Информационное обеспечение

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Тольяттинский филиал

МОСКОВСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА

ПИЩЕВЫХ ПРОИЗВОДСТВ

Реферат по дисциплине «Информационные технологии в экономике»

на тему: «Информационное обеспечение»

Выполнила

студентка 3 курса, группы Э-301

              Тольятти, 2010

Информационное обеспечение

Информационное обеспечение предназначено для отражения ин­формации, характеризующей состояние управляемого объекта; слу­жит основой для принятия управленческих решений.

Основой информационного обеспечения является информация. В теории машинной обработки информация рассматривается в от­ношении технологии ее преобразования в целях управления, т.е. как совокупность сведений, являющихся объектом сбора, передачи, хранения и обработки. Информация может быть зафиксирована в документах и на машинных носителях; является предметом и сред­ством труда.

В качестве средства труда информация воздействует на объект управления с целью выработки управляющих решений. Как предмет труда информация является основой построения информационных технологий.

Информационными единицами низшего уровня являются рек­визиты и показатели, служащие основаниями для составления до­кументов и хранения в памяти машины.

Реквизит — самая простая единица, состоит из знаков — цифр и букв, имеющих смысловое значение и не поддающихся дальней­шему делению. Реквизиты не однозначны по своему назначению и подразделяются на реквизиты-признаки, отражающие качественную сторону объекта, например наименование материала, и реквизиты-основания, отражающие количественную строку объекта, например количество материала, сумма, величина объема, длины и т.д.

Реквизиты-признаки подлежат логической обработке (сортировке, группировке, поиску), реквизиты-основания — арифметической обра­ботке. Сочетание одного основания и всех, относящихся к нему при­знаков, образует показатель — логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отражаемого явления.

Документ является составной единицей информации, вклю­чающей множество реквизитов и дающей определенные количест­венную и качественную (либо только качественную) характеристи­ки объекта, процесса, явления.

Каждая экономическая задача характеризуется определенными формами документов и содержащейся в них системой показателей.

Документ отражается на бумажных носителях. Далее в памяти машины все однородные документы (информационные сообщения) формируются в информационный файл — основную структурную еди­ницу хранения информации в памяти компьютера при автоматизи­рованной обработке экономических задач.

Совокупность различных информационных файлов, используе­мых для обработки какого-либо комплекса экономических задач (например, учета кассовых операций), организует следующую, уже довольно сложную, структурную единицу информации — информа­ционный поток.

Совокупность всех информационных подсистем объекта состав­ляет структурную единицу информации высшего уровня — инфор­мационную систему, реализующую различные функции управления.

Создание информационных систем и информационных техноло­гий требует организации и выделения специальной подсистемы — информационного обеспечения.

Основой информационного обеспечения является система по­казателей предметной области. Например, в бухгалтерском учете система показателей определяется различными участками учета, финансовой отчетностью; в банковской деятельности системы по­казателей связаны с расчетно-кассовым обслуживанием юридиче­ских лиц, кредитных, депозитных и валютных операций, вкладов частных лиц и др.

Понятие «Информационное обеспечение» появилось в 1970-х гг. в связи с внедрением ЭВМ в практику обработки экономических задач и с созданием автоматизированных систем управления (АСУ). Была разработана структура ИО, предполагающая деление ИО на внемашинное (система показателей, классификаторы и коды, доку­ментация, потоки информации) и внутримашинное (информацион­ные массивы (файлы) в памяти ЭВМ и на машинных носителях).

Можно считать, что деление информационного обеспечения на внемашинное и внутримашинное является весьма условным, так как современная автоматизированная технология обработки экономиче­ских задач основывается в основном на информационных файлах, размещенных в памяти информационной системы компьютера. Про­исходит автоматическое создание первичных документов компьюте­ром, в то время как ввод с бумажных носителей постоянно сокра­щается. Документооборот приобретает автоматизированную форму; маршрут их движения устанавливается машинной программой.

Структура информационного обеспечения включает:

•     систему показателей предметной области (например, показа­тели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельно­сти и др.);

•     системы классификации и кодирования экономической ин­формации;

•     унифицированную систему документации, создаваемую руч­ным или автоматическим способом;

•     потоки информации с использованием различных вариантов организации электронного документооборота;

•     информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине на машинных носителях, имеющие различную степень органи­зации (банк данных) и подлежащие автоматизированной об­работке.

Автоматизированная обработка учетной и финансово-кредитной информации в условиях применения персональных компьютеров позволяет получать различные сводки, таблицы, ведомости, где ин­формация расположена по каким-либо группировочным реквизи­там-признакам, например по счетам бухгалтерского учета, клиен­там, работающим и т.п. Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-приз­наков условными обозначениями, для чего используются различные классификаторы.

Классификатор — это систематизированный свод однородных наименований объектов, предметов, явлений по классификационным признакам (номенклатура) и их кодовых обозначений. Код — ус­ловное обозначение объекта цифровым или алфавитно-цифровыми знаками по определенным правилам, установленным системами ко­дирования.

