MS Access деректер базасы. Деректер базаның құрылымы

6-сурет. MS Access параметрлерін  баптау 

Жоғарыда көрініс мәзірі көрсетілген. Бұл мәзірдің ДҚ обьектілері командасында ДҚ-ғы кесте, сұраныс, форма т.с.с жапсырмаларды таңдауға мүмкіндік беретін ішкі командаларыбар. Одан кейін Үлкен белгілер, Майда белгілер, Тізім, Кесте деп аталатын төрт команда арқылы ДҚ жапсырмаларындағы ақпараттардың көрсетілу әдістерін беруге болады. Мұндағы Кесте командасы ДҚ-ның әр бір обьектісін толық сипаттайды,яғни олардың «сипаты», «өзгертілген мерзімі», «құрылған мерзімі» сияқты параметрлерін көрсетеді. Көрініс мәзірінің Белгілерді реттеу командасы осы жағдайға арналған. Оның атауы бойынша, Типі бойынша, Құрылған мерзіме бойынша, Өзгертілген мерзімі бойынша және Автоматты түрде деген ішкі командалардың біреуін қолдана отырып, ДҚ обьектілерінің терезеде көрсетілуін реттеуге болады. Access ДҚ-нан өрістер тізімін ашуға мүмкіндік береді. Ал, егерде байланысқан бірнеше кестелердегі өрістерді қолдану қажет болса, онда оларды біріктіретін сұранысты қолдану керек. Көрсетілген тізімді таңдалған өріс Word құжатның курсоры тұрған жеріне орналасады. Өріс атаулары, тектен ажыратылу үшін, бұрыштық жақшалар арасында жазылады. Access-тегі қажетті өрістер Word-қа кірістіріліп болған соң қолданушы өз құжатының қандай түрге айналғанын көруіне болады. Осы мақсатқа арналған Өріс/берілгендер батырмасы Word өрістері батырмасының оң жағында орналасқан) өрістер атаулары мен олардың деректері жазылған құжаттар арасында бірінен-бірі ауысуға мүмкіндік береді.  
Мысалы, біздің жағдайда өріс берілгендері жазылған құжат үзінді сияқты түрде көрінеді. Word құжатының саймандар тақтасында Access кестелеріндегі жазбалар бойымен ауысулар батырмалары берілген. Олардың көмегімен қажетті нөмірдегі жазбаны да таңдауға болады. Ауысулар батырмаларынан кейін орналасқан батырма бірігу сұхбат терезесін ашады. Онда бірқатар операциялар орындауға болады, мысалы хат, каталог, жапсырма (наклейка) т.с.с. Стандартты жиынтықтан құжат түрін таңдау. Сондай-ақ мұндағы құжаттардың әр түрінің бірнеше нұсқалары да берілген. Яғни, қолданушы қажетті құжат нұсқасын таңдап, оны баспаға автоматты түрде басуына болады.  
Ms Excel-дегі анализ командасы. Access ДҚ мен Excel арасындағы байланысты көрсету үшін қандай да бір кестені таңдап, оны белгілеп немесе ашып Сервис-Office пен байланысты MS Excel анализ командасын таңдау қажет. Excel жұмыс парағы Access кестесіне қарағанда әмбебап құрылым болғандықтан таңдалған кесте жұмыс парағын ешқандай қиындықсыз бейленеді. Жұмыс парағында Access деректерімен Exсel Деректері сияқты жұмыс істеледі. Бағдарлама жаңа жұмыс кітабына атауды автоматты түрде өзі береді, ал байланысты қайта орнату кезінде ағымдық файлды қайталап сақтауды ұсынады.  
MS Word-тағы публикация командасы. Сервис-OFFICE-пен байланыс – MS WORD-тағы публикация командасы WORD редакторын ашуға және оның ішінде Access берілгендері бар файлды RTF (форматталған текст) форматында автоматты түрде құруға мүмкіндік береді. Ол үшін алдымен Access –те қажетті кесте таңдалады да осы команда беріледі. Сонда Word редакторында Access-тегі дей кесте құрылады. Яғни Access кестесі құжатқа кәдімгі жай көшірме ретінде ғана кірістіріледі. Өйткені Word-тың кестені өңдеу операциялары, Access-ке қарағанда әлдеқайда төмен. Публикация ретінде кірістірілген кесте Word объектісі болғандықтан, осы редактор құралдары арқылы өзгертілуі мүмкін, бірақ Access кестесінде енгізілген өзгеріс Word құжатында өзгермейді. Себебі, мұнда операцияда екі бағдарлама арасындағы деректер алмасу каналы орнатылмайды, тек біржақты көшіру ғана іске асады.  
Берілгендер схемасы командасы кестелер арасындағы байланыстарды көру және сол байланыстарды орнатудың немесе алып тастаудың көрнекі процесімен жабдықтау үшін қолданылады.  
Терезе менюі Windows қосымшалары үшін стандартты болып табылады және экрандағы ашық терезелерді басқаратын командалардан тұрады. Оның көмегімен терезелерді реттеуге, кішірейтуге және қалпына келтіруге болады, сонымен бірге терезелер арасында орын ауыстыруды жүзеге асырады. Бұл кезде тек Борей деректер қоры ашық болғандықтан, басқа таңдау мүмкіндігіңіз жоқ. Тек деректер қорының объектісі емес, өзі ғана ашық. Егер кестені ашсаңыз, онда таңдайтын екі терезе – деректер қорының өзін көрсететін деректер қорының терезесі және таңдалынған кесте терезесі шығады. Басқа да объектілерді ашуыңызға болады, бірақ олардың бәрі бір ғана деректер қорында болуы тиіс.  
Анықтама - әртүрлі анықтамалық ақпарат алуға арналған жүйелік менюдің соңғы командасы. MS Access-те анықтамалық ақпаратты алу Microsoft Office-нің қалған қосымшаларына толық ұқсас.

