АЖ функционалдық талабының спецификациясы – процестік ағындық модель

     –ақпаратпен қамтамасыз ету;

     –құжат  айналымымен қамтамасыз ету;

     –байланыспен  қамтамасыз ету;

     –заңдық қамтамасыз ету;

     –қауыпсіздікпен қамтамасыз ету;

     –басқарудың материалды-техникалық қамтамасыз ету;

     –шаруашылық қамтамасыз ету;

     – коммуналдық қызметтермен қамтамасыз ету;

     –транспорттық қызмет көрсету және т.б.

     Жоғарыда  ерекшеленген әр ішкі үрдіс үшін қандай негізгі немесе басқарушылық үрдістер осы "ішкі" қызметтердің тұтынушысын  анықтау болып табылады. Ол үшін өзіндік генератор-матрицалары бар. Оларды негізгі үрдістерге жеке тұрғызуға болады(6.4-сурет) және басқару үрдістері(6.5-сурет). 

     

     6.4-сурет.  Бизнес-функцияларды қамтамасыз ететін қысқартылған генератор-матрицасы

     

     6.5-сурет.  Бизнес-функцияларды қамтамасыз  ететін генератор-матрицасы 

     Берілген  үрдістерді бөлу жеке технологиялық  тізбекпен өндіріледі. Қамтамасыз етілетін үрдістердің көбісі барлық компаниялар үшін немесе қызметтің анықталған түріне стандартты: өнеркәсіп, сауда, қызмет көрсету және т.б. Алайда ереже бойынша берілген функция класы үрдістің ағымдық сипатына аз "ұшырайды". Олардың көбісі қызметтік және арнайы нұсқауымен жақсы регламенттеледі.

    Бизнес-процестің  референтті үлгісі

    Бизнес-үлгілер  бойынша барлық білімдерді біріктіретін және жүйелендіретін негізгі тірек  ретінде референтті үлгіні қолдануға болады. Референтті үлгі — бұл тиімді бизнес-процестің үлгісі, кәсіпорынның нақты бір саласы үшін құрылған, практикаға енгізілген және басқа кәсіпорындарда бизнес-процестерді құру /қайта ұйымдастыру кезінде қолдануға арналған. Мәні бойынша, референтті үлгілер бизнесті ұйымдастырудың эталонды сұлбалары болып табылады. Ол дүниежүзіндегі әр түрлі кәсіпорындарға енгізудің нақты тәжiрибесі негізінде нақты бизнес-процестер үшін құрылған. Олар практакада тексерілген процедуралар мен басқаруды ұйымдастыру әдістерінен тұрады. Референтті үлгілер кәсіпорындарға дайын функциялар мен процестер жиыны бар базада өзіндік үлгілерді құрастыруды бастауға мүмкіндік береді.

Бизнес-процестің  референтті үлгісі өзара логикалық түрде байланысқан функциялар жиынтығы болып табылады. Әрбір функция үшін орындаушы, кіретін және шығатын құжаттар немесе ақпараттық объектілер көрсетіледі.  Бизнес-процестің референтті үлгісінің элементтері (функциялары және құжаттары) АЖ объекілеріне сәйкес сілтемелерден, сонымен қатар жоба репозитариінде орналасқан құжаттар мен

    басқа да ақпараттардан (жауапты құрастырушылардың қолданушылық нұсқаулары) тұрады. Осыдан референтті үлгі (ағылшын тілінен аударғанда сілтемелік үлгі)  деген ат шығады.

      Кәсiпорындарды жобалау алдында тексеруден өткiзу

    Кәсiпорындарды тексеруден өткiзу АЖ жобалау үшін маңызды және оны анықтайтын кезең болып табылады. Тексеруден өткiзудің ұзақтығы әдетте, 1-2 атпадан тұрады. Осы уақыт мезетінде жүйелік талдаушы 2-3 түрден астам қызметтерді (кадрлар есебі, бухгалтерия, жеткізулер, маркетинг және т.б) тексеруден өткізуі керек.

    Ұйымның толық бизнес-үлгісін құрастыруға  арналған ақпараттар жиыны жиі құжатталған  ақпараттық ағындар мен бөлімшелер қызметтерін зерттеуге алып келеді, сонымен қатар,  сауалнама жүргізу  және сұхбат алу жолымен жүргізіледі.

    Ұйым  тексеру бойынша жүргізілетін жұмыстың басында келесі түрдегі кешенді құжаттардың болуын талап етеді:

1. Кәсіпорынның шығармашылығы туралы құрама мәлiмет.

