Электронная таблица Microsoft Excel

 

ГЛАВА 3

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ

3.1. Основные понятия

Любая система управления, в том числе автоматизированная, не может работать без информации о состоянии управляемого объекта и внешней среды, о принятых управляющих воздействиях и результатах их выполнения. Подсистема информационного обеспечения (ИО) предназначена для своевременного обеспечения системы управления этими необходимыми сведениями.

Информационное  обеспечение (ИО) - совокупность единой системы документации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных форм документов и информационной базы. Содержание информационного обеспечения АИС - совокупность данных, методов и средств их описания, а также методов (но не средств) хранения и доступа к данным. Средства хранения и доступа относятся к программному (системы управления базами данных) или техническому (накопители информации и т.п.) обеспечению АИС.

Вся информация, необходимая для  функционирования комплексов средств автоматизации в АИС организационного управления, должна быть представлена в форме данных. Данные - это информация, представленная в формализованном виде, пригодном для компьютерной обработки. Данные в АИС могут быть представлены в виде документов, предназначенных для непосредственного восприятия человеком без применения средств вычислительной техники (текстовых, графических и т.п.), или на машинных носителях данных (НЖМД, НГМД, СОКОМ и т.п.). Соответственно выделяют внемашинное и внутримаишнное информационное обеспечение АИС (рис. 3.1).

Информационное обеспечение АИС представляет собой динамическую информационную модель системы управления и внешней среды, отражающую их состояние в текущий или предшествующий моменты времени. Эта модель должна содержать:

• сведения о состоянии органов управления;
• сведения об управляемых объектах;

59

 

• сведения об условиях функционирования управляемых объектов;
• сведения о результатах функционирования управляемых объектов;
• текущую информацию управления (приказы, распоряжения и т.п.);
• сведения о результатах выполнения распоряжений, приказов и т.п.;
• нормативно-техническую информацию;
• учетно-производственную информацию;
• текущие и перспективные планы.

 

 

Рис. 3.1. Структура информационного обеспечения АИС

 

3.2. Документы в автоматизированной системе

Документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, предназначенный для ее передачи и доведения до потребителей. Применительно к системе управления (подсистеме, подразделению) все документы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

60

 

подразделяются на входные  и выходные. Выходные документы являются итогом преобразования и переработки информации. При проектировании АИС в первую очередь всегда должны быть перечислены необходимые выходные документы, которые в значительной степени определяют состав входных документов и содержание процессов их переработки.

Множества входных и  выходных документов объединяются общим  понятием «информационный базис». Информационный базис - это совокупность исходных данных и внешних результатов, он определяется целями функционирования системы и не зависит от компьютерных программ переработки информации.

Все документы, циркулирующие  в АИС, можно разделить на три  основных группы (рис. 3.1). Первая группа - это документы управления, к которым относятся распоряжения, команды, директивы, донесения, сводки и т.д. Вторая группа - это служебные документы, к которым относятся запросы, ответы на запросы, служебные сообщения, информационные сообщения, квитанции, отказы, служебные справки и т.д. Третья группа - это производственная документация, объединяющая конструкторскую, технологическую и программную документацию.

Документы циркулируют  как в автоматизированной, так  и неавтоматизированной системе управления. Однако автоматизация налагает на документы и документооборот в целом определенные особенности, связанные с формой документов и способами их обработки.

Развитие систем автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации, связанной с экономической информацией. Для этого в государстве на различных уровнях управления создаются унифицированные системы документации. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

• к унифицированным системам документации;
• к унифицированным формам документов различных уровней управления;
• к составу и структуре отдельных информационных полей документов (реквизитов 
  и показателей);
• к порядку ведения и регистрации унифицированных форм документов.

По ряду документов разработаны  единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:

61

 

стандартная форма построения, приспособление к автоматизированной обработке, минимизация   показателей,   исключение   дублирования.   Каждому   документу, представленному на бумаге на бланке установленной формы, присваивается код соответствии  с  общегосударственным     классификатором     управленческой документации (ОКУД).

3.3. Классификация и кодирование

Для однозначного описания данных, обеспечения эффективного хранения и поиска данных в памяти ЭВМ используются методы классификации и кодирована информации.

Классификация - разделение заданного множества на подмножества по определенному признаку сходства или различия элементов. Основная цели классификации - обеспечить однозначность описания одного и того же объект различными людьми и в разных системах организационного управления. Эта цель достигается с помощью классификаторов, обеспечивающих единое терминологическое пространство всем пользователям. Каждый классификатор описывает определенный фрагмент предметной области АИС, которому соответствует множество информационных показателей (описателей объектов этой предметно области). Классификатор формируется путем разбиения исходного множества объектов на подмножества, при этом каждое подмножество получает определенное  имя.