Саймандар менюі  
Жұмыстың әрбір режиміне өзінің саймандар тақтасы сәйкес. Пішіндерді, есеп берулерді және сұраныстарды құру кезінде қолданылатын саймандар тақтасы келесі тарауларда қарастырылады. Қазір жиі қолданылатын 7-суретте көрсетілген «Деректер қоры» саймандар тақтасымен танысамыз.  
 
Саймандар тақтасының батырмалары келесі қызметтерді атқарады:  
Батырмалар Аты Атқаратын қызметі  
Создать Жаңа деректер қорын құрады  
Открыть Бар деректер қорын ашады  
Сохранить Ағымдағы объекті сақтайды  
Печать Құжатты баспаға жібереді  
Предварительный просмотр Құжатты алдын ала көру терезесін ашады  
Орфография Орфографияны тексереді  
Вырезать Ерекшеленген мәтінді немесе ерекшелен-ген объектілерді жояды және оларды буферге орналастырады  
Копировать Буферге ерекшеленген мәтіннің немесе ерекшеленген объектілердің көшірмесін ғана апарып салады.  
Вставить Буфердің мазмұнын қояды. Бұл батырма-ның нақты іс-әрекеті жұмыс істеліп жатқан режимге байланысты.  
Отменить Соңғы іс-әрекетті болдырмайды.  
Формать по образцу Таңдалынған объект үшін ағымдағы пішінді көшіреді.  
Связи с Office Microsoft Office-нің басқа қосымша-ларымен байланысты жүзеге асырады.  
Анализ Деректер қорының кестелері құрылымын және таңдалынған объектілердің шапшаң-дығын таңдайды.  
Программа Модульдің терезесін ашады.  
Новый объект Деректер қорының жаңа объектісін құрады.  
Свойства Таңдалынған объектінің қасиеттер терезе-сін ашады \ жабады.  
Схема данных Кестелер арасындағы байланысты құрады және түзетеді.  
Помощник Көмекшіні шақырады.

7-сурет. «Деректер қоры»  саймандар тақтасы 

MS Access-тің басқа да объектілері  сияқты, өз қалауыңыз бойынша,  саймандар тақтасының сыртқы  түрін баптауыңызға болады. Ол үшін Вид│Панели инструментов командасын таңдаңыз, экранның төменгі жағында Настройка командасы бар меню шығады. Бұл команданы таңдағанда экранда саймандар тақтасының бүкіл тізімінен тұратын «Баптау» диалог терезесі пайда болады. Осы уақытта саймандар тақтасында бейнеленгендері ٧ белгісімен көрсетілген. Создать командасын таңдап, қажет кезінде экранға жаңа саймандар тақтасын қосасыз.  
Саймандар тақтасы экранның жоғарғы жағында үнсіздік бойынша орналасады, бірақ оны экранның кез-келген жеріне жылжытып, мөлшерін өзгерте аласыз.  
Саймандар тақтасын баптау  
Сіз «Деректер қоры» саймандар тақтасымен таныстыңыз және экранға кірістірілген саймандар тақтасын шақыруды қарастырдыңыз. Әрбір кірістірілген саймандар тақтасы жиі қолданылатын әрекеттерді орындауға арналған батырмалардан тұрады. MS Access саймандар тақтасын баптауға мүмкіндік береді. Саймандар тақтасына стандартты батырмаларды қосып, қажет емес батырмаларды алып тастауға болады. Керек кезінде жаңа саймандар тақтасын құрып, оған батырмаларды орналастыруға мүмкіндік бар.  
MS Access 2000 саймандар тақтасы менюдегі сияқты автоматты түрде бапталады және жиі қолданылатын батырмалардан тұрады. MS Access 2000 тақтасын алғаш іске қосқанда жалпы белгілеудегі батырмалар болады. MS Access 2000 тақта мазмұнында жиі қолданылатын батырмаларды ғана бейнелейтіндей етіп өзгертеді.  
Егер тақтада қолданылмаған батырма басылса, ол саймандар тақтасына қосылады. Егер батырма бірнеше сеанс жұмыс істегенде қолданылмаса, оны MS Access бапталған тақтадан алып тастайды. Тақтаның батырмалар жиынын толық бейнелеу үшін 8-суретте көрсетілгендей, тақтаның оң жағында орналасқан бағыттауышты басыңыз.

8-сурет. Батырмалардың  толық жиынын шақыру.

Саймандар тақтасын баптау үшін Настройка менюінен Вид/Панели инструментов командасын орындаңыз, егер керекті тақталар осы кезде экранда  бейнеленбесе, саймандар тақтасын экранға шығару үшін «Баптау» менюінен таңдап алып, «Настройка» диалог терезесінде жалаушаларды орнатыңыз. Сосын батырмалар категориясы тізімінен тұратын, ал ағымдағы категория үшін «Командалар» аймағындағы батырмаларды бейнелейтін «Командалар» жапсырмасына көшіңіз (9-сурет).

9-сурет. Саймандар тақтасын  баптау 

Саймандар тақтасында батырмаларды орналастыру үшін алдымен категорияны, сосын керекті батырманы таңдайсыз. Әрі қарай тышқанның нұсқауышын батырманың бейнесіне апарып, тышқанның батырмасын басыңыз және оны жібермей талап етілген батырманы бапталушы саймандар тақтасына көшіріңіз.  
Саймандар тақтасынан батырманы алып тастау үшін, тышқанның нұсқауышын өзіңіз экраннан алып тастамақшы болған батырмаға орнатыңыз. Сосын тышқанның сол жағындағы батырманы жібермей басып ұстап тұрып, экранның бос тұрған кез- келген жеріне жылжытыңыз да, тышқанның батырмасын жібере салыңыз. Батырма саймандар тақтасынан алынып тасталынады.  
Егер кірістірілген тақтаны бастапқы қалпына келтіргіңіз келсе, «Настройка» диалог терезесінің «Саймандар тақтасы» жапсырмасында Сброс батырмасын басыңыз.  
Өз тақтаңызды құру үшін «Саймандар тақтасы» жапсырмасында Создать батырмасын басыңыз, сосын «Саймандар тақтасының құрылуы» диалог терезесінде құрылғалы жатқан тақтаның атын енгізіңіз. ОК батырмасын басқанда бос саймандар тақтасы құрылады. «Командалар» жапсырмасына көшіңіз де, жаңа саймандар тақтасына қажетті батырмаларды орналастырыңыз. Тақтамен жұмысты аяқтау үшін Закрыть батырмасын басыңыз.  
Пайдаланушының саймандар тақтасын жою үшін «Саймандар тақтасы» жапсырмасында жойылатын саймандар тақтасын таңдап, Удалить батырмасын басыңыз. Пайдаланушының саймандар тақтасын алып тастауға болады, кірістірілген саймандар тақтасын жоюға болмайды.

Параметрлерді баптау  
MS Access-те сансыз көп әртүрлі баптау параметрлері бар. Сіз жүйелік файлдардың орналасуын, үнсіздік бойынша қаріп параметрлерін, т.б. көрсете аласыз. Параметрлерді баптау үшін Сервис / Параметры командасын орындау негізінде ашылатын «Параметрлер» (10-сурет) диалог терезесі пайдаланылады.

10-сурет. «Параметрлер»  диалогты терезесі 

Параметрлерді баптауды жеңілдету  үшін олар атқаратын қызметтеріне қарай  топталған, әрбір топ жеке жапсырмаларда бейнеленеді. Төменде жапсырмалар тізімі және олардың қызметі көрсетілген:

Жапсырма Сипаттама  
Түр Экранда қалып-күй жолы, жүйелік және жасырын объектілер, жүктеу терезесі, сонымен бірге аттарының бағаны мен макростардың конструктор шарттары бейнеленетінін анықтайтын жалаушалар бар.  
Жалпы Деректер қорын сұрыптау реті, баспаға жіберу өрісінің шекара параметрлері, жұмыс істейтін каталог аты бар.  
Түзету және іздеу Іздеу және ауыстыру параметрлерін баптауды, дәлелдеуді және фильтр параметрлерін жүзеге асырады.  
HTML Гиперсілтеме, HTML шаблонын бейнелейтін параметрлерді және ASP файлдарын шығару параметрлерін анықтайды.  
Пернетақта Өріске кіруге көшу кезінде Enter және бағыттауыш пернелерін басуды баптайды.  
Кестелер режимі Қаріп, тор және бағандар ені параметрлерін баптайды.  
Кестелер және сұраныстар Кестелер және сұраныстар конструкторларын баптайды.  
Пішімдер және есеп берулер Объектілерді ерекшелендіру параметрлерінен, пішім және есеп есеп беру шаблондарынан тұрады.  
Басқалар Ашу режимін және үнсіздік бойынша оқшаулауды, DDE  
операцияларын, қателердің алдын алуды және т.б. береді.

Параметрлерді баптаған соң, ОК немесе Применить батырмаларын басасыз. ОК батырмасын басқанда орнатылған мәндер MS Access-те тек ағымдағы жұмыста іске асырылады, ал Применить батырмасын басқанда алдағы барлық сеанстарда да жұмыс істейді.

MS Access-тен шығу  
Жұмыстың ағымдағы сеансы аяқталған соң сізге MS Access-те тастау қажет. Бұл үшін келесі тәсілдердің бірін пайдалана аласыз:  
• Файл │ Выход командасын таңдаңыз.  
• MS Access басты терезесі жүйелік менюінің Закрыть командасын таңдаңыз.  
• MS Access басты терезесі жүйелік менюінің батырмасына барып, тышқанды екі рет басыңыз.  
Ашылған терезелердің бірінде сақталмаған ақпарат бар болса, MS Access онымен не істеу керектігіне нұсқау береді.  
Деректер қорын құру  
MS Access реляциялық деректер қорын басқару жүйесі болып табылады. Реляциялық деректер қоры – қазіргі уақытта едәуір кең таралған және ақиқат өнеркәсіптік стандарт. Реляциялық деректер қорында барлық деректер тікбұрышты кесте түрінде сақталады әрі деректер қорымен орындалатын барлық операциялар кестелерде қолмен жасалып беріледі. MS Access-те деректер қоры ақпаратты енгізу, сақтау, қарау, таңдау және басқару үшін арналған құралдар жиынынан тұрады. Бұл құралдарға кестелер, пішімдер, есеп берулер, сұраныстар жатады.  
MS Access-те деректер қорын құрудың екі тәсілі бар. Бос деректер қорын құрып алып, оған кестелерді, пішімдерді, есептерді және басқа объектілерді қосуыңызға болады. Мұндай тәсіл едәуір қолайлы, бірақ деректер қорының әрбір элементінен жеке айқындылықты талап етеді. Бұдан басқа, барлық қажетті кестелермен, пішіндерді және есептермен айқын түрдегі деректер қорын шебердің көмегімен құруға болады. MS Access сізге арналған түрлі деректер қорынан тұратындықтан, екінші тәсіл көп жағдайда қолдануға ыңғайлы. Екі жағдайда да кез-келген уақытта өзіңіз құрған деректер қорын өзгертуге және кеңейтуге мүмкіндігіңіз бар.

Бос деректер қорын құру  
MS Access-ті іске қосқанда (11-сурет) диалог терезесі ашылады, мұнда жаңа деректер қорын құру немесе бұрыннан барын ашу ұсынылады.

11-сурет. MS Access іске қосылғанда  ашылатын диалог терезесі 

Егер бұл диалогты терезесі жабылған соң қор құрғыңыз келсе (мысалы, құрылған деректер қорымен жұмыс істегенде), келесі әрекеттерді іске асырыңыз:  
1. Файл │ Создать командасын таңдаңыз немесе саймандар тақтасынан Создать  
батырмасын басыңыз. Экранда «Создание» диалог терезесі (12-сурет) ашылады, ол екі жапсырмадан тұрады:  
• «Жалпы» - жаңа бос деректер қорын құрады.  
• «Деректер қоры» - қажетті объектілерден тұратын деректер қорының үлгісін таңдауға мүмкіндік береді.

12-сурет. «Құрылу» диалог терезесі

2. Жаңа бос деректер қорын құру үшін жалпы жапсырмасына өтіңіз, деректер қорын элементін таңдап, диалог терезесінің төменгі жағыңдағы ОК батырмасын басыңыз. Экранда «Жаңа деректер қорының файлы» диалог терезесі ашылады.  
3. Ашылған бума тізімінен құрылған деректер қорын сақтағаныңыз келген буманы таңдаңыз, ал Файл аты өрісінде деректер қорының атын енгізіңіз.  
Жаңа деректер қоры үнсіздік бойынша «Менің құжаттарым» бумасында құрылады. Бұл баптауға сәйкес «Жаңа деректер қорының файлы» диалогты терезесі ашық тұрғанда, сол жақ тақтада Менің құжаттарым элементі таңдалған. Мұнан басқа, саймандар тақтасында төмендегі элементтер де бар:

Элемент  
Қызметі  
Журнал Құрылған файлдардың соңғылары жайлы ақпаратпен қамтамасыз етеді  
Жұмыс столы Қайта құрылғалы жатқан деректер қорының пиктограм