Краткая характеристика Microsoft Word как составной части пакета MS Office. Назначение и использование

 

Содержание

 

 

Введение 3

1. Краткая характеристика Microsoft Word как составной части пакета MS Office. Назначение и использование 4

2. Основные возможности 6

2.1 Форматирование документа. 6

2.2Создание списков. 11

2.2 Колонтитулы. Назначения и возможности 12

2.3 Разметка страницы 14

2.4 Вставка объектов. 16

2.5 Ссылки и сноски 22

2.6 Режимы работы с документом. 25

2.7 Макросы 25

2.8 Рассылка 26

Заключение 28

Библиографический список 29

 

Введение

 

 

Текст по-прежнему остается одним из основных способов передачи информации. Он используется везде: и при написании книг, рефератов, отчетов, создании документов для web-сайтов и во многих других случаях.

Естественно возникает потребность в качественном, удобном и понятном текстовом  редакторе. В наше время их существует довольно много, но самым популярным и наиболее используемым является Micorosoft Word,входящий в пакет прикладных программ Microsoft Office.

История этого  текстового редактора начинается издалека. Каждая новая версия имеет множество плюсов перед своей предшественницей, становясь еще более доступной и функциональной. Он совершенствуется и в наши дни, когда время, а именно скорость выполнения операций, является одним из решающих факторов в выборе той или иной программы.

Нужно сказать, что Word является основой для работы в MS Office. Научившись работать в нем, будет не сложно найти подход к другим приложениям Office, так как они имеют один и тот же принцип работы.

Передо мной стоит задача тесно познакомиться  с основными функциями Word, его возможностями, принципом работы. Узнать о плюсах и возможных минусах, если они существуют, и систематизировать полученные знания в отчете о проделанной работе.

Уверена, что все это покажется мне интересным, так как работа в Word предполагает творчество, и к выполнению одной и той же операции можно подойти с разных сторон.

 

1. Краткая характеристика Microsoft Word как составной части пакета MS Office. Назначение и использование

 

 

Текстовый редактор Microsoft Word относится к универсальному пакету прикладных программ. Это одно из самых популярных приложений операционной системы Windows. Редактор предназначен для подготовки текстовых документов практически любой сложности, содержащих таблицы, графики, картинки, мультфильмы и т. п. Редактор сделан так, чтобы его пользователь не был ограничен в выборе средств при подготовке документа. Более того, редактор чрезвычайно доброжелателен к пользователю – «прощает» сделанные ошибки, подсказывает в затруднительных ситуациях.

Microsoft Word 2007 - это программа, оснащенная мощными инструментальными средствами, в сочетании с усовершенствованным интерфейсом позволяет создавать качественные документы быстрее, чем когда бы то ни было. MW 2007 имеет несравненные преимущества перед своими предшественниками. Главное отличие-это лента (см рис. 1) со всеми необходимыми кнопками, сгруппированными по функциональным признакам.

Рисунок 1 Лента

Кроме ленты  и вкладок главного меню, во всех приложениях МО2007 присутствует панель быстрого доступа. По умолчанию она  расположена рядом с кнопкой "Office" выше ленты. На ней размещены кнопки часто выполнимых операций. По умолчанию это: Сохранить, Отменить ввод, Повторить ввод. Настроить данную панель можно, нажав на небольшую стрелочку, справа от панели.

Несмотря  на появление новой версии, основные принципы работы в Word остались прежними:

1. Определить, что необходимо сделать в данный момент
2. Выбрать нужный раздел меню
3. Сделать первый шаг и далее следовать подсказкам
4. Если что-то не получается, отменять шаг за шагом предыдущие действия и искать правильное продолжение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Основные возможности

2.1 Форматирование документа

 

 

Основные инструменты  форматирования размещены на ленте  вкладки "Главная":

1. Буфер обмена
2. Шрифт
3. Абзац
4. Стили
5. Редактирование

Буфер обмена. На панели (см рис.2) расположены четыре основные кнопки: Вставить, Вырезать, Копировать, Формат по образцу.

Следует иметь  ввиду, что кнопка "Вставить" активна  лишь в том случае, если в буфере обмена есть какой-то объект. Соответственно, кнопки "Вырезать" "Копировать" активны, если есть какой-либо выделенный фрагмент текста, рисунок, диаграмма и проч.

