Информационная технология

место ветви  файловой структуры, произрастающей из системной папки Главное меню.

   12. Что  представляет собой контакт с точки зрения Microsoft Outlook и какие данные можно сохранять в контактах?

   Папка  Контакты является удобным средством для хранения данных, а также для работы с адресами, телефонами и другими сведениями о лицах, с которыми вы поддерживаете деловые и личные связи. Создание и ведение списка контактных лиц – важная задача, решение которой можно поручить программе.  Для хранения сведений о контактных лицах можно применять не только Outlook, но и другие приложения Microsoft Office 97, например Excel или Access. Если список содержит только основные сведения (фамилии, адреса и номера телефонов) , лучше воспользоваться средствами Outlook.  Данные, которые сохраняются в контактах – это сведения делового характера и дополнительные сведения: полное имя, организация, должность, номера телефонов и факса, дата рождения супруги(а) , дата свадьбы и др.

   13. В  каких случаях зависимости ячеек в среде Excel возможно автоматическое структурирование таблицы данных и как его выполнить?

   Структурирование  заключается в распределении  данных по уровням иерархической  структуры. Путем отмены\востановления отображения уровней можно добиться представления на экране только необходимой информации. Структурирование позволяет значительно упростить работу с содержащимися в таблице данными.  Разбиение на уровни структуры может выполняться как по горизонтали, так и по вертикали.  Наиболее простой способ создания иерархической структуры таблицы заключается в применении функции автоматического структурирования. В этом случае уровни структуры должны быть изначально “заложены” при построении таблицы, например исходные данные (один уровень) и результаты суммирования (другой уровень) .  Чтобы можно было автоматически создать структуру таблицы, достаточно разместить указатель ячейки внутри таблицы. В результате программа Excel определит, что эту таблицу нужно структурировать. Если структурируемая таблица содержит большое количество пустых ячеек, следует маркировать диапазон ячеек, который должен быть разбит на уровни структуры.  После создания структурируемой области надлежит активизировать в меню Данные команду Группа и структура, а в открывшемся подменю – команду Создание структуры.  В результате выполнения команды Создание структуры на экране отобразятся все уровни структуры. Слева от заголовков столбцов появятся кнопки с номерами уровней структуры, позволяющие отображать и скрывать соответствующие уровни.

   14. Как  в среде Excel профильтровать данные в списках, например, стоимости книг, чтобы остались только данные о книгах стоимостью 15 и 20 гривень?

   Фильтры,  интегрированные в Excel, упрощают процесс ввода и удаления записей из списка, а также процесс поиска информации.   Для проведения комбинированной фильтрации данных о книгах стоимостью 15 и 20 гривень, необходимо выбрать поле (столбец) , по которому будет проводиться фильтрация списка. Далее необходимо

щелкнуть  по стрелке автофильтра в выбранном столбце, после чего на экране появится меню с перечнем значений данного поля. Вызовите в этом меню директиву Custom.   После этого появится диалоговое окно Custom Auto Filter, в котором можно проводить фильтрацию по двум критериям. Щелкните по пиктограмме со стрелкой, расположенной слева от первого поля ввода, тогда откроется меню, включающее шесть логических операторов. Мы выбираем в этом меню логическую операцию “равно” . В первом поле ввода указываем число 15 или выбираем его из меню, расположенного справа. Теперь в правом поле записано первое условие фильтрации =15. Повторяем те же действия для второго поля ввода. Указываем там условие =20. включаем селекторную кнопку And. Щелкаем по командной кнопке ОК, тогда в таблице появятся только те элементы, которые удовлетворяют комбинированному логическому условию.

   15. Как  изменить размер текстового поля  таблицы в среде Access?

 Для изменения  размера текстового поля таблицы  необходимо открыть вкладку Таблицы  в окне базы данных и нажать кнопку Создать. Выбрать в списке диалогового окна Новая таблица способ Конструктор. Размер поля устанавливается с помощью параметра Размер поля.    Изменить размер поля можно путем щелчка мышью на элементе поля. Вокруг него появится маркировочная рамка с маркерами изменения размеров. За исключением левого угла, занятого маркером перемещения, в каждом углу и посредине каждой стороны находится маркер изменения размеров, с помощью которого можно изменять высоту и ширину поля одновременно.