1. Кәсіпорын шығармашылығының басқарушылық, қаржы-экономикалық, өндірістік қызметi туралы мәлiмет.

2. Есептік саясат және есеп беру туралы мағлұмат. 

2. Кәсіпорынның тұрақты құжат айналымы.

1. Кірген ақпарат реестрі.

2. Ішкі ақпарат реестрі.
3. Шығатын ақпарат реестрі.

3. Кәсіпорынның ақпаратты-есептік ішкі құрылымы туралы мәлімет.  
4. Жауапты тұлғалар туралы мәлімет.

    Сауалнама және сұхбат жүргізу үшін сұрақтар тізімі тексерілген бөлімшелерге әрқайсысына  жасалады және компания жетекшісімен бекітіледі. Бұл мынадай мақсатта жасалады:

• ақпараттың құпиялылығын сақтау;
• тексерудiң мақсатты бағыттылығын күшейту;
• кәсіпорын қызметкерлерінің көңілін орындау керек міндетінен басқа жаққа аударуды төмендету.

    Жалпы сұрақтар тізімі (олардың келесідей бөлшектенуімен) келесідей пункттерден тұрады:

• бөлімшелердің негізгі жұмыстары;
• жиналатын және тіркелетін ақпарат;
• есеп беру;
• басқа бөлімшелермен өзара әрекеттесу.

    Басшылар  мен мамандарға арналған сауалнама келесідей сұрақтардан тұруы мүмкін:

• Кәсіпорынды басқарудың интеграциялық жүйесін құрудың мақсаты қандай (сіздің бөлімшеңіздің позициясымен) болуы керек?
• Бөлімшенің ұйымдастырушылық құрылымы.
• Бөлімшелер тапсырмалары.
• Тапсырмаларды орындаудағы іс-әрекеттер бірізділігі .
• Сыртқы ұйымдардың қандай типтерімен (банк, тапсырыс беруші, жеткізуші және т.с.с) бөлімшелер өзара әрекетеседі және қандай ақпаратпен алмасады?
• Сіз қандай анықтамалық ақпаратты пайдаланасыз?
• Негізгі операцияларды орындауға неше уақыт (минутпен) жұмсайсыз? Қандай күндерге «шырқау шегіне жеткен жүктемелер» келеді? (айналым ай, квартал, жыл сайын және т.с.с) Бөлімшелердің техникалық жабдықталуы (компьютерлер, желілер, модем және т.с.с.). Бизнес-процестерді автоматтандыру үшін қолданылатын программалық өнімдер.
• Басшылық үшін сіз қандай есептерді және қаншалықты жиі дайындайсыз? Бизнес-процестер бойынша бөлімшелерде қолданылатын кез-келген сұрақтарға жауап бере алатын қабілеті бар,  бөлімшенің кілттік мамандары.
• Жойылған басқару объектілерінің сипаттамалары.
• Жұмыс орнындағы құжат айналымы.

    Осындай тәсілмен жиналған мәліметтер, ереже бойынша, ұйым қызметінің барлық маңызды жақтарын қамтымайды және субъективтіліктің жоғарғы дәрежесіне ие және ең бастысы, мұндай тексеру тәсілі ұйымның арнайы ерекшеліктері арқылы байланысқан тұрақты факторларды анықтамайды. Оларға ұйым жүйесінің тек функционалды жөндеу әдістерімен ғана өзара әсер етуге болады.

Тексерілген ұйым мен кәсіпорындардың басшыларымен жүргізілген сауалнаманың талдауы, олардың ұйым құрылымы, жұмыс жасаудың ортақ және жергілікті мақсаттары, тапсырмалары және бөлімше қызметтері туралы ұсыныстарды көрсетеді, сонымен қатар жұмысшылардың бағыныштылығы кейде кері сипатта болады.Бұл ұсыныстар кейде ресми декларациямен жасалатын мақсаттар және ережелер арқылы тарқатылады немесе нақты қызметтерге қайшы келедi.

