Отчеты в приложении Microsoft Access 2010

Содержание

 

Введение ………………………………………………………………….3

1. Общие сведения ………………………………………………………4
2. Составные части отчета ……………………………………………...6
3. Новые возможности в Access 2010 ………………………………….8
4. Технология создания отчета в Access 2010 …………………………9
5. Редактирование и форматирование отчетов в Access 2010 ……....12
6. Просмотр и печать отчетов …………………………………………18

Заключение ……………………………………………………………...19

Список используемой литературы …………………………………….20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа. Средства Access по разработке отчетов предназначены для конструирования макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку и вычисления данных. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

При работе с базой  данных для просмотра, форматирования и обобщения данных обычно используются отчеты. Например, можно создать отчет в виде списка с номерами телефонов всех контактов или сводный отчет с итогами продаж компании в разных регионах за разные периоды.

В данной работе представлен обзор отчетов в приложении Microsoft Access 2010, а также сведения о новых и изменившихся возможностях, связанных с ними. Кроме того, в работе содержатся инструкции по созданию отчетов, сортировке, группировке и обобщению данных, а также предварительному просмотру и печати отчетов.

Создавать полезные отчеты намного проще, если структура таблиц базы данных и отношения между  ними хорошо продуманы.

По сравнению с другими  методами вывода данных на печать, отчеты обладают двумя принципиальными  преимуществами:

• они предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;
• отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могут понадобиться для успешного ведения бизнеса.

1. Общие сведения

Отчет — это объект базы данных, который используется для отображения и обобщения данных. С помощью отчетов можно распространять и архивировать мгновенные снимки данных в печатном виде, в виде PDF- или XPS-файлов и файлов других форматов (см. рис. 1).

Рис. 1 Пример отчета в Microsoft Access

Отчеты могут содержать подробные сведения об отдельных записях, сводные сведения о большой группе записей либо и то и другое. Кроме того, отчеты Access также можно использовать при создании наклеек для списков рассылок и многого другого.

Можно создавать "свободные" отчеты, не отображающие никаких данных, однако в данной работе предполагается, что отчет привязан к некоторому источнику данных, например к таблице или запросу.

Отчеты Access подразделяются на шесть категорий (макетов):

• Одностолбцовые отчеты. В них в одном длинном столбце перечисляются значения каждого поля каждой записи таблицы или запроса. Надписи указывают имя поля таблицы или запроса, а справа от надписей приведены значения. Эти отчеты применяются редко: их распечатка требует большого расхода бумаги.
• Ленточные отчеты. В таких отчетах для каждого поля таблицы или запроса предоставляется озаглавленный столбец, а значения каждой записи помещаются в отдельную строку.
• Многостолбцовые отчеты. Они создаются из одностолбцовых отчетов. Для этого применяется "газетный" вариант размещения "змейкой", предусмотренный в приложениях настольных издательских систем и текстовых редакторах.
• Отчеты с группированием данных. Самый популярный тип отчетов. Такие отчеты позволяют вычислять итоговые значения для групп записей и представляют информацию в удобном для использования виде.
• Почтовые наклейки. Особый тип многостолбцовых отчетов, создаваемых для печати имен и адресов в группах.
• Сводные отчеты. Такие отчеты содержат подчиненные отчеты. При этом каждый подчиненный отчет создается на основе независимых источников данных, например, таблиц или запросов.

В первых пяти отчетах  в качестве источника данных применяют  таблицу или запрос, подобно формам. Отчеты такого рода называют присоединенными  к источнику данных.

В приложении Access 2010 есть новая функция, позволяющая создавать веб-базы данных путем публикации баз данных Access на сервере SharePoint, на котором работают службы Access. Если имеется веб-база данных, отчеты Access можно отображать в браузере с помощью служб отчетов SQL Server. При таком преобразовании набор доступных функций в отчетах, отображаемых в браузере, будет несколько ограничен. Однако если не нужно отображать отчеты в браузере, можно использовать полный набор возможностей, предоставляемых конструктором отчетов Access.

 

2. Составные части отчета

 

В приложении Access макет  отчета разбит на разделы. В клиентской базе данных разделы отчета можно  просмотреть в режиме конструктора. В режиме макета разделы выделены не так четко, однако они все же обозначены и их можно выбирать в раскрывающемся списке в группе «Выделенный фрагмент» на вкладке «Формат». Чтобы создавать полезные отчеты, нужно понимать назначение каждого раздела. Например, от выбора раздела для размещения вычисляемого элемента управления зависит способ вычисления результата. Далее в работе мы рассмотрим типы разделов и назначение каждого из них.

Заголовок отчета.  

Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок  включается информация, обычно размещаемая  на титульной странице, например эмблема  компании, название отчета или дата. Если в нем содержится вычисляемый элемент управления, в котором используется агрегатная функция суммирования, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

Верхний колонтитул. 

Выводится на печать вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

Заголовок группы. 

Печатается перед каждой новой группой записей. Этот раздел используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по товарам, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, в котором используется агрегатная функция суммирования, сумма будет рассчитываться для текущей группы. В отчете может быть несколько разделов заголовков групп в зависимости от количества уровней группировки.

