Краткая характеристика Microsoft Word как составной части пакета MS Office. Назначение и использование

Иногда возникает  необходимость использовать различные  параметры форматирования для разных страниц документа (например, один из листов документа должен иметь альбомную  ориентацию). В этом случае документ необходимо разбить на разделы. Каждый раздел можно будет форматировать  совершенно независимо от других разделов.

При удалении разрыва раздела предшествующий текст становится частью следующего раздела и принимает соответствующее  форматирование, а последний знак абзаца в документе определяет форматирование последнего раздела в документе.

Word 2007 предоставляет четыре варианта разрыва разделов: Следующая страница; Текущая; Четная страница; Нечетная страница. Чтобы видеть разрывы разделов (как, впрочем, и страниц), нужно включить опцию отображения непечатных символов. Для этого на ленте "Главная" на панели "Абзац" необходимо нажать правую верхнюю кнопку с изображением значка абзаца или сочетание клавиш Ctrl+Shift+8 (Ctrl+). Для удаления раздела необходимо выделить его значок и нажать кнопку Delete.

По умолчанию  Word работает в режиме автоматического размещения текста: если слово не помещается в строке, оно переносится на следующую. Но, программа умеет расставлять и переносы слов. Для этой цели служит опция "Расстановка переносов". Возможны два варианта: Автоматическая настройка; Ручная настройка. Пункт "Параметры расстановки переносов" (см рис. 17) позволяет сделать тонкую настройку параметров расстановки переносов.

Рисунок 17 Расстановка переносов

2.4 Вставка объектов

  Вставка графических объектов.

Инструменты для работы с графикой находятся  на панели "Иллюстрации" (см рис. 18) ленты "Вставка".

              Рисунок 18 Панель "Иллюстрации"

Кнопка "Фигуры" ( см рис. 19)служит для быстрого создания графических примитивов. Для создания нужного примитива надо его выбрать из выпадающего списка и "нарисовать" в документе протяжкой мыши с нажатой левой кнопкой. Для того, чтобы фигура имела правильные пропорции, во время рисования надо удерживать нажатой кнопку Shift.

Рисунок 19 Вставка фигур

Когда фигура нарисована, появляется контекстный  инструмент "Средства рисования" с лентой "Формат".

Как правило, графический примитив имеет по краям  синие угловые маркеры, потянув  за которые (левая кнопка мыши должна быть при этом нажата), можно изменить размеры фигуры (см рис. 20)

                       Рисунок 20 Изменение фигуры

Фигуру можно  вращать. Для этих целей служит зелененький  кружочек, расположенный над фигурой. Для вращения примитива необходимо установить курсор мыши на кружочек и, нажав левую кнопку, производить  движения мышью. При этом фигура будет  вращаться в ту или иную сторону.

Форматирование  графического объекта. Окно панели "Стили фигур" содержит расширенные параметры форматирования "Формат автофигуры" (см рис. 21). В этом окне можно произвести большинство настроек форматирования. Наиболее часто встречающиеся настройки вынесены на ленту "Формат".

Рисунок 21 Формат автофигуры

 

Панель "Стили  фигур" (см рис. 22) содержит набор уже готовых стилей.

Рисунок 22 Стили фигур

А также три кнопки: "Заливка  фигуры", "Контур фигуры", "Изменить фигуру". Если ни один из предложенных стилей не подходит, то при помощи этих кнопок можно создать свой стиль  форматирования. Кнопка "Эффекты тени" служит для настройки параметров тени фигуры.Для интерактивной настройки тени служат кнопки, расположенные в правой части панели "Эффекты тени".Кнопка "Объем" позволяет применить трехмерные эффекты к фигуре. При этом можно настраивать такие параметры как: Цвет объемной фигуры, Глубина, Направление, Освещение, Поверхность. Для интерактивной настройки объема служат кнопки, расположенные в правой части панели "Объем".

Инструменты, расположенные на панели "Упорядочить" (см рис. 23) предназначены для настройки параметров взаимодействия фигуры с текстом документа. Кнопка "Положение" задает расположение графического объекта на странице.

Рисунок 23 Панель "Упорядочить"

Для настройки  обтекания фигуры текстом служит кнопка "Обтекание текстом". При помощи кнопки "Повернуть" фигуру можно вращать.Точный размер фигуры можно задать на панели "Размер".

Вставка объектов SmartArt.

Графика SmartArt позволяет быстро создавать разнообразные красочные схемы. При выборе шаблонов SmartArt необходимо учитывать их первоначальное предназначение.

Для вставки  объекта SmartArt служит одноименная кнопка на панели "Иллюстрации" ленты "Вставка" (см рис. 24).

                                   Рисунок 24 Вставка объекта SmartArt

После добавления шаблона в документ в окне текстового процессора появится контекстный инструмент "Работа с рисунками SmartArt", содержащий две ленты: "Конструктор" и "Формат".

Кнопки "Повысить уровень" и "Понизить уровень" (см рис. 25) предназначены для изменения уровня выделенных элементов.

Рисунок 25 Изменение положения текста

Объекты SmartArt редактируются, как и обычный графический примитив.

Коллекция Clip Art

Данная коллекция  содержит подборку набора картинок текстового редактора.

Для вставки клипа необходимо нажать кнопку "Клип" на панели "Иллюстрации" ленты "Вставка" (см рис. 26).

  Рисунок 26 Вставка клипа

У правого  края окна появится панель "Клип". Внизу находится кнопка "Упорядочить клипы" (см рис. 27), нажав на которую, мы попадем в окно "Организатор клипов".

                  Рисунок 27 Упорядочивание клипов

Слева находится  каталог клипов, а справа - область  просмотра выбранного раздела каталога.

Объекты WordArt.

WordArt - это красиво оформленный текст на основе готовых шаблонов, которые можно редактировать.

Для вставки  объекта WordArt предназначена кнопка "WordArt" (см рис. 28) на панели "Текст" ленты "Вставка".

Рисунок 28 Вставка объекта WordArt

После вставки  объекта WordArt в окне программы появляется контекстный инструмент "Работа с объектами WordArt".

Построение  диаграмм.

Для начала построения диаграммы необходимо нажать кнопку "Диаграмма" на панели "Иллюстрации" ленты "Вставка" (см рис. 29).

                   Рисунок 29 Вставка диаграммы

В появившемся  окне надо выбрать тип диаграммы  и ее вид. После этого, автоматически открывается окно программы Excel, с набором некоторых стандартных значений для построения графика.

После построения в окне редактора появляется контекстный инструмент "Работа с диаграммами", содержащий три ленты: "Конструктор", "Макет", "Формат" (см рис. 30).

Рисунок 30 Работа с диаграммами

Создание  таблиц.

Таблицы являются очень мощным инструментом форматирования. При помощи таблиц странице документа  можно придать любой вид. Зачастую для решения поставленной задачи использование таблиц является наиболее приемлемым (а иногда единственно  возможным) вариантом.

Любая таблица  состоит из строк и столбцов. Их пересечение образуют ячейки таблицы.

Для вставки  таблицы служит кнопка "Таблицы" (см рис. 31), расположенная на панели "Таблицы" лента "Вставка". При нажатии на эту кнопку можно в интерактивном режиме выбрать необходимое количество строк и столбцов для будущей таблицы.

Рисунок 31 Вставка таблицы

При необходимости  создания сложной таблицы, состоящей  из разнообразных комбинаций ячеек, то проще и быстрее нарисовать таблицу "вручную". Для этого  служит кнопка-опция "Нарисовать таблицу". В этом режиме курсор приобретает  вид карандаша. Рисование таблицы  происходит путем перемещения мыши с нажатой левой кнопкой.

Кроме вышеупомянутых вариантов создания таблицы Word предоставляет несколько вариантов уже готовых экспресс-таблиц.

Word позволяет вставлять документ таблицы Excel. Для этого служит кнопка "Таблица Excel".

При этом в  документ вставляется "настоящая" электронная таблица Excel, а верхняя лента текстового редактора Word заменяется на ленту электронной таблицы Excel.

Для проведения элементарных вычислений вполне можно  воспользоваться кнопкой "Формула", которая будет вычислять значение ячейки по заданной формуле (см рис. 32).

Рисунок 32 Вставка формулы

2.5 Ссылки и  сноски

Сноски предназначены  для добавления к тексту комментариев, объяснений, указания источника информации. Сноски бывают обычные (в конце страницы) и концевые (в конце всего текста).

Для работы со сносками предназначена  панель "Сноски" на вкладке «Ссылки».

Сноски нумеруются автоматически в соответствии с  выбранной пользователем системой нумерации. При добавлении новой  сноски или удалении существующей остальные  перенумеровываются.

Перекрестные ссылки.

Перекрестные  ссылки служат для быстрого перехода к нужному элементу документа.

В Word  можно создавать перекрестные ссылки (см рис. 32) на следующие элементы: заголовки, сноски, закладки, названия, нумерованные абзацы. Инструменты для работы с перекрестными ссылками находятся на панели "Названия". Перекрестные ссылки создаются только между элементами одного документа.

Рисунок 33 Перекрестные ссылки

Перекрестные  ссылки вставляются в документ в  виде полей.

Оглавление.

Оглавление - это список заголовков документа. Для того чтобы быстро сделать оглавление документ должен быть отформатирован согласно встроенных форматов уровней структуры или стилей заголовков.

Затем, установив курсор в  месте вставки оглавления, нажать кнопку "Оглавление" панели "Оглавление". В открывшемся окне выбрать нужный формат оглавления. Оглавление изменяется автоматически, по мере преобразования заголовков.

 

 

Предметный указатель.

Предметный  указатель - это список терминов, встречающихся  в документе, с указанием страниц  где они расположены.

Предметный указатель  можно создать для следующих  элементов:

1. отдельных слов, фраз, символов;
2. разделов;
3. ссылок.

Для работы с  этим элементом форматирования предназначена  панель "Предметный указатель" (см рис. 34).

                                     Рисунок 34 Панель "Предметный указатель"

Чтобы использовать в качестве предметного указателя  какой-либо фрагмент текста, его необходимо выделить, затем нажать кнопку "Пометить элемент" на панели "Предметный указатель".

Закладки.

Закладки  предназначены для быстроты и  удобства навигации по документу - они  позволяют быстро переходить к ранее  помеченным местам в тексте. Для  того, чтобы сделать закладку необходимо установить курсор в нужном месте  документа и нажать кнопку "Закладка" на панели "Связи" ленты "Вставка".

В появившемся  окне необходимо ввести имя закладки. Следует иметь ввиду, что имя  должно начинаться с буквы и не содержать пробелов.

При помощи этой же кнопки и  окна можно перемещаться по закладкам, добавлять новые и удалять  ненужные.

Для работы с  библиографией и цитатами служит панель "Ссылки и списки литературы"

Библиография - это список литературных или других источников, которые использовались при подготовке документа. Как правило, она помещается в конце текста. При вставке цитат надо указывать источник откуда они взяты, поэтому понятия "библиография" и "цитаты" тесно взаимосвязаны.

2.6 Режимы работы с документом.

По умолчанию  документ в Word отображается в режиме «Разметка страницы», т.е. в таком виде, в каком он будет напечатан.

«Режим чтения» - просмотр документа в полноэкранном  режиме чтения. При этом из окна исчезают почти все элементы интерфейса, на экране находится один текст и  несколько кнопок управления.

«Черновик» - режим для быстрого редактирования документа. В этом режиме не отображаются некоторые элементы документа.

«Веб-документ» - режим, где полноэкранное представление  не совпадает с печатным. Характерно для электронных публикаций World Wide Web, поскольку заранее не известно, каким средством просмотра и на каком оборудовании будет отображаться документ. Понятие печатной страницы для электронных документов не имеет смысла, поэтому назначенные параметры страницы не учитываются, а форматирование документа на экране является относительным. В этом режиме разрабатывают электронные публикации.

Существует  еще один очень удобный режим  работы во время подготовки документа, когда между страницами документа  скрыты пробелы и не показываются колонтитулы. Чтобы войти в этот режим, необходимо установить курсор мыши на синее поле между страницами документа  и сделать двойной щелчок мышью.

2.7 Макросы

Макрос - это набор инструкций, которые сообщают программе (такой как Word или Excel), какие действия следует выполнить, чтобы достичь определенной цели.

С помощью  макросов можно автоматизировать практически  любую рутинную работу и повторяющуюся  работу. Можно выполнить эту автоматизированную работу мгновенно, просто выбрать одну команду, нажав клавишу либо щелкнув на панели инструментов (см рис. 35).