Отчеты в приложении Microsoft Access 2010

 

Действие 3. Создание отчета.

1. Выбрать нужный инструмент, нажав соответствующую кнопку. Если появится окно мастера, следовать инструкциям в нем, а на последней странице нажать кнопку "Готово". Отчет будет открыт в приложении Access в режиме макета.

2. Отформатировать отчет, чтобы добиться желаемого внешнего вида, выполнив действия, указанные ниже:

• изменить размер полей и подписей, выделяя их и перетаскивая края;
• расположить поля в нужном порядке, выделяя их (и соответствующие подписи, если они есть) и перетаскивая в нужное место;
• также можно, щелкая поля правой кнопкой мыши, с помощью команд контекстного меню объединять или разбивать ячейки, удалять и выделять поля и выполнять другие задачи форматирования.

Кроме того, отчет можно  сделать более привлекательным и удобным с помощью функций, описанных в разделах ниже.

5. Редактирование и  форматирование отчетов в Access 2010

 

Добавление  группировки, сортировки и итогов.

 

Возможности группировки  и сортировки данных — одни из наиболее полезных в отчете. Например, если требуется узнать, какой поставщик предоставил указанную серию компьютеров, вы можете быстро получить эту информацию, сгруппировав активы по поставщику.

Можно группировать как  табличные макеты, так и макеты «в столбик».

Чтобы быстро добавить в отчет группировку, сортировку или итоги, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши поле, к которому необходимо применить соответствующую функцию, и выбрать нужную команду в контекстном меню.

Кроме того, когда отчет  открыт в режиме макета или конструктора, можно добавить эти функции с помощью области "Группировка, сортировка и итоги".

Если область "Группировка, сортировка и итоги" не открыта, на вкладке "Конструктор" в группе "Группировка и итоги" выбрать команду "Группировка".

Нажать кнопку "Добавить" группировку или "Добавить сортировку" и выбрать поле, по которому требуется сгруппировать или отсортировать данные.

Помимо группировки  и сортировки данных в отчеты можно  добавлять общий итог и промежуточные  итоги, а также другие вычисления. Например, можно вычислить, сколько времени потрачено на создание определенной модели стола или кресла. 

1. Для отчета, открытого в режиме макета, откройте область Группировка, сортировка и итоги, выберите уровень группировки, а затем нажмите кнопку Больше.

2. Найдите поле «с итогами» и щелкните стрелку рядом с ним.

3. В диалоговом окне Итоги выберите поле, которое требуется вычислить, и применяемый тип вычисления (например, сумма или среднее значение), а также настройте параметры, такие как общий итог и промежуточные итоги.

4. Когда настройка будет закончена, вычисления отобразятся в отчете.

 

Выделение значений с помощью условного форматирования.

В приложении Access 2010 предусмотрены  более функциональные инструменты  для выделения данных в отчетах. Для каждого элемента управления или их группы можно добавить до 50 правил условного форматирования, а в клиентских отчетах можно использовать гистограммы для сравнения данных из разных записей.

Добавление условного  форматирования.

• Открыть отчет в режиме макета. Для этого щелкнуть его правой кнопкой мыши в области навигации и выбрать команду "Режим макета".
• Выбрать все элементы управления, к которым требуется применить условное форматирование. Чтобы выбрать несколько элементов, нужно щелкнуть их, удерживая нажатой клавишу SHIFT или CTRL.
• На вкладке "Формат" в группе "Форматирование элемента" управления выбрать команду "Условное форматирование". 
  В приложении Access будет открыто диалоговое окно "Диспетчер правил" условного форматирования.
• В диалоговом окне "Диспетчер правил условного форматирования" выбрать команду "Создать правило".
• В диалоговом окне "Новое правило форматирования" выбрать значение в поле "Выберите тип правила".

Чтобы создать правило, которое будет проверяться отдельно для каждой записи, выбрать вариант "Проверьте значения в текущей записи или используйте выражение".

Чтобы создать правило  для сравнения записей друг с  другом с помощью гистограмм, выбрать вариант "Сравнить с другими записями".

• В поле "Измените описание правила" укажите правило, которое будет определять применение форматирования, а также форматирование, которое нужно применять при выполнении условий.
• Чтобы вернуться в диалоговое окно "Диспетчер правил условного форматирования", нажмите кнопку ОК.
• Если нужно создать еще одно правило для этого элемента управления или группы элементов, повторите процедуру, начиная с действия 4. В противном случае нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

 

Придание отчету профессионального внешнего вида с  помощью тем.

 

Теперь к базе данных Access можно применять темы Office 2010, что позволяет выдерживать общий стиль во всех документах Office.  

Важно.    Выбранная тема Office, шрифт или цвет применяется не только к текущему отчету, а ко всем формам и отчетам в базе данных.

Откройте отчет в  режиме макета, щелкнув его в области навигации и выбрав команду Режим макета.

На вкладке Конструктор  в группе Темы выберите нужную тему, цвет или шрифт:

 

С помощью коллекции  Темы можно одновременно задать цвета и шрифты в соответствии с готовой схемой.

С помощью коллекций  Цвета и Шрифты можно задать цвета  и шрифты независимо друг от друга.

Добавление изображений.  

Изображения в приложении Access традиционно привязывались к  отдельным элементам управления на формах и отчетах. Чтобы изменить часто используемое изображение, присутствующее на нескольких формах и отчетах, каждый соответствующий элемент управления приходилось обновлять вручную. В приложении Access 2010 можно прикрепить к базе данных изображение, а затем использовать его с несколькими объектами. Обновление одного изображения приводит к его обновлению в масштабах всей базы данных. Это очень полезно при работе с такими объектами, как эмблемы компаний и фоновые изображения, используемые во всей базе данных.