 

Рисунок 2 Панель

Кнопка "Формат по образцу" переносит параметры  форматирования указанного объекта  на выделяемый фрагмент.

Шрифт.

Рисунок 3 Изменение шрифта

С помощью  инструментов группы Шрифт (см рис. 3) можно изменять размер, тип и начертание шрифта. При применении эффекта подчеркивания можно сразу указать вид линии. Здесь же находятся кнопки, позволяющие увеличить/уменьшить размер шрифта; применить эффект надстрочного/подстрочного начертания; изменить регистр текста; его цвет; цвет выделенного фрагмента. Кнопка "Очистить формат" позволяет удалять измененные параметры форматирования.

Если, все  же, указанных кнопок форматирования недостаточно для выполнения задачи, при помощи окна "Шрифт" можно  настроить дополнительные параметры  форматирования.

Word  предоставляет удобную возможность быстрого форматирования (см рис. 4) текста. Когда выделяется какой-либо фрагмент текста, рядом появляется прозрачное окно форматирования. При наведении курсора на это окно оно приобретает нормальный цвет. Окно содержит наиболее часто встречающиеся команды форматирования.

Рисунок 4 Быстрое форматирование

 

 

Абзац.

Рисунок 5 Панель "Абзац"

Группа кнопок панели "Абзац» (см рис. 5) предназначена для абзацного форматирования. Но, сюда, же вошли и кнопки для работы с таблицами.

Первые три выпадающих списка в верхнем ряду предназначены  для работы с маркированными, нумерованными  и многоуровневыми списками.

Далее идут кнопки увеличения/уменьшения абзацного отступа (так называемая "красная строка").

Следующая кнопка используется для сортировки табличных значений по алфавиту.

Последняя кнопка в верхнем ряду включает/выключает  непечатаемые символы. Иногда они очень полезны для выявления разнообразных погрешностей форматирования.

В нижнем ряду находятся кнопки выравнивания текста в абзаце (по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине).

За ними идет выпадающий список установки междустрочного интервала. Последние два выпадающих списка, опять же, относятся большей частью к работе с таблицами: заливка ячеек и установка видимых границ.

Кнопка вызова окна "Абзац" (см рис. 6)позволяет производить более тонкие настройки форматирования абзаца.

Рисунок 6 Окно "Абзац"

 

Стили.

Рисунок 7 Панель "Стили"

 Форматирование  стилей осуществляется с помощью  панели «Стили». (см рис. 7)

Стили представляют собой наборы команд форматирования. При создании стиля пользователь указывает значения отдельных параметров форматирования, которые должны быть включены в создаваемый стиль, для  последующего применения всех этих параметров совместно посредством выбора имени этого стиля. Стили определяют форматирование символов, текстовых фрагментов, абзацев, строк таблиц или уровней структуры документа. Существует два различных типа стилей:

1. Стиль символа - содержит параметры форматирования символов, включая шрифт, размер, начертание, положение и интервалы.
2. Стиль абзаца - содержит параметры форматирования абзацев, такие как междустрочные интервалы, отступы, выравнивание и позиции табуляции.

Стили абзацев  также могут содержать стили  или параметры форматирования символов. Большинство стилей, используемых в  Word, являются стилями абзацев.

В каждом шаблоне  документа имеется заранее созданный  набор стилей, или библиотека стилей, но можно самостоятельно создавать  новые и изменять имеющиеся в  шаблонах стили. Кроме того, стили могут сохраняться непосредственно в документах.

Для облегчения работы со стилями в Word существует специальный механизм - инспектор стилей, который позволяет отслеживать используемые в документе стили абзаца и текста. Для вызова инспектора стилей (см рис. 8) служит кнопка с изображением буквы "А" и увеличительного стекла.

Рисунок 8 Инспектор стилей

                         

Для более  тонких настроек стилей служит кнопка "Управление стилями" (см рис.9).

                             Рисунок 9 Управление стилями

Следует сказать, что подавляющее большинство  пользователей Word такими тонкими настройками стилей практически не пользуются.

2.2Создание списков

Для работы со списками служат пять верхних кнопок панели "Абзац" (см рис10).

Рисунок 10 Панель "Абзац"

Списки - это  фрагменты текста, пункты которого отмечены специальными знаками. Списки могут быть маркированными, нумерованными  и многоуровневыми.

