Глобальные и локальные сети в в системе управления документами

МИНИСТЕРСТВО  КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕДЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАХОВАНИЯ «ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСВТЕННЫЙ ИНСТИТУТ ИСКУСТВ И КУЛЬТУРЫ» 
 
 
 
 
 
 

Тема:

Локальные и глобальные сети

в системе управления документами 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                          

                                                                                             
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

     

     Введение

     В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в локальную и глобальную сеть.

     Если  компьютерная сеть охватывает все рабочие  места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.

     Сеть  представляет собой совокупность компьютеров, объединенных средствами передачи данных. Средства передачи данных в общем  случае могут состоять из следующих элементов: связных компьютеров, каналов связи (спутниковых, телефонных, цифровых, волоконно-оптических, радио - и других), коммутирующей аппаратуры, ретрансляторов, различного рода преобразователей сигналов и других элементов и устройств.

     Архитектура сети ЭВМ определяет принципы построения и функционирования аппаратного  и программного обеспечения элементов  сети.

     Современные сети можно классифицировать по различным  признакам: по удаленности компьютеров, топологии, назначению, перечню предоставляемых услуг, принципам управления (централизованные и децентрализованные), методам коммутации (без коммутации, телефонная коммутация, коммутация цепей, сообщений, пакетов и дейтаграмм и т. д.), видам среды передачи и т. д.

     Сети  условно разделяют на локальные и глобальные в зависимости от удаленности компьютеров.

     Произвольная  глобальная сеть может включать другие глобальные сети, локальные сети, а также отдельно подключаемые к ней компьютеры (удаленные компьютеры) или отдельно подключаемые устройства ввода-вывода. Глобальные сети бывают четырех основных видов: городские, региональные, национальные и транснациональные. В качестве устройств ввода-вывода могут использоваться, например, печатающие и копирующие устройства, кассовые и банковские аппараты, дисплеи (терминалы) и факсы. Перечисленные элементы сети могут быть удалены друг от друга на значительное расстояние.

     Локальная вычислительная сеть (ЛВС) представляет собой коммуникационную систему, позволяющую совместно использовать ресурсы компьютеров, подключенных к сети, такие, как принтеры, плоттеры, диски, модемы, приводы CD-ROM и другие периферийные устройства. В локальных вычислительных сетях компьютеры расположены на расстоянии до нескольких километров и обычно соединены при помощи скоростных линий связи со скоростью обмена от 1 до 10 и более Мбит/с (не исключается случаи соединения компьютеров и с помощью низкоскоростных телефонных линий). ЛВС обычно развертываются в рамках некоторой организации (корпорации, учреждения). Поэтому их иногда называют корпоративными системами или сетями. Компьютеры при этом, как правило, находятся в пределах одного помещения, здания или соседних зданий.

     Функции программного обеспечения компьютера, установленного в сети, условно можно  разделить на две группы: управление ресурсами самого компьютера (в том числе и в интересах решения задач для других компьютеров) и управление обменом с другими компьютерами (сетевые функции).

     Собственными  ресурсами компьютера традиционно  управляет ОС. Функции сетевого управления реализует сетевое ПО, которое может быть выполнено как в виде отдельных пакетов сетевых программ, так и в виде сетевой ОС.

 

1. Локальная вычислительная сеть (ЛВС).

     Cовременная система автоматизации делопроизводства обязана обеспечивать сетевой режим поддержки документооборота.

     Компьютеры, установленные на рабочих местах работников подразделений, участвующих в операциях делопроизводства, должны иметь возможность объединяться в локальную сеть. Это - наиболее эффективный вариант функционирования системы. Именно в сети вся информация о продвижении регистрационных карточек документов, электронные копии самих документов стекаются на один специальный компьютер - сервер, что позволяет достичь централизованного контроля.

     Локальные сети позволяют на рабочих местах работников подразделений, участвующих в операциях делопроизводства легко и быстро взаимодействовать друг с другом. Вот лишь некоторые задачи, которые позволяет выполнять ЛС:

• совместная работа с документами;
• упрощение документооборота: вы получаете возможность просматривать, корректировать и комментировать документы не покидая своего рабочего места, не организовывая собраний и совещаний, отнимающих много времени;
• сохранение и архивирование своей работы на сервере, чтобы не использовать ценное пространство на жестком диске ПК;
• простой доступ к приложениям на сервере;
• облегчение совместного использования в организациях дорогостоящих ресурсов, таких как принтеры, накопители CD-ROM, жесткие диски и приложения (например, текстовые процессоры или программное обеспечение баз данных).

     Современное делопроизводство не может обойтись без вспомогательных систем. Да и  не только работа с документами на предприятии, но и любая сложная  производственная система должна обладать некоторыми ресурсами, которые могут  облегчить и упростить работу данной системы. Если мы говорим про работу с документами на предприятии, то тут важно рассмотреть, что можно внедрить в делопроизводство для того чтобы повысить его эффективность.

