Применение пакетов программного обеспечения

  Поскольку история автоматизации кадровых служб началась практически одновременно с внедрением информационных технологий в управлении, давайте разберемся, какие программные средства есть в арсенале современного кадровика. Все эти программные продукты можно разбить на четыре группы: информационно-справочные системы, программы автоматизирующие отдельные участки в работе кадровой службы, HRM модули в составе комплексного продукта для автоматизации предприятия, специализированные комплексные HRM системы.

Информационно-справочные системы.

  Информационно-справочные системы нельзя назвать специализированными системами по управлению персоналом, но они активно используются в работе кадровика. В первую очередь это правовые справочные системы. Сегодня в нашей стране существует целый ряд правовых справочных систем: "Кодекс", "Референт", "Юридический мир", "Ваше право", "Юристконсульт", "Законодательство России". Однако самыми крупными являются "Гарант" и "КонсультантПлюс". Эти две фирмы создали наиболее разветвленную сеть своих информационных центров в различных регионах России. Помимо информации по законодательству в обеих системах созданы обширные консультационные базы.

Отдельные программы автоматизации.

  Это программные продукты автоматизирующие отдельные функциональные задачи. Как правило, это программы кадрового учета, расчета заработной платы, найма персонала, аттестации, тестирования, управления компенсационным пакетом, оценки, обучения, развития и мотивации персонала. Уровень разработки этих программ может быть самый разный - от примитивного до самого продвинутого. Но их объединяет принцип их создания - разработчики этих программ и не ставили перед собой цели разработать комплексный продукт. Это не комплексные системы в процессе разработки, а полностью законченный продукт. Как правило, системные решения, лежащие в основе этих разработок, не позволяют им развиваться как комплексным HRМ-системам. Понятно, что такие программы имеют локальное применение и могут быть рекомендованы только небольшим организациям для решения учетно-отчетных задач в конфигурации "Зарплата-Кадры".

Специализированные комплексные HRM системы.

  Эти системы удовлетворяют самым высоким требованиям по HRM-функциональности. Существуют разные точки зрения на вопрос о составе полнофункциональной HRM-системы. Одним из распространенных вариантов можно считать перечень функций, используемый центром Tadviser. В его состав входят:

  - организационный менеджмент,

- кадровый  учет,

  - кадровый документооборот,

- табельный  учет,

- расчет  зарплаты,

- регламентированная  отчетность,

  - компенсационный пакет,

- планирование  человеческих ресурсов,

- планирование  фонда оплаты труда,

- управление  компетенциями, оценка персонала,

- управление  мотивацией,

  - управление обучением,

- электронное  обучение,

- подбор  персонала,

- управление  кадровым резервом,

- HR-портал,

- информационное  самообслуживание,

- аналитика  по персоналу.

  Как видно из этого перечня, современные HRM-системы охватывают все возможные области деятельности службы персонала. Основной отличительной чертой этих программ является наличие единого информационного пространства, которое позволяет использовать в работе каждого модуля все многообразие накопленной в системе информации, построить эффективные аналитические системы и системы поддержки принятия решений. Не все имеющиеся на рынке продукты имеют вышеперечисленную функциональность, в некоторых системах заявленная функциональность находится в зачаточном состоянии, но все разработчики HRM-систем декларируют планы по созданию полнофункционального продукта. Это позволяет пользователям программ надеяться, что по мере возникновения у них потребности в новых функциональных модулях, такие будут предложены разработчиками. Поэтому Специализированные комплексные HRM системы можно назвать стратегическим инструментом развития кадровых служб, рассчитанным на долгие годы эксплуатации.

HRM модули как составная часть  комплексного продукта.

  Программы комплексной автоматизации (программы класса ERP или близкие к ним), пожалуй наиболее развитые и сложные среди средств автоматизации бизнеса. Требования к функционалу HR-модулей этих программных продуктов не отличаются от требований к специализированным комплексным HRM-системам. Более того наибольшей реализованной на сегодня функциональностью обладают именно специализированные модули ERP-систем от Oracle и SAP. Однако интегрированность этих модулей имеет как преимущества, так и определенные недостатки. Бесспорным преимуществом такого решения является полное информационное обеспечение со стороны других подсистем: финансовой, коммерческой и производственной. Но достаточно высокая автономность кадровой информации и кадровых процессов существенно снижает ценность этого преимущества. При этом остаются присущие этим системам недостатки: долгий срок внедрения системы, который может длиться несколько лет, а использовать программу нужно уже сегодня; высокая стоимость владения системой (стоимость закупки ПО, внедрения, эксплуатации и технической поддержки), зависимость кадровой службы от внедрения системы в других подразделениях. Поэтому встречаются варианты построения комплексной системы автоматизации предприятия, когда вместо HRM-модуля Oracle или SAP внедряется система отечественной разработки, например решение от "Компаса".