Список можно  создавать изначально, а можно  из уже существующего текста.

Если необходимо сделать список из уже существующего  документа, то надо выделить фрагмент текста, который подлежит форматированию и выбрать тип списка. При этом выделенный текст будет разбит по пунктам списка согласно абзацам (каждый абзац - это новый пункт списка). Во время выбора типа списка при  наведении курсора на соответствующий  вариант выделенный текст будет  сразу предварительно форматироваться, давая пользователю быстро оценить  пригодность того или иного варианта.

   При формировании многоуровневого списка, чтобы задать создание маркеров очередного уровня можно использовать клавишу Tab (либо кнопку "Увеличить отступ" на панели "Абзац"). Вернуться к вводу данных предыдущего уровня можно, нажав сочетание Shift+Tab (либо кнопку "Уменьшить отступ" на панели "Абзац").

При работе с  маркированными и нумерованными  списками можно создавать свой стиль  оформления. Для этого нужно в  соответствующих диалоговых окнах выбрать пункт "Определить новый маркер" или "Определить новый формат номера" (см рис. 11).

Иногда бывает необходимо в нумерованном списке начать список не с первого номера. Для  этой цели служит пункт "Задать начальное значение".

При необходимости  редактирования многоуровневого списка, щелкнуть кнопкой мыши на кнопке "Многоуровневый список" и в появившемся окне - "Определить новый многоуровневый список..". Здесь можно настроить формат номера, расстояние, тип шрифта и другие параметры списка.

Если необходимо сформировать новый стиль списка, то необходимо воспользоваться пунктом "Определить новый стиль списка". В появившемся окне можно настроить  все необходимые параметры стиля, а также задать область действия нового формата.

Рисунок 11 Форматирование списка

Напоследок можно сказать, что Word автоматически создает новый нумерованный список, когда абзац начинается с цифры "один" с точкой.

2.2 Колонтитулы. Назначения и возможности

Из дополнительных возможностей форматирования наиболее часто используется возможность  создания колонтитулов. Колонтитулы  представляют собой области, расположенные  на верхнем и нижнем полях страниц  документа (см рис. 12).

Рисунок 12 Колонтитулы

В колонтитулах, как правило, размещается такая  информация, как название документа, тема, имя автора, номера страниц  или дата. При использовании колонтитулов в документе можно размещать  в них различный текст для  четных или нечетных страниц, для  первой страницы документа, изменять положение  колонтитулов от страницы к странице и проч.

Для работы с  колонтитулами в Word предназначена панель "Колонтитулы" (см рис.13).

                        Рисунок 13 Панель "Колонтитулы"

После вставки  колонтитул доступен для редактирования, при этом появляется контекстная  лента "Конструктор" (Работа с  колонтитулами).

Рисунок 14 Конструктор

Лента "Конструктор" (см рис. 14) контекстного инструмента "Работа с колонтитулами" позволяет быстро произвести такие настройки колонтитула, как:

1. различные колонтитулы для четных и нечетных страниц;
2. отдельный колонтитул для первой страницы;
3. скрытие основного текста во время работы с колонтитулами;
4. вставка и редактирование номера страницы;
5. управление положением колонтитула;
6. вставка в колонтитул различных объектов: текущие дата и время, рисунки, стандартные блоки, объекты ClipArt.

Для удаления колонтитулов предназначен пункт "Удалить  верхний/нижний колонтитул" соответствующих  кнопок колонтитулов.

Для нумерации  страниц служит кнопка "Номер  страницы" ( см рис. 15) (лента "Вставка", панель "Колонтитулы").

                Рисунок 15 Форматирование номера страницы

Необходимо  выбрать вариант размещения номера на самой странице и при необходимости  настроить формат самого номера.

2.3 Разметка страницы

Разрывы страницы и раздела.

При работе с  документами зачастую возникает  необходимость начать новую страницу, в то время как предыдущая еще  не заполнена полностью текстом. Чтобы начать новую страницу в  Word есть специальная опция - "Разрывы" (см рис. 16).

Рисунок 16 Разрывы

На этой вкладке  собрано довольно много разнообразных  вариантов разрыва не только страниц, но и разделов. Так, например, с помощью  разрыва страницы можно принудительно  перенести текст в другую колонку (вариант "Столбец").