Microsoft Access-2003 - популярной программы разработки Баз Данных

В данной таблице Код Сделки - первичный ключ, Клиент, Квартира, Владелец, Сотрудник - внешние ключи

Рис 4.1.3. Таблица Сделки

6. Услуги, имеющей поля:

• Код услуги (Тип - Счетчик).
• Наименование (Тип - Текстовый).
• Цена (Тип - Денежный).

Код Услуги - первичный ключ.

-17-

 

7. Оказанные услуги, которая состоит из полей:

• Код оказанной услуги (Тип - Счетчик).
• Номер Договора (Тип - Текстовый).
• Дата Договора (Тип - Текстовый).
• Наименование услуги (Тип - Числовой).
• Клиент (Тип — Числовой).
• Сотрудник (Тип - Числовой).
• Количество раз (Тип - Числовой).
• Количество месяцев (Тип - Числовой).

В данной таблице Код Оказанной услуги - первичный ключ, Клиент, Сотрудник, Наименование услуги - внешние ключи

Рис 4.1.4. Таблица Оказанные услуги

4.2.    Схема данных

Связи между  таблицами устанавливаются в  соответствии с проектом логической модели БД, определяются и запоминаются в схеме данных Access. Схема данных является не только средством графического отображения логической структуры базы данных, она активно используется системой в процессе обработки данных. Система при необходимости обработки данных двух взаимосвязанных таблиц автоматически использует связи, определенные в схеме данных. Таким образом, у разработчика нет необходимости специально сообщать системе о наличии той или иной связи.

-18-

 

Однажды указанные в схеме данных связи используются системой автоматически.

Создание схемы  данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.

Основным типом связи в представленной БД является тип «один-ко-многим» (рис. 4.2.1)

Рис 4.2.1. Схема  данных БД

-19-

Для каждой из установленных связей БД установлены флажки Обеспечение целостности данных, каскадное удаление связанных записей, каскадное обновление связанных полей. Такие параметры позволяют в главной таблице удалять записи и изменять значения в ключевом поле, т.к. при этих параметрах система автоматически выполнит необходимые изменения в подчиненных таблицах, обеспечив сохранение свойств целостности базы данных.

 

3. Запросы

Примечание: обязательно название запроса, что он выполняет и вставлять выражение запроса (формулу) в тексте!!!

В данном примере формулы убраны преподавателем.

 

Запросы в Access - это временные таблицы (условное название), которые строятся на основе постоянных таблиц. Они предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным условиям. Результатом запроса является набор записей, сохраненных во временной таблице. В представленной БД используются запросы:

1. ЗапросСделки:  Стоимость квартиры с учетом процентов и времени аренды (если квартира сдается в аренду)

Запрос  с вычисляемым полем Стоимость, он позволяет добавить к таблице Сделки общую стоимость квартиры.

Рис 4.3.1. Запрос «ЗапросСделки»

2. КвартирыМинМаксЦена: Подобрать квартиру в пределах цены, 
интересующей клиента

Запрос  с параметрическим условием по полю ПродажаСъем и с заданием диапазона условий операторами Between [] and [] (поле Цена).

3. ЗапросКоличествоКомнат: Подбор квартир с определенным 
числом комнат

-20-

 

Запрос параметрический на выборку. Подбор осуществляется по полю КолвоКомнат по условию «больше или равно» вводимого количества комнат.

4. КвартирыСтоимостъ: Стоимость квартиры с учетом процентов 
и срока аренды.

Запрос  с вычисляемым полем Стоимость, которое позволяет добавить к таблице Квартиры общую стоимость квартиры. Запрос параметрический на выборку, осуществляется по полю Код квартиры.

5. КвартирыРемонт,      КвартирыТелефон,      КвартирыМебелъ, 
КвартирыБытТехника.

Параметрические запросы на выборку значений. Параметрическое условие задается по полям Ремонт (рис. 4.3.2), Телефон, Мебель, БытТехника. Запросы позволяют подобрать квартиры с ремонтом, телефоном, мебелью и бытовой техникой.

