Інформаційні системи та технології

 

В останні роки у сфері  управління все активніше стали  застосовуватися поняття «прийняття рішення» і пов'язані з цим поняттям системи, методи, засоби підтримки прийняття рішень.

Прийняття рішення – акт цілеспрямованого впливу на об'єкт управління, що грунтується на аналізі ситуації, визначенні мети, розробці програми досягнення цієї мети.

Структура управління будь-якої організації традиційно ділиться на три рівні: операційний, функціональний і стратегічний.

Рівні управління (вид управлінської діяльності) визначаються складністю розв'язуваних завдань. Чим складніше завдання, тим більш високий рівень управління потрібно для її вирішення. При цьому слід розуміти, що більш простих завдань, що вимагають негайного (оперативного) рішення, виникає значно більше, а значить, і рівень управління для них потрібен інший – більш низький, де приймаються рішення оперативно. При управлінні необхідно також враховувати динаміку реалізації прийнятих рішень, що дозволяє розглядати управління під кутом тимчасового чинника.

Існує три рівні управління, які співвіднесені з такими чинниками, як ступінь зростання влади, відповідальності, складності розв'язуваних завдань, а також динаміка прийняття рішень щодо реалізації завдань.

 

Операційний (нижній) рівень управління забезпечує вирішення багаторазово повторюваних завдань та операцій і швидке реагування на зміни вхідної поточної інформації. На цьому рівні досить великі як обсяг виконуваних операцій, так і динаміка прийняття управлінських рішень. Цей рівень управління часто називають оперативними через необхідність швидкого реагування на зміну ситуації. На рівні оперативного (операційного) управління великий обсяг займають облікові завдання.

 

Функціональний (тактичний) рівень управління забезпечує вирішення завдань, що вимагають попереднього аналізу інформації, підготовленої на першому рівні. На функціоналному рівні велике значення набуває така функція управління, як аналіз. Обсяг вирішуваних завдань зменшується, але зростає їх складність. При цьому не завжди вдається виробити потрібне рішення оперативно, потрібен додатковий час на аналіз, осмислення, збір відсутніх відомостей і т.п. Управління пов'язане з деякою затримкою від моменту надходження інформації до прийняття рішень та їх реалізації, а також від моменту реалізації рішень до отримання реакції на них.

 

Стратегічний рівень забезпечує вироблення управлінських рішень, спрямованих на досягнення довгострокових стратегічних цілей організації. Оскільки результати прийнятих рішень проявляються через тривалий час, особливе значення на цьому рівні має така функція управління, як стратегічне планування. Часто стратегічний рівень управління називають стратегічним або довгостроковим плануванням. Правомірність прийнятого на цьому рівні рішення може бути підтверджена через досить тривалий час. Можуть пройти місяці і навіть роки. Відповідальність за прийняття управлінських рішень надзвичайно велика і визначається не тільки результатами аналізу з використанням математичного та спеціального апарату, а й професійною інтуїцією менеджерів.

 

Персонал організації.

 

Персонал організації – співробітники різного ступеня кваліфікації та рівнів управління: від секретарів, які виконують найпростіші типові операції обробки, до фахівців і менеджерів, які приймають стратегічні рішення.

На верхньому, стратегічному  рівні управління – менеджери вищої ланки керівництва організації (і їх заступники). Основне їхнє завдання – стратегічне планування діяльності організації (наприклад, фірми на ринку) і координація внутрішньої тактики управління.

На середньому, функціональному, рівні – менеджери середньої ланки і фахівці (наприклад, начальники служб, відділів, цехів, начальник зміни, ділянки, наукові співробітники тощо). Основне завдання – тактичне управління організацією при вирішенні основних функцій у заданій сфері діяльності.

На нижньому, операційному, рівні – виконавці і менеджери нижчої ланки (наприклад, бригадири, інженери, відповідальні виконавці, майстри, нормувальники, техніки, лаборанти тощо).

 

Інші елементи організації.

 

Стандартні процедури  в організації – точно визначені правила виконання завдань в різних ситуаціях, що всебічно охоплюють функціонування організації (наприклад, починаючи від технологічних операцій зі складання документів на вироблену продукцію і закінчуючи розбором скарг споживачів).

