Технологические схемы корректировки (рис. 8), добавления (рис. 9) и удаления записи (рис. 10) практически идентичны друг другу. Они включают в себя отображение информации из справочника на экран и работу с записями. На этих схемах необходимо правильно разграничить действия, выполняемые ЭВМ и пользователем. Например, на рис. 8 вывод записи из справочника в экранную форму осуществляется самой системой. Поэтому действие изображено в прямоугольнике. А корректировка записи осуществляется пользователем, поэтому действие изображено в виде трапеции.

     Ветка В «Поступление» и «Содержание материала» особенностей не имеет и описывается аналогично ветке А, поэтому описание этой ветки опустим. 

       

     Ветка С «Запросы» отвечает за формирование запросов и вывод их на экран или на печать. Выбирая пункт меню «Запросы» становятся доступны четыре запроса в соответствии с заданием:

     Запрос 1. Поступление новых изделий. Данный запрос формируется на основе таблицы «Поступление». Условием отбора записей служит ограничение по наименованию изделия. Выводится информация о номере склада и количестве.

      Запрос 2. Затраты материала на изделия, поступившие в период с ___ по ____: склад, количество. Данный запрос формируется на основе таблиц «Количество материала» и «Поступление». Условием отбора записей служит ограничение по дате обращения и по шифру материала. Выводится информация о номере склада и о количестве изделий.

      Запрос 3. Поступление изделий за период с _____ по _____: изделие, номер склада, количество. Данный запрос формируется на основе таблицы «Поступление». Условием отбора служит ограничение по дате поступления. Выводится информация о номерах склада, куда поступали изделия и количеству изделий, поступивших за данный период.

     Запрос 4. Итого по изделию. Данный запрос формируется  на основе таблицы «Поступление». Условием отбора служит наименование изделия. Выводится информация о количестве изделия на складах.

     На  рис. 11 показана технологическая схема  формирования запроса 1 на основе таблицы «Поступление». Результат запроса выводится на экран и в файл «Отчет 1». Технология печати отчетных документов представлена на рис. 13. Она аналогична для всех запросов

      Работа  с формированием и выполнением  запроса 3 и запроса 4 аналогична представленной на рис. 11. В запроса 2 для формирования запроса используются данные двух таблиц. Работа с формированием и выполнением запроса 2 представлена на рис. 12.  
 

 

2.5. Схема  данных

      Схема данных отображает путь данных при  решении задачи, определяет этапы  обработки, применяемые носители данных. Пример схемы данных приведен на рис. 14. Схема данных содержит пять основных уровней:

      1) источники информации;

      2) документы с исходной информацией;

      3) информационные файлы;

      4) результатные документы;

       5) получатели  информации.

      Первый  уровень – источники информации. В нашем случае это изделие, поступившее на склад. Информация об изделии (количество, номер склада, шифр материала, содержание материала) от источника поступает в таблицы «Поступление» и «Содержание материала» - второй уровень схемы данных. Поступление изделия на склад заполняется с помощью справочников («Изделия» и «Материалы»). Заполнение справочников на схеме данных не показывается. Следующий уровень – формирования отчетных документов на основе запросов. В результате получаем четыре отчета (распечатанные документы). Далее отчетные документы переходят получателю информации (начальник отдела, руководство и др.)

 

2.6. Схема  взаимодействия программ  и информационных  файлов

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

2.7. Проектирование  экранных форм

      Главная форма не должна содержать ничего лишнего. Пример главного меню представлен на рис. 17, составленная в соответствии со схемой меню.

  

      Рис. 17. Главная форма 

      Ввод  данных в базу данных можно реализовать  различными способами. Самый простой  способ –  непосредственный  ввод  в таблицу, что имеет довольно  много  неудобств.  Гораздо  лучше  организовать  ввод  данных  специально создаваемыми экранными формами.

      Данные  могут заноситься в поля ввода  экранной формы непосредственно  с клавиатуры. Это оправдано, когда  объем вводимых данных невелик, это работает и в нашем случае.

      На рис. 18 приведена экранная форма ввода данных в таблицу «Поступление». Экранная форма содержит поля для ввода с клавиатуры, информацию об уже поступивших изделиях и поле для автоматического заполнения данных из справочников и набор кнопок для работы с записями, а так же кнопку для добавления изделия в справочник.

       Рис. 18. Форма ввода данных в таблицу «Поступление»

      Остальные формы, такие как ввод данных в  таблицу «Содержание материала», работа со справочниками, и ввод данных в справочники будут иметь примерно такие же элементы и вид, что представлены на рис.17 и рис.18. 
 

