сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно первичных документов;
• стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;
• проекционное оборудование для проведения презентаций.

       Определяя электронный офис как организованную для достижения об-

 

щей цели совокупность специалистов, средств  вычислительной и другой техни-

ки, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их опи-

саний, а также способов и порядка  взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным  звеном и управляющим субъектом  в электронном офисе являются специалисты. [4]

2. Интегрированные пакеты для офиса. Краткая характеристика основных программных продуктов Microsoft Office

       Основным  программным средством электронного офиса является интегрированные ППП, включающие в себя различные пакеты, решающие разные функциональные задачи по обработке информации, в частности, Microsoft Office. Пакеты, входящие в состав этого интегрированного пакета, могут использоваться и самостоятельно, но если мы хотим полностью автоматизировать процесс управления фирмой, необходимо применять все пакеты вкупе.

       Основные программные продукты Microsoft Office:

       Пакет WORD 2003. Служит для создания, хранения и редактирования текстовых документов. Позволяет вводить текст, редактировать, копировать, форматировать, распечатывать его. При этом осуществляет контроль правописания, вставку данных из других приложений интегрированного пакета, дает возможность придать профессиональный вид документам, установить границы, стили, назначение заголовков, разбиение на колонки т.д. Содержит набор шаблонов, предназначенных для упрощения внешнего вида документов.

       Пакет Excel 2003. Средство для хранения и выдачи чисел в виде, позволяющем пользователю анализировать их и совершать с ними любые манипуляции. Мощная среда для разработки самостоятельных приложений, так как, кроме того, что сам пакет дает возможность обработки электронных таблиц, он еще и предоставляет средства для анализа и представления данных. Включает в себя: мастер диаграмм, мастер функций, мастер конвертирования в Access, мастер шаблонов, карту данных для анализа географических данных (создания базовых информационных систем предприятий), авто фильтры для просмотра данных по ряду различных критериев.

       Пакет PowerPoint 2003. Создание презентаций как самостоятельных, так и для демонстрации работы других приложений интегрированного пакета. Используется и мультимедиа, и звук. Создается презентация ваших задач с изложением вашей точки зрения с шаблонами и слайдами, рисунками и диаграммами. Имеется мощная справочная система.

       Пакет Access 2003. Предназначен для создания быстрых эффективных баз данных, применяемых в быту и в бизнесе. Может подключаться и к другим базам данных не из интегрированного пакета. Хранение данных организуется, как и в других реляционных базах данных в отдельных таблицах. Информация группируется в виде записей, которые содержат данные одного смыслового типа. Доступ к данным осуществляется просто и эффективно по критериям, которые можете вы сами определить. Представление данных происходит в виде форм и отчетов. Можно производить анализ данных.

       Publisher 2003. Представляет набор дизайнерских средств и средств публикации в  Web для бизнес-пользователей,  желающих  самостоятельно вы-

пускать собственные маркетинговые и  информационные материалы профессионального качества.

       Outlook 2003 - с диспетчером контактов Business Contact Manager — позволяет малым предприятиям лучше управлять всеми деловыми контактами и каналами сбыта. Использование Business Contact Manager помогает отслеживать рыночную ситуацию, обеспечивает просмотр таких важных данных, как динамика сбыта, потенциальные доходы и вероятность заключения сделки для повышения объема продаж.

       InfoPath 2003. Продукт, позволяющий группам и организациям эффективно осуществлять сбор необходимых им данных с помощью разнообразных динамических форм. Он может использоваться в качестве интерфейса для бизнес-процессов в целях повышения эффективности сбора данных. [5].

3. Этапы решения задач  пользователя на ЭВМ

       Разработка  любой задачи на ЭВМ состоит из нескольких этапов. На каждом из них решаются свои специфические вопросы, определяющие, в конечном счете, общий результат алгоритмизации решаемой задачи.

       Необходимо  отметить, что все этапы взаимосвязаны: последующие этапы зависят от реализации предыдущих, а после выполнения очередного этапа может потребоваться возврат к предыдущим этапам и поиск их новых решений.

       Первым  этапом постановки и решения задачи на ЭВМ является четкая формулировка задачи, выделение исходных данных для ее решения и точные указания относительно того, какие результаты и в каком виде должны быть получены. Первостепенное внимание должно быть уделено выяснению конечной цели и выработке общего подхода к исследуемой проблеме: выяснению, существует ли решение поставленной задачи и единственно ли оно; изучению общих свойств рассматриваемого физического явления или объекта; анализу возможностей данной системы программирования. На этом этапе требуется глубокое понимание существа поставленной задачи.