Интегрированные пакеты для офисов

     Microsoft Power Point позволяет транслировать  презентации на широкую аудиторию через Интернет.

     По  мере развития Microsoft Office программа приобретала  новые элементы, общие для всех приложений Office. 

     

     Рис. 2.4.  Microsoft PowerPoint2003  

     В Power Point 2003 появилось усовершенствованное  средство просмотра (Power Point Viewer), позволяющее пользователям, у которых не установлен Power Point, ознакомиться с PowerPoint-презентацией. Авторы презентации могут включить "просмотрщик" (viewer) на этапе записи презентации на CD. Помимо этого, программа приобрела целый ряд новых функций. В частности, появилась возможность просматривать полноэкранные фильмы как Power Point - презентации.

     2.4. Microsoft Excel 2003

 

     Microsoft Excel - это идеальное средство для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т.п.

     Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых  может храниться числовая и текстовая информация. Такая книга служит хорошим организационным средством. Например, в ней можно собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. 

     

     Рис. 2.5.  Microsoft Excel 2003  

     Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, в Excel хорошо развиты возможности работы с текстом, позволяющие создавать документы практически любой сложности. Excel располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные, в том числе финансовые, документы.

     Microsoft Excel имеет массу встроенных функций  для математических, статистических, финансовых и других вычислений. Одна из важнейших функций программы - возможность представления данных в виде разнообразных графиков, диаграмм и карт³.

     Excel предлагает мощный аппарат для решения задач подбора параметров, статистического анализа данных и т.д. Программа имеет возможности доступа к внешним источникам данных (таблицам другого формата, базам данных).

     За  счет поддержки языка XML Microsoft Office Excel 2003 позволяет считывать данные из любой заданной пользователем XML-схемы.

     Можно также использовать поддержку языка XML в Microsoft Office Excel 2003 для обновления диаграмм, таблиц и графиков по мере внесения изменений в соответствующем  хранилище XML-данных.

     2.5. Microsoft Access 2003

 

         Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Основные  компоненты MS Access:

- построитель  таблиц;

- построитель  экранных форм;

- построитель  SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует  стандарту ANSI);

- построитель  отчётов, выводимых на печать.

Они могут  вызывать скрипты на языке VBA, поэтому MS Access позволяет разрабатывать приложения и БД практически «с нуля» или  написать оболочку для внешней БД.

         MS Access является файл-серверной СУБД и потому применима лишь к маленьким приложениям. Отсутствует ряд механизмов, необходимых в многопользовательских БД, таких, например, как триггеры.

         Существенно расширяет возможности MS Access по написанию приложений механизм связи с различными внешними СУБД: «связанные таблицы» (связь с таблицей СУБД) и «запросы к серверу» (запрос на диалекте SQL, который «понимает» СУБД). Также MS Access позволяет строить полноценные клиент-серверные приложения на СУБД MS SQL Server. При этом имеется возможность совместить с присущей MS Access простотой инструменты для управления БД и средства разработки.

     2.5. Интеграция приложений MS Office

     Продукты  семейства Microsoft Office содержат однотипные панели инструментов, а также целый  набор инструментов, общих для  всех приложений (механизмы проверки правописания, средство для рисования, редактор диаграмм, библиотека клипартов, рисунков и т.д.).

     Поэтому, научившись работе с одним из приложений, пользователи могут легко освоить  другие составляющие пакета.

     Следует отметить, что пользователям, имеющим подключение к Интернету, доступна не только часть ресурсов Microsoft Office, которая установлена на локальном диске ПК, а также та часть, которая расположена в Сети⁴. Пользователь, подключенный к Интернету, имеет возможность непосредственно из MS Office обратиться к дополнительным сервисам, шаблонам, клипартам и т.п. (рис. 2.6).

     Все приложения Microsoft Office обеспечивают обмен  данными между отдельными приложениями. Любое приложение пакета позволяет  поместить в документ (будь то текст, электронная таблица, презентация  или база данных) рисунок, видеофрагмент  или звуковой ролик.

     Пользователь, подключенный к Сети, имеет возможность непосредственно из MS Office обратиться к дополнительным сервисам.

     Работая в сетевых операционных системах, приложения семейства Microsoft Office поддерживают совместную групповую работу над  общими документами, расположенными не только на локальном диске рабочей станции, но и на соседнем компьютере или на сервере сети. Электронной таблицей Microsoft Excel 2003 или базой данных Microsoft Access могут одновременно пользоваться несколько человек. Microsoft Word позволяет создавать документ, над разными частями которого могут одновременно работать разные исполнители.

     За  счет интеграции приложений Microsoft Office пользователи пакета могут создавать  весьма сложные составные документы, содержащие данные из различных приложений. Способ обмена данными между приложениями Microsoft Office (механизм связывания и внедрения объектов) предоставляет пользователю возможность вставлять в документ, созданный в одном приложении, фрагменты, созданные в других приложениях.

     В общем виде описанные возможности можно сформулировать следующим образом. Фрагмент, созданный в приложении-источнике, можно поместить в документ приложения - приемника как объект, в котором вместе со вставляемыми данными хранится информация о приложении, создавшем этот объект.

     Это позволяет редактировать объект средствами создавшего его приложения. Объекты могут представлять собой  рисунок, текст, диаграмму, интервал ячеек, звуковой файл или даже видеоклип. Например, в документ Word может быть внедрена диаграмма Excel, слайд презентации PowerPoint или выборка из базы данных (рис. 2.7).

