Процессоры Электронных таблиц Microsoft

Оглавление 

Введение  в Microsoft Office 2003.

Процессоры  электронных таблиц. Знакомство с Excel.

Процессоры  электронных таблиц. Создание рабочей  книги.

Процессоры  электронных таблиц. Технология создания электронной таблицы.

Процессоры  электронных таблиц. Обучение работы с формулами, функциями и диаграммами.

Процессоры  электронных таблиц. Работа с таблицей Excel как с базой данных.

Процессоры  электронных таблиц. Экономико-математические приложения Excel.

Процессоры  электронных таблиц. Решение уравнений  и задач оптимизации.

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

1. Введение в Microsoft Office…………………………………….…… 2

2. Процессоры Электронных таблиц.

2.1  Знакомство с Excel.……………………………………………...….  6

Создание  рабочей книги……………………………………………. 7

Работа  с файлами……………………………………………………. 10

2.2 Технология создания электронной таблицы……………………. 11

2.3 Обучение работе с формулами, функциями и диаграммами….. 14 

Функции в Excel………………………………………………………16

           Диаграммы в Excel………………………………………………….. 18

4. Работа с таблицей Excel как с базой данных……………………..  24
5. Экономико-математические приложения Excel…………………  27

Структуризация  и первичная логическая обработка  данных… 27

Статистическая  обработка данных, анализ и прогнозирование.27

Проведение  финансово-экономических расчетов……………….  29

2.6 Решение уравнений и задач оптимизации ……………………….  31 

1. Введение  в Microsoft Office 2003

Цель обучения студентов  основам офисных приложений Word, Excel, PowerPoіnt, Access и основам редактора VBA - обеспечить знание теоретических  и практических основ в области  обработки текстовой информации и электронных таблиц, создания презентаций и показа слайдов, создания и ведения базы данных Access, разработки приложений с помощью редактора VBA, а также познакомить с основами экспертных и обучающих систем. 
 
Приложения Microsoft Office 2003 предназначены для автоматизации делопроизводства, т.е. автоматической обработки различного рода данных и информации: текстовой информации; таблиц чисел; деловой графики; баз данных. Таким образом, пакет программ Microsoft Office 2003 - это универсальное средство для решения практически любых задач по обработке данных и информации, возникающих в офисе. 
 
В состав Microsoft Office 2003 входят различные приложения: Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, Publisher, FronPage и другие программные инструменты для малого бизнеса. 
 
Запустить приложение Microsoft Office 2003 можно: из главного меню Windows (кнопка Пуск), в котором необходимо выбрать нужное приложение Microsoft Office 2003; щелчком на кнопке приложения, расположенной в области быстрого запуск на панели задач; щелчком на ярлыке приложения, расположенного на рабочем стол и другими способами.  
 
После запуска приложения Microsoft Office 2003 открывается окно, содержащее элементы графического пользовательского интерфейса. Окно приложения Microsoft Office 2003 может быть в одном из трех состояний: развернутом на весь экран, свернутом в виде кнопки на панели задач и нормальном, которое можно перемещать на экране.  
 
Во всех приложениях MS Office 2003 (окнах приложений) используется унифицированный графический интерфейс пользователя (Graphical User Interface, GUI), который состоит из основных элементов: строки заголовка; строки меню; панелей инструментов (по умолчанию активизированы панели: стандартная и форматирования); строки состояния; вертикальных и горизонтальных полос прокрутки, области задач в режиме «Приступая к работе».

 
В окнах приложений Microsoft Office 2003 используются стандартные элементы управления или компоненты графического интерфейса, которые объединяются в  более крупные конструкции (меню, панели инструментов, окна диалога) и которые предоставляют возможность управлять окном приложения, а также изменять содержимое и форму представления информации, отображаемой в окне документа. 
 
В Microsoft Office 2003 используются окна четырех типов: окна приложения; окна документов; диалоговые окна; формы. Окно документа отображается в окне приложения.  
 
Управление приложениями Microsoft Office 2003 осуществляется с помощью меню и панелей инструментов. В приложениях Microsoft Office 2003 применяются три типа меню: строка меню (главное меню приложения или ниспадающее меню); контекстное (всплывающее) меню; оконное (системное) меню для изменения размеров и положения окна приложения. 
 
Панель инструментов - это строка, на которой располагаются (наиболее часто используемые команды) кнопки или пиктограммы и раскрывающиеся списки. Панель инструментов обеспечивает быстрый доступ к командам.  
 
Текстовый процессор Microsoft Word 2003 является одним из основных компонентов Microsoft Office 2003. Текстовый процессор позволяет создавать, редактировать, сохранять, просматривать и распечатывать текстовые документы, применять форматирование символов, абзацев, страниц, разделов и документа в целом, назначать существующие стили символов, абзацев, таблиц и создавать собственные стили. Кроме того, в Word можно создавать таблицы, рисунки, диаграммы, формулы и т.д.  
 
Табличный процессор Excel 2003 позволяет выполнять вычисления с помощью формул и встроенных функций, строить диаграммы и графики по результатам вычислений, анализировать данные и работать со списками в таблицах и на веб-страницах. Процессор Excel предназначен для обработки информации с помощью электронных таблиц, которые являются удобным инструментом для решения планово - финансовых, бухгалтерских и инженерных задач. 
 
Редактор PowerPoіnt 2003 - это приложение Microsoft Office 2003 для подготовки выступлений или создания презентаций (демонстрационных материалов) с использованием компьютерных слайдов. Слайды могут содержать информация любого типа и использовать документы других приложений Microsoft Office. Слайды можно представлять в электронном виде, распечатывать на принтере и распространять в Интернет.  
 
Редактора VBA. С помощью системы разработки приложений Visual Basic for Applications (VBA) можно разрабатывать различные приложения, связанные с обработкой данных и подготовкой документов. Для запуска редактора VBA необходимо открыть приложение Microsoft Office и выполнить команду Сервис / Макрос / Редактор Visual Basic. 
 
Система управления базами данных является программным средством создания и ведения базы данных, доступа к данным и их обработки. Существуют иерархические, сетевые, и реляционные модели данных, которые поддерживаются СУБД соответствующего типа. 
 
СУБД Mіcrosoft Access 2003 - приложение Microsoft Office 2003, которое позволяет создавать реляционные базы данных и программы (запросы, формы и отчеты) для работы с данными и управления ими. Приложение Access ориентировано для работы с объектами БД: таблицами, запросами, формами, отчетами, страницами, макросами и модулями. 
 
Приложения Microsoft Office 2003 проектировались для совместной работы, поэтому имеется возможность объединить текст из Word с таблицами Excel и формулами из Mіcrosoft Equation 3.0 и так далее. Существует несколько способов использования данных, созданных одним приложениям, в другом приложении. 
 
Для совместного использования данных приложениями Microsoft Office применяются следующие технологии: статическое копирование; внедрение и связывание объектов. 
 
Импорт данных. При импорте данные из документа источника (созданного в одном приложении) копируются в документ получатель (созданный в другом приложении). Копирование осуществляется при помощи фильтров, которые представляют собой программу, которая преобразует данные из одного формата в данные другого формата. Приложения Microsoft Office 2003 имеют большой набор различных фильтров. 
 
Связывание и внедрение (OLI) - один из эффективных способов обмена данными между приложениями Microsoft Office. Основные различия между связыванием и встраиванием заключаются в месте хранения данных и способе обновления данных после помещения их в документ. 
 
Связанный объект – это данные (объект), созданные в одном файле и вставленные в другой файл с поддержкой связи между файлами. Связанный объект может обновляться одновременно с обновлением исходного файла. Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен. 
 
Внедренный объект – это данные (объект), вставленные в файл. Внедренный объект становится частью файла. При двойном щелчке внедренный объект открывается с помощью программы, в которой был создан. 
 
Копирование, связывание и внедрение можно осуществлять при помощи буфера обмена. Для этого необходимо данные скопировать в документе - источнике, а затем в документе - получателе выполнить команду Правка - Специальная вставка и выбрать параметр Связать или Вставить. 
 
Второй способ связывания и внедрения объектов осуществляется при помощи диалогового окна "Вставка объекта", которое вызывается командой Объект в меню Вставка. 

 
Экспертные системы - это  программы для компьютеров, аккумулирующие знания специалистов - экспертов в конкретных предметных областях, которые предназначены для получения приемлемых решений в процессе обработки информации. Ядром экспертной системы является база знаний. 
 
Обучающая система - аппаратурно-программный комплекс, предназначенный для обучения пользователей, который осуществляет передачу знаний пользователям в зависимости от степени их подготовки и способности усваивать полученную информацию.

 

2. Процессоры  электронных таблиц

2.1. Электронная таблица Mіcrosoft Excel

Знакомство  с Excel

 
Что такое Excel?

Excel – это табличный  процессор. Табличный процессор  - это прикладная программа, которая  предназначена для создания электронных  таблиц и автоматизированной  обработки табличных данных.  
 
Что такое электронная таблица? 
Электронная таблица – это электронная матрица, разделенная на строки и столбцы, на пересечении которых образуются ячейки с уникальными именами. Ячейки являются основным элементом таблицы, в которые могут вводиться данные и на которые можно ссылаться по именам ячеек. К данным относятся: числа, даты, время суток, текст или символьные данные и формулы. 
 
Что такое обработка табличных данных? 
К обработке данных относится:

·  проведение различных вычислений с помощью формул и функций, встроенных в редактор;

·  построение диаграмм;

·  обработка данных в списках (Сортировка, Автофильтр, Расширенный фильтр, Форма, Итоги, Сводная таблица);

·  решение задач оптимизации (Подбор параметра, Поиск решения, Сценарии "что - если" и другие задачи);

·  статистическая обработка данных, анализ и прогнозирование (инструменты анализа из надстройки "Пакет анализа"). 
 
Таким образом, Excel являются не только средством автоматизации расчетов, но и средством моделирования различных ситуаций.

Область применения Excel: планово – финансовые и бухгалтерские расчеты, учет материальных ценностей, системы поддержки принятия решений (СППР) и другие области применения.

Создание  новой рабочей книги

Обучение работе с Excel необходимо начинать с изучения окна приложения Excel. При запуске Excel открывается окно приложения, в котором отображается новая рабочая книга – Книга 1.  
 
Окно приложения имеет пять основных областей:

·  строка меню;

·  панели инструментов;

·  строка состояния;

·  строка ввода;

·  область окна рабочей книги.

 
Основная обработка данных осуществляется при помощи команд из строки меню. Панели инструментов Стандартная и Форматирование являются встроенными панелями MS Excel, которые располагаются под строкой меню и содержат определенные наборы пиктограмм (кнопок). Основная часть пиктограмм предназначена для выполнения наиболее часто используемых команд из строки меню. 
 
Строка формул используется для ввода и редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Поле имени – это окно слева от строки формул, в котором выводится имя активной ячейки. Пиктограммы: X, V, fx, расположенные слева от строки формул - это кнопки отмены, ввода и вставка функции соответственно.  
 
Строка состояния расположена в нижней части экрана. Левая часть строки состояния указывает сведения о состоянии рабочей области электронной таблицы (Готово, Ввод, Правка, Укажите). Кроме того, в левой части строки состояния кратко описываются результаты выполненной команды. В правой части строки состояния выводятся результаты вычислений (при выполнении автоматических вычислений с помощью контекстного меню строки состояния) и отображаются нажатые клавиш Ins, Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock. 
 
Далее необходимо ознакомиться с основными понятиями окна рабочей книги. Рабочая книга (документ Excel) состоит из рабочих листов, каждый из которых является электронной таблицей. По умолчанию открывается три рабочих листа, переход к которым можно осуществить, щелкая на ярлычках, расположенных внизу книги. При необходимости в книгу можно добавить рабочие листы или удалить их из книги. 
 
Кнопки прокрутки ярлычков осуществляют прокрутку ярлычков рабочей книги. Крайние кнопки осуществляют прокрутку к первому и последнему ярлычку рабочей книги. Внутренние кнопки осуществляют прокрутку к предыдущему и следующему ярлычку рабочей книги.  
 
Основные понятия электронной таблицы: заголовок столбца, заголовок строки, ячейка, имя ячейки, маркер выделения, маркер заполнения, активная ячейка, строка формул, поле имени, активная область листа.

Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита сначала от А до Z , затем от АА до AZ, ВА до BZ и т.д.

 

Максимальное количество строк и столбцов определяется особенностями  используемой программы и объемом  памяти компьютера, например, в табличном  процессоре Excel 256 столбцов и более 16 тысяч строк.

 

Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А6 или D8).

 
Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной  таблицы, имеющая свой уникальный адрес. 
 
Адрес ячейки определяется именем (номером) столбца и именем (номером) строки, на пересечении которых находится ячейка, например А10. Ссылка – указание адреса ячейки. 
 
Активной ячейка - это выделенная ячейка, имя которой отображается в поле имени. Маркером выделения называется полужирная рамка вокруг выделенной ячейки. Маркер заполнения - это черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки.  
 
Активная область листа - это область, которая содержит введенные данные.  
 
В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок. Блок ячеек – группа смежных ячеек, определяемая с помощью адреса. 
 
Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ – двоеточие. Если блок имеет вид прямоугольника, то его адрес задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек, входящих в блок. 
 
Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо заданием с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек блока, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи левой клавиши мыши. 
 
Пример задания адресов ячейки и блоков:

·  адрес ячейки, находящейся на пересечении столбца F и строки 9, выражается ссылкой F9;

·  адрес блока, образованного в виде части строки 1 - B1:E1;

·  адрес блока, образованного в виде столбца C - C1:C21;

·  адрес блока, образованного в виде прямоугольника - A3:G10

Работа с  файлами

Сохранение  и присвоение имени рабочей книге.

При сохранении рабочей  книги открывается окно диалога "Сохранение документа". В этом окне необходимо указать: имя файла, тип файла, выбрать диск и папку, в которой будет храниться рабочая книга. Таким образом, книга с входящими в нее рабочими листами сохраняется в папке на диске в виде отдельного файла с уникальным именем. Файлы книг имеет расширение xls.

 
Открытие рабочей книги.

Для открытия рабочей  книги, надо выбрать команду Файл / Открыть или щелкнуть на кнопке Открыть на стандартной панели инструментов. Excel выведет окно диалога "Открытие документа" в нем можно выделить требуемый файл и щелкнуть на кнопке Открыть.

 
Закрытие рабочей книги и выход  из Excel.

Для того чтобы закрыть  рабочую книгу выберите команду  Файл / Закрыть, в результате чего закроется  рабочая книга. Для выхода из Excel необходимо выбрать команду Файл / Выход или щелкнуть на кнопку закрыть в правой части строки заголовка окна приложения.