Інформація та знання в процесі прийняття рішень

Радіозв 'язок дозволяє охопити великі аудиторії на великих відстанях, ефективний засіб реклами. Недоліки: висока вартість, відсутність зворотного зв'язку, невисока швидкість передачі.

Телебачення дозволяє охопити аудіовізуальною інформацією великі аудиторії на великих відстанях, ефективний засіб реклами. Недоліки: висока вартість (приблизно в 10 разів вище, ніж радіозв'язок), відсутність зворотного зв'язку, а також те, що підготовка інформаційних матеріалів вимагає високого професіоналізму.

Телетайп - телеграф, що приймає і передає інформацію в літерно-цифровому режимі. Надійний, не займає телефонну лінію, вартість у 2-3 рази нижче, ніж при передачі інформації з телефаксу, можливість передачі фінансових і юридичних документів. Швидкість передачі інформації невисока.

Телекс - міжнародна мережа абонентського телеграфування, обладнана автоматичними телеграфними станціями (телетайп із латинським шрифтом). Характеристики аналогічні характеристикам телетайпу.

Телефакс відтворює форму переданого документа. Швидкість передачі невисока. Недоліки: займає телефонну лінію, використання обходиться в 2-3 рази дорожче телекса.

Головне в роботі з інформацією - правильна організація її використання.

Носії інформації. Найчастіше до категорії носіїв інформації відносять людей, документи, технічні засоби і зразки продукції.

Люди - найбільш цінне джерело інформації. Це всі категорії працівників будь-якої організації і просто покупці, споживачі, відвідувачі і місцеві жителі. Особливо цінними джерелами є торгові представники, які працюють у різних регіонах чи країнах. Вони постійно контактують із клієнтами, агентами інших організацій. Як правило, добре інформовані агенти з постачання, що також відвідують різні організації'. Працівники бухгалтерії мають достовірну інформацію про фінансове становище постачальників і клієнтів, а оскільки вони мають зв'язки в ділових колах, то можуть одержати інформацію і про конкурентів. Фахівці відділу досліджень і розробок відслідковують відкриття і технічні новинки у своїй сфері діяльності і мають у своєму розпорядженні точну і свіжу інформацію.

Документи - це найбільш розповсюджена форма носіїв інформації. До цього виду носіїв відносяться законодавчі й інші нормативні акти, періодична преса, звіти фірм за підсумками діяльності за визначений період, балансові звіти, систематизована інформація статистичних органів, торговельних палат, кредитно- довідкових, аудиторських та інших спеціалізованих фірм, каталоги товарів і послуг, рекламні проспекти, ділове листування, довідки, накази, описи, анотації. Важливо підкреслити, що передача інформації в письмовому вигляді скорочує час на її сприйняття, знижує імовірність її неправильного розуміння, дозволяє зосередитися на визначених питаннях, зрозуміти формулювання, терміни і визначення. Звичайно встановлюються стандартні форми (бланки, анкети) для передачі інформації, що дозволяє заощаджувати час при її обробці як відправнику інформації, так і одержувачу. Однак будь-яка стандартна форма страждає відсутністю гнучкості, оскільки в ній точно визначено, яку інформацію і в якому вигляді передавати.

Технічні засоби - пристрої, за допомогою яких знімається, копіюється, прослухується, записується і передається інформація. Це кіно- і фотокамери, сканери, магнітофони, диктофони, прикінцеві пристрої комп' юте- рів, телевізійної і радіоапаратури.

Промислові зразки - продукти виробництва підприємства. Вони концентрують у собі одночасно конструктивну, технологічну, споживчу й іншу інформацію.

Невпевненість і чутки - ґрунт, на якому виникає нервозність і конфлікти в колективі.

Чутки - специфічний неформальний канал і одночасно носій управлінської інформації. Це форма між- особистісної комунікації, що має ряд істотних особливостей і достоїнств (докладніше в гл. 11.1.3). Чутки являють собою продукт творчості персоналу підприємства, що намагається пояснити складну, емоційно значиму для нього ситуацію у випадку відсутності чи недостачі офіційних відомостей. Переходячи від одного співробітника до іншого, вихідна версія доповнюється і коригується доти, поки не набуде такого вигляду, розуміння і зміст якого в цілому влаштовують більшість. Вірогідність остаточного варіанта залежить як від істинності вихідного, так і від потреб і очікувань колективу і може коливатися від 0 до 80-90%.