Егер  ақпараттар ағымының құрылымын құжаттар үлгісімен және компьютерлік желі мен  мәліметтер қорын анықтауға болатын  болса, онда ақпараттық байланысуларда (едәуiр мөлшерде құжаттамалған) ұжыммен жүзеге асырылатын нақты микропроцестер құрылымы белгісіз болып қалады. Бұл сұрақтарға жауап персоналдың жұмыс уақытысының тұтас (немесе таңдамалы) көрінісіне негізделген құрылымды-функционалды диагностиканы беруі мүмкін. Диагностиканың мақсаты - ұйымдар мен ұйым қатынастары, оның функционалды элементтері  туралы сенімді білім алу. Осыған байланысты ұйым құрылымдарының функционалды диагностикасының маңызды тапсырмаларына жатады: 

• функционалдау субъектілерінің классификациясы (жұмысшылардың дәржелері мен топтары);
• функционалдау процесі элементтерінің классификациясы (іс-әрекеттер, процедуралар);
• бағыттар (шешілетін мәселелердің), функционалдау мақсатының классификациясы;
• ақпараттық ағым элементтерінің классификациясы;
• кәсіпорын ұжымының шығармашылығын тексеруден өткізу;
• ұйымдастырушылық сипаттамаларды таратуды зерттеу (уақыт және жиілік бойынша): процедуралар, ұжым байланыстары, шығармашылыққа бағыттау, ақпараттық ағым элементтерін — жұмысшылар дәрежесі бойынша бір-бірімен жеке және жинақталған түрде, процедуралар түрі және олардың бағыттары бойынша (нәтижелерге және зерттеу логикасына сәйкес);
• басшылар, қызметкерлер және бөлімшелер арасындағы функционалды, ақпараттық, иерархиялық, уақытша, мәселелік ара қатынастардың нақты құрылымын анықтау;
• кәсіпорынның қызметіне,  мәселесі мен мақсатына байланысты басшылар мен ұжымның жұмыс уақытын таратудың құрылымын орнату;
• ұйым қызметінің (ақпараттық процестерді және құжатталмағанын қоса ) негiзгi технологияларының анықталуы, ұйымның декларацияланған мақсаттарымен салыстырылуы;
• ерекшелiктері бойынша бірмәнді қызметтерді, мақсатты бағдарлауды және жұмыскерлер тобының нақты бағыныштылығын,  ұйымдық құрылымның нақты үлгiсін қалыптастыру және оны декларациямен салыстыруды анықтау;
• декларация жасалатын және ұйымдастыру қатынастарының нақты құрылымының келiспеу себептерiн анықтау.

Жұмыс уақытының тұтас «суреті» үзіліссіз бақылау және барлық жұмыс күні ағымында жұмыс жасау процесінде жұмысшылардың мінездемелерін тіркеу деп аталады. Сонымен бірге, көрсетiлетiн параметрлер алдын-ала дайындалған жұмыс кестесіне кезекпен енгізіледі. Төменде жүйелік аналитиктің жұмыс кестесінің формасы көрсетілген;

    

    Тексеруден  өткізу процедурасы аяқталған соң бірден кесте қосымша мінездемелермен толтырылады: технологиялық тармақ, жүйелік функция, пән, аспект, эмоционалды фон және т.б.

    Көрсеткіштердің жұлдызшамен белгіленген бөлігі тексеру процесінде толтырылады, ал қалғандары содан кейін орындалады. Жазба мазмұны келесідей түрде көрсетіле:

• нөмірі (рет-ретімен);
• уәкіл (тексерілетін қызметкердің қызметі);
• процедура орындалатын уақыт ағымы;
• процедура (шешілетін жеке есептің ортақтығымен бiрiктірілген қарапайым іс-әрекеттер жиынтығы құрамының аты);
• мазмұны (классификациялануы керек процедура мәні);
• ақпарат (уәкіл мен контрагент арсындағы ақпарат қозғалысының бағыты);
• бастама (осы процедураның орындалуының басталуына ниет білдіруші);
• контрагент (тексерiлетiн байланыста орналасқан жұмыскердің қызметi);
• ара қатынас (осы процедурада уәкiлдiң субординациясын және өзара әрекеттесудiң формасының контрагентін көрсетеді);
• мәселе (шешілетін мәселенің сөздiк мiнездемесі).

    Жобалау алдындағы тексерудiң нәтижелерi

      Жобалау алдындағы тексерудiң нәтижесi «кәсiпорынды экспрес- тексеруi туралы қорытынды есеп» болып табылады, оның құрылымы төменде көрсетілген.

1. Бизнес-процестердің қысқаша сұлбалық сипаттамасы:
• сатып алулар мен және қорларды басқару;
• өндірісті басқару;
• сатылымдарды басқару;
• қаржылық ресурстарды басқару.
2. Негізгі талаптар және автоматтандырудың басымдылықтары.
3. Тапсырыс берушінің ресусы жобасын қамтамасыз ету үшін қажет баға.
4. Шамамен мерзiмдері және құнның бағасы бар автоматтандырылған жүйенi құру туралы ұсынысты автоматтандыру мүмкіндіктерінің бағасы.