     Механизм  связывания оригинального объекта  и его копии обеспечивает эффективную  работу с составными документами, в  которых используются различные  источники. В частности, можно настроить режим, при котором данные, помещенные в Word-документ из таблицы Excel, будут обновляться автоматически в составном документе при обновлении источника - таблицы Excel.

     Этот  прием широко используется на практике. Например, очень удобно подготовить  отчет в Word, который будет содержать данные о продажах на текущий день. В Word-документ помещается соответствующий раздел электронной таблицы Excel, который оперативно обновляется отделом продаж. Связи между таблицей и отчетом позволяют при каждом изменении электронной таблицы обновлять отчет⁵.

     Приложения Microsoft Office могут взаимодействовать  и с приложениями, не входящими  в пакет, в том числе других производителей. Например, встроенные средства экспорта/импорта позволяют  обрабатывать документы, подготовленные в форматах других программ. В частности, Excel позволяет загружать и обрабатывать документы в форматах других табличных процессоров.

     И наконец, внутрь документа MS Office могут  быть вставлены гиперссылки на любые  документы.

     Хотя  приложения Microsoft Office имеют очень широкий набор функций, очевидно, что никакой программный продукт не может удовлетворить все специфические запросы разных категорий пользователей. Поэтому в приложения пакета Microsoft Office встроен универсальный инструмент для создания собственных приложений VBA (аббревиатура от Visual Basic for Applications, что означает "Visual Basic для приложений"). VBA - это язык программирования, встроенный в целый ряд программ, в том числе в приложения Microsoft Office.

     2.6. Дополнительные офисные программы

     Дополнительные  офисные программы. Помимо пакета программ Microsoft Office пользователи в своей работе задействуют и другие программы, в том числе отечественных разработчиков. В первую очередь это приложения, связанные со спецификой русского языка.

     Одними  из наиболее востребованных российскими  пользователями программ являются отечественные  компьютерные словари, переводчики, программы  распознавания символов. Большинство  таких программ дополняют работу приложений Microsoft Office и интегрированы в интерфейс его приложений. Среди компьютерных словарей следует выделить продукт компании ABBYY Lingvo (www.lingvo.ru), который оперативно осуществляет перевод с русского на английский, французский, немецкий, итальянский, испанский и обратно. Компания ABBYY также предлагает программу Fine Reader для распознавания текстов бумажных документов и их перевода в электронный вид.

     

      
Рис. 2.8.  Окно переводчика PROMT с настройками для словаря

     Среди программ-переводчиков наиболее популярны  программы отечественной компании ПРОМТ (www.promt.ru), которая предлагает системы перевода и электронные  словари для семи европейских  языков: английского, немецкого, французского, испанского, итальянского, португальского и русского.

     Программы PROMT (рис. 2.8) обеспечивают быстрый перевод  с соблюдением морфологических  и синтаксических правил естественных языков, предлагают набор возможностей для повышения качества перевода тематических пользовательских текстов: пользователь может создавать собственные словари, подключать готовые специализированные словари, выбирать правила перевода для конкретного текста, создавать списки зарезервированных (не требующих перевода) слов и т.д. Все это позволяет "заточить" систему перевода под конкретные тексты, с которыми работает пользователь.

     Конечно, пока машинный перевод не может сравниться с переводом, сделанным человеком, но зато пользователь за несколько  секунд получает нужную информацию. Использование систем машинного перевода эффективно для организации перевода больших массивов однотипных документов в сжатые сроки с обеспечением единства терминологии и стиля во всех документах. При использовании системы перевода обеспечивается унификация стиля и используемой терминологии, а также минимизируются затраты времени на перевод документов.  

     

     Рис. 2.9.  Кнопочная панель PROMT 7.0 в окне Microsoft Word  

     Важно подчеркнуть, что система перевода PROMT 7.0 позволяет встраивать функции перевода непосредственно в Microsoft Word 2000-2003. После инсталляции PROMT в окне Word появляется дополнительная панель с инструментами и пункт в верхнем меню, обеспечивающие доступ ко всем функциям перевода (рис. 2.9). Таким образом, не покидая окна привычного Word, можно перевести иностранный документ на русский язык или с русского языка на иностранный.

      PROMT 7.0 также встраивается в приложения Excel, Outlook, Power Point и FrontPage, что существенно облегчает работу с e-mail, презентациями

     и HTML-страницами на иностранных языках.

     2.7. Альтернативные офисные  пакеты

     Так как по числу потребителей рынок  офисных пакетов является одним  из самых массовых, очевидно, что  у Microsoft были и остаются конкуренты - компании, предлагающие альтернативные офисные продукты.

     Свои  офисные пакеты имеют многие крупные  компании. Так, компания Corel продвигает пакет WordPerfect Office. Компания IBM имеет  свою разработку SmartSuite, корпорация Sun Microsystems предлагает пакет StarOffice. Во многих странах существовали национальные текстовые редакторы. Например, в России долгое время был популярен текстовый редактор Лексикон. В общей сложности на рынке присутствуют десятки офисных приложений разных производителей, однако все они в совокупности занимают не более 5% мирового рынка.

     Чаще  всего в качестве альтернативы MS Office называют пакет OpenOffice.org, бесплатный (open source - офисный пакет или его  модификация StarOffice, распространяемая компанией Sun).

     Open Source - это программы с открытым  исходным кодом (т.е. текстом  программы на языке программирования). Открытый код общедоступен, его  можно использовать, модифицировать  и свободно распространять. К  успешной разработке обычно постепенно  присоединяются заинтересованные в развитии продукта добровольцы, а также коммерческие организации, зарабатывающие на поддержке данного продукта. если какая-то часть разработчиков не удовлетворена направлением разработки, они могут создать собственную ветвь развития продукта.