Электронные таблицы Excel, оформление документов в текстовом процессоре Word

БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

Факультет ______________Экономический__________                                                        

Кафедра ___________ Информатики и ИТ__________

Специальность _Финансы и кредит________________

Форма обучения _______очная_____________________

Курс, группа __________1, 102____________________

 

 

 

______________      Рассказова Кристина Андреевна____________

(Фамилия, имя, отчество  студента)

 

«Электронные таблицы Excel, оформление документов в текстовом процессоре Word»

Расчетно-графическая  работа

 

 

 

                                                                                      «К защите допускаю»

                                                                            Руководитель

                                                                                          ___________________________

                                                                                                                  (ученая степень, звание Ф.И.О.)

                                                                                                             _________________________________

                                                                                                                                (подпись)

                                                                                            “ ___” _____________20__г.

 

 

Оценка при защите

__________________

_____________________

(подпись)

“___” ________20__г.

 

 

 

 

 

 

Уфа 2010

 

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Целью данной работы является закрепление практических навыков работы при изучении дисциплины «Информатика», умения работать в MS Excel, MS Word.

Основной задачей расчетно-графической  работы является создание и оформление исходных таблиц; связывание таблиц; расчеты в таблицах с применением «Мастера функций»; обработка данных таблиц посредством  сортировки и выборки (фильтрации); построение диаграмм; оформление отчета в виде комплексного текстового документа.

Выбор варианта задания:

• № зачетной книжки – 100181;
• № варианта  выбора исходных таблиц – 9;
• (Таблица 1- Расчет потребностей; Таблица 2 –Расчет годовой потребности в автомашинах );
• № варианта критерия выборки – 3 (четыре наименьших элемента из списка).

1  КОНСТРУИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

1.  Создание и  оформление исходных таблиц

Загрузила MS Excel. Сформировала на первом листе («Лист 1») рабочей книги таблицу 1 (рисунок 1)  согласно варианту задания.

Для оформления заголовка таблицы установила курсор в ячейку A1 и ввела название таблицы "Расчет потребности в автомашинах". Для размещения названия таблицы по ширине нашей таблицы объединила ячейки A1:D1, выбрал в строке меню команду Формат/ Ячейки/ Выравнивание/ Объединение ячеек.

Для длинных названий, используемых в заголовках таблицы 1, применила форматирование ячеек. Выделила диапазон ячеек A2:D2 и выбрала в меню команду Формат/ Ячейки/Выравнивание/Переносить по словам.

Расчет потребности  в автомашинах
Ф.И.О шахтера	Размер добытого угля за вахту,м3	норма погрузки угля на оду автомашину	потребность в  автомашинах за вахту,шт
Иванов А.П.	14	7	2
Сорокин В.Л.	12	4	3
Соловьев А.Р.	25	5	5
Федоров П.П.	18	3	6
Васильев С.Д.	45	9	5
Широбоков И.С.	28	7	4
Петров Н.В.	24	8	3
Сергеев Р.Н.	36	6	6
Павлов Н.Ф.	40	10	4
Максимов О.Т.	54	9	6
итого	296	68	44

 

Рисунок 1  Вид таблицы «Расчет потребностей в автомашинах» (таблица 1)

Переименовала текущий лист «Лист1» на «Таблица1». Для этого, указав на название листа в рабочей книге MS Excel, вызвала контекстно-зависимое меню (нажатием правой кнопки мыши) и выбрала команду Переименовать.

Рамки таблицы создала следующим образом: сначала выделила данные в таблице - это интервал ячеек A2:D13. Далее выбрала в строке меню команду Формат/ Ячейки/ Граница/…, выбрала тип линии, и к какой части выделенных ячеек эту линию применить: внешней границе и всем внутренним. Можно было  использовать на панели инструментов пиктограмму  .

Выделила цветом вычисляемые столбцы в таблице, для этого определила диапазон ячеек D2:D13, выбрал команду Формат/Ячейки/Вид и указал в появившемся окне на нужный цвет.

Затем перешла на второй лист «Лист 2» рабочей книги MS Excel, так же переименовала его на «Таблица 2» и создала аналогично вторую, заданную в нашем варианте таблицу 2 (рисунок 2).

Кроме оформления таблиц, производила необходимые расчеты:для столбца D («потребность автомашин за год») второй таблицы. Расчеты описаны в разделе 1.2

 

 

Ф.И.О        шахтера	потребность в  автомашинах за вахту, шт	количество  вахт за год	потребность в  автомашинах за год ,шт
Иванов А.П.	2	15	30
Сорокин В.Л.	3	23	69
Соловьев А.Р.	5	19	95
Федоров П.П.	6	16	96
Васильев С.Д.	5	45	225
Широбоков И.С.	4	30	120
Петров Н.В.	3	26	78
Сергеев Р.Н.	6	10	60
Павлов Н.Ф.	4	24	96
Максимов О.Т.	6	34	204
итого	44	242	1073
Итоговая логическая функция			24,38636364

 

Рисунок 2 Вид таблицы «Расчет годовой потребности в автомашинах» (таблица 2)

Во второй таблице интервал ячеек  А2:В13 скопировала из первой таблицы с помощью команды Специальная вставка, для того, чтобы установить связь между таблицами (более подробно пояснено в разделе 1.3).

1.2 Расчеты в таблицах

Расчеты производила по формулам, используя мастер функций, и набирала формулы в строке формул.

