Технология создания базы данных в среде MS Еxcel на примере предприятия

Для установки автофильтра необходимо поместить курсор в таблицу и выбрать на вкладке Данные кнопку Фильтр в группе команд Сортировка и фильтр. В результате выполнения команды в строку с заголовками столбцов помещаются кнопки раскрывающихся списков (кнопки со стрелкой).

Устанавливаем фильтрацию по годам, например, ищем работников с 1977 годом рождения (рис. 3.5).

 

Рис. 1.5 - Фильтрация по 1977 году рождения

 

Можно выделить несколько  способов фильтрации данных, выбираемых их меню фильтрации и подменю Числовые фильтры:

• отображение только тех строк в таблице, которые соответствуют выбранному значению в определённом столбце;
• отображение определённого количества наибольших или наименьших элементов столбца в режиме Первые десять. При выборе в заголовке столбца этого пункта появляется диалоговое окно, в котором следует указать количество отображаемых элементов и требуемый вариант;
• отображение только тех строк таблицы, которое удовлетворяют ограничениям, установленным в одном из режимов подменю Числовые фильтры (рис.1.6).

 

Рис. 1.6 - Способы фильтрации

 

В результате этих действий будут отображены 2 строки таблицы, удовлетворяющие заданным условиям.

 

Аналогичным образом можно  осуществить фильтрацию и в других столбцах таблицы.

Для возращения исходного  списка следует в меню фильтрации выбрать команду Снять фильтр, где в кавычках будет отображаться имя поля, для которого снимается настройка фильтра.

В Microsoft Excel 2007 в начале раскрывающегося списка автофильтра добавлены команды Сортировка от минимального к максимальному, Сортировка от максимального к минимальному, Сортировка по цвету и фильтр по цвету. При выборе одной из этих команд список сортируется в указанном порядке по тому столбцу, в котором была выбрана команда или указан цвет.

Режим Фильтр по цвету подразумевает, что столбец будет отфильтрован по цветам и заливки ячеек. Так, если в столбце ячейки окрашены в два  цвета, то пользователю будет предложено выбрать, к какому именно цвету применять фильтрацию.

 

1.7 Работа с мастером функций

Функции это заранее созданные  формулы, которые выполняют вычисления по введенным величинам и в  указанном порядке. Функция включает следующие элементы:

 

• знак равенства (=);
• собственное имя, например СРЗНАЧ;
• открывающая скобка, в которой находится список аргументов, разделенных точкой с запятой;

 

аргументы, которые непосредственно  зависят от выбранной функции  и могут состоять из чисел, текста, логических величин, массивов, ссылок, формул, и т.д.;

 

При работе с вложенными функциями появляется всплывающая  подсказка аргумента, щелкнув на которую можно открыть окно справки, помогающей разобраться с синтаксисом