 Как  мы увидели, задача автоматизации  кадровой службы может быть  решена с помощью программ  разного класса и разных производителей, но какую бы информационную  систему ни выбрала конкретная  организация важно, чтобы эта  система отвечала современным  требованиям к такого рода системам:

  - в основе системы лежит методология управления персоналом, знакомая HR-менеджерам предприятия, используемая или предполагаемая к использованию в компании и направленная на достижении стратегических целей высшего менеджмента предприятия,

  - возможность доступа к данным для множества пользователей, объединенных в локальную сеть предприятия, а зачастую - и для пользователей, удаленных от центрального офиса,

  - развитый, дружественный графический интерфейс конечного пользователя,

  - режимы обработки оперативной информации, близкие к режиму реального времени,

  - средства аутентификации и разграничения прав доступа, позволяющие предоставлять информацию в соответствии с должностными обязанностями пользователя.

  Высокий уровень защищенности от несанкционированного доступа, основу информационной системы составляет промышленная база данных, поддерживающая доступ на основе стандарта SQL, как правило, Oracle или MS SQLServer.

Заключение

ППП в настоящее  время стали неотъемлемой частью программного  обеспечения персональных компьютеров. Это объясняется большим  набором функций для работы с  данными, набором функций для  работы с данными, простотой, освоения и работы.Этим же объясняется широкое применение их в различных областях деятельности человека. Они являются неотъемлемой частью информационных систем, которые облегчают доступ  пользователя к информации по практически любой области науки, техники, культуры, здравоохранения, обучения. Постоянное совершенствование имеющихся пакетов электронных таблиц, появление новых делают работу с данными все более и более простой, доступной для пользователя любой информации.

Без развития методов проектирования и исследования систем управления затрудняется совершенствование  управления и повышение эффективности  производства. Особое значение приобретает  выявление и анализ возникающих  проблем как построения, так и развития организации.

Системный подход, придавая важное значение научно обоснованному определению функций управления и нормативов численности как части общего процесса формирования организационно-управленческой структуры, ориентирует исследователей и разработчиков на более общие принципы проектирования организаций. Прежде всего он предполагает исходное определение системы целей организации, которые обусловливают структуру задач и содержание функций аппарата управления.

На современных  предприятиях эффективность построения системы управления не может быть оценена каким-либо одним показателем. С одной стороны, здесь следует  учитывать, насколько организационная  структура обеспечивает достижение организацией результатов, соответствующих  поставленным перед ней целям, с  другой - насколько ее внутреннее построение и процессы функционирования адекватны  объективным требованиям к их содержанию, организации и свойствам. Конечным критерием эффективности  при сравнении различных вариантов  организационной структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей, поставленных в области производства, экономики, технического прогресса  и социального развития.

В процессе исследования системы управления выявляется, из каких составных частей, элементов  состоит система управления, как  они взаимодействуют друг с другом и с окружением. Объектом исследования и проектирования систем управления выступают социальные системы, как  сложные системные объекты. Исследование и проектирование систем управления осуществляется на основе научной методологии, с применением соответствующих  методологических подходов, комплекса  методов и конкретных методик. Цель исследования заключается в поиске наиболее эффективных вариантов  построения системы управления и  организации ее функционирования и  развития. Результат исследования систем управления представляет собой практические рекомендации по изменению тех или  иных сторон се функционирования, повышению  качества управленческой деятельности менеджера и всего персонала  управления.

Системный анализ выступает базовым подходом и  методом в исследовании и проектировании систем управления. Современными формами  организации и проведения исследования систем управления являются экспертная и консультационная деятельность.

 

Изменения в  организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям: автоматизация  системы принятия, упорядочения, хранения и передачи информации; автоматизация  отдельных функций руководителя; совершенствование системы контроля; развитие системы коммуникаций.

Использование информационных технологий, сети Интернет и всех видов сетевой организации, бесчисленных компьютерных программ не только позволяет оперативно получать информацию и принимать решения, но и вызывает множество коренных организационных изменений. Сокращается  бюрократический аппарат, пересматриваются традиционные взгляды на роль и механизм эффективной связи корпораций, открываются  безграничные возможности финансовых рынков, инвестирования, укрепляется  сплоченность персонала. С развитием  информационных технологий и расширением  сферы использования сети Интернет растет ее влияние на управление компаниями. Появляются новые возможности для  привлечения и сбора денежных средств, распространения информации об опыте управления, методах принятия решений, формировании стратегических альянсов, децентрализации структур и т.п.