Сначала рассчитала столбец «потребность автомашин за год». Для этого ввела в ячейку D3 следующую формулу «=СУММ(D3:D12)», а остальные ячейки заполнила, используя прием автозаполнения:  выделила ячейку, в которой производила расчет (D3), подвела курсор к нижнему правому уголку ячейки и, захватив ее, переместила курсор на необходимое количество ячеек (D3:D12).

Для вычисления итоговой суммы по числовым значениям в смежном интервале ячеек использовала инструмент автосуммирование (значок на панели инструментов).  Установила курсор в ячейку В13 таблицы 1, нажала кнопку автосуммирования (в самой ячейке и в строке формул появляется функция «=СУММ (В3:В13)»), нажала клавишу «Enter».  Остальные рядом стоящие ячейки С13 и D13, заполнила автозаполнением.

В таблице 2 нашла значение ячеек столбца D («Сумма зарплаты, руб») по формуле: «D3=C3*B3», а остальные ячейки заполнила  автозаполнением.

Логическую функцию  согласно заданию находила в таблице 2 следующим образом: если выражение D13<150 истинно (т.е. если значение потребность в автомашинах за год больше 150), то в ячейке D14 рассчитывается среднее потребность в автомашинах по функции «=ЕСЛИ(D13<150;"увеличить потребность вахт за год";D13/B13)». Если выражение «В13>150» ложно, то в ячейке D14 появится запись «увеличить кол-во вахт за год». (рисунок 3).

Рисунок 3 Вид окна мастера функций на 2 шаге

 

При нахождении логической функции «ЕСЛИ» воспользовалась логической формулой, для этого выбрала команду Вставка/Функция. После вызова мастера функций появляется первое окно диалога, в котором отображаются категории и имена функций. Нашла категорию функции – «Логические» и имя функции – «ЕСЛИ». 

На втором шаге работы мастера функций появляется новое диалоговое окно, в котором необходимо ввести значения для расчета логической функции «ЕСЛИ». Окно имеет три строки (рисунок 3). В первой строке указала логическое выражение («В13>150»), во второй строке – значение, при котором логическое выражение истинно («=ЕСЛИ(D13<150;"увеличить потребность вахт за год";D13/B13)»), и в третьей строке – значение, при котором значение логического выражения ложно («увеличить кол-во вахт за год»).

1.3  Связывание  таблиц

В данном подразделе осуществляется связывание двух таблиц с целью связывания данных таблицы 1 с данными таблицы 2.

При связывании таблиц применила команду ПРАВКА/ СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА.

Наши таблицы связаны  по полю «потребность в автомашинах за вахту», так как этот столбец имеется и в таблице 1 (лист-источник) и в таблице 2 (лист-приемник).

Выделила ячейки А2:А13 и D2:D13 (удерживая клавишу «CTRL») из таблицы 1 и выбрала команду ПРАВКА/КОПИРОВАТЬ. Установила курсор в таблице 2 на ту ячейку, куда нужно копировать (ячейка А2, лист «Таблица 2»), и выполнила команду ПРАВКА/СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА/ВСТАВИТЬ СВЯЗЬ. В ячейках B2:В13 таблицы 2 появились указания на ячейки исходной первой таблицы  (такие как, например « =Таблица 1!D2»).

В результате, если изменять данные в столбце «Сделано тонно-километров» из таблицы 1, произойдут соответствующие изменения в таблице 2 аналогичного столбца.

2 УПРАВЛЕНИЕ И ГРАФИЧЕСКОЕ ОТОБРАЖЕНИЕ ДАННЫХ

2.1 Сортировка данных

Так как при сортировке данные таблицы будут изменены, то создала новый лист «Сортировка» и в нем вставила  копию таблицы 1.  Для этого выделила всю таблицу 1 из исходных данных (А1:D13) из листа «Лист1», выбрал в меню команду ПРАВКА/КОПИРОВАТЬ и вставила выделенный фрагмент на новый лист «Сортировка», используя команду ПРАВКА/ ВСТАВИТЬ.

Для сортировки, выделила мышкой интервал ячеек В2:В12. В строке меню выбрала команду Данные/Сортировка, в появившемся окне диалога указала: Сортировать по - «Ф.И.О шахтера» и тип сортировки – «от А до Я», Затем по – «» и тип сортировки – «по убыванию». В итоге получила отсортированную таблицу (рисунок 4).

Ф.И.О шахтера	Размер добытого угля за вахту,м3	норма погрузки угля на оду автомашину	потребность в  автомашинах за вахту,шт
Федоров П.П.	18	3	6
Сергеев Р.Н.	36	6	6
Максимов О.Т.	54	9	6
Соловьев А.Р.	25	5	5
Васильев С.Д.	45	9	5
Широбоков И.С.	28	7	4
Павлов Н.Ф.	40	10	4
Сорокин В.Л.	12	4	3
Петров Н.В.	24	8	3
Иванов А.П.	14	7	2
итого	296	68	44

 

Рисунок 4 Вид таблицы «Расчет потребностей в автомашинах» после сортировки по полю «Потребности в автомашинах за год»

2.2 Фильтрация данных

При выполнении фильтрации (выборки) данных  так же, как и  в случае сортировки, данные изменяются, поэтому аналогично создала новый лист «Выборка» и в нем вставила  копию таблицы 1.