     В настоящее время существует множество исполнений разнообразных локальных сетей для предприятия, и все они призваны стабилизировать и упростить работу производства. Данные сети имеют общее название – сети интранет, и от их качества во многом зависит правильная и адекватная работа предприятий и организаций.

     Внедрение и глубокая интеграция локальных сетей с делопроизводством позволяет поднять на качественно новый уровень документооборот на предприятии, сделав его электронным. Таким образом, вместе с улучшением делопроизводства мы еще получаем электронный документооборот, который в разы облегчает работу с документами на предприятии и в организации. Можно даже сказать о том, что в современном производстве качественный электронный документооборот – это непременное условие для правильного делопроизводства.

     Современные сети интранет, как мы видим, должны быть плотно интегрированы в рабочие процессы, тем самым улучшая показатели всех рабочих структур предприятий и организаций.

     Полная  интеграция всех процессов организации  – непременное условие качественной и слаженной работы всех структур предприятия на современном этапе становления и развития отечественного бизнеса. Стараясь улучшать и развивать локальные сети предприятия, Вы тем самым увеличиваете работоспособность организации, выводя компанию на ведущие позиции современного бизнеса.

     Локальные сети, широко используемые в научных, управленческих, организационных и коммерческих технологиях, можно классифицировать по следующим признакам:

 

      1.По роли ПЭВМ в сети:

• сети с сервером;
• одноранговые (равноправные) сети.

     2.По структуре (топологии) сети:

• одноузловые («звезда»);
• кольцевые («кольцо»);
• магистральные («шина»);
• комбинированные.

     3.По способу доступа пользователей к ресурсам и абонентам сети:

• сети с подключением пользователя по указанным адресам абонентов по принципу коммутации каналов («звезда»);
• сети    с    централизованным    (программным)    управлением    подключения пользователей к сети («кольцо» и «шина»);
• сети со случайной дисциплиной обслуживания пользователей («шина»).

4. По виду коммуникационной среды передачи информации:

• сети с использованием существующих учрежденческих телефонных сетей;
• сети на специально проложенных кабельных линиях связи;
• комбинированные сети, совмещающие кабельные линии и радиоканалы.

     5.По дисциплине обслуживания пользователей (способу доступа пользователей к сети):

• приоритетные, задающиеся ЦУС, когда пользователи получают доступ к сети в     соответствии    с    присвоенными    им     приоритетами    (постоянными     или изменяющимися);
• неприоритетные, когда все пользователи сети имеют равные права доступа к сети.

     6.По размещению данных в компонентах сети:

• с центральным банком данных;
• с распределенным банком данных;
• с комбинированной системой размещения данных.

 

     Основными аппаратными компонентами ЛВС являются:

     1.Рабочие станции (PC) – это, как правило, персональные ЭВМ, которые являются рабочими местами пользователей сети.

     Требования, предъявляемые к составу PC, определяются характеристиками решаемых в сети задач, принципами организации вычислительного  процесса, используемой ОС и некоторыми другими факторами. Иногда в PC, непосредственно подключенной к сетевому кабелю, могут отсутствовать накопители на магнитных дисках. Такие PC называют бездисковыми рабочими станциями. Однако в этом случае для загрузки в PC операционной системы с файл-сервера нужно иметь в сетевом адаптере этой станции микросхему дистанционной загрузки. Основным преимуществом бездисковых PC является низкая стоимость, а также высокая защищенность от несанкционированного проникновения в систему пользователей и компьютерных вирусов. Недостаток бездисковой PC заключается в невозможности работать в автономном режиме (без подключения к серверу), а также иметь свои собственные архивы данных и программ.

     2.Серверы  в ЛВС выполняют функции распределения  сетевых ресурсов. Обычно его  функции возлагают на достаточно мощный ПК, мини-ЭВМ, большую ЭВМ или специальную ЭВМ-сервер. В одной сети может быть один или несколько серверов. Каждый из серверов может быть отдельным или совмещенным с PC. В последнем случае не все, а только часть ресурсов сервера оказывается общедоступной.

     При наличии в ЛВС нескольких серверов каждый из них управляет работой  подключенных к нему PC. Совокупность компьютеров сервера и относящихся  к нему PC часто называют доменом. Иногда в одном домене находится  несколько серверов. Обычно один из них является главным, а другие – выполняют роль резерва (на случай отказа главного сервера) или логического расширения основного сервера.

     3. Линии передачи данных соединяют  PC и серверы в районе размещения  сети друг с другом. В качестве  линий передачи данных чаще всего выступают кабели. Наибольшее распространение получили кабели на витой  паре (рис. 1,а) и коаксиальный кабель (рис. 1.,б). Более перспективным и прогрессивным является оптоволоконный кабель. В последнее время стали появляться беспроводные сети, средой передачи данных в которых является радиоканал. В подобных сетях компьютеры устанавливаются на небольших расстояниях друг от друга: в пределах одного или нескольких соседних помещений.