Интегрированные пакеты для офисов

     Оглавление 
 

 

     Введение 

     Компьютеризированные  офисы больших и малых фирм во всём мире предпочитают строить  свою работу на базе интегрированного пакета Microsoft Office. Этот пакет прошёл довольно длительную обкатку от автономных программных продуктов в среде Windows 3.1 до интегрированного пакета MS Office 2003 с тщательно сбалансированным набором инструментальных средств. В последнее время с MS Office пытаются конкурировать офисные системы других производителей, например, Borland Office, Corel Office, Lotus Smartsuite, WordPerfect Suite. Пока их удельный вес на мировом рынке офисных программ невелик. Однако отечественному пользователю выбирать не приходится - единственным почти полностью русифицированным пакетом является MS Office.

     Все входящие в состав MS Office системы  огромны и по размерам, и по своим  возможностям. Каждая из них является в полной мере самостоятельным пакетом  и требует отдельного специального освоения и обучения. Коротко говоря, пакет программ MS Office - это комплекс программных продуктов для автоматизации делопроизводства. Процесс компьютеризации любой фирмы и организации проходит несколько этапов. Актуальность темы работы состоит в том, что без помощи интегрированных офисных пакетов в настоящее время работа любого офиса не представляется возможным.

     Таким образом, целью данной работы является раскрытие темы: "Интегрированные пакеты для офисов". Поставленная цель потребовала решения следующих задач:

• Рассмотреть историю возникновения и эволюцию делопроизводства, аппаратного и программного обеспечения
• Проанализировать структуру и цель интегрированных пакетов для офиса  на примере MS Office 2003
• Выделить элементы интегрированных пакетов для офиса MS Office 2003 и порядок работы с ними
• Изучить альтернативные интегрированные пакеты для офисов.

     Данная  работа подготовлена на основе учебно – методической литературы по информационным системам в экономике. 

     1. Делопроизводство в офисе 

     Согласно  определению популярного американского  словаря Н. Уэбстера "Офис — это место, где совершается служба и деловые операции".

     В более широком понимании данный термин отражает не только и не столько  территориальное размещение сотрудников, сколько систему сбора, анализа  и обработки информации для принятия управленческих решений.

     Офис — это также совокупность коммуникационных технологий для обмена информацией в целях поиска оптимальных управленческих решений.

     Управление  требует понимания информационных потоков внутри предприятия, принципов  работы его основных служб (делопроизводства, маркетинга, планирования и т.п.)¹

     Таким образом, под знакомством с офисными технологиями мы будем подразумевать  получение знаний об управлении современным  предприятием и совокупностью коммуникационных технологий, позволяющих оптимизировать эту деятельность. Подобного рода информация необходима менеджерам и исполнителям разного уровня вне зависимости от формы собственности и профиля предприятия. Большая часть управленческой информации фиксируется в виде документов. Ведение документации (делопроизводство), предполагает знание правил создания документов, их оформления, согласования, продвижения на предприятии и хранения. В связи с практикой введения электронного документооборота, сотрудники современного офиса должны владеть методами и средствами обработки электронных документов. Для этого необходимо получить представление о работе в локальной сети предприятия и приобрести навыки работы в Глобальной сети.

     В последнее время появилась возможность  обучать сотрудников офиса по Интернету, а бизнес стал постепенно перетекать в сферу электронной коммерции. Это в свою очередь потребовало от сотрудников современного предприятия знания элементов электронной коммерции и Интернет-маркетинга, а также основ информационной безопасности. 

     2. Интегрированные пакеты для офисов 

     Как уже говорилось, самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным International Data Corporation - одной из крупнейших компаний, работающих в области компьютерной аналитики, это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров. Пакет Microsoft Office Standard Edition 2003 включает программы: Word 2003, Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003. На возможностях этих программ мы кратко остановимся. Microsoft Word 2003 Microsoft Word - это многофункциональная система обработки текстов, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности.

     2.1. Microsoft Word 2003

 

     Microsoft Word - настолько широко распространенный  текстовый процессор, что его файловый формат (.doc) стал стандартом дефакто для всех разработчиков офисных приложений. Word обеспечивает редактирование текста, предоставляя пользователю разнообразные инструменты форматирования (на уровне символа, абзацев и разделов).

     Форматированием называется изменение внешнего вида текста, при котором не изменяется его содержание.

     На  уровне символа программа обеспечивает символьное форматирование (шрифт, размер шрифта, расстояние между символами, полужирный текст, курсив, подчеркивание, цвет текста и т.п.).

     На  уровне абзаца осуществляется форматирование абзаца (способ выравнивания, межстрочные  интервалы, обрамление абзацев, заливка  абзаца, создание маркированных списков  и т.д.).

     Программа также позволяет форматировать  разделы, то есть участки документа, в пределах которых сохраняют свой формат колонки, колонтитулы, нумерация страниц, сноски, поля и некоторые другие параметры. Совокупность форматирования символов, абзацев и разделов, а также параметров страницы (размер, фон и т.п.) определяет информацию о макете документа.

     Word значительно облегчает работу при форматировании документа, предоставляя возможность использовать стили.

     Стиль - это именованный и сохраненный  набор параметров форматирования. Стиль  может определять шрифт, его размер, межстрочный интервал, способ выравнивания текста по краям и т.д. Определив стиль, можно быстро применить его к любому фрагменту текста документа. Форматировать текст с помощью стилей намного быстрее, чем изменять вручную каждый элемент форматирования. Использование стиля гарантирует единообразие внешнего вида определенных элементов документа. При внесении изменений в определение стиля весь текст документа, к которому был применен этот стиль, изменится в соответствии с новым определением стиля. В Word есть целый ряд заранее определенных стилей, а также предусмотрена возможность создавать пользовательские. Кроме того, использование стилей позволяет автоматизировать такие процедуры, как составление оглавления и указателей.

     Как правило, в организациях создается множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых можно ускорить, используя специальные шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, что позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов.

     Таким образом, с помощью программы Word можно быстро оформить приказ, служебную записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой документ, содержащий стандартные элементы.

     Word предлагает встроенные средства  графики, позволяющие включать  в текст схемы, чертежи и  диаграммы.

     Важной  особенностью программы является возможность  поиска и замены фрагментов текста, сравнения версий документов, проверки правописания.

       В Word 2003 реализованы также новые  возможности доступа к дополнительным  ресурсам (электронным словарям, шаблонам, клипартам, учебным материалам и т.п.), которые собраны на специальном Web-узле Microsoft Office Online.

     

     Рис.2.1. Microsoft Word 2003.

     В последнее время появился ряд новых интерактивных служб на русском языке. В частности, пользователям Office 2003 доступны электронные энциклопедии и системы поиска товаров в Интернет-магазинах.

     Число подобных сервисов будет постоянно  расширяться, открывая пользователям MS Office доступ к новым услугам.

     Поддержка в Word 2003 формата файла XML позволяет  сохранять резюме, отчеты и другие документы в этом формате, не нарушая  при этом форматирования Word. При  сохранении документа Word в формате XML создается единственный файл, что упрощает организацию общего доступа к файлу и работу с ним по сравнению с форматом HTML, когда изображения и другие файлы хранятся отдельно.

     2.2. Microsoft Outlook 2003

 

     Microsoft Outlook представляет собой мощное  средство для работы с персональной  информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой, как контакты и задания), создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов, позволяющего хранить данные об адресатах, а также вести журнал, в котором можно сортировать и находить документы Microsoft Office по времени работы с ними.

     Множество людей во всем мире оценили возможности Outlook для планирования своей работы и контроля выполнения дел. Весьма удобной оказалась возможность установить для каждого запланированного мероприятия напоминания за определенное время. Пользователи могут увидеть напоминания обо всех запланированных на текущий день делах или получить предупреждение о важном событии за несколько дней.

     Outlook можно использовать и для планирования  групповой работы. Например, при  работе в корпоративной сети  можно посмотреть расписание  свободного времени сотрудников,  которых нужно пригласить на совещание, и автоматически выбрать наиболее удобное для всех время.

     В последней версии (Outlook 2003) (рис. 2.3) программа  существенно изменилась. Новый интерфейс  обеспечивает расположение сообщений  на экране в виде вертикального окна (так называемой газетной колонки).

     Появились новые  возможности управления письмами. Функция  "интеллектуальной группировки" почты позволяет упорядочить письма по времени получения, важности, объему и т.д. В результате пользователь получает краткий список разделов: сегодня, вчера, на этой неделе, в последний месяц, за последний год. Щелкнув мышью по любому пункту, можно ознакомиться с письмами, которые соответствуют определенным критериям.

     Еще одно новшество позволяет более  эффективно сортировать и обрабатывать почту. Речь идет о виртуальных папках поиска, отображающих результаты определенных поисковых запросов. При этом все элементы электронной почты остаются в своих исходных папках программы Outlook. С помощью папок поиска легко группировать письма по определенным критериям. В Outlook 2003 появился настраиваемый фильтр спама. Программа фильтрует сообщения с подозрением на спам и автоматически перемещает их в папку "Нежелательная почта" (Junk e-mail folder).

     2.3. Microsoft PowerPoint 2003

 

     Microsoft Power Point - это популярная программа подготовки презентаций, которая широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов. Широкое распространение этой программы изменило само представление о трудоемкости создания презентации. Всего 15 лет назад доклады и презентации сопровождались преимущественно бумажными плакатами, изготовление которых было весьма трудоемким и часто требовало услуг профессиональных чертежников. Обычно плакаты фотографировались и с них делались слайды, которые демонстрировались с помощью слайд - проекторов. Сегодня благодаря появлению программ типа Power Point оформление доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты².

     Power Point позволяет создавать наглядные  презентации, интегрируя текст, графику, видео и другие элементы на отдельных страницах, называемых "слайдами" по аналогии со слайд - проекторами, вышедшими сегодня из употребления благодаря внедрению компьютерных презентаций. Power Point дает возможность создавать слайды, содержащие перемещаемые таблицы и обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.

     Переходы  между слайдами при демонстрации презентации с компьютера могут  быть анимированы различными способами. Можно анимировать также отдельные  элементы на слайдах, чтобы привлечь к ним внимание аудитории. Как и в других программах, входящих в MS Office, Power Point предоставляет множество готовых вариантов дизайна и шаблонов содержания.