Добавление изображения.

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, в который требуется добавить изображение, и выберите команду Режим макета.
2. Щелкните то место отчета, где нужно поместить изображение.
3. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите кнопку Вставить изображение.
4. Выполните одно из указанных ниже действий:                                            - используйте существующее изображение.    Если нужное изображение уже есть в коллекции, щелкните его, чтобы добавить в отчет.                                                                                                                - добавьте новое изображение.    Нажмите кнопку Обзор в нижней части коллекции. В диалоговом окне Выбор рисунка перейдите к нужному изображению и нажмите кнопку Открыть.

Выбранное изображение будет добавлено  в отчет.

Добавление фонового изображения.

 

 1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, в который требуется добавить фоновое изображение, и выберите команду Режим макета.

2. На вкладке Формат в группе Фон нажмите кнопку Фоновый рисунок.

3. Выполните одно из указанных ниже действий.

Используйте существующее изображение.    Если нужное изображение уже есть в коллекции, щелкните его, чтобы добавить в отчет.

Добавьте новое изображение.    Нажмите кнопку Обзор в нижней части коллекции. В диалоговом окне Выбор рисунка перейдите к нужному изображению и нажмите кнопку Открыть.

Выбранное изображение  будет добавлено в отчет.

 

Способы изменения  отчетов.

Вносить изменения в отчет можно как в режиме макета, так и в режиме конструктора. Режим макета лучше всего подходит для изменения внешнего вида отчета. Например, в нем можно переупорядочить поля, изменить их размеры или применить готовый стиль.

В отличие от режима макета, в режиме конструктора можно управлять содержимым отчета. Например, можно добавить текстовые поля с датой и временем создания отчета.

1. Чтобы открыть отчет в режиме макета, перейдите в область навигации, щелкните правой кнопкой отчет и выберите пункт Режим макета.

2. Используйте команды на вкладках Конструктор, Упорядочить, Формат и Параметры страницы. Например, на вкладке Конструктор в группе Темы выберите визуальную тему для своего отчета.

3. Выполните те же действия, чтобы открыть отчет в режиме конструктора.

4. В этом режиме можно вставлять множество элементов управления, например, флажки или элементы управления «дата-время».

6. Просмотр и печать отчета

Предварительный просмотр отчета.

1. Откройте отчет, который требуется просмотреть, или просто выберите его в области навигации.

2. На вкладке Файл выберите команду Печать, а затем — Предварительный просмотр. 

Отчет будет открыт в  режиме предварительного просмотра. С  помощью команд на вкладке Предварительный  просмотр можно выполнить следующие действия:

- напечатать отчет;

- изменить размер или макет страницы;

- изменить масштаб или просмотреть сразу несколько страниц;

- обновить данные в отчете;

- экспортировать отчет в другой формат файла.

Чтобы вернуться в  рабочую область базы данных, на вкладке Предварительный просмотр в группе Закрыть выберите команду Закрыть окно предварительного просмотра.

Печать отчета.

Отчет можно вывести  на печать не только из режима предварительного просмотра.

1. Откройте отчет, который требуется распечатать, или просто выберите его в области навигации.

2. На вкладке Файл выберите команду Печать.

Чтобы сразу отправить  отчет на принтер по умолчанию, не настраивая его параметры, выберите команду Быстрая печать.

Чтобы открыть диалоговое окно, в котором можно выбрать принтер, указать число копий и задать другие параметры, выберите команду Печать.

 

 

Заключение

В данной курсовой работе рассмотрены вопросы разработки и редактирования отчетов в Access 2010.

В приложении Access 2010 есть новая функция, позволяющая создавать веб-базы данных путем публикации баз данных Access на сервере SharePoint, на котором работают службы Access. Если имеется веб-база данных, отчеты Access можно отображать в браузере с помощью служб отчетов SQL Server. При таком преобразовании набор доступных функций в отчетах, отображаемых в браузере, будет несколько ограничен. Однако если не нужно отображать отчеты в браузере, можно использовать полный набор возможностей, предоставляемых конструктором отчетов Access.

Отчеты обеспечивают наиболее гибкий способ просмотра и распечатки итоговой информации. Они позволяют отображать и печатать данные с любой степенью детализации и почти в любом формате. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Для создания хорошего отчета надо:

1. создать макет отчета
2. подобрать данные
3. создать новый отчет и связать его с запросом
4. определить свойства макета страницы
5. используя элемент управления Поле, разместить поля в отчет
6. по мере необходимости добавить другие поля и надписи
7. изменить внешний вид, размер и положение полей и надписей
8. задать параметры сортировки и группировки
9. сохранить отчет
10. усовершенствовать отчет, используя диаграмму и другие элементы управления
11. распечатать отчет

 

Список используемой литературы:

 

1. Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Ms Access 2010. - СПб.: БХВ-Петербург, 2011.- 325 с.
2. Вейскас Д. Эффективная работа с Ms Access 2007 - СПб: Издательство "Питер", 2011. – 251 с.
3. Гурвиц Г. Microsoft Access 2010. Разработка приложений на реальном примере. – М.: Высшая школа, 2010. – 489 с.
4. Дженнингс, Роджер. Использование Ms Access 2010. Спец. издание.: Пер. с англ. - М.: Издательский дом "Вильямс", 2010. - 1012с.
5. Праг Керри Н., Ирвин Майки Р. Access 2010. Библия пользователя: Пер. с англ.: Учеб. пособие. - М.: Издательский дом "Вильямс", 2010. – 425 с.
6. Стоцкий Ю. Самоучитель Office 2010. - СПб.: Питер, 2011. –    117 с.
7. Харитонова И.А., Михеева Д.В. Ms Access 2010. - СПб.: БХВ - Санкт-Петербург, 2010. – 168 с.