Область данных. 

Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются  элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

Примечание  группы. 

Выводится на печать в  конце каждой группы записей. В примечании группы отображаются сводные сведения о данной группе. В отчете может  быть несколько разделов примечаний групп в зависимости от количества уровней группировки.

Нижний колонтитул.

Печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации  страниц и для печати постраничной информации.

Примечание  отчета. 

Печатается один раз  в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для отображения итогов и другой сводной информации по всему отчету. 

Примечание. 

В режиме конструктора примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако во всех остальных режимах (например, в режиме макета, при печати или  предварительном просмотре) этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после примечания последней группы или строки области данных на последней странице.

 

 

 

 

 

 

3. Новые возможности в Access 2010

 

Порядок создания отчета в приложении Access 2010 очень похож  на соответствующую процедуру в версии Access 2007. Однако в Access 2010 имеются и некоторые новые возможности, связанные с отчетами.

Общая коллекция  изображений.  

В приложении Access 2010 можно  прикрепить к базе данных изображение, а затем использовать его с  несколькими объектами. Обновление одного изображения приводит к его обновлению в масштабах всей базы данных.

Темы Office. 

В приложении Access 2010 теперь можно использовать стандартные  темы Microsoft Office, что позволяет применять  профессионально разработанные  наборы шрифтов и цветов сразу ко всем формам и отчетам Access.

Более функциональные инструменты условного форматирования. 

В приложении Access 2010 предусмотрены  более функциональные инструменты  для выделения данных в отчетах. Для каждого элемента управления или их группы можно добавить до 50 правил условного форматирования, а в клиентских отчетах можно использовать гистограммы для сравнения данных из разных записей.

Более гибкие макеты. 

В приложении Access 2010 при  разработке отчетов элементы управления по умолчанию размещаются в макете. Благодаря сетке можно легко выровнять элементы управления и задать их размеры. Кроме того, она необходима для всех отчетов, отображаемых в браузере. Макеты не являются новой возможностью приложения Access 2010, однако в этой версии внесены некоторые изменения в способы перемещения, выравнивания и изменения размеров элементов управления с их помощью.

4. Технология  создания отчета в Access 2010

 

Действие 1. Выбор источника  записей.

Источником записей  для отчета может быть таблица, именованный или внедренный запрос. Источник записей должен содержать все строки и столбцы данных, которые требуется отобразить в отчете.

Если нужные данные содержатся в существующей таблице или запросе, необходимо выделить эту таблицу или запрос в области навигации и перейти к действию 2 "Выбор инструмента отчета".

Если источник записей  еще не создан, необходимо выполнить одно из перечисленных ниже действий.

Перейти к действию 2 "Выбор инструмента отчета" и воспользоваться инструментом "Пустой отчет".

Создать таблицы или запрос, которые будут содержать нужные данные, выбрать их в области навигации и перейти к действию 2 "Выбор инструмента отчета".

 

Действие 2. Выбор инструмента  отчета.

Инструменты отчетов  расположены на вкладке "Создание ленты" в группе "Отчеты". В таблице 1 кратко описано их назначение.

Веб-совместимые  отчеты. Отчеты, созданные с использованием этих инструментов, совместимы с функцией публикации в службах Access и могут быть отображены в браузере. Здесь нужно обратить внимание на то, что значки веб-совместимых объектов помечены изображением глобуса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1.

Виды инструментов веб-совместимых отчетов.

Изображение кнопки	Инструмент	Описание
	Отчет	Позволяет создать простой табличный  отчет, содержащий все поля из источника  записей, который выбран в области  навигации.
	Пустой отчет	Позволяет открыть пустой отчет  в режиме макета и отобразить область  задач "Список полей". При перетаскивании полей из этой области в отчет  в приложении Access создается соответствующий  запрос к источнику записей.

 

Клиентские отчеты. Отчеты, созданные с использованием этих инструментов, несовместимы с функцией публикации в службах Access. Если добавить клиентские отчеты в веб-базу данных, ее можно будет опубликовать, однако отчеты не будут доступны в браузере. При этом с ними можно будет работать, если открыть базу данных в приложении Access.

Таблица 2.

Виды инструментов клиентских отчетов.

 

Изображение кнопки	Инструмент	Описание
	Отчет	Позволяет создать простой табличный  отчет, содержащий все поля из источника  записей, который выбран в области  навигации.
	Конструктор отчетов	Позволяет открыть пустой отчет  в режиме конструктора и добавить в него нужные поля и элементы управления.
	Пустой отчет	Позволяет открыть пустой отчет  в режиме макета и отобразить область  задач "Список полей". При перетаскивании полей из этой области в отчет в приложении Access создается внедренный запрос, который сохраняется в его свойстве "Источник записей".
	Мастер отчетов	Служит для вызова пошагового мастера, с помощью которого можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета. В результате работы мастера будет создан отчет на базе выбранных параметров.
	Наклейки	Вызывает мастер, в котором можно  выбрать стандартный или настраиваемый  размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки. В результате мастер создает отчет  с подписями на базе выбранных  параметров.