В основному люди схильні вважати, що чутки виходять із джерел, які заслуговують на довіру, і досвідчені керівники нерідко використовують цю обставину для поширення відомостей, що через різні причини не можуть бути оголошені офіційно. Однак при цьому варто мати на увазі, що довіру людей до чуток використовують і учасники виробничих конфліктів, намагаючись такими методами поповнити лави своїх прихильників.

63. Вимоги, які пред’являються до інформації в управлінні системою, та їх зміст

Posted вс, 11/08/2009 - 01:02 by leonart

Тема:  Вимоги, які пред’являються до інформації в управлінні системою, та їх зміст

Інформація - це відомості і знання про дійсність, які відчужуються від їх носія у вигляді повідомлень і завдяки яким зменшується невизначеність. Здатність інформації знімати невизначеність - одна з найбільш важливих її властивостей, від яких залежить цінність інформації. Непоінформованість про деякі аспекти стану речей, значущих з погляду тих, що стоять перед людиною або організацією цілей, іноді є істотною перешкодою, що заважає ухвалювати рішення і діяти. Чим більше ступінь непоінформованості, тим більше цінної, є інформація; чим більше значущість відомостей про дійсність з погляду цілей, що стоять перед організацією і людиною, тим більше цінною виявляється інформація.

Сучасний менеджер, як показують дослідження, витрачає від 50 до 90 % робочого часу на обмін інформацією. З іншого боку, надлишок інформації нерідко виявляється настільки ж істотним, як і її недолік, а тому менеджер повинен уміти відокремити потрібну інформацію від непотрібної.

Значення інформації в діяльності людини стало основною причиною того, що інформація в сучасному суспільстві є об'єктом купівлі-продажу. В даний час інформаційний бізнес - величезна сфера економічної діяльності; так, до 2000 року споживання інформаційних технологій досягло рівня 4 трильйонів доларів.

При цьому до інформаційного бізнесу слід відносити як комерційні послуги за поданням інформації (наприклад, продаж інформації про стан ринку, отриманою в результаті маркетингових досліджень, невеликим організаціям, не здатним проводити такі дослідження самостійно), так і розробки в області інформаційних технологій - технологій, що дозволяють зберігати, обробляти і передавати інформацію. Відповідно до визначення, прийнятого ЮНЕСКО, під інформаційними технологіями розуміють:

комплекс пов'язаних один з одним наукових, технологічних і інженерних дисциплін;

техніку, використовувану при організації взаємодії між людьми і виробничим устаткуванням;

нарешті, пов'язані з цим економічні, соціальні і культурні проблеми.

Інформація дуже важлива, оскільки вона необхідна для ухвалення рішень. У зв'язку з цим  lо інформації, що використовується в управлінні системою, пред’являється ряд вимог:

1. Повнота. Інформація вважається повною, якщо її досить для того, щоб ухвалити рішення. Інформація може бути більш менш повною, і чим повніша інформація, тим менше невизначеність.

2. Достовірність. Інформація достовірна, якщо вона не викривляє реального положення справ.

3. Актуальність. Інформація актуальна, якщо вона відповідає потребам, які є в даній ситуації.

4. Доступність. Як правило, доступність реалізується шляхом наявності прямого доступу до носіїв, на яких закріплена інформація. Працівник або підрозділи не повинні залежати від того, хто надає їм цю інформацію. Іншими словами, в цьому випадку необхідний прямий доступ до інформації (базам даних, документам і т.д.).

Мовна ясність. Будь-яка інформація повинна формулюватися чітко і ясно. Найяскравішим проявом цієї якості є те, що інформація повинна бути виражена на мові, зрозумілій для її одержувача.

Управлінська інформація - це сукупність зведенні про процеси, що протікають усередині фірми і її оточенні, які служать основою ухвалення управлінських рішень.

