Основы работы с электронными таблицами Microsoft Excel

   Перемещаться по таблице  можно с помощью мыши. Для этого  нужно воспользоваться полосами  прокрутки. Есть горизонтальная  полоса прокрутки для перемещения  вправо и влево, а также вертикальная  полоса для перемещения вверх  и вниз. Можно с помощью клавиатуры.

 Ячейки, строки, столбцы таблицы  можно редактировать, копировать, удалять различными способами.

 После создания таблицы и  во время работы над ней,  таблицу можно распечатать. Обычно  вид таблицы на бумаге может  значительно отличаться от ее изображения на экране. Чтобы правильно напечатать таблицу нужно установить формат листа бумаги, на котором мы будем печатать, его ориентацию, отступы от краев  листа бумаги, а также задать или убрать место для вспомогательной информации, такой как номер листа, текущая дата и так далее.

Правильная настройка ориентации страницы при печати позволяет отобразить больше информации на одном листе. Переключатель  Ориентация позволяет выбрать размещение таблицы на листе бумаги. Если столбцов в таблице больше чем строк, установите переключатель в положение Альбомная. В этом случае страница будет напечатана не поперек, а вдоль листа бумаги. Если же строк больше чем столбцов, то целесообразно установить переключатель в положение Книжная.

Группа элементов управления Масштаб позволяет настроить степень уменьшения или увеличения таблицы при выводе на печать. Менять масштаб приходится, если вы хотите поместить большую таблицу на одном листе бумаги, или наоборот, выделить какой-либо фрагмент таблицы. Установив переключатель в положение Установить, вы можете явно указать желаемый масштаб в процентах.

Если переключатель установлен в положение Разместить не более  чем на, программа сама подберет масштаб, чтобы расположить всю  информацию на нужном количестве страниц. Если вы нажмете кнопку Просмотр, вы увидите, как будет выглядеть страница при печати. В списке Размер бумаги вы может выбрать один из стандартных размеров используемых при изготовлении бумаги. Если вы хотите установить качество печати, отличающееся от стандартного делайте это в списке Качество печати.

2. Оформление электронных таблиц

 

      В большинстве  случаев кроме правильных вычислений, электронные таблицы должны иметь  определенный вид, что достигается  с помощью средств оформления  таблиц, имеющихся в Excel. Оформление в Excel похоже на оформление в широко распространенном текстовом редакторе Word.

3. Форматирование листов

 

 Все настройки оформления  ячеек, такие, как вид и начертание  шрифта, а также все варианты  форматирования, применяются только  к активной ячейке. После завершения ввода информации в эту ячейку, все параметры форматирования устанавливаются в состояние, принятое по умолчанию. Чтобы оформить несколько ячеек, их нужно сначала выделить.

 Чтобы сделать информацию  в ячейке непохожей на другие  ячейки, проще всего изменить шрифт. Шрифтом называют набор изображений всех букв, цифр и специальных символов, и, меняя вид шрифта, можно значительно изменить внешний вид документа. На панели инструментов программы есть ряд кнопок для выбора шрифта для текста, чисел и формул.

  По умолчанию для заполнения  таблицы используется шрифт Arial, но вы можете выбрать любой  другой из имеющихся шрифтов.  Чтобы изменить начертание уже  введенных данных, следует выделить  требуемую ячейку или группу  ячеек, а затем выбрать шрифт  из списка на панели инструментов. При вводе новой информации шрифтом, отличающимся от принятого по умолчанию, вам следует сделать требуемую ячейку активной, затем выбрать нужный шрифт из списка.

Потом вы можете начинать ввод информации в ячейку.

По умолчанию используется размер символов, равный 10 пунктам. Вы можете указать другой размер символов, как для вновь вводимой информации, так и для введенной ранее информации.

Для оформления ячеек можно использовать различное начертание одного и того же шрифта, например, обычное начертание, полужирное начертание, курсив и подчеркивание.

    Еще одним способом  оформления информации в ячейках  является ее выравнивание. По  умолчанию, различная информация  выравнивается по-разному. Например, текст выравнивается по левому  краю, а числа — по правому. Вы можете изменить выравнивание информации в ячейках по своему вкусу.  Вы можете объединить несколько ячеек и выровнять информацию в них.

  Не все операции по форматированию  можно выполнить из панели  инструментов. Полностью возможности  по выравниванию и расположению текста,  можно реализовать с помощью заполнения полей в специальных диалогах настройки форматирования. Выделите ячейку или группу ячеек,  после выделения ячеек щелкнуть на них правой кнопкой мыши и в появившемся вспомогательном меню выбрать команду Формат ячеек.  В данном диалоге вы можете настроить расположение информации в ячейках. Группа элементов управления Выравнивание содержит открывающиеся списки для выравнивания по горизонтали и вертикали, а также поле ввода для задания отступа информации от границы ячейки. В открывающихся списках вы можете выбрать выравнивание по левому краю, по правому краю, по центру, по выделенной области и так далее.

Выбрав выравнивание по значению в  списке по горизонтали, вы установите выравнивание в зависимости от типа информации в ячейке. Напомним, что текст выравнивается по левому краю, а числа — по правому, а логические значения выравниваются по центру ячейки. Выбрав выравнивание по центру, вы установите данные в ячейке строго по ее центру, вне зависимости от типа данных. Если вы выберете выравнивание по левому краю или по правому краю, станет доступным поле ввода отступ. В этом поле нужно ввести значение отступа, которое задается в знаках. Меняя величину отступа, вы можете подобрать нужное вам положение данных в ячейке.

Если информация в ячейке больше, чем ширина столбца, выбрав выравнивание по ширине, вы сделаете так, что информация поместится в ячейке без изменения  ее ширины. Чаще всего происходит изменение  высоты ячейки и перенос части  информации вниз. Выбрав выравнивание с заполнением, вы размножите содержимое ячейки так, что информация займет всю ячейку. Например, если в ячейке хранится число 123, то применив это выравнивание, вы увидите в ячейке 123123, хотя в действительности там хранится все то же число 123.

Если вам нужно расположить  информацию в центре группы ячеек, выделите группу ячеек и выберите выравнивание по центру выделения.

    Так  же вы можете настроить и  выравнивание по вертикали. Выбрав  в списке по вертикали выравнивание  по нижнему краю, вы поместите информацию вдоль нижней границы ячейки. Выбрав выравнивание по центру, вы  разместите,         информацию в середине ячейки, а, выбрав выравнивание по высоте, вы измените высоту ячейки так, чтобы вся информация помещалась в ячейку. Группа элементов управления Отображение предназначена для дополнительного форматирования содержимого ячейки. Установив флажок переносить, по словам, вы, говорите программе, чтобы при вводе информации, выходящей за пределы ячейки, она переносилась на следующую строку этой же ячейки.

Установка флажка автоподбор ширины уменьшает размер используемого шрифта так, чтобы  информация помещалась в ячейке. Вы можете указать программе, что необходимо объединить смежные ячейки, если информация выходит за границы

одной ячейки. Для этого нужно установить флажок объединение ячеек. Группа элементов управления Ориентация служит для изменения ориентации данных в ячейке. По умолчанию, все слова и числа, помещенные в ячейку, расположены горизонтально . Чтобы расположить их вертикально,  следует щелкнуть мышью на вертикальной надписи 

Текст в группе элементов управления Ориентация.  Для поворота текста на произвольный угол в пределах девяноста  градусов вверх и вниз от горизонтали , используют индикатор со словом Надпись. Чтобы установить угол поворота информации в ячейке следует щелкнуть мышью на точках, которые образуют полукруг вокруг слова Надпись. Это слово будет повернуто в то место, куда вы щелкнули мышью.

Для точного указания угла поворота служит поле ввода со счетчиком, расположенное  ниже индикатора. Щелкните мышью на этом поле и введите нужное значение угла поворота в градусах.

В открывающемся списке Направление  текста, вы можете выбрать, как следует  отображать текст. Можно указать  отображение слева направо, справа налево

Чтобы различное расположение информации в таблице легче воспринималась, можно  выделять важные места цветом. 

  Когда вы видите таблицу  на экране, ячейки разделены линиями  сетки. Но при печати документов  этой сетки в документе не  будет. Чтобы визуально выделить  часть ячеек таблицы, можно использовать обрамление с помощью специальных линий и заполнение ячеек узорами.

 

4. Форматирование ячеек по заданным условиям

 

Удобной возможностью Excel является различное  форматирование ячеек в зависимости  от информации, содержащейся в них. Например, можно залить ячейку зеленым цветом, если число в ней положительное, или залить ее красным цветом, если число отрицательное. То есть мы даем разное форматирование ячейке в зависимости от условия, которое может выполняться или не выполняться. Поэтому данный вид форматирования называется условным форматированием. В качестве условного форматирования можно задавать параметры шрифта, обрамления или заливки ячеек.

