Глобальные и локальные сети в в системе управления документами

gn="justify">     а.       б. 

     Рис. 1. Сетевые кабели: а – кабель на основе скрученных пар (витая пара);

     б – коаксиальный кабель

     4. Сетевые адаптеры (интерфейсные  платы) используются для подключения  компьютеров к кабелю (рис. 2). Функцией  сетевого адаптера является передача  и прием сетевых сигналов из кабеля. Адаптер воспринимает команды и данные от сетевой операционной системы (ОС), преобразует эту информацию в один из стандартных форматов и передает ее в сеть через подключенный к адаптеру кабель.

       
 

     Рис.2. Сетевой адаптер 

     Уровень автоматизации делопpоизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью.

     Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков  электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая  государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации.

     Это существенно повышает скорость прохождения  документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью  текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

     Глобальная  сеть

       Объединение компьютеров, расположенных в непосредственной близости друг от друга (в одном или  в нескольких соседних зданиях), с  помощью специальных кабелей  и программ управления принято называть локальной сетью. Если же в общую сеть объединяются компьютеры или локальные сети, удалённые друг от друга на значительные расстояния (в пределах одного или нескольких государств), такую структуру именуют распределённой или территориальной сетью.

       Глобальные  сети – это распределённые сети всемирного масштаба. Самой известной и доступной глобальной сетью является Интернет (Internet). Сеть Интернет не является устойчивой структурой, она постоянно изменяется самими пользователями Сети, число которых уже исчисляется миллионами.

       Важнейшая особенность этой глобальной сети: отсутствие централизованного управления.

       Следствием  этого является абсолютная свобода  информационного пространства. Это  обстоятельство провоцирует бесконечные  споры о цензуре в Сети. Хотя, несомненно, именно неограниченная свобода и привлекает массы пользователей Интернета.

       Прообразом  современной сети Интернет принято  считать американскую военно-промышленную территориальную сеть ARPA. ARPA – Advanced Research Project Agency (Агентство по Передовым Исследовательским Проектам) – одно из подразделений Министерства Обороны США, в недрах которого 2 января 1969 г., после пятилетних дебатов, было принято решение о начале работы над проектом по созданию сети компьютеров оборонных организаций (ARPANet). Сеть должна сохранять работоспособность в условиях ядерной атаки. К 1972 г. сорок компьютерных центров могли обмениваться между собой электронной почтой, осуществлять сеансы работы с удаленными на несколько сотен и тысячи километров машинами и передавать файлы с данными.

       Интернет можно рассматривать как совокупность миллионов узлов, связанных друг с другом всевозможными линиями связи (рис. 3). При этом, узлом может являться как отдельный компьютер, так и локальная сеть. Взаимодействие узлов не зависит от типов компьютеров, их архитектуры и операционных систем, а также физической реализации связи между ними. Обмен информацией между узлами Сети происходит с помощью специальных протоколов – своеобразных предписаний к взаимопониманию. При этом проблемы отдельного узла не могут глобально повлиять на Сеть. Во избежание путаницы при передаче информации ведётся контроль лишь за уникальностью имени узла (адреса).

          
 
 
 

       

      Рис 3. Интернет как совокупность узлов,

связанных друг с другом всевозможными  линиями связи

       Как правило, Интернет ещё рассматривают как некое информационное пространство, состоящее из большого количества взаимосвязанных сервисов (услуг, служб). Их приблизительно можно разделить на интерактивные (on-line), прямые и отложенного чтения (off-line). Наиболее простая аналогия – телефон, факс и почтовое отправление соответственно. Все эти сервисы имеют свои названия.

 

Программное обеспечение Интернет

       Успешное  использование сети Интернет в значительной степени зависит от правильного  выбора программного обеспечения. К  сожалению, не представляется возможным дать какие бы-то ни было универсальные рекомендации по этому поводу. Во-первых, потому что очень многое зависит от специфики Ваших интересов, конфигурации Вашего компьютера и избранной операционной системы. Во-вторых,  Интернет постоянно развивается, меняются лидеры в программном обеспечении, возникают новые стандарты и новые методы их реализации.

         На сегодняшний день программное  обеспечение Интернета условно  можно  разбить на несколько  больших групп:

1. Браузеры (browsers) – исследователи Всемирной Паутины (WWW). Это программы, позволяющие находить и просматривать гипертекстовые документы, опубликованные в Сети и на Вашем компьютере: Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator, Opera.

2. Почтовые  программы (e-mail programmes) – специальные программы для принятия, отправки, сортировки и просмотра электронной почты: Eudora, The Bat!, MS Outlook, Pegasus.

3. FTP-клиенты – программы для обмена файлами: CuteFTP, WS_FTP.

4.  Менеджеры загрузки (download manager) – программы для перекачки файлов из Сети: Go!Zilla,  ReGet, GetRight.

5. Программы  общения (chat programmes) – программы, предоставляющие возможность вести переговоры в Сети как в текстовом режиме, так и в режиме аудио и видео обмена: MicroIRC, ICQ, IPhone, EasyTalk, NetMeeting.

6. Программы  дозвона (dialer programmes) – программы для соединения с провайдером по одному или нескольким номерам телефонов: E-type Dialer, Advanced Dialer.

7. HTML-редакторы – программы для подготовки Web-документов: FrontPage 2000, DreamWeaver.

8. Дополнительные  программы – для доступа к  аудио и видео информации (RealPlayer), для онлайнового перевода гипертекстов на русский язык (Web TranSite), для создания интерактивных описаний (HTML Help), для закачки сайтов и страниц (Teleport Pro).

       Очевидно, что этим перечнем список программного обеспечения Интернета не ограничивается. Каждая из групп может быть значительно пополнена примерами.

       Необходимо  отметить, что в работе делопроизводства используются различные программные обеспечения Интернета (браузеры, позволяющие находить и просматривать документы, почтовые программы (e-mail), HTML-редакторы, программы для подготовки Web-документов и другие).

       Эпоха Интернет стали необходимы системы, которые, во-первых, обеспечат совместное использование документов сотрудниками предприятий и взаимодействие между отделениями, во-вторых, предоставят возможность публикации документов на Web-узле и, в-третьих, поддержат электронную торговлю с бизнес-партнерами и заказчиками.

       Компании, имеющие собственные интрасети  на базе протокола IP, имеют возможность использовать их для дальнейшего развития систем управления и обработки электронных документов. Например, можно превратить все бумажные документы в электронные и сосредоточить их в базе данных главного офиса, обеспечив к ним доступ по интрасети (внутренняя частная сеть организации) всем сотрудникам фирмы, а по Интернет - ее клиентам. Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документации за счет публикации необходимой информации в Интернет и интрасети и повысить эффективность работы с документами служащих компании.

       Наиболее  привлекательная сторона систем управления документами является  web-технология.

       Web-системы управления документами могут также выполнять функции автоматизации деловых процедур, осуществляя не только разделение документов на категории и взаимодействие с библиотеками баз данных, но и маршрутизацию документов. Еще одна функция будущих систем управления документами заключается в предоставлении доступа к корпоративным информационным библиотекам как сотрудникам предприятий, так и компаниям-партнерам, которые смогут получить спецификации на продукцию, графики поставки изделий и другую информацию, не представляющую коммерческой тайны. Основные причины, которые могут замедлить развитие средств управления документами на базе Web - это риск, связанный с недостаточной защитой информации.

       В случае, если документ необходимо сделать  общедоступным, это происходит двумя  основными путями, либо через систему  электронной почты, путем рассылки, либо через Интернет, путем публикации на Web-сервере. Второй способ применим в случае, если лица, которым может понадобиться документ, заранее неизвестны. Использование электронной почты же более подходит для направления документов к исполнителям.

       Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. Маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.

       Для каждого пользователя создается  почтовый ящик. Передачу сообщений между почтовыми ящиками внутри локальной сети осуществляет программный модуль-марштуризатор. Но пользователи должны иметь возможность не только работать с электронной почтой в пределах интрасети, но и обмениваться сообщениями через Интернет.

       Итак, электронная почта выполняет  следующие функции:

       * обмен сообщениями между пользователями;

       * обмен документами между пользователями;

       * обмен данными между приложениями;

       * оповещение пользователей о наступлении  определенных событий.

 

        Заключение 
 

   В настоящее время компьютерные технологии получили широкое распространение  практически во всех областях деятельности человека. Менеджеры различных направлений, бухгалтеры, экономисты, инженеры-проектировщики, делопроизводители, журналисты и издатели, научные работники и многие другие повышают эффективность своей работы с помощью персональных ЭВМ.

   Для этого применяются различные  компьютерные технологии. В реферате рассмотрены «универсальные» технологии т. е глобальные и локальные сети, которые используются во многих сферах деятельности, предназначенные для коллективной работы пользователей в компьютерных информационно-вычислительных сетях. 

 

        Список литературы 

1. Косовцева Т.Р., Маховиков А.Б., Муста Л.Г. Информатика. СПб, 2000,с.3-16.
2. Макарова Н.В. Информатика. Практикум и технология работы на компьютере. Москва, 2000, с.38-104.
3. Кушниренко А.Г., Лебедев Г.В., Сворень Р.А. Основы информатики и вычислительной техники: Учебник для средних учебных заведений. М.: Просвещение, 2000.
4. Семакин И., Залогова Л., Русаков С., Шестакова А. Информатика: учебник по базовому курсу. М.: Лаборатория базовых знаний, 1999.
5. Новиков Ю.В., Кондратенко С.В, Локальные компьютерные сети: архитектура, алгоритмы, проектирование. М.: Изд-во "ЭКОМ", 2001, 312 с.