Электронная таблица Microsoft Excel

ГЛАВА 2

ОСНОВНЫЕ  СВЕДЕНИЯ ОБ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМАХ

2.1. Понятие автоматизированной информационной системы

В первой главе термин «информационная система» уже использовался, однако строгое его определение не было приведено. Чтобы перейти к дальнейшему изучению вопросов устройства информационных систем, необходимо более подробно

38

 

рассмотреть понятия «система», «организационная система» и «автоматизированная информационная система».

Система - это совокупность (множество) объектов (элементов) реального мира, объединяемых в одно целое некими общими (интегральными) свойствами; интегральные свойства системы не выводимы из свойств составляющих ее элементов и не сводятся к простой сумме свойств элементов. Любая система всегда элемент более крупной, общей системы. Подсистема - часть системы, обладающая определенными общими свойствами. Обобщенную схему устройства системы, представляемую путем перечисления всех частей системы с указанием их взаимосвязей, называют структурой системы.

Для системы характерно изменение состояний элементов, которое происходит с течением времени в результате их взаимодействия между собой и с внешней средой. При этом важно соблюдение следующих принципов:

• гомеостазис, то есть обеспечения устойчивого функционирования системы и 
  достижения общей цели;
• адаптивности (приспосабливаемости) к изменениям внешней среды;
• управляемости посредством воздействия на элементы системы;
• обучаемости путем изменения структуры системы в соответствии с изменением целей системы.

Управление системой - такое воздействие на элементы системы, которое направлено на достижение цели системы. С позиций кибернетики в системе выделяют две части: управляющую подсистему и управляемую подсистему. При этом управление системой рассматривается как информационный процесс, связывающий внешнюю среду, управляющую подсистему и управляемую подсистему (рис. 2.1). Этот процесс состоит из следующих действий:

• внешняя   среда   и   управляемая   подсистема   информируют   управляющую 
  подсистему о своем состоянии;
• управляющая  подсистема   анализирует   эту   информацию   и   вырабатывает 
  управляющее воздействие на управляемую подсистему, учитывая возмущения 
  внешней среды;
• при необходимости управляющая подсистема может изменить (модифицировать) 
  цель и структуру всей системы.

 

 

Рис. 2.1. Информационный процесс управления в системе

Организационная   система   (организация) -  это   сообщество   людей, объединенных общими целями и использующих общие материальные и финансовые средства для производства материальных и информационных продуктов и услуг. Как правило, организация разделяется на отдельные структурные подразделения -отделы. Необходимым условием достижения общей цели является согласованность действий всех подразделений организации и всех сотрудников внутри каждого подразделения.

В организационно-экономической системе  управляемая подсистема (иначе называемая объектом управления) представляет собой  совокупность материальных элементов  экономической деятельности (на промышленном предприятии: сырье и материалы, оборудование, готовая продукция и т.п.), связанных хозяйственными процессами (основное и вспомогательное производство, снабжение, сбыт и т.п.). Управляющая подсистема (подсистема управления) представляет собой совокупность

 

 

 

 

 

 

 

40

 

взаимодействующих структурных  подразделений системы (на промышленном предприятии: дирекция, финансовый, производственный, снабженческий, сбытовой и другие отделы). При функционировании организационно-экономической системы подсистема управления выполняет устойчивые во времени и регулярно повторяющиеся действия - функции управления:

• планирование (определение цели функционирования всей системы на различные 
  периоды времени - стратегическое, тактическое, оперативное планирование);
• учет (отображение состояния элементов управляемой подсистемы в результате 
  выполнения хозяйственных процессов);
• контроль (определение отклонения учетных данных от плановых целей и 
  нормативов);
• оперативное управление (регулирование всех хозяйственных процессов с целью 
  исключения возникающих отклонений в плановых и учетных данных);
• анализ (выявление тенденций и резервов в работе всей системы для того, чтобы 
  учесть их при планировании на следующий период времени).

Добавление к понятию  «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования. Автоматизированные экономические информационные системы (ЭИС) обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск и выдачу информации, необходимой для выполнения функций управления в организационно-экономической системе,

ЭИС связывает управляющую  подсистему, управляемую подсистему между собой и с внешней средой через информационные потоки (рис. 2.2).

ИП1 - информационный поток  из внешней среды в управляющую  подсистему (нормативная информация, создаваемую государственными учреждениями в части законодательства; информация о конъюнктуре рынка, получаемая от поставщиков, потребителей и конкурентов).

41 

 

Рис. 2.2 Роль и место ЭИС в организационно-экономической системе

ИП2 - информационный поток из управляющей системы во внешнюю среду (отчетная информация в государственные контролирующие органы, инвесторам, кредиторам,     потребителям;     маркетинговая     информация     потенциальным потребителям).

ИПЗ - информационный поток из управляющей подсистемы в управляемую подсистему (плановая, нормативная, распорядительная информация для осуществления хозяйственных процессов).

ИП4 - информационный поток  от управляемой подсистемы в управляющую подсистему (учетная информация о состоянии управляемой подсистемы в результате хозяйственной деятельности: о сырье, материалах, денежных, энергетических и трудовых ресурсах, готовой продукции, выполненных услугах и т.п.).