Кодирование — процесс присвоения условных обозначений (кодов) позициям номенклатуры. Коды могут быть цифровыми, бук­венными и комбинированными (примеры: цифровой код — 21325, буквенный — АБС; комбинированный — АБ180).

Систематизация экономической информации вызывает необ­ходимость применения различных видов классификаторов: между­народных и действующих только на территории Российской Феде­рации. Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между различными странами. К ним от­носятся, например, такие принятые ООН классификаторы, как Международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности (МСОК), Международная стандартная торговая классификация, классификация основных продуктов (КОП), классификация продовольственных и сельскохозяйственных орга­низаций и др.

Классификаторы, действующие на территории Российской Федера­ции, входят в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК), созданную по постановлению правительства в 1970-х годах.

ЕСКК состоит из следующих групп классификаторов:

•     общероссийские классификаторы (ОК), разрабатываются в цен­трализованном порядке и являются едиными для всей страны;

•     отраслевые, единые для какой-то отрасли деятельности;

•     региональные, единые — для данной территории;

•     локальные, составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, банка, (коды табельных номеров, подразделений, клиентов и др.).

Система автоматизированной обработки банковской информа­ции также предусматривает обязательное использование обозначе­ний номенклатур кодовыми знаками. Наиболее сложным является код лицевого счета, структура которого с 1998 г. строится в соответ­ствии с новым планом счетов и международным стандартом.

Локальные коды составляются на номенклатуры, специфичные для данной организации. Сюда входит широкий круг номенклатур, используемых различными подразделениями и службами ее управ­ления (сотрудники, подразделения, продукция и т.п.). Локальные коды должны быть едиными при решении различных экономиче­ских задач. Наряду со специалистами по информационной техноло­гии в составлении классификаторов значительную роль играют экономисты-пользователи.

В технологии компьютерной обработки финансово-экономи­ческих задач значительное место уделяется вопросам автоматизированного ввода первичной информации. С этой целью в различных сферах деятельности (торговле, банковской системе, почтовых ведом­ствах и др.) используется информационная технология, основанная на использовании штрихового кодирования. С этой целью товары массового спроса снабжаются этикетками и ярлыками, на которых нанесен штрихкод, однозначно идентифицирующий товар и его производителя. В местах приемки и продажи товаров имеются тех­нические средства — сканеры, позволяющие автоматически считы­вать этот код и вводить полученную информацию в компьютер для ее обработки, а также производить кассовые расчеты за проданные товары, что в конечном счете повышает эффективность управления.

Штриховой код представляет собой чередование темных и свет­лых полос разной ширины и основан на принципе двоичной сис­темы счисления: широким линиям и широким промежуткам при­сваивается значение 1; узким — 0.

Выполнение функций управления тесно связано с преобразова­нием, анализом и оценкой информации. Основным носителем ин­формации является документ — материальный носитель, содержа­щий информацию в зафиксированном виде, оформленный в уста­новленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу.

Документ является средством осуществления подтверждения хр-зяйственных операций и широко используется для оперативного управления.

Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет систему документации, ориентированную на выполнение определенных функций. Так, совокупность докумен­тов, используемых банком для управления денежным обращением, межбанковскими расчетами, кредитованием, образует банковскую документацию.

Документы классифицируются по ряду признаков:

•     характеру информации: первичные и результатные;

•     отношению к объекту управления — входящие и исходящие;

•     сфере деятельности  —  плановые,  учетные,  статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;

•     содержанию хозяйственных операций — материальные, денеж­ные, расчетные;

•     назначению — распорядительные, исполнительные, оправда­тельные, комбинированные;

•     способу использования — разовые и накопительные;

•     числу учитываемых позиций — однострочные и многострочные;

•     способу заполнения — вручную или при помощи средств ав­томатизации.

Электронный документ — структурированная копия первичного документа, отраженная в памяти машины и на экране дисплея. Элек­тронный документ должен отвечать всем требованиям УСД; содер­жать все необходимые реквизиты в порядке, отвечающем требовав ниям компьютерной обработки. Наряду с текстовым содержанием

применяется кодирование реквизитов-признаков, по которым ведется группировка информации. Вывод электронного документа на печать оформляется в соответствии с требованиями, установленными для документа, составляемого ручным способом.

Документооборот — последовательность прохождения документа с момента выполнения в нем первой записи и до сдачи его в архив. Лю­бая экономическая задача решается на основании различных форм первичных документов, проходящих различные стадии обработки: движение документа до обработки, в процессе обработки и после обработки. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения ка­ких-либо производственно-хозяйственных операций в различных подразделениях экономического объекта

Автоматизация документооборота на современном этапе реали­зуется программными продуктами различного вида:

•     в программах, предназначенных для автоматизации делопро­изводства, обеспечивающих прохождение распорядительных и исполнительных документов (писем, распоряжений, приказов и др.) к различным исполнителям и подразделениям, а также контроль за их исполнением;

в функциональных программах, обеспечивающих реализацию различных функций управления и связанных с расчетами и обработкой различных экономических задач (учетных, финан­совых, банковских и др.). Программы электронного делопроизводства обеспечивают единый порядок обработки документов в управлении делами организации (предприятия), секретариате, канцелярии.