 

3. Реализация спроектированной  системы;

3.1. Создание таблиц  и схемы данных

      Используя MS Access, создадим четыре таблицы в соответствии с заданием. Используя конструктор таблиц, определим все нужные поля в таблице и зададим ключевые поля в соответствии с заданием.

      Пример  создания представлен на рис. 19. Остальные  таблицы создадим по аналогии в соответствии с заданием.

        
 
 
 

      Рис. 19. Конструктор таблицы «Поступление» 

      Далее создадим схему базы данных. (Рис. 20) и обозначим связи.

      

      Рис. 20. Схема данных

 

3.2. Создание  форм для ввода  информации

      Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

      Так как наши таблицы и связи между ними созданы, то мы можем воспользоваться мастером форм. После этого доработаем и изменим форму в режиме конструктора для удобства работы со справочниками.

      На  рис. 21 и 22 представлены формы для ввода информации в справочники «Материалы» и «Изделия».

      

Рис. 21. Форма ввода  информации в справочник «Материалы» 
 

      

  Рис. 22. Форма ввода информации в справочник «Изделия» 

      Теперь  самое время ввести информацию в  справочники с помощью форм. А затем заполнить таблицы «Поступление» и «Содержание материала». Форма для ввода информации в таблицу «Поступление» представлена на рис.18. Форма для ввода информации в таблицу «Содержание материала» представлена на рис. 23. Для упрощения и ускорения заполнения последней таблицы выбор изделия и материала выполняется из списка.

      

      Рис. 23. Форма ввода информации в Таблицу «Содержание материала»

 

3.3. Создание  запросов

      Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

      Используя конструктор запросов, создадим запрос 1 «Поступление нового изделия» (рис. 24), запрос 2 «Затраты материала» (рис. 25), запрос 3 «Поступление изделия» (рис. 26) и запрос 4 «Итого по изделию» (рис. 27) в соответствии с заданием.

      Запрос 1 и запрос 3 используют одну таблицу, запрос 2 использует данные из трех таблиц, запрос 4 использует данные из двух таблиц, что видно на рисунках.

      

      Рис. 24 Запрос 1 «Поступление нового изделия»

   

      Рис. 25 Запрос 2 «Затраты материала» 

      

      Рис. 26 Запрос 3 «Поступление изделия» 

      

      Рис. 27 Запрос 4 «Итого по изделию» 

      Итак, запросы созданы и работают, запросы 2 и 3 запрашивают необходимые данные. Остальные просто выводят нужную нам информацию в таблицу.

 

3.4. Создание  отчетов

      Отчет  является  эффективным  средством  представления  данных  в  печатном формате. Имея возможность управлять  размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может  отобразить сведения желаемым образом.

      Можно создавать отчеты с помощью мастера  или с помощью конструктора. Для  создания отчетов на основании наших  запросов используем как мастер, так  и конструктор. Вот что получается в результате (рис. 28, рис. 29, рис. 30, рис. 31).

       Рис. 28 Отчет 1 

      Рис. 29 Отчет 2 

       Рис. 30 Отчет 3 

      

      Рис. 31 Отчет 4

 

3.5. Реализация  меню

      Работа  с таблицами, формами, запросами и отчетами практически  завершена. Осталось реализовать спроектированный диалог с пользователем. Главная форма изображена на рис. 17., на которой представлен первый уровень схемы меню. Эту форму создаем с помощью конструктора форм. Форму для работы со справочниками также создаем с помощью конструктора (рис. 32)

      

Рис. 32 Форма для работы со справочниками 

      Далее по аналогии создаем форму для  работы с таблицами (рис. 33). И в  заключении, создаем форму для  работы с отчетами, выводами на экран  и на печать. (рис. 34).

       Рис. 33 Форма для работы с таблицами 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Рис. 34 Форма для работы с отчетами

 

4. Заключение

      Итак, работа сделана, все таблицы, формы, запросы и отчеты составлены в  соответствии с заданием. Плюс к  этому доработаны формы для работы со справочниками или таблицами  для удобства внесения, удаления или  изменения данных. Во время проектирования и реализации были использованы средства MS Office (Visio, Access, Word).

      Во  время реализации были усвоены приемы работы в MS Access, научился работать с таблицами, формами, отчетами и пр. А так же научился быстро и качественно вставлять скриншоты из MS Access с помощью Adobe Photoshop в MS Word, что несомненно поможет мне в дальнейшей жизни и освоении своей специальности «Прикладная информатика в экономике».

 

5. Список  литературы