Крім того, управлінська інформація може бути класифікована по цілому ряду ознак:

з погляду призначення управлінська інформація буває одноцільовою (якщо вона пов'язана з вирішенням однієї проблеми) і багатоцільовою (якщо вона використовується при вирішенні декількох проблем);

з погляду ступеня готовності інформація може бути первинною (несистематизовані дані), проміжною (відомості, що пройшли процес попереднього «очищення» і систематизації) і кінцевою (інформація дає можливість ухвалювати обґрунтовані управлінські рішення);

з погляду повноти інформація буває частковою (якщо може використовуватися тільки в сукупності з іншою інформацією) або комплексною (якщо дає всесторонні відомості);

з погляду ступеня надійності інформацію можна розділити на достовірну (якщо її не можна поставити під сумнів) і імовірнісну (при неможливості отримати надійні відомості через особливості об'єкту, викривленні при передачі, явного розповсюдження помилкових відомостей).

6. Таким чином, інформаційні потреби мають суто індивідуальний (персональний) характер. Вони залежать не тільки від особливостей задач, що вирішуються, але й від психологічних, освітніх та інших особистих відмінностей особи, що приймає рішення.

Зазвичай виділяють два основних типу інформаційних потреб:

поточні, які зумовлені притаманною людині допитливістю і які виражаються в його прагненні бути в курсі усього, що відбувається в світі

конкретні (спеціальні), які виражаються в прагненні отримати інформацію, необхідну для вирішення конкретної задачі – дослідницької, професійної, управлінської тощо. [2]

Основна мета задачі інформаційного пошуку – допомогти користувачу знайти інформацію, яка йому необхідна. Процес інформаційного пошуку в загальному вигляді включає в себе послідовність операцій, які направлені на збір, обробку і надання необхідної інформації зацікавленим особам. Процес інформаційного пошуку складається з наступних етапів:

визначення (уточнення) інформаційної потреби і формулювання інформаційного запиту,

визначення сукупності можливих інформаційних джерел,

вилучення інформації з виявлених інформаційних джерел,

ознайомлення з отриманою інформацією і оцінювання результатів пошуку.

Базовими поняттями оцінювання ефективності пошуку є релевантність та пертинентність.

Вирішальною умовою ефективного задоволення інформаційної потреби є чітке усвідомлення і чітке вираження того, яка інформація насправді потрібна споживачеві для вирішення поставленого перед ним завдання. Без цього важко розраховувати на отримання релевантного та пертинентного результату.

З моменту виникнення у людини інформаційної потреби, він починає оцінювати всю інформацію, що надходить до нього, під кутом зору цієї потреби, розділяючи цю інформацію на релевантну і нерелевантну. Іншими словами, інформаційна потреба виникає у людини при постановці перед нею якогось завдання. Людина обмірковує цю задачу, в результаті чого у нього в мозку складається образ задачі, або її модель. Цей образ і служить еталоном, з яким порівнюється вся подальша інформація, що надходить. Якщо інформація має відношення до еталону, вона вважається доречною. Все, що не має відношення до еталону – вважається нерелевантною інформацією.

Під впливом міркувань над сутністю поставленої задачі та вмістом релевантної інформації, що накопичується, уяіва люлини про цю задачу може уточнюватися та змінюватися. Психологи називають такий процес зростанням стану поінформованості про завдання.

Коли людиною накопичено необхідну кількість інформації і виконан деякий міркувальний процес, вона знаходить рішення задачи. Після цього вся інформація, що пов'язана з рішенням задачі, переміщується в зону архівного зберігання. Таким чином, інформаційна потреба може бути охарактеризована як усвідомлена потреба в інформації, яка необхідна для вирішення поставленої задачі за розробленим планом.

Можливо припустити, що процес вирішення будь-якої наукової задачі починається з прийняття будь-яких передумов і припущень, які в подальшому піддаються коригуванню і зміні. Під образом чи моделлю завдання слід розуміти гіпотезу, яка є важливим засобом організації наукового пошуку.

Вчення про психологічні установки дозволяє пояснити поняття пертинентності, яке є одним з ключових понять теорії інформаційного пошуку. Під пертинентністю розуміється відповідність знайдених документів або відомостей справжній інформаційній потребі вченого або спеціаліста, яку він нерідко сам може ясно не усвідомлювати.

З запропонованої інтерпретації сутності інформаційної потреби та механізму її задоволення випливає, що віднесення інформації, що надходить до людини, до категорії релевантної чи нерелевантної, повністю визначається тим, який образ поставленої задачі склався у даної людини. Сам цей образ залежить, принаймні, від трьох наступних факторів: