Контрольная работа по "Информатике"

регламенты и инструкции

     Организационно-распорядительные документы

• приказы по организации деятельности
• распоряжения
• протоколы и постановления
• служебные записки

     Документы по персоналу

должностные инструкции

Таблица 10 Общие сведения о внутреннем документе

4 Оценка эффективности работы сотрудников отдела

4.1 Эффективность работы  сотрудников отдела  продаж

     Основная  цель работы каждого руководителя отдела продаж — получать стабильный, прогнозируемый сбытовой результат, причем этот результат должен быть максимально высоким

     В организации продаж можно выделить следующие ключевые факторы, влияющие на эффективность функционирования отдела продаж:

1. Система управления торговым персоналом
2. Компетентность персонала
3. Обеспечение процесса продаж

     1) Система управления, основные принципы, определяющие эффективность системы управления в организации отдела продаж.

     Планирование, плановые показатели для менеджеров по продажам должны отвечать следующим критериям:

• их достижение требует от сотрудников значительных (предельных, но достижимых) усилий
• выражены в конкретных цифрах
• поставлены на определенный период времени
• подконтрольны (возможность отслеживать этапы выполнения)

     Об  эффективной системе планирования можно говорить, если колебания от плана составляют не более 10-15%.

     Стимулирование, при выстраивании системы стимулирования необходимо учитывать, как минимум, два принципа – прозрачность и справедливость. Несмотря на абстрактность этих критериев, есть достаточно точные инструменты, определяющие соответствие системы стимулирования этим требованиям. Система стимулирования считается прозрачной, если сотрудник может самостоятельно просчитать уровень своего дохода за выбранный промежуток времени, а также может спланировать свое положение в фирме при достижении определенных результатов. Восприятие сотрудника отдела продаж системы стимулирования, как справедливой или нет, может определяться с помощью дифференцированных рейтинговых вопросников. Данным инструментарием в организации должен владеть специалист по управлению человеческими ресурсами.

     Контроль, об эффективной системе контроля можно говорить, если для руководителя отдела продаж «прозрачны» все процессы, происходящие в отделе. С этой целью необходимо формализовать все бизнес процессы, начиная от поиска клиентов до послепродажного обслуживания. В зависимости от крупности компании, можно пользоваться различными CRM – системами. Многие из них позволяют не только структурировать работу с клиентами, но и отслеживать выполнение сотрудниками своих обязанностей. Главное, позиционировать заполнение контрольных форм как неотъемлемую часть работы. Для этого необходимо, чтобы информация, содержащаяся в отчетных формах, была важна для сотрудников, например, позволяла просчитать свой доход за текущий месяц.

     2) Компетентность персонала.- наличие таких составляющих как мотивация, квалификация и личные качества, необходимые для эффективной работы в сфере продаж.

     Умение торгового персонала:

• устанавливать дружественные отношения с клиентами
• способность донести те выгоды, которые клиент получает, приобретая Ваш товар
• парировать возражения и работать с отказами

     Одним из инструментов, определяющих состояние  кадрового ресурса, является Ассессмент. Ассессмент - специализированная углубленная  методика аттестации персонала и оценки кандидатов на вакантные должности. Это двусторонний обмен информацией между каждым сотрудником и руководством организации с целью установления сильных и слабых сторон человека как личности и как специалиста, в существующей служебной среде. А также, программа индивидуального обучения и развития с учетом существующего потенциала.

     3) Обеспечение продаж, функции обеспечения продаж - маркетинг, реклама, подбор персонала, обучение. Основными характеристиками, определяющими эффективность обеспечивающей функции, являются наполненность, бесперебойность и достаточность. Для выявления данных характеристик необходимо получить ответы на следующие вопросы:

• укомплектован ли штат продавцов - /подбор/
• знает ли продавец преимущественные особенности своего товара от товаров конкурентов - /маркетинг, обучение/
• обеспечен ли продавец буклетами, прайс-листами и другими рекламными материалами, которые он мог бы предложить для ознакомления клиенту - /реклама/
• имеет ли продавец информацию о потенциальном клиенте – Ф.И.О. Генерального директора и других лиц, принимающих решение, структуру компании, основных партнеров и т.д. - /маркетинг, обучение/
• есть ли у продавца (менеджера по продажам) возможность привлекать на переговоры специалистов своей компании и/или Генерального директора (при регламентировании данной процедуры)

     При анализе данных факторов важно учитывать  весь комплекс процессов одновременно. Оценка отдельных показателей (например, % выхода) не дает точного представления об эффективности работы отдела продаж, и тем более затрудняет выработку адекватных способов преодоления возникающих проблем в сбыте. 

Таблица 11 Эффективность работы сотрудников  отдела продаж

Вывод: есть предложение по найму на место менеджера еще одного человека, тогда разгрузятся другие работники отдела, что приведет к увеличению продаж 

5 Формы хранения  и использования  информации в ООО «Башоптмолпродукт»

      5.1 Хранение документации

      Основная  информация хранится в бумажном виде – это приказы об увольнении, отпуске, устройстве на работу, аттестации, заявки на продукцию, очень важная информация сохраняется в файлах, на жестком диске или же на гибком.

     зависимости от сроков хранения документы бывают:

• временного хранения (до 10 лет включительно);
• долговременного хранения (свыше 10 лет);
• постоянного (вечного) хранения.

     Сроки хранения документов определяются архивом и согласуются с владельцем документов

     Документы постоянного хранения передаются в  государственные архивы, остальные  подлежат хранению в структурных  подразделениях организации или  в ее архиве. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом их оформления. Основным нормативным актом, устанавливающим порядок хранения документов в организации, является Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 N 105.

     В бухгалтерском учете организации  движение первичных документов регламентирует график документооборота. Он утверждается приказом руководителя предприятия и может быть оформлен в виде схемы (перечня) работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями, с указанием взаимосвязи и сроков выполнения.

     Ответственность за соблюдение графика документооборота, за своевременное и доброкачественное создание документов, их надлежащую передачу для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Составление графика, контроль за его соблюдением, сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер. До передачи в архив документы должны храниться в бухгалтерии, в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности следует держать в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях.

     Документы текущего месяца (кассовые ордера, авансовые  отчеты, выписки из банка и т. д.), обработанные вручную и относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные бумаги допускается хранить непереплетенными, но во избежание утери или злоупотреблений они должны быть подшиты в папки. Как группировать документы в дела? Каждый бухгалтер выбирает способ самостоятельно, особый порядок установлен только для счетов-фактур, хранение которых осуществляется в соответствующих журналах.

Таблица 12 Формы хранения входной информации

     .

Таблица 13 Формы хранения выходных документов

     Выводы:

  Документация  хранится правильно, качественно. Очень много информации хранится в файлах, то что необходимо вторично сохраняется копируется, не загромождая полки шкафов. Есть архив для хранения бумажной документации.

  Документы бухгалтерского учета необходимых  для исчисления и уплаты налогов хранятся 4 года, первичные документы 5 лет, лицевые счета работников 75 лет; отчеты годовые - постоянно, квартальные - 5 лет, при отсутствии годовых - постоянно, месячные - 1 год, при отсутствии годовых и квартальных – постоянно. Отдел кадров: трудовые книжки и их дубликаты не полученные работниками при увольнении - 2 года, по истечении этого срока - 50 лет в архиве организации.

  Уставы, положения организации, учредительные  договора, свидетельство о регистрации, ликвидности организации, лицензии, документы о приватизации, реестры акционеров хранятся постоянно.

   6 Анализ программного обеспечения систем управления

     6.1 Характеристика пакетов прикладных программ (ППП),

     Пакеты  прикладных программ (ППП) — это  комплекс взаимосвязанных прикладных программ и средств системного обеспечения (программных и языковых), предназначенных для автоматизации решения определенного класса задач.

     Каждый  ППП обладает обычно рядом возможностей по методам обработки данных и формам их представления, полноте диагностики, что дает возможность пользователю выбрать подходящий для конкретных условий вариант. Чтобы пользователь мог применить ППП для решения конкретной задачи, пакет должен обладать средствами настройки (иногда путём введения некоторых дополнений). Часто пакеты прикладных программ располагают базами данных для хранения данных и передачи их прикладным программам.

Таблица 14 Характеристика ППП ООО «Башоптмолпродукт»

     Выводы:

     В фирме используется современное программное обеспечение, удовлетворяющее работников отдела продаж. Переход на новые версии ППП происходит 1 раз в 2 года, часть ППП ежедневно обновляются через Интернет. Через Интернет менеджера работают в Программе 1С: Предприятие - сеть; передают и получают информацию (получают, отправляют письма) внутри организации и за ее пределы; узнают свежие новости и пр

Рисунок 2 Организационная структура СПК  «Максимовский» 
 
 
 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Схема 1 Схема работы менеджера отдела по продажам

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

     03. Понятие экономической  информации, ее особенности

     Экономическая информация - это совокупность различных  сведений экономического характера, которые  можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать в процессе планирования, учета, контроля, анализа на всех уровнях управления экономикой.