ЭИС накапливает и перерабатывает поступающую учетную информацию, а также имеющиеся нормативы и планы в аналитическую информацию, которая служит

 

 

 

 

 

42

 

основой для прогнозирования  развития экономической системы, корректировки ее целей и создания планов для нового цикла воспроизводства.

Сама идея информационных систем возникла задолго до появления ЭВМ. Библиотеки, архивы, адресные бюро, телефонные справочники - все это информационные системы. Однако компьютеризация значительно повысила эффективность информационных систем и расширила сферы их применения. В общем случае информационную систему можно рассматривать и в некомпьютерном варианте. В настоящее время сложилось представление об информационной системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Кроме того, современное понимание информационной системы связывается с организацией, которая использует связанные в сеть компьютеры для достижения своих целей. Для того, чтобы подчеркнуть наличие технических средств, обеспечивающих автоматизацию деятельности персонала, связанной с выполнением процедур обработки информации, информационную систему часто называют «автоматизированной информационной системой».

Следует обратить внимание на два родственных термина -автоматизированный и автоматический. Если информационные процессы в системе выполняются без участия человека, то ее называют автоматической. Пример автоматической системы - система управления самолетом в режиме «автопилот». Если информационные процессы выполняются при непосредственном участии человека, система называется автоматизированной. Практически все ЭИС являются автоматизированными.

Компьютеры, оснащенные специализированными  программными средствами, а также средства телекоммуникаций являются инструментом автоматизации управления в организации, технической базой автоматизированной информационной системы. Но технические и программные средства будут практически бесполезны, если при их внедрении в организации не будет учтена роль человека, участвующею в процессах обработки информации. Информационная система в организации немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

Таким образом, можно сформулировать следующее общее определение. Информационная система (автоматизированная информационная система) это

43

взаимосвязанная совокупность технических и программных средств, а также персонала, выполняющих процессы сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели (рис. 2.3). Комплексы средств автоматизации в автоматизированной информационной системе строятся на базе рассмотренных ранее информационных технологий, с помощью этих комплексов реализуются информационные процессы, направленные на эффективное выполнение основных задач организации.

 

Рис. 2.3. Понятие автоматизированной информационной системы

Первые автоматизированные информационные системы появились  в 50-х гг. XX века. Эти системы были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических счетных машинах.

В 60-е гг. подобные системы  стали применяться для периодической  отчетности по многим параметрам. Для этого использовались ЭВМ, построенные на основе полупроводниковых элементов или интегральных схемах.

В 70-х - начале 80-х гг. информационные системы начинают широко применяться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений. В качестве элементной базы ЭВМ стали использоваться большие интегральные схемы и микропроцессоры. Началось внедрение персональных компьютеров.

 

 

 

44

 

В 80-х годах особое значение приобрели  системы распределенной обработки  информации, основанные на компьютерных сетях и средствах телекоммуникаций. Информационные системы постепенно становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации. Такие системы помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, налаживать связи с деловыми партнерами, организовывать выпуск продукции по более низкой цене и многое другое.

Исследование возможностей и перспектив применения информационных систем в общественном производстве началось с момента появления первых вычислительных машин,

В конце 60-х годов в СССР под  руководством академика В.М. Глушкова был разработан проект создания общегосударственной автоматизированной системы (ОГАС). ОГАС представлялась в виде совокупности взаимосвязанных территориальных и отраслевых информационных систем. Эти системы должны были обеспечивать сбор, накопление и обработку информации, необходимой для планирования производства во всех отраслях и на всех уровнях, от министерств до отдельных предприятий. Согласно концепции ОГАС, все ее территориальные и отраслевые звенья должны были создаваться на единой научно-методической основе. Суть этой основы заключалась в системном (комплексном) подходе, обеспечивающем целевую, проблемную, информационную и программно-техническую совместимость всех звеньев управления хозяйством страны. Комплексный подход заключается в построении системы управления как единого целого путем определения главной цели системы и последующего развертывания этой цели в иерархическую структуру подчиненных целей методом декомпозиции.

Концепция ОГАС не была реализована  по ряду причин. Важнейшая из этих причин заключается в том, что оказалось невозможным автоматизировать сразу все, игнорируя естественную эволюцию любой системы, ее постепенное наращивание и усложнение. Тем не менее, выполненные исследования сыграли важную роль в дальнейшем развитии представлений о процессах внедрения информационных систем в общественное производство.

В настоящее время повышение  эффективности функционирования организаций связывается, прежде всего, с совершенствованием системы и методов управления на

45

 

основе создания и внедрения автоматизированных информационных систем (АИС). Создание и правильное применение АИС в организационно-экономической системе может способствовать:

• получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет 
  внедрения математических методов и интеллектуальных систем поддержки принятий 
  решений;
• освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;
• повышению уровня достоверности информации;
• замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит  
  к более рациональной организации переработки информации на компьютере и 
  снижению объемов документов на бумаге;
• совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота  
  в фирме;
• уменьшению затрат на производство продуктов и услуг:
• предоставлению потребителям уникальных услуг;
• отысканию новых рыночных ниш;
• привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных 
  скидок и услуг.