   16. Что  представляет собой ключевое  поле таблицы в среде Access и как его установить?

   Поле  первичного ключа – это одно или несколько полей таблицы, однозначно определяющих содержимое других полей. Большинство таблиц содержат только одно поле первичного ключа, по которому выполняется индексация таблицы. После определения всех полей таблицы следует указать, по меньшей мере, одно поле для использования в качестве поля первичного ключа, что не позволит вводить в таблицу повторяющиеся записи, поскольку поле первичного ключа содержит однозначный идентификатор для каждой записи. Это поле не может содержать одинаковое значение для двух различных записей.  Первичный ключ может быть определен только в режиме конструктора таблиц. Чтобы объявить определенное поле полем первичного ключа, следует установить в нем курсор ввода и выполнить щелчок на кнопке с изображением ключа на панели инструментов или выбрать команду Ключевое поле из меню Правка. Слева от данного поля появится маленькое изображение ключа – признак поля первичного ключа.

   17. Почему  нужно связывать таблицы в среде Access и как это сделать?

   Access позволяет строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой. Связь между таблицами определяет тип отношения между их полями. Как правило, связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем другой таблицы, которое называют полем внешнего ключа.

   Связанные  поля могут иметь разные имена, однако у них должны быть одинаковые типы данных и одинаковые значения свойств.   При наличии связи между таблицами Access автоматически выбирает связанные данные из таблиц в отчетах, запросах и формах.   Выполнение задачи установления связи между таблицами предполагает. Для этого в меню Сервис следует выбрать команду Схема данных. На экране появится окно Схема данных, в котором можно определить и просмотреть связи между таблицами базы данных. Чтобы добавить таблицы или запросы в окно Схема данных, необходимо активизировать опцию Добавить таблицу в меню Связи или нажать кнопку Добавить таблицу на панели инструментов. В списке таблиц, находящемся на вкладке Таблицы окна Добавление таблицы, маркируйте таблицу 1, которую необходимо связать с другой таблицей, и нажмите кнопку Добавить. Проделав ту же операцию с таблицей 2, щелкните на кнопке Закрыть. Переместите используемое для связи поле 1\2 (ключевое поле) одной таблицы к соответствующему полю другой с помощью мыши. На экране появится диалоговое окно Связи, в котором будет предложена связь между таблицами 1 и 2 через поле 1\2 (для обеих таблиц) .  Теперь путем установления типа отношений между таблицами следует определить параметры связи. Активизируйте опцию Обеспечение целостности данных, что обеспечит проверку ссылочной целостности связи между обеими таблицами. Для таблиц 1 и 2 по умолчанию установлено отношение один- ко-многим. Эта установка отображается в поле Тип отношения. Таким образом, одной записи главной таблицы 1 может быть поставлено в соответствие несколько записей связанной таблицы 2.

   18. Как  добавить новое поле в запрос  в среде Access?

   Добавить  нужные поля в бланк запроса можно путем перетаскивания их имен из списка, находящегося в верхней части окна конструктора, в строку бланка Поле. Ещё один способ – двойной щелчок на имени поля. Поместите в строку Поле поле 1\2 нужной таблицы 1. Остальные поля нам необходимо, например, взять из таблицы 2. Маркируйте имена перечисленных полей в списке 2, удерживая нажатой клавишу [Ctrl]. Перетащите все маркированные поля во вторую колонку строки Поле. Как только вы отпустите кнопку мыши, имена полей будут распределены по колонкам.  В процессе разработки большинства запросов используется часть полей таблиц. Иногда требуется включить в запрос все поля таблицы. Это можно выполнить несколькими способами: Маркируйте все поля, выполнив двойной щелчок на строке заголовка таблицы в верхней части окна конструктора запроса. Access автоматически разместит каждое поле таблицы в отдельной колонке. Маркируйте символ * в списке полей таблицы и перетащите его в бланк запроса. В результате все поля таблицы будут включены в запрос, но в бланке появится только запись Имя таблицы. *.

   19. Как  в среде Access добавить в отчет итоговое значение относительно группы записей в отчете?

   В  каждый отчет можно встроить  другие отчеты (подотчеты) , чтобы пояснить содержащуюся в главном отчете информацию.  Прежде чем главный отчет и подотчет, содержащий итоговое значение относительно группы записей в отчете можно будет

объединить, необходимо спроектировать подотчет в виде самостоятельного отчета. Например, нам необходимо составить подотчет к отчету Обзор заказов на модели автомобилей. Для этого следует поступить точно также, как при создании отчета Обзор заказов. Мы создаем подотчет, с помощью мастера отчетов на основе таблицы Модели.  В подотчете все данные о каждой модели объединены в отдельную группу. В примечании группы Access автоматически вычисляет промежуточную сумму значений поля Заводская цена.  В примечании отчета суммируются промежуточные суммы из всех групп. Таким образом, определяется стоимость всех моделей. Заводская цена отличается от отпускной цены автомобиля, определение которой следует поручить Access. Для этого в проект отчета надлежит ввести поле наименования и вычисляемое поле.  Как подотчет будет готов, необходимо перейти в режим предварительного просмотра, чтобы оценить результат. Сохраняем готовый отчет под именем, например, Наши цены и, выполнив двойной щелчок на кнопке вызова системного меню, возвращаемся в окно базы данных. В списке отчетов мы обнаружим и отчет Наши цены. Осталось встроить его в качестве подотчета в главный отчет Обзор заказов. Для этого открываем главный отчет в режиме конструктора. Устанавливаем указатель мыши в области заголовка группы и нажимаем клавишу [F11], чтобы перейти в окно базы данных. Перетаскиваем подотчет в ту область главного отчета, где мы хотим его разместить.

   20. Что  такое компьютерная сеть?

   Компьютерная  сеть – группа компьютеров, соединенных между собой средствами связи для совместного использования ресурсов и предоставления пользователям дополнительных услуг, например коммуникационных (глобальная сеть, локальная сеть, Internet, intranet) .  Глобальная сеть (WAN) – сеть, объединяющая компьютеры, удаленные друг от друга на значительные расстояния, что не позволяет обеспечить высокую скорость передачи данных. Локальная сеть (LAN) – сеть, объединяющая компьютеры в пределах одного здания или расположенных рядом зданий. Небольшие расстояния позволяют обеспечить высокую скорость передачи данных.  Internet – самая большая в мире глобальная совокупность сетей (internet – совокупность возможно разнотипных сетей, объединенных с помощью шлюзов и маршрутизаторов) . Использует протокол TCP/IP. Прообразом Internet послужила распределенная сеть ARPANET, созданная Пентагоном в 1969 г. для обеспечения связи и управления в условиях термоядерной атаки. В настоящее время Internet содержит два основных раздела – WWW и FTR. Предоставляет услуги электронной почты, а также обеспечивает удаленное управление компьютерами (telnet) , доступ к группам новостей Usenet и “живое” общение пользователей в реальном времени (IRC) .   Intranet – локальная сеть, поддерживающая протоколы HTTP и FTP и оказывающая услуги, подобные Internet. По-русски это - интрасеть.

   21. Что  представляет собой всемирная информационная сеть (World Wide Web) ?

   WWW (World Wide Web – Всемирная паутина) – раздел Internet, образуемый всей совокупностью гипертекстовых (HTML) документов, размещенных на Web-серверах. Логически делится на множество Web-узлов. Для доступа к этим документам используется протокол HTTP.

  Список  использованной литературы

Кондрашова  С. С. Информационные технологии в управлении:

Учебное пособие. – К.: МАУП. 1998. – 138 с.

Богумирский Б. Энциклопедия Windows 98 (второе издание) – СПб:

Питер Ком, 1999. – 896 с.

Пасько В. Microsoft Office 97 (русифицированная версмя) . – К.:

Издательская  группа BHV, 1998. – 768 с.

Дж. Хоникатт и др. Использование Internet. – К., М., СПб.:

Издательский  дом “Вильямс” , 1998.

Лоу Д. Компьютерные сети для “чайников” . – К.: Диалектика, 1995.