Работа с базами данных

 

Рис. 5. Основные компоненты информационной технологии обработки данных

Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое ее действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.

Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции: классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определенные признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей.

При расчете заработной платы  каждая запись включает в себя под (табельный  номер) работника, код подразделения, в котором он работает, занимаемую должность и т. п. В соответствии с этими кодами можно произвести разные группировки:

• сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;
• вычисления, включающие арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые над данными, дают возможность получать новые данные;
• укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.

Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.

В информационной технологии обработки данных необходимо создавать  документы для руководства и  работников фирмы, а также для  внешних партнеров. При этом документы  или в связи с проведенной  фирмой операцией так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. MS ACCESS. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ

 

Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).

СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

• Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.
• Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.
• Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.
• Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в  том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость  представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид  и легко читаются.

Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или  запроса, но содержит заголовки и  разбит на страницы с указанием верхних  и нижних колонтитулов.

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов  относятся:

1. Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
2. Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
3. Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
5. Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

• Конструктор;
• Мастер отчетов;
• Автоотчет: в столбец;
• Автоотчет: ленточный;
• Мастер диаграмм;
• Почтовые наклейки.

Рис. 6. Создание отчета

 

Мастер позволяет создавать  отчеты с группировкой записей и  представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные  поля в отчет и предлагает шесть  стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет  можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

• В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
• Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
• В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
• Щелкнуть на кнопке ОК.
• Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
• В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Информационные технологии прочно вошли в нашу жизнь. Применение ЭВМ стало обыденным делом, хотя совсем ещё недавно рабочее место, оборудованное компьютером, было большой  редкостью. Информационные технологии открыли новые возможности для  работы и отдыха, позволили во многом облегчить труд человека.

Современное общество вряд ли можно представить без информационных технологий. Перспективы развития вычислительной техники сегодня сложно представить  даже специалистам. Однако, ясно, что  в будущем нас ждет нечто грандиозное. И если темпы развития информационных технологий не сократятся (а в этом нет никаких сомнений), то это  произойдет очень скоро.

С развитием информационных технологий растет прозрачность мира, скорость и объемы передачи информации между элементами мировой системы, появляется еще один интегрирующий  мировой фактор. Это означает, что  роль местных традиций, способствующих самодостаточному инерционному развитию отдельных элементов, слабеет. Одновременно усиливается реакция элементов на сигналы с положительной обратной связью. Интеграцию можно было бы только приветствовать, если бы ее следствием не становилось размывание региональных и культурно-исторических особенностей развития.

Информационные технологии вобрали в себя лавинообразные достижения электроники, а также математики, философии, психологии и экономики. Образовавшийся в результате жизнеспособный гибрид ознаменовал революционный  скачок в истории информационных технологий, которая насчитывает  сотни тысяч лет.

Современное общество наполнено  и пронизано потоками информации, которые нуждаются в обработке. Поэтому без информационных технологий, равно как без энергетических, транспортных и химических технологий, оно нормально функционировать не может.

Социально-экономическое  планирование и управление, производство и транспорт, банки и биржи, средства массовой информации и издательства, оборонные системы, социальные и  правоохранительные базы данных, сервис и здравоохранение, учебные процессы, офисы для переработки научной  и деловой информации, наконец, Интернет - всюду ИТ. Информационная насыщенность не только изменила мир, но и создала  новые проблемы, которые не были предусмотрены.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Автоматизированные  информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред. Г.А.Титоренко. – М.: ЮНИТИ, 1998.

2. Информационные технологии  управления: Учебн. пособие для вузов/ Под ред. проф. Г.А.Титоренко. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003.

3. Макарова Н. В., Матвеева  Л. А., Бройдо В. Л. Информатика: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 1997.  

4. Нейл Дж. Рубенкинг.  Эффективный поиск в Интернете// PC Magazine. – 2001. – №6.

5. Роберт И. Современные  информационные технологии в  образовании. – М.:  Школа-Пресс, 1994.

6. Семенов М.И. и др. Автоматизированные информационные  технологии в экономике // Финансы  и статистика – 2000 - № 9.

7. Талантов М. Поиск  в Интернете: использование имён//  Компьютер Пресс. – 2000. – №2.

8. ЦИЭС «Бизнес-Программы-Сервис»// Финансовая газета. – 2001. –  № 27.

9. Ядов Г.Б. Информация  и общество// Вокруг света. –  2004. - № 2.

10. Информационные системы. [Электронный ресурс]. – Режим  доступа: http://www.islu.ru/k_inform/infsystekst.html.

11. Информационные технологии. [Электронный ресурс]. – Режим  доступа: http://kunegin.narod.ru/index.html.

12. Использование современных  информационных технологий в  работе с населением. [Электронный  ресурс]. – Режим доступа: http://koi.www.expos.ru/it/it.shtml.

13. Реформирование стандартизации  по информационным технологиям. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.techno.edu.ru:16001/db/msg/18628.html.