Создание базы данных «Компьютеры»

Содержание.

Введение.          3

Создание  таблиц.         6

Создание  запросов.               10

Создание  форм.                14

Создание  отчетов                19

Создание  макросов.               22

Заключение.                25

Библиографический список.              26

 

      Введение

.

     Базы  данных являются одним из основных компонентов современных информационных систем. Информационная система — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации.

     Цель  любой информационной системы — обработка информации конкретной предметной области.

     Под предметной областью понимается совокупность связанных между собой функций, задач управления в некоторой области деятельности предприятия, с помощью которых достигается выполнение поставленной цели.

     База  данных — это информационные структуры, содержащие взаимосвязанные данные о реальных объектах.

     Особенностями такой совокупности данных являются:

-достаточно  большие объемы информации;

-максимально  возможная компактность хранения данных;

-возможность  извлечения из базы данных  разнообразной информации в определенной предметной области;

-удобные  для пользователя вид и форма  извлекаемой информации;

-высокая  скорость доступа к данным;

-надежность  хранения информации и возможность Предоставления санкционированного доступа к данным для отдельных пользователей;

удобство  и простота конструирования пользователем  запросов, форм и отчетов для выборки данных. Создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется с помощью специального программного инструмента — системы управления базами данных.

     Система управления базами данных (СУБД) — это программное обеспечение для создания и редактирования баз данных, просмотра и поиска информации в них. По технологии обработки базы данных делятся на централизованные и распределенные. Централизованная база данных хранится в памяти одной машины.

     Распределенная  база данных состоит из нескольких частей, хранимых на нескольких машинах вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).

     Централизованные  базы данных по способу доступа делятся  на:

-базы  данных с локальным доступом (данные  и процедуры их обработки хранятся на одной машине);

-базы данных с удаленным (сетевым) доступом. СУБД с удаленным доступом могут быть построены с использованием архитектур файл-сервер и клиент-сервер.

     Архитектура файл-сервер. Принцип организации: одна машина выделена в качестве центральной (сервер файлов), на ней хранится централизованная база данных. Остальные машины сети выполняют функции рабочих станций. Файлы базы данных в соответствии с пользовательскими запросами рабочих станций передаются на эти станции и там обрабатываются. Производительность такой системы падает, если требуется интенсивный одновременный доступ к одним и тем же данным.

     

     Архитектура клиент-сервер. Принцип организации: центральная машина (сервер базы данных) хранит централизованную базу данных и процедуры обработки. Клиент посылает запрос, он обрабатывается сервером, и данные, полученные по запросу, передаются клиенту.

     Основой базы данных является модель данных. Информационно-логическая (мифологическая) модель предметной области  отражает предметную область в виде совокупности информационных объектов и их структурных связей.

     

     

     Информационный  объект — это описание некоторой  сущности (явления, реального объекта, процесса) в виде совокупности логически связанных реквизитов. Например, информационный объект Студент описывает некоторую сущность — студент. Реквизитный состав этого информационного объекта,  т. е. его структура, следующий: № группы, ФИО,  № зачетной книжки, дата рождения. Информационный объект имеет множество реализаций — экземпляров.

     Базы  данных также могут быть иерархическими, сетевыми и реляционными.

     Иерархическая (древовидная) модель данных представляет собой иерархию элементов, называемых узлами. Узел — это совокупность атрибутов данных, описывающих информационный объект. На самом верхнем уровне имеется только один узел — корень. Каждый узел кроме корня связан только с одним узлом на более высоком уровне, называемом исходным узлом для данного узла. Каждый узел может быть связан с одним или несколькими узлами более низкого уровня, называемыми порожденными (подчиненными). Узлы, не имеющие порожденных, называются листьями. Количество деревьев в базе данных определяется числом корневых записей. К каждой записи базы данных существует только один путь.

     Сетевая модель также основывается на понятиях узел, уровень, связь. Сетевая модель данных — это модель, в которой порожденный узел может иметь более одного исходного узла. В сетевой структуре любой элемент любого уровня может быть связан с любым другим элементом.

     Реляционная модель базы данных состоит из одного или нескольких файлов, каждый из которых соответствует одной таблице.

     В  ходе  анализа классификации баз  данных и моделей данных была выбрана централизованная база данных с реляционной моделью данных.  
 Создание таблиц

     Таблица — это объект базы данных, который служит для ввода и хранения информации. Таблица состоит из записей (строк), которые составляют информацию, хранящуюся в ней, и полей (столбцов), образующих структуру базы данных.

     Для каждого поля задается имя поля, тип данных, перечень свойств, описание.

     Имя поля должно быть уникальным, содержать  не более 64 символов, включая пробелы, причем имя поля не должно начинаться с пробела. Имена полей могут содержать любые символы, за исключением (.); (!); ('); ([); (]).

     Тип данных определяет вид и диапазон значений, которые могут содержаться в данном поле. Microsoft Access предлагает следующие типы данных:

     Текстовый — тип данных, используемый для хранения символьных или числовых данных, не требующих вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов.

     Числовой  — тип данных для хранения числовых значений, используемых в математических расчетах. Данные этого типа могут содержаться в 1, 2, 4, 8 байтах в зависимости от значения поля Размер поля.

     Поле Memo — специальный тип данных для  хранения больших объемов информации, по объему превышающей 255 символов. Это поле может содержать до 65535 символов.

     Дата / время — тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

     Денежный  тип — тип данных для хранения денежных значений, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков. Длина поля 8 байт.

     Счетчик — специальный тип данных для  уникальных натуральных чисел, обладающий свойством автоматического наращивания при каждой новой записи. Длина поля 4 байта.

     Логический  тип — специальный тип данных, имеющий только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл. Длина поля 1 байт.

     Поле  объекта OLE — содержит ссылку на OLE-объект, например документы Microcoft Word, Microcoft Excel, звук, изображение и другие виды объектов. Ограничено дисковым пространством.

     Гиперссылка — специальное поле, предназначенное  для хранения гипёрссылки, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или страницы на том же компьютере, в локальной сети или Интернете. Длина до 2048 символов.

     При выборе типа данных для каждого поля открывается соответствующий набор свойств, с помощью которого пользователь определяет вид и функциональные характеристики данного поля.

     Наиболее  важными являются следующие свойства:

     Размер  поля — определяет максимальную длину  данных, которые могут содержаться  в данном поле.

     Формат  поля — определяет способ формирования данных в данном поле таблицы.

     

     Число десятичных знаков — определяет количество знаков после запятой для полей числового и денежного типа.

     Маска ввода — определяет форму ввода  данных в поле и облегчает контроль за вводимыми символами.

     Подпись — задает названия полей таблицы, которые выводятся в различных режимах.

     Значение  по умолчанию — указывает значение, автоматически вводимое и поле при создании новой записи.

     Условие назначения — ограничение, накладываемое  на вводимые в данное поле данные.

     Сообщение об ошибке — это текст сообщения, которое будет выводиться в случае нарушения условия назначения.

     

     Обязательное  поле — определяет, является ли ввод данных в это поле обязательным.

     Индексированное поле — определяет, является ли данное поле индексированным. Индекс ускоряет все операции, связанные с сортировкой, группировкой или поиском записей по значению.

     Желательно, чтобы каждая таблица имела ключевое поле. Ключ однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Связываться могут только таблицы, имеющие ключевые поля.

     Для определения ключа выделяется, как  правило, одно поле, и на панели инструментов нажимается кнопка Ключ с изображением ключа (логотип Access). Однако в ситуации, когда данные одного поля не могут быть уникальными для каждой записи, можно назначить ключевыми два или более полей.

     Ключевые  поля таблицы индексируются автоматически.

     При вводе данных в поле осуществляется автоматическая проверка типа полей  данных. Кроме того, можно установить дополнительные правила проверки вводимых данных в свойстве поля Условие на значение, которое позволяет обеспечить ввод корректных данных в поле записи. Проверка значения осуществляется при переходе к другому полю или другой записи. Если введенное значение не соответствует заданному условию, то на экран выводится сообщение об ошибке.

     

       
Создание  запросов

     Запросы — это объект базы данных, который  служит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную таблицу. Применение запросов позволяет избежать дублирования данных в таблицах и обеспечивает максимальную гибкость при поиске и отображении данных в базе данных

     Access позволяет создавать запросы двух типов: QBE-запросы, SQL-запросы.

     QBE-запросы  (Query By Example) — запросы, строящиеся  с помощью конструктора запросов, представляющего собой графический инструмент для создания запросов по образцу.

     SQL-запросы  — запросы, строящиеся при  помощи унифицированного набора инструкций SQL (Structured Query Language — структурированный язык запросов).

     Все запросы делятся на две группы: запросы-выборки, запросы-действия.

     Запросы-выборки  осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями. К этой группе запросов относятся следующие.