Субкультура будь-якої організації – сукупність уявлень, принципів, типів поведінки. Особливу роль відіграє важлива її складова – інформаційна культура фахівця. Це також має знайти відображення в інформаційній системі.

Існує взаємозалежність між стратегією, правилами, процедурами  організації і апаратної, програмної, телекомунікаційної частинами інформаційної  системи. Слід зауважити також, що інформаційні системи самі по собі доходу не приносять, але можуть сприяти його отриманню. Вони можуть виявитися дорогими і, якщо їх структура і стратегія використання не були ретельно продумані, навіть марними. Впровадження інформаційних систем пов'язане з необхідністю автоматизації функцій працівників, а отже, сприяє їх вивільненню. Також, як наслідок, можуть виникнути великі організаційні зміни у структурі організації, які, якщо не враховано людський фактор і не вибрана правильна соціальна та психологічна політика, часто проходять дуже важко і болісно.

 

Приклади інформаційних  систем

 

Інформаційна  система з відшукування ринкових ніш.

При покупці товарів  у деяких фірмах інформаційна система  реєструє дані про покупця, що дозволяє: визначати групи покупців, їх склад і запити, а потім орієнтуватися у своїй стратегії на найбільш численну групу; посилати потенційним покупцям різні пропозиції, рекламу, нагадування; надавати постійним покупцям товари та послуги в кредит, зі знижкою, з відстрочкою платежів.

Інформаційні  системи щодо зниження витрат виробництва.

Ці інформаційні системи, відстежувати всі фази виробничого  процесу, сприяють поліпшенню керування  і контролю, більш раціонального планування та використання персоналу і, як наслідок, зниження собівартості виробленої продукції і послуг.

Інформаційні системи  автоматизації технології.

Суть цієї технології полягає в тому, що, якщо дохід  фірми залишається в рамках рентабельності, споживачеві робляться різні  знижки залежно від кількості і тривалості контрактів.

 

2. СТРУКТУРА І КЛАСИФІКАЦІЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ

 

Структура інформаційної  системи

 

Типи підсистем  забезпечення

 

Структуру інформаційної  системи становить сукупність окремих її частин, які називаються підсистемами.

Підсистема – це частина системи, виділена за якою-небудь ознакою.

Загальну структуру  інформаційної системи можна  розглядати, як сукупність підсистем незалежно від сфери застосування. У цьому випадку говорять про структурну ознаку класифікації, а підсистеми називаються забезпечувальними. Таким чином, структура будь-якої інформаційної системи може бути представлена сукупністю забезпечувальних підсистем.

 

 

 Структура інформаційної системи, як сукупність забезпечувальних підсистем

 

Серед забезпечувальних підсистем зазвичай виділяють: інформаційну, технічну, математичну, програмну, організаційну і правову підсистеми.

 

Інформаційне  забезпечення.

 

Призначення підсистеми інформаційного забезпечення полягає у сучасному формуванні та видачі достовірної інформації для прийняття управлінських рішень.

Інформаційне  забезпечення – сукупність єдиної системи класифікації і кодування інформації, уніфікованих систем документації, схем інформаційних потоків, що циркулюють в організації, а також методологія побудови баз даних.

Уніфіковані системи документації створюються на державному, республіканському, галузевому та регіональному рівнях. Головна мета – це забезпечення порівнянності показників різних сфер суспільного виробництва. Однак, незважаючи на існування уніфікованої системи документації, при обстеженні більшості організацій постійно виявляється цілий комплекс типових недоліків: надзвичайно великий об’єм документів для ручної обробки; дубляж одних і тих самих показників; наявність показників, що не використовуються тощо.

Тому усунення зазначених недоліків є одним із завдань, що стоять при створенні інформаційного забезпечення.

Схеми інформаційних  потоків відображають маршрути руху інформації і її обсяги, місця виникнення первинної інформації та використання результатної інформації. За рахунок аналізу структури подібних схем можна виробити заходи щодо вдосконалення всієї системи управління.