Система классификации - совокупность правил и результат разделений заданного множества на подмножества. Признаком классификации (основанием классификации) называют признак сходства или различия объектов, по которому делят данное множество на подмножества. Подмножества, полученные в результате разделения   заданного   множества   по   одному   или   нескольким   признакам классификации, называют классификационными группировками. Классификационным группировкам   в   разных   системах   классификации   присваивают   различные наименования: классы, подклассы; группы, подгруппы; виды, подвиды; роды, семейства. Ступень классификации     этап разделения заданного множества на подмножества. Число ступеней классификации называют глубиной классификации.

После завершения классификации осуществляют кодирование данных - формирование и присвоение числового или буквенного обозначения каждому объекту

62

 

классификации, признаку классификации  и классификационной группировке. Такое условное кодовое обозначение называют сокращенно кодом. Количество знаков в кодовом обозначении называют длиной кода.

Основная цель кодирования  данных в АИС: приведение информации к форме, удобной для обработки с помощью технических средств и обеспечивающей удобство ее поиска, сортировки и пересылки. Для кодирования информации в системах управления применяются в основном три принципа: порядковый, иерархический и матричный.

Порядковый код - порядковый номер в общем списке кодируемого  вида информации. Иерархический код предусматривает группировку по видам и классам информации с четки заданной очередностью перечисления классификационных группировок. При этом информацию несет не только код группировки, но и место расположения каждого значащего знака кода (например, библиотечная классификация). Матричный код применяется к множествам объектов, характеризующимся двумя признаками, из которых один располагается по вертикали, а другой - по горизонтали. На пересечении столбцов и строк матрицы образуется нужный код. Такая система применяется, например, при кодировании типоразмеров оборудования.

По структуре коды бывают простые и сложные (фасетные). Простой  код основан на одной системе кодирования. Например, в порядковой системе кодирования коды присваиваются в порядке возрастания без какого-либо приоритета. В системе сложного кодирования каждой группе кодируемой информации присваиваются коды серии номеров (знаков), в рамках которой может быть применен порядковый, иерархический или матричный код. Разные системы кодирования имеют свои преимущества и недостатки, связанные с простотой и удобством кодирования, длиной кода, возможностями расширения кодируемого множества показателей.

В качестве примера кодирования  можно привести штриховое кодирование, широко используемое в настоящее время в торговле. Каждый товар получает свой код (последовательность цифр, разделенных на группы), изображаемый полосой, состоящей из чередующихся широких и узких, темных и светлых отрезков. Каждая цифра представлена в двоичной системе счисления в виде последовательности нулей и единиц. Широким линиям и промежуткам присвоено значение 1, узким линиям 

63 

и промежуткам - 0. Такая система кодирования позволяет однозначным образом идентифицировать товар, указывая код страны, код производителя и код продукта.

Итак, основной целью классификации и кодирования информации при разработке АИС является создание классификаторов. Выбор системы классификации

и кодирования должен обеспечивать сопоставимость информации и совместимость  различных АИС. От рационального построения кодов и правильного составления классификаторов   в   значительной   мере   зависит   эффективность   применения вычислительной техники.

Классификатор - это система классификации и кодирования данных, представленная в виде документально оформленного систематизированного перечня наименований и кодов множества показателей, описывающих определенный фрагмент предметной области. По сфере действия можно выделить четыре категории классификаторов: международные, государственные, отраслевые и локальные.

Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между организациями разных стран мирового сообщества. В состав СМЭС входят классификации Организации Объединенных наций (ООН), ее специализированных образований, а также других международных организаций, в том числе;

• Международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической 
  деятельности;
• Классификация основных продуктов;
• Международная стандартная торговая классификация;
• Классификация функций органов управления;
• Классификация функций правительства;
• Классификации продовольственных и сельскохозяйственных организаций:
• Классификации международной организации труда;
• Классификация Совета таможенного сотрудничества;
• Система описания и кодирования товаров;

• Общая   отраслевая   классификация   экономической   деятельности   в   рамках 
Европейского сообщества (ЕС).

Второй      класс      классификаторов      образуют     общегосударственные классификаторы, обязательные для организации процессов передачи и обработки

64

 

информации между экономическими системами государственного уровня внутри страны. Для обеспечения информационной совместимости ЭИС разных уровней разработана Единая система классификации и кодирования (ЕСКК) (рис. 3.2). Государственные классификаторы обязательны для применения во всех системах управления, например: Система обозначений единиц измерения, Система обозначения органов государственного управления, Система обозначения органов административно-территориального деления и т.п.

 

Рис. 3.2. Схема Единой системы классификации и кодирования

Отраслевые классификаторы применяются в определенных сферах общественной деятельности (энергетика, защита населения и территорий от техногенных и природных опасностей и т.п.). Локальные классификаторы могут