3. Расчеты в электронных таблицах

 

В программе Excel обработка информации выполняется с помощью формул.

 

1. Формулы в Excel

 

Формулами в программе называют выражения, по которым выполняются  вычисления на странице. Используя  формулы, вы можете сравнивать данные в ячейках, складывать и умножать значения ячеек, объединять содержимое ячеек и выполнять множество других действий. Формулы можно вводить вручную или использовать готовые формулы, предлагаемые программой.

Формула всегда начинается со знака  равенства, и если в ячейке первый символ «=», программа считает, что  это формула, и ее нужно вычислить. В противном случае, программа воспримет выражение как текстовую строку. Например, выражение 2*2 — это просто строка текста, а выражение =2*2 — формула.

В этой формуле есть операция умножения, обозначаемая символом «*», а также  два числа, являющихся константами, то есть постоянными, не вычисляемыми  значениями.

   Для создания формул в  программе предусмотрено несколько  математических и логических  операций, каждая из которых описывается  своим оператором. Если вы хотите  сложить или вычесть, нужно  использовать операторы «+» и «-». Для умножения и деления применяют операторы «*» и «/», а если нужно возвести в степень, следует использовать оператор «ˆ». Для сравнения величин в формулах используется отдельная группа операторов. Для проверки равенства или неравенства используются операторы «=» и «О», а для сравнения нужно использовать операторы «>», «<», «>=», «<=». 

    Вид выражения в формуле  может быть довольно сложным.  При вычислении формулы сначала  выполняется возведение в степень,  затем умножение и деление,  а потом сложение и вычитание. Сравнение выполняется только после выполнения всех остальных операций. Если встречается несколько однотипных операторов, вычисления идут слева направо. Однако вы можете изменить порядок выполнения операторов с помощью скобок. Вначале будут выполняться операции в скобках.  Кроме констант, в формулах можно использовать адреса и имена ячеек электронной таблицы. В этом случае в формуле участвует не сам адрес, а значение в ячейке с данным адресом, то есть в формуле используется ссылка на ячейку. Например, формула =А1+А2*3 берет содержимое ячейки А2, умножает его на три, после чего прибавляет содержимое ячейки А1. Результат записывается в ячейку, где расположена формула.

   При помощи ссылок можно  использовать в одной формуле  информацию, находящуюся в разных частях листа, а также использовать в нескольких формулах значение одной ячейки. Кроме того, можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги и на другие книги. В ссылках можно использовать не только одинарные ячейки, но и диапазоны ячеек. Например, ссылка А1, указывает на ячейку с данным адресом, а ссылка А1:АЗ, указывает на диапазон ячеек между этими адресами. Ссылка А1;АЗ будет указывать на две ячейки А1 и A3. Ссылка А1:А2:А3:А7указывает на ячейки Al, A2,АЗиА7.

   Если нужно указать ссылку на ячейку из другого листа рабочей книги, следует указать имя листа, символ «!» и адрес ячейки, например, Баланс!А1. Иногда в формулах используют ячейки из разных рабочих книг. Чтобы ввести ссылку на ячейку из другой рабочей книги, следует записать путь к файлу с книгой: = 'c:\Mou документы\[накладная.хl]Лист '!А1.

Кроме констант и ссылок на содержимое ячеек, в формулах могут участвовать  функции, то есть стандартные формулы, которые возвращают результат различных  действий над значениями, входящими в функцию, как аргументы. Для вызова функции нужно написать ее имя и в скобках указать список аргументов, разделенных запятыми, например ЦЕЛОЕ(А1). В качестве аргументов могут выступать числа, адреса ячеек, формулы или другие функции. Например, выражение СУММ(А1,МАКС(А2,АЗ)) содержит функцию суммирования содержимого ячейки А1 и максимального значения из ячеек А2 и A3.

Если вы введете, например, в ячейку А4 следующую формулу: =СУММ(А1:АЗ), а затем скопируете содержимое ячейки А4 в ячейку В4, вы увидите, что в ячейке формула будет выглядеть по-другому: СУММ(В1:ВЗ). Это происходит потому, что по умолчанию в Excel принята относительная адресация ячеек в формулах. На самом деле, запись ссылок А1:АЗ в формуле означает, что используются не сами ячейки, а их координаты по отношению к той ячейке, где расположена формула. При переносе формулы на новое место относительные координаты будут другими, и ссылки в формуле изменятся.     Это очень удобно, так как вы можете легко копировать ячейки с формулами в любое место таблицы, и при этом их значение будет автоматически скорректировано.