Технология создания базы данных в среде MS Еxcel на примере предприятия

Оглавление

Введение………………………………………………….3

Технология создания базы данных в  среде MS Еxcel на примере      

предприятия АО "Свет"………………………………….4

Элементы окна Excel……………………………………..4

Создание базы данных в  программе Microsoft Excel…..6

Поиск и замена данных…………………………………..8

Сортировка данных………………………………………9

Фильтрация данных……………………………………..10

Работа с мастером функций…………………………….13

Создание диаграммы……………………………………14

Заключение………………………………………………17

Список использованной литературы…………………..18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Термин электронные таблицы  можно определить как "программный  продукт, широко используемый для описания великого множества пакетов моделирования, реализованных для микрокомпьютеров, и который происходит от сходства с "разворотом листа бумаги", разбитым на строки и столбцы".

Электронные таблицы используются для построения моделей, то есть разрешают  определять, какую информацию следует  представлять в модели, как ее представлять и как должна манипулировать данными  соответствующая программа. Модель представляет в математических терминах отношения между важными переменными, которые характеризуют определенную ситуацию в бизнесе.

Примерами пакетов ведения  электронных таблиц являются Supercalc , Lotus 1-2-3 и MS Excel. В данной работе мы будем рассматривать работу с базами данных в MS Excel.

Для работы с электронными таблицами необходимо, как правило, не меньшее 512 Кбайт оперативной  памяти. Ввод и вывод данных осуществляются через видеотерминал и клавиатуру с применением для получения  твердых копий принтера. Сферы  использования электронных таблиц ограничены только воображением пользователя, а также количеством "строк  и столбцов" таблицы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Технология создания базы данных в  среде MS Еxcel на примере предприятия АО "Свет"

 

Что такое электронная  таблица?

Основное достоинство  электронных таблиц заключается  именно в простоте использования  средств обработки данных. Работа с электронными таблицами не требуя от пользователя специальной подготовки, предоставляет достаточно профессиональные средства анализа данных и создания формул расчета.

В таблицы можно вводить  информацию любого типа: текст, числа, даты и время, формулы, рисунки, диаграммы  и т.д. С данными можно производить  операции при помощи специальных функций.

При запуске редактор Excel создает так называемую Книгу, которая содержит несколько Листов, что позволяет удобно организовывать данные (рис. 1.1.). Таким образом, в одной книге можно, например, разместить набор документов, относящихся к одному проекту. Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов, на пересечении которых расположены ячейки, в которых непосредственно и хранится информация.

 

Элементы окна Excel

Чтобы запустить Excel, следует зайти в меню Пуск, в подменю Все программы, открыть программную группу Microsoft Office, а затем выбрать пункт Microsoft Office Excel 2007.

После запуска, редактор Excel автоматически откроет пустую книгу с названием Книга1, которое будет отображено в Строке заголовка, расположенной в верхней части окна (рис. 3.1).

Кнопка Office – служит для вывода списка возможных действий с документом (открытие, сохранение, печать и т.д.), а так же для настройки параметров Excel.

Лента – вкладки, представляющие собой замену традиционного меню и панелей инструментов. Некоторые  команды становятся доступными, только когда осуществляется редактирование определенных объектов. Например, команды  редактирования диаграммы отобразятся  лишь в том случае, если пользователь захочет изменить ее и сделает  активной, щелкнув по ней мышью.

 

 

Рис. 1.1 - Интерфейс Excel

Строка формул используется для ввода и редактирования содержимого  активной ячейки или содержащейся в  ней формулы. Для ввода данных необходимо указать ячейку, поставив на нее курсор (сделав ее активной), и ввести в строку формул данные, после чего нажать кнопку Ввод в  строке формул, или клавишу Enter. Данные появляются в строке формул по мере их ввода в выделенную ячейку. Показать или скрыть строку формул с экрана можно при помощи настройки одноименной опции на вкладке Вид. Для этого следует выбрать указанную вкладку и щелкнуть стрелку справа от команды Показать или скрыть, после чего установить или снять флажок с опции Строку формул. Здесь же можно отметить соответствующие опции для отображения сетки ячеек (опция Сетка) и заголовков строк и столбцов (опция Заголовки).

Поле имени – это  поле, расположенное слева на строке формул, в нем выводится имя  активной ячейки или выделенного  объекта. В этом поле так же можно  присвоить имя ячейке или диапазону  ячеек.

Рабочий лист книги содержит ячейки, в которые могут быть помещены данные. Лист разделен линиями сетки  на столбцы и строки. Каждый столбец  имеет соответствующий буквенный  заголовок, который выводится вверху, а каждая строка в качестве заголовка  содержит число, которое выводится слева.

Строка состояния расположена  в нижней части окна Excel. В левой ее части отображается название выполняемой операции (открытие или сохранение файла, копирование ячеек или запись макроса и т.д.). Также здесь может выводится подсказка, например при нажатии на границе выделенного блока ячеек отображается подсказка, как перетащить данный блок; при нажатии на маркере заполнения выводится подсказка, как заполнить ячейки рядом данных, и т.п. Правая часть строки состояния содержит ярлыки переключения режимов просмотра документа, кнопку Масштаб, которая открывает одноименное диалоговое окно для выбора масштаба отображения документа, и панель масштабирования, на которой с помощью бегунка можно вручную уменьшать и увеличивать масштаб. Можно также воспользоваться кнопками Уменьшить и Увеличить, при нажатии на которые масштаб уменьшается или увеличивается с шагом 10%.

Набор элементов строки состояния  можно изменять по своему усмотрению. Для этого следует щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и в  появившемся окне Настройки включить и отключить интересующий элемент.

При этом следует отметить, что некоторые знаки будут  отображаться лишь для действующего состояния или режима. К примеру, если режим Scroll Lock включен на клавиатуре, в строке состояния отображается соответствующий значок, если выключен – значок не отображается, и в окне настройки выводится об этом сообщение. Или, например, такие значения, как среднее, количество, количество чисел, минимум, максимум, сумма, если их вывод включен в строке состояния, отображается лишь в случае, если будет выделен блок ячеек.

Полосы прокрутки служат для перемещения видимой области  рабочего листа на экране монитора. При помощи бегунка можно быстро перемещаться в нужную часть активного  рабочего листа.

Разделители листа – это  кнопки которые расположены справа горизонтальной полосы прокрутки, и сверху над вертикальной. Захватив разделитель мышью, и переместив влево или вниз, можно разделять окно на несколько областей для одновременного просмотра нескольких фрагментов листа, что удобно при работе с большими документами.

 

1.2 Создание базы данных в программе Microsoft Excel

База данных – это совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние некоторой  предметной области. Данные взаимосвязаны  и специальным образом организованы. Вопросы сбора данных, их хранения, учета и обработки можно решить, имея систему управления списками. Термин список используется в Excel для обозначения базы данных.

База данных – это особый тип рабочей таблицы, в которой  не столько вычисляются новые  значения, сколько размещаются большие  объемы информации в связанном виде.

Например, мы создаем базу данных рабочих АО «Свет» с полями и записями (рис. 1.2).

 

Рис. 1.2 - База данных АО «Свет»

 

И базу данных Объем продаж АО "Свет"

2000	Кв1	Кв2	Кв3	Кв4	Всего	Среднее
1 Изделие	1000	1050	1100	1150	4300	1075
2 Изделие	1100	1150	1200	1250	4700	1175
3 Изделие	1200	1250	1300	1350	5100	1275
4 Изделие	1300	1350	1400	1450	5500	1375
Всего	4600	4800	5000	5200	19600	4900
Среднее	1150	1200	1250	1300	4900	1225

 

База данных представляет собой последовательность записей, содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под каждую категорию данных в  записи отводится отдельное поле, которому присваивается имя и отводится столбец. База данных создается в обычной электронной таблице, но с выполнением таких правил:

• Строка заголовков столбцов (верхняя строка списка) должна быть заполнена именами полей;
• каждая запись должна размещаться в отдельной строке
• первую запись необходимо разместить в строке, следующей непосредственно за строкой заголовков;
• следует избегать пустых строк между записями.

 

Создание и поддержка  базы данных в Excel упрощается, если вместо привычного для работы в Excel перехода от ячейки к ячейке при вводе данных использовать встроенную форму (бланк) данных (рис. 3.3). Чтобы создать форму данных для новой базы, следует ввести сначала строку (или столбец) с именами полей и поместить в следующей строке запись - образец заполнения базы.

 

Рис. 1.3 - Форма

 

 

1.4 Поиск и замена данных

 

После того, как в ячейки таблицы введена информация, может  возникнуть необходимость отыскать ранее введенный текст или  внести в него изменения. С этой целью  используем группу команд Редактирование на вкладке Главная.

В частности, окна команд Найти и Заменить из меню кнопки Найти и Выделить во многом похожи между собой. Указанные команды имеют диалоговые окна, в которых присутствуют одинаковые параметры настройки.

Действие команды Найти распространяется на выделенный фрагмент или на весь рабочий лист, если фрагмент не выделен. Эта команда просматривает так же выделенную группу листов.

 

На вкладке Главная  нажимаем на кнопку Найти и выделить, появляется контекстное меню, выбираем команду Найти, возникает диалоговое окно, в строку вводим фамилию, к примеру Монисов, щелкаем по кнопке Найти все, далее появляется ячейка с фамилией, именем, отчеством, номером ячейки, книгой и листом.

В режиме Ячейка целиком, который  доступен только для рабочих листов, поиск ведется по совпадению всего  содержимого ячейки с заданным набором  символов. Так же можно указать  режимы просмотра листа (по строкам  или столбцам) и формат искомых данных.

При нажатии кнопки Найти далее выполняется поиск следующего вхождения заданного набора символов. Результатом является первая выделенная ячейка, содержащая заданные символы. Повторный поиск начинается с текущего положения и заканчивается на следующей ячейке, в которой имеются указанные символы. Для возврата к позиции предыдущего вхождения нажимаем клавишу Shift и одновременно с этим кнопку Найти далее. При отсутствии символов, заданных в команде Найти, выдаётся соответствующее сообщение.

Выбор команды Заменить предоставляет в наше распоряжение дополнительное поле диалогового окна, в которое следует ввести информацию для замены найденного сочетания символов. Например, работник АО «Свет» сменил место жительства, заменяем его адрес.

На вкладке Главная  нажимаем кнопку Найти и выделить, в появившемся меню, выбираем команду Заменить. В строке Заменить на, вводим новый адрес и нажимаем кнопку Заменить.

Кнопка Заменить производит замену в первой ячейке, удовлетворяющей условию, находит следующую ячейку, удовлетворяющую этому условию, и прекращает поиск. Для автоматической замены во всех ячейках удовлетворяющих условиям поиска, служит кнопка Заменить всё.

 

 

 

 

 

1.5 Сортировка данных

 

Очень часто возникает  потребность предоставить электронную  таблицу в упорядоченном виде, для чего данные сортируют тем  или иным образом, например по возрастанию  содержимого одного из столбцов.

 

Чтобы сортировать таблицу  по возрастанию (от А до Я или от 0 до 9) либо по убыванию (от Я до А или от 9 до 0) данных какого-либо столбца, можно воспользоваться командами или из подменю кнопки Сортировки и Фильтр, или из группы команд Сортировка и фильтрация вкладки Данные.

Для выполнения сортировки нам достаточно указать ячейку в  сортируемом столбце и нажать кнопку Базы данных в Excel или от Я до А.

Например, производим сортировку поля ФИО по убыванию, выделим любую  ячейку этого поля и воспользуемся  кнопкой Сортировка по убыванию.

Если требуется сортировка ячеек таблицы по двум или трём столбцам (рис. 3.4), используется команда  Настраиваемая сортировка из подменю  кнопки Сортировка и фильтр или кнопка Сортировка группы команд Сортировка и фильтрация.

 

Рис. 1.4 - Окно Сортировки по нескольким столбцам

 

1.6 Фильтрация данных

 

В Excel списком называется последовательность строк рабочего листа, первая строка которой в каждом столбце содержит наименование данных, а остальные строки – данные различных типов (например, набор адресов и телефонов), но при этом каждый столбец содержит однотипные данные. Кроме того, в списке не должно быть пустых сток или столбцов.

Фильтрация позволяет  быстро и легко находить в списке, таблицы или в БД записи, отвечающие условиям отбора.

В Excel для фильтрации списков обычно используется режим автофильтр, который позволяет создать три типа фильтров:

 

• по значениям списка;
• по формату;
• по условиям.

 

Они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или  столбца таблиц. Так, можно выполнить  фильтрацию по цвету ячеек или  по списку чисел, но нельзя использовать оба типа одновременно.