Побудова схем інформаційних потоків, що дозволяє виявити обсяги інформації і провести її детальний аналіз, забезпечує: виключення дублюючої і невживаної інформації; класифікацію і раціональне представлення інформації. При цьому докладно повинні розглядатися питання взаємозв'язку руху інформації за рівнями управління (що розглядалися вище). Слід виявити, які показники необхідні для прийняття управлінських рішень, а які ні. До кожного виконавця повинна надходити тільки та інформація, яка використовується.

Методологія побудови баз даних грунтується на теоретичних основах їх проектування. Для розуміння концепції методології приведемо основні її ідеї у вигляді двох послідовно реалізованих на практиці етапів:

 

1-й етап – обстеження всіх функціональних підрозділів організації з метою:

- зрозуміти специфіку та структуру її діяльності;

- побудувати схему  інформаційних потоків;

- проаналізувати існуючу систему документообігу;

- визначити інформаційні об'єкти й відповідний склад реквізитів (параметрів, характеристик), що описують їх властивості і призначення.

2-й етап – побудова концептуальної інформаційно-логічної моделі даних для обстеженої на 1-му етапі сфери діяльності. У цій моделі повинні бути встановлені й оптимізовані всі зв'язки між об'єктами і їхніми реквізитами. Інформаційно-логічна модель є фундаментом, на якому буде створена база даних:

- чітке розуміння цілей, завдань, функцій всієї системи управління організацією;

- виявлення руху інформації від моменту виникнення і до її використання на різних рівнях управління, представленої для аналізу у вигляді схем інформаційних потоків;

- вдосконалення системи документообігу;

- наявність і використання системи класифікації і кодування;

- володіння методологією створення концептуальних інформаційно-логічних моделей, що відбивають взаємозв'язок інформації;

- створення масивів інформації на машинних носіях, що вимагає наявності сучасного технічного забезпечення.

 

Технічне забезпечення.

 

Технічне забезпечення – комплекс технічних засобів, призначених для роботи інформаційної системи, а також відповідної документації на ці засоби і технологічні процеси.

Комплекс технічних засобів складається з:

- комп'ютери будь-яких моделей;

- пристрої збору, накопичення, обробки, передачі й виводу інформації;

- пристрої передачі даних і ліній зв'язку;

- оргтехніка й пристрої автоматичного знімання інформації;

- експлуатаційні матеріали тощо.

Документацією оформляються попередній вибір технічних засобів, організація їх експлуатації, технологічний процес обробки даних, технологічне оснащення. Документацію можна умовно розділити на три групи:

- загальносистемну, що включає державні та галузеві стандарти з технічного обслуговування;

- спеціалізовану, що містить комплекс методик на всіх етапах розробки технічного забезпечення;

- нормативно-довідкову, що використовується при виконанні розрахунків по технічному забезпеченню.

До теперішнього часу склалися дві  основні форми організації технічного забезпечення (форми використання технічних засобів): централізована та децентралізована. Централізоване технічне забезпечення базується на використанні в інформаційній системі великих ЕОМ і обчислювальних центрів. Децентралізація технічних засобів передбачає реалізацію функціональних підсистем на персональних комп'ютерах безпосередньо на робочих місцях.

Перспективним підходом слід вважати, мабуть, частково децентралізований  підхід – організацію технічного забезпечення на базі розподілених мереж, що складаються з персональних комп'ютерів і великих ЕОМ для зберігання баз даних, загальних для будь-яких функціональних підсистем.

 

Математичне і програмне  забезпечення.

 

Математичне і програмне  забезпечення – сукупність математичних методів, моделей, алгоритмів і програм для реалізації цілей і завдань інформаційної системи, а також нормального функціонування комплексу технічних засобів.

До засобів математичного забезпечення відносяться: засоби моделювання процесів управління; типові завдання управління; методи математичного програмування, математичної статистики, теорії масового обслуговування тощо.

До складу програмного забезпечення входять загальносистемні та спеціальні програмні продукти, а також технічна документація.

До загальносистемного програмного забезпечення відносяться комплекси програм, орієнтованих на користувачів і що призначені для вирішення типових задач обробки інформації. Вони слугують для розширення функціональних можливостей комп'ютерів, контролю і управління процесом обробки даних.