     Экономическая информация отражает состояние экономического объекта в пространстве и во времени, поэтому важным для пользователя является понятие адекватности информации или уровня соответствия создаваемого информационного образа реальному объекту.

     Адекватность  экономической информации выражается в 3 аспектах:

     1. Синтаксический означает исследование  информации без анализа смысла  и полезности в целом как  однородного потока, который измеряется количественно;

     2. Семантический предполагает исследование  смысла сообщения (все, что  не понимается - отбрасывается);

     3. Прагматический заключается в  оценке полезности сообщения  для принятия конкретных решений.

     Особенности экономической информации:

• Большие объемы;
• Цикличность (повторяемость) ее получения и преобразования;
• Преимущественное представление в виде цифр и букв;
• Относительно простые алгоритмы расчета;
• Значительный удельный вес логических операций при ее обработке;
• Многообразие ее источников и получателей.

     Простые и составные единицы  экономической информации

     Можно выделить простые и составные  информационные совокупности. Неделимой  информационной совокупностью являются реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

     Реквизиты-признаки характеризуют качественные свойства отражаемых сущностей (например, наименование товара, его номенклатурный номер, единица измерения, номер склада, вид операции, корреспондирующий счет и др.).

     Реквизиты-основания  представляют собой количественно-суммовые величины, характеризующие данную сущность (например, количество, сумма, стоимость).

     Сочетания одного реквизита-основания с соответствующими ему реквизитами-признаками образуют экономический показатель. В документе  содержится один или несколько показателей.

     Информация  одного документа составляет информационное сообщение.

     Совокупность  однородных информационных сообщений  составляет информационный массив (файл). Примером является файл поступления  товаров на склад, состоящий из информационных сообщений, содержащихся в приходных ордерах.

     Информация  по какому-либо взаимосвязанному комплексу  задач составляет информационный поток. Примером является информационный поток  по учету заработной платы.

     Совокупность  всех информационных потоков по той  или иной функции управления составляет информационную подсистему, например, бухгалтерский учет.

     Совокупность  информационных подсистем экономического объекта составляет его информационную систему.

     Структура и содержание информационного  обеспечения

     Информационное  обеспечение - важнейшая обеспечивающая подсистема АИС, предназначенная для снабжения пользователей своевременной и достоверной информацией, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений; представляет собой совокупность средств и методов построения информационной системы экономического объекта.

     Информационное  обеспечение бывает 2 видов: внемашинное (включает системы показателей, классификаторов  и кодов и документации) и внутримашинное (различные файлы на машинных носителях, автоматизированные банки данных).

     Информационное  обеспечение делится на:

• системы показателей данной предметной области (напр. показатели бухгалтерского учета, финансово-кредитной отчетности, анализа...);
• системы классификации и кодирования;
• документация;
• потоки информации - варианты организации документооборота;
• различные информационные массивы (файлы) с различной степенью организации;

     Наиболее  сложной организацией информационного  обеспечения является автоматизированный банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между различными пользователями.

     В ходе проектирования информационного  обеспечения:

• определяется состав показателей, необходимый для решения экономических задач, их объемно-временные характеристики;
• разрабатываются различные классификаторы и коды;
• выявляется возможность применения унифицированной системы документации для отражения показателей, проектируются формы новых первичных документов, приспособленных к компьютерной обработке;
• определяется состав базы данных и ее организация;
• проектируются формы вывода результатов обработки.

Список  используемой литературы

1. Информационные системы и технологии в экономике [Текст] : учебник / [Т. П. Барановская и др. ; под ред. В. И. Лойко] - 3-е изд. стер. - М. : Финансы и статистика, 2006. - 413 с.м
2. Автоматизированные информационные технологии в экономике [Текст] : учебник / Г. А. Титоренко [и др.]. - 3-е изд., перераб. и доп. -М. : Финансы и статистика, 2007. - 400 с.
3. Информационные системы в экономике [Текст] : учебник / Г. А. Титоренко. - 2-е изд., перераб. и доп. - М. : ЮНИТИ - Дана, 2006. -463 с.
4. Романов, А. Н. Информационные системы в экономике (лекции, упражнения и задачи) [Текст]: учебное пособие /А. Н. Романов, Б. Е. Одинцов. - М. : Вузовский учебник, 2007. - 299 с.