Назначение и функции стилей оформления в редакторе MS Word

     Проверка  синтаксиса и орфографии

     Режим проверки правописания и синтаксиса выполняется специальными программами (Speller/Checker), которые могут быть автономными либо встроенными в текстовый процессор. Эти программы значительно различаются по своим возможностям. Наиболее мощные из них проверяют не только правописание, но и склонение, спряжение, пунктуацию и даже стиль. Указанный режим используют для контроля одного слова, страницы или целого документа.

     Указанное слово сопоставляется с его написанием в словаре и в случае любых  несоответствий выдается на экран для  редактирования. При этом пользователю предлагается следующий выбор:

     1) провести исправление;

     2) игнорировать ошибку;

     3) добавить данное слово во вспомогательный  словарь.

     Многие  текстовые редакторы предлагают дополнительные услуги (например, варианты написания слова), облегчающие исправление  ошибок. Но помните, что возможности программы зависят от полноты словаря. Поэтому постоянно пополняйте вспомогательный словарь, внося в него слова, отсутствующие в исходном словаре.

     Кроме проверки ошибок пунктуации и выдачи предложений по их устранению, этот режим обеспечивает выявление некоторых ошибок стиля, в частности неправильное использование заглавных и строчных букв, повторение одного и того же слова несколько раз подряд, отсутствие пробела между словами, отсутствие второй кавычки и т. п. Все указанные ошибки выявляются на основе сравнение разработанного текста с хранящимися в памяти основными правилами.

     Словарь синонимов

     Словарь синонимов поможет избежать повторений и сделает элегантным ваш стиль  изложения. Его использование чрезвычайно  просто. Наведите курсор на интересующее вас слово и введите команду просмотра словаря синонимов.

     Текстовый редактор выдаст на экран несколько  синонимов. Выберите тот, который вам  больше нравится, и он автоматически  будет перенесен в документ.

     Установка общих параметров страницы

     Различают логическую и физическую страницы. Физическая страница (в некоторых текстовых редакторах вместо этого термина используется термин "размер бумаги") обычно имеет некоторый стандартный размер, например 210х297 мм, а логическая страница образуется на поле физической за вычетом установленных пользователем границ. Количество данных на логической странице определяется, с одной стороны, плотностью печати (количеством знаков на строке), а с другой — разреженностью строк (интервалом между строками). Если вы собираетесь работать с двойными листами конвертами или наклейками, вам следует установить новые размеры физической страницы.

     Аналогично  тому, как осуществляется жесткий  и мягкий перевод каретки на новую  строку, текстовый процессор осуществляет мягкий и жесткий переход на новую страницу. Мягкий переход осуществляется автоматически после заполнения последней строки на странице. Однако пользователь может начать новую страницу, не дожидаясь ее окончательного заполнения, подав команду жесткого перехода. 

     Существует  также команда запрета разрыва  страниц, которая используется, когда  вы хотите, чтобы определенная часть  документа (например, таблица) находилась на одной странице. В этом случае вы должны поставить команду запрета  разрыва страниц перед интересующей вас таблицей, чтобы предотвратить ее разрыв.

     При разрыве абзаца многие текстовые  процессоры обеспечивают контроль за так называемыми висячими строками. Висячей строкой называется первая строка или заголовок нового абзаца, оказавшийся на последней строке страницы (Widow), или последняя строи абзаца, оказавшаяся в начале страницы (Orphan). Размещение абзаца при его разрыве может регулироваться по- разному. Например, не менее двух строк в конце страницы и не менее трех строк в начале.

     Для введения нумерации страниц в создаваемом вами документе текстовый процессор предложит специальное меню, в котором вы сможете указать все интересующие вас условия нумерации: месторасположение на листе номера страницы, отказ от нумерации первой страницы, использование колонтитулов и др. Номера страниц проставляются в колонтитуле.

     Колонтитулы представляют собой одну или несколько строк, помещаемых в начале или конце каждой страницы документа. Они обычно содержат номера страниц, название глав и параграфов, название и адрес фирмы и т.п.

     Колонтитулы могут различаться для четных и нечетных страниц, а также для  первой страницы и последующих. Использование  колонтитулов позволяет лучше ориентироваться  в документе, а также использовать дополнительные возможности рекламы.

     Использование макросов

     Макросом называют файл, в котором хранится программа последовательности действий, заданная пользователем. Макрос имеет уникальное имя.

     С помощью макросов можно автоматизировать многие типовые технологические  этапы при работе с документами, например, макрос, выполняющий последовательность команд по созданию стиля для каждого абзаца документа. После вызова макроса записанная в нем последовательность действий или команд будет в точности воспроизведена

     Макрос  создают двумя способами:

     1. автоматически в специальном режиме текстового процессора путем записи последовательности действий пользователя;

     2. программированием последовательности команд, подлежащих выполнению.

     Макрос  может храниться в самом файле  документа (например, WinWord). Он может  также храниться в специальном стилевом файле как элемент общего окружения документа. 
 

     Автотекст

     Эффективным инструментом для разработки, как шаблонов, так и обычных документов является так называемый автотекст (тезаурус). Автотекст создается на основе специального словаря (глоссария), включающего часто употребляющиеся слова, фразы и рисунки, которые по мере необходимости вставляют в документ. Любой из указанных элементов автотекста можно сохранить под определенным именем вместе со своим стилем.

     Слияние документов

     В мощных текстовых процессорах имеется  возможность слияния документов.

     Для выполнения этой процедуры необходимо иметь:

     - главный документ, содержащий постоянную информацию;

     - документ — источник для хранения переменной информации.

     Главным документом может быть стандартная форма справки или приглашения, стандартное письмо, надписи на конверте, т.е. форма любого стандартного текста и т.д.

     Документ-источник должен представлять собой базу данных (или таблицу), состоящую из однотипных записей. В документе-источнике содержатся данные, которыми будет заполняться главный документ. 

     Вставка таблиц 

     В разных текстовых редакторах имеются  различные возможности создания таблиц (в основном рисование).

     WinWord имеет встроенные средства создания  и изменения таблиц.

     Таблица позволяет вводить текст рядами и колонками. Организация цифр в колонки облегчает их восприятие. В ячейках таблицы может размещаться текст, графика, ссылки на данные других документов.

     Можно создать пустую таблицу и потом  заполнить ее данными или преобразовать имеющийся текст в таблицу.

     При редактировании таблиц можно выполнять  такие действия как: перемещение  по таблице, выделение всей таблицы  и отдельных ее элементов, вставку  и удаление строк, столбцов и ячеек, форматирование текста в ячейках, изменение  размеров таблицы, объединение ячеек и разбивку таблицы. 

     Создание  и работа с графической  информацией

       в текстовых редакторах 

     Многие  текстовые процессоры имеют встроенные средства создания и обработки графических  изображений в виде отдельных  графических объектов или в виде рисунков, включающих один или несколько объектов.

     Кроме того, они позволяют импортировать  в документ рисунки, подготовленные другими программами. При импортировании рисунка может выполняться встраивание  в документ (хранение рисунка в  документе) без связи с исходным файлом, или связывание с исходным файлом.

     Встроенные  рисунки можно обрабатывать средствами самого текстового процессора, а связанные  рисунки – с помощью внешнего графического редактора. 

     Операции  сохранения 

     Операция  сохранения записывает отредактированный документ, находящийся в оперативной памяти, на диск для постоянного хранения. Тип сохраненного документа обычно присваивается текстовым процессором автоматически.

     Например, в текстовом процессоре Word 6.0 документу  присваивается тип .DOC, а в текстовом процессоре Lexicon - тип ТХТ. Большинство текстовых процессоров используют следующие три операции сохранения данных.

     1. Сохранить и продолжить редактирование. Эта операция выполняется периодически, гарантируя сохранность, более свежей копии проектируемого документа на случаи возможной его утраты.

     2. Сохранить и выйти. Мы используем эту операцию для сохранения отредактированного документа и выхода в операционную систему.

     3. Выйти без сохранения. Эта операция позволяет выйти в операционную систему без сохранения документа, с которым работали.

     В текстовых процессорах, имеющих  многооконный режим работы, предусматриваются  одна операция выхода и отдельные  операции сохранения и скрытия окон. Если при выходе в закрываемом  окне остается несохраненный измененный документ, то текстовый процессор дополнительно запрашивает, следует ли сохранить документ или нет.

     Текстовые процессоры с помощью резервных  файлов обеспечивают защиту созданных  документов от возможной утраты. Для  этого специальной командой сохранения обеспечивается режим, когда одновременно хранятся два файла одного и того же документа — текущий и резервный. После внесения изменений в документ предыдущая его версия автоматически сохраняется, как резервный файл ему присваивается тип ВАК, а отредактированная версия рассматривается как текущий файл. Тип текущего файла определяет сам пользователь или он присваивается по умолчанию (например, .TXT, или .DOC). Таким образом, сохраняется только последняя, измененная версия документа, более ранние версии теряются. Хотя содержание текущего резервного файлов не одинаково, возможность использования последнего (в случае повреждения или утраты текущего файла) представляется очень ценной Как мы покажем в дальнейшем, автоматическое сохранение резервных файлов может оказаться недостаточным для обеспечения защиты важных документов и программ. В этом случае создаются дополнительные копии, хранящиеся отдельно от основных. 

     Важным  фактором защиты создаваемых документов является функция автосохранения, которая  может выполняться как обычная операция сохранения или как специальная операция сохранения текущего состояния текстового процессора в специальном файле. В последнем случае при аварийном прекращении работы это состояние может быть восстановлено, включая содержимое всех окон, положение курсоров в окнах и т. п. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 

     В последнее время компьютерные технологии продвигаются очень интенсивно, и  это способствует бурному развитию программного обеспечения.

     Каждые  полгода выходят продукты с множеством нововведений. Так и текстовые  редакторы не стоят на месте. С каждым разом все больше и больше функций заключают в себе данные программы. Но их развитие поставлено таким образом, что с каждой новой версией программа сохраняет предыдущий набор возможностей и пользователь может использовать как старые, так и новые функции, последние введены лишь для облегчения работы с программой.