Рис 4.3.2. Запрос «КвартирыРемонт»

6. КвартирыТип: Подбор квартиры по типу

Параметрический запрос на выборку значений. Параметрическое условие задается по полю ТипКвартиры. Запрос позволяет подобрать тип квартиры (гостинка, квартира, комната и т.д.).

-21-

 

7. ОказУслугиСтоим: Стоимость оказанных клиенту услуг 
Запрос с вычисляемым полем Стоимость, он позволяет добавить к

таблице ОказУслуги общую стоимость оказанных услуг.

8. ПодборКвартирнаПродажу: Подбор квартир для продажи. 
Параметрический   запрос   с   условием   на   выборку   значений.

Параметрический условия задаются по полям ТипКвартиры, Район, КолвоКомнат, Телефон, Ремонт, Мебель, БытТехника. По полю ПродажаСъем задано условие «Продажа». Позволяет подобрать квартиру на продажу, интересующую клиента

 

9. ПодборКвартирнаАренду. Подбор квартир для аренды. 
Параметрический   запрос   с   условием   на   выборку   значений.

Параметрический условия задаются по полям ТипКвартиры, Район, КолвоКомнат, Телефон, Ремонт, Мебель, БытТехника. По полю ПродажаСъем задано условие «Съем». Позволяет подобрать квартиру для аренды, интересующую клиента

10. ЗапроснаУдалениеПроданныхКвартир:    Удаление    из    базы квартир, которые были проданы

Запрос  на удаление. Условие на удаление по полю КодСделки (Таблица Сделки). Позволяет удалить из базы квартиры, которые были проданы. Запрос основан на дополнительном запросе ЗапросКвартирыПродажа - запросе на выборку по полю ПродажаСъем.

 

 

 

 

 

                                                       -22-

 

 

Рис 4.3.3. Запрос «ЗапроснаУдалениеПроданныхКвартир»

11. ЗапросУдалСтарыеСделки: Удаление из базы старых сделок. Запрос на удаление. Условие по полю Дата Договора (Таблица Сделки). Удаляет из базы все сделки, заключенные раннее определенной даты.

Рис 4.3.4. Запрос «ЗапросУдалСтарыеСделки»

12.ИзменениеДолжностиДиректора: Изменяет название должности директора

-23-

 

Запрос  на обновление. Условие по полю Должность (Таблица Сотрудники). Позволяет изменить название должности «Директор» на «Генеральной директор», что позволит изменить название должности во всех документах.

13. ЗапросИзменениеЦенынаУслуг: Автоматической изменение цены на услуги

Запрос  на обновление. Условие по полю Цена (Таблица Услуги). Позволяет менять цену на услуги. 

Так же в представленной БД существует несколько дополнительных запросов:

• ДоговорСдача,  ДоговорПродажа.   Запросы   на   выборку   по 
  нескольким полям.
• СчетКлиентуСделки, СчетКлиентуУслуги. Запросы с заданием 
  диапазонов условий, которые задаются с помощью операторов 
  Between [] and [] (по полям Фамилия и ИмяОтчество).
• ФинотчетПродажиАренда,    ФинотчетУслуги.    Запросы    с 
  заданием диапазонов условий, которые задаются с помощью 
  операторов Between [] and [] (по полям ДатаДоговора).

На  основе этих запросов в БД выполнены  отчеты.

4.4.    Формы

Форма - это оболочка таблицы или запроса, обеспечивающая пользователю удобный интерфейс. Использование формы в большинстве случаев облегчает ввод, редактирование и просмотр данных, хранящихся в БД или получаемых с помощью запросов.

В представленной БД имеются следующие виды форм:

-24-

 

1. Владельцы

2. Квартиры

3. Клиенты
4. Сотрудники
5. Сделки
6. Оказанные услуги
7. Квартиры Стоимость
8. Подбор Квартир на продажу

 

9. Подбор квартир для аренды
10. Главная кнопочная форма

Так же в БД существует дополнительная форма КвартирыЗапрос, которая используется в форме 2.

Формы под номерами 1, 2, 3, 4, 5, 6 используются для добавления и корректировки данных. Данные формы основаны на одноименных таблицах. На каждой из этих форм имеются кнопки для управления:

Формы под номерами 7, 8, 9 основаны на соответствующих запросах и служат для отображения отобранных через запросы данных. Здесь присутствуют только кнопки:

-25-

 

 

 

Главная кнопочная форма является главным  элементом интерфейса БД. Именно с ней работает пользователь, получая доступ к объектам базы данных. Создавать Главную кнопочную форму позволяет специальное средство - Диспетчер кнопочных форм.

Главная кнопочная форма состоит из страниц:

• Первая страница - по умолчанию диспетчера
• Договора
• Квартиры
• Люди
• Отчеты
• Счета
• Финансовые отчеты

Так же со страницы Главной Кнопочной  формы непосредственно открываются формы Оказанные Услуги и Сделки, а так же Каталог услуг.

Рис 4.4.1. Главная кнопочная форма

-26-

 

4.5.    Отчеты

Отчет - тип объектов Access, который используется для просмотра и печати данных, получаемых из таблиц, запросов и форм. Отчеты создаются в тех случаях, когда данные из БД должны быть представлены наглядно на экране или бумаге. Разумеется, главная задача отчетов - формирование документов, с которыми работает агентство и его клиенты, а так же любые структуры, с которыми агентство связано.

В данной работе представлено 6 отчетов:

• Договор (для продажи или для аренды)
• Счет клиенту (за продажу или за оказанные услуги)
• Финансовый отчет (по проданным квартирам или по оказанным 
  услугам)

Отчеты  построены на основании соответствующих  запросов. Они позволяют существенно упростить процедуру заполнения договоров и счетов, автоматизировать ее для удобства и сотрудников, и клиентов. Созданные отчеты буду распечатываться при заключении сделок и по требованию вышестоящих органов.

Рис 4.5.1. Договор на аренду квартиры

-27-

 

Рис 4.5.2. Каталог услуг

-28-

Один из особых видов отчетов - каталог. В представленной БД это Каталог дополнительных услуг, которые предоставляет агентство. В нем указаны Наименование услуг и их Цена.

 

5.   Руководство для пользователя  по применению БД

При открытии файла БД перед пользователем  открывается Главная кнопочная форма. На ней находятся кнопки:

• Квартиры. Переход к странице «Квартиры»
• Люди. Переход к странице «Люди»
• Сделки. Открывается форма Сделки
• Отчеты. Переход к странице «Отчеты»
• Каталог услуг. Открывается отчет Каталог услуг
• Услуги. Открывается форма Оказанные услуги
• Выход. Выход из БД

Дать картинку панела гл. кноп. формы

При переходе к странице «Квартиры» можно  увидеть кнопки:

• Список квартир. Открывается форма Квартиры
• Подбор квартир для Аренды. Вводятся параметры для подбора 
  квартир
• Подбор квартир для Продажи. Вводятся параметры для подбора 
  квартир
• Стоимость квартиры. Вводится код квартиры для указания ее 
  стоимости
• Назад. Переход к Главной кнопочной форме

На  странице «Люди»:

• Сотрудники. Открывается форма Сотрудники
• Клиенты. Открывается форма Клиенты
• Владельцы. Открывается форма Владельцы
• Назад. Переход к Главной кнопочной форме

На  странице «Отчеты» следующие кнопки:

• Счета. Переход на страницу «Счета»

-29-

 

• Финансовые отчеты. Переход на страницу «Финансовые отчеты»

• Договора. Переход на страницу «Договора»

• Назад. Переход к Главной кнопочной форме

На  странице «Счета» расположены кнопки: