Експертні групи управління інформаційними технологіями в ЖКГ

Експертні групи управління інформаційними технологіями в ЖКГ

Аналіз  причин впровадження інформаційних  технологій.

     Існуючі підходи підвищення продуктивності праці менеджерів можуть і повинні базуватися на сучасних інформаційних технологіях. Хоча в цілому не можна визначити яку-небудь основну причину, яку можна було б вважати головною рушійною силою, що впливає на впровадження інформаційних технологій. Проте, можна виділити три основні напрями формування факторів, які обумовлюють впровадження інформаційних технологій. Це насамперед:

I. потреби організацій; 

II. потреби користувачів;

III.наявність технічних засобів.

    Причини, що спонукають організації впроваджувати інформаційні технології, зручно поділити на дві групи: економія затрат або приріст вартості. Інформаційні технології, що економлять затрати, використовуються для підвищення виробничої продуктивності повсякденних робіт або для усунення їх повторного проведення. Інформаційні технології, що забезпечують приріст вартості - це системи, що підвищують ефективність управління, а не продуктивність виробничої діяльності організації. Засоби підтримки інформаційних технологій, які допомагають працівникам сфери менеджменту виконувати їхню роботу, повинні мати широкі функціональні можливості та бути придатними для тривалого використання.

   Додатковими причинами впровадження інформаційних технологій є наступні:

· збільшення числа випускників  вузів, що викликає зменшення числа  працівників, які були б згідні зайняли  нижчі сходинки службової ієрархічної  організаційної структури управління;

· підвищення рівня підготовки спеціалістів в галузях застосування інформаційних технологій.

Базові  підходи до впровадження нової інформаційної  технології.

    Розрізняють два підходи до впровадження нової інформаційної технології в локальні інформаційні структури організації:

¨ перший базуються на адаптації  нової інформаційної технології до організаційної структури;

¨ другий грунтується на раціоналізації організаційної структури.

     У випадку застосування першого способу впровадження нова інформаційна технологія пристосовується до організаційної структури і відбувається лише локальна модернізація методів роботи. Комунікації при цьому розвинені слабо і раціоналізуються лише робочі місця. Проходить перерозподіл функцій між технічними працівниками (операторами) та спеціалістами (адміністраторами) паралельно з поєднанням функцій збору і обробки інформації (фізичний потік документів) з функцією прийняття рішень (інформаційний потік). Класифікаційні грані цих функцій раціоналізуються.

    Другий спосіб впровадження нових інформаційних технологій передбачає раціоналізацію організаційної структури: організаційна структура модернізується таким чином, щоб інформаційна технологія дала якнайбільший ефект. Основною стратегією при цьому є максимальний розвиток комунікацій та розробка нових організаційних взаємозв’язків, раніше економічно недоцільних. Продуктивність організаційної структури зростає, оскільки раціонально розподіляється архів даних, зменшується обсяг циркулюючої по системних каналах інформації, досягається збалансованість ефективності кожного управлінського рівня в залежності від обсягу задач, що розв’язуються.

    Таким чином, перший спосіб впровадження нової інформаційної технології орієнтований на існуючу структуру організації (рівень ризику від впровадження зводиться до мінімуму, оскільки затрати є мінімальними і організаційна структура не раціоналізується), другий - на майбутню структуру (система розвивається строго в узгодженні з потребами і можливостями організації). Для обох способів принципово змінюється використання інформаційної техніки: відбувається її переміщення з периферії інформаційної активності закладу (окремі обчислювальні центри, різноманітні розмножувальні та машинописні бюро, централізовані архіви і т. п.) безпосередньо всередину закладу ближче до безпосередніх користувачів, де інформація обробляється і приймаються рішення. Тим самим ліквідується розрив між інформаційною та організаційною структурами.

Етапи еволюції застосування інформаційних  технологій.

      Впродовж останніх сорока років спостерігалося чотири етапи еволюції застосування інформаційних технологій у діяльності організацій на якісно наростаючих рівнях. Перший етап розвитку інформаційних технологій, який припав на середину 60-х років, одержав назву “автоматизованої обробки даних”. Початкова концепція застосування інформаційних технологій чітко орієнтувалася на використання нових технічних і програмних засобів обробки даних з метою скорочення чисельності службовців та накладних витрат.

      Швидко користувачам первинної інформації стало зрозумілим, що орієнтуватися у необроблених масивах первинних даних великих обсягів є достатньо складною та рутинною справою. Тому цілком очевидно, що наступним кроком у розвитку інформаційних технологій стало створення автоматизованих систем обробки інформації. Для другого етапу розвитку знань про інформаційні технології, пік якого прийшовся на сімдесяті роки, були характерними інформаційні системи управління (Management Information System), які забезпечували автоматизацію процесів формування та оцінки даних про діяльність організації з метою надання менеджерам точної і своєчасної інформації про стан поточних справ.

       Проте, знову ж таки в міру усвідомлення менеджерами обмеженості даних про минулу та поточну діяльність організації, вони почали приділяти більше значення діапазону охоплення та цінності внутрішньої та зовнішньої ділової інформації. В цілому змінилося відношення до інформації, яка почала розглядатися, як ще один важливий ресурс такого ж порядку, як фінанси, матеріали, обладнання і персонал. Це сприяло виникненню у вісімдесяті роки концепції “управління інформаційними ресурсами” (Information Resourse Management). Суть цієї концепції полягала в наданні широких можливостей для прийняття рішення на основі інформаційного продукту, який може поступати, як із зовнішніх, так і з внутрішніх джерел, а також в управлінні, як джерелами, так і самими засобами створення інформаційного продукту.

         В дев’яності роки від впливом напрацьованих результатів по мірі розвитку та розповсюдження тенденцій поширення управління в стратегічному розрізі була розроблена наступна концепція відношення до інформаційних технологій, яку почали називати “управління інформаційними технологіями” (Information Technology Management). Ця концепція передбачає створення консультативної групи експертів в галузі інформаційних технологій, виходячи з наступних міркувань. Організації, розвиток яких закінчився, практично прямують до повного банкрутства. Будь-яка організація, яка не встигає адаптуватися до постійно змінюваних умов, що проходять у галузі, не витримує конкурентної боротьби. На стан організації значно впливають інформаційні технології, розвиток яких можна назвати одним з найбільш непередбачуваних і мінливих. Найкомпетентнішу оцінку в галузі інформаційних технологій можуть дати лише спеціалісти. Така консультативна група зможе визначити оптимальну або хоча б раціональну поведінку відносно питань застосування інформаційних технологій.

Завдання  експертної групи управління інформаційними технологіями.

     Щодо організацій така експертна група спеціалістів повинна забезпечувати такий орієнтований перелік функцій:

     1. Розвиток знань менеджерів та кінцевих користувачів в галузях інформаційних технологій та підвищення культури їх праці. Експертна розробка тенденцій розвитку інформаційних технологій насамперед повинна спрямовуватись на вирішення кадрових питань по залученню нових чи перепідготовці вже задіяних спеціалістів з метою ініціювання підвищення їхнього освітнього рівня. Проведення діяльності в цьому напрямку сприятиме зростанню компетенції внутрішніх користувачів інформаційними технологіями. Вже тепер зарубіжні спеціалісти передбачають необхідність перекваліфікації працівників кожні п’ять-шість років, так, як вважається, що за цей час їх функціональні обов’язки при виконанні певних видів робіт можуть значно змінитися. Робота в цьому напрямку забезпечуватиме мотивацію користувачів до постійного підвищення кваліфікації в галузі застосування інформаційних технологій, а значить зростатиме загальний рівень культури організації та персоналу. Експерти повинні ознайомлювати можливих користувачів з розгортанням загальних змін на стратегічних позиціях у сфері бізнесу, обумовлених впровадженням нових інформаційних технологій; спонукати та підтримувати творчі процеси у великих організаціях; забезпечувати реалізацію на практиці всіх можливостей вже задіяних інформаційних технологій.

      2. Представлення керівництву організації інформації про можливі напрямки впровадження інформаційних технологій. Група експертів зможе визначити оптимальну або хоча б раціональну поведінку відносно питань застосування інформаційних технологій. Зокрема, в плані короткотермінових цілей, ця група повинна вказувати шляхи забезпечення суміщення адаптивного набору інформаційних ресурсів управління і процесів прийняття рішень, чутливих до часових параметрів. В довготермінових цілях експертна оцінка перспектив впровадження інформаційних технологій є ще актуальнішою, адже знання керівництвом тенденцій розвитку інформаційних технологій піднесе його компетентність і дозволятиме вчасно переорієнтовувати діяльність організації з врахуванням можливих змін. На основі наданої інформації керівництво повинно бути в змозі компетентно визначити наступні заходи для ефективного функціонування:

· формувати правильну  реальну оцінку нових можливостей  організації з метою підвищення її конкурентоспроможності шляхом впровадження інформаційних технологій;

· визначати рівень стійкості  використовуваних на даний час інформаційних  засобів при появі нових;

· оцінювати можливості перебудови відносин із споживачами, постачальниками  та суміжниками, а також готовність відмовитися від діяльності в  тих сферах, де не може бути підтримана конкурентоспроможність;

· розробляти стратегію впровадження конкретних інформаційних технологій в умовах типової організації  конкретного профілю та її діяльності і ринку в цілому;

· обгрунтувати необхідні заходи для підтримки заданого рівня надійності у конкретних ділянках діяльності при використанні інформаційних технологій;

· розробляти власну концепцію  організації стосовно впровадження конкретної інформаційної технології з врахуванням реакції зовнішнього  світу і, зокрема, конкурентів.

      3. Сприяння у проектуванні напрямків  використання і придбанні ресурсів  інформаційних технологій. Експерти повинні чітко визначити шляхи впровадження інформаційних технологій, поєднавши для цього інтереси окремого користувача і колективу в цілому. З одного боку, для кожного окремого користувача потрібно розкрити можливості та визначити можливі альтернативні стратегії в придбанні ресурсів інформаційних технологій, паралельно оцінивши потрібний обсяг капіталовкладень. Крім цього, з іншого боку, потрібно представити рекомендації по колективному використанню ресурсів інформаційних технологій при вирішенні користувачами аналогічних проблем, що може дозволити скоротити час розробок та зменшити затрати.

     4. Керівництво  процесами планування і впровадження  інформаційних технологій, що здійснюється  в інтересах кінцевих користувачів. Організація тіснішого оперативного зв’язку “маркетинг - внутрішня діяльність - збут або надання послуг” сьогодні неможливе без широкомасштабного комплексного застосування інформаційних технологій в цих напрямках діяльності. Впровадження інформаційних технологій приведе до повної або часткової ліквідації посередників, що в інтересах, як користувачів, так і виробників продукції чи послуг. Поряд з цим, експерти можуть продемонструвати переваги використання інформаційних технологій в плані диференціації продукції, підвищення продуктивності праці, переваги широко використовуваних нових науково-обгрунтованих методологій.

    5. Об’єднання зусиль по реалізації та інтеграція системних архітектур багаточисельних груп кінцевих користувачів. Стихійне використання інформаційних технологій, особливо прикладного забезпечення, може привести до неможливості нарощування потужностей шляхом залучення нових технічних та програмних засобів. Саме тому експерти повинні забезпечити розробку єдиної політики та стратегії розвитку і застосування інформаційних технологій. Наприклад, одним з обов’язкових правил повинно бути дотримання принципу відкритості, що передбачає відповідність прийнятим стандартам, сумісність та можливість масштабування. Це дозволить розробляти інформаційні структури, що забезпечать взаємодію технологічно сумісних модулів, які допускають модернізацію і введення нових складових, які не вимагають великих затрат на перетворення системи.

    6. Визначення пріоритетів для інвестицій на рівні організації або її стратегічних підрозділів. Експерти повинні надавати допомогу економістам у формуванні структури і величини витрат на впровадження і застосування інформаційних технологій, при визначенні пріоритетів в програмі впровадження нових систем через аналіз критичних факторів успіху. Зокрема, одним із завдань експертів є нагромадження позитивного досвіду ефективного використання капіталовкладень в сфері інформаційних технологій.З іншої боку, експерти повинні підказати, як враховувати динаміку росту можливостей інформаційних технологій. Наприклад, відомо, що потужності технічних комп’ютерних засобів збільшуються майже вдвічі приблизно кожні два роки при одночасному зменшенні їх вартості теж приблизно вдвічі. Правильне використання цих даних дозволить раціонально організувати процес впровадження конкретної інформаційної технології в часі та просторі, що дозволить зекономити значні кошти.

Задачі  управління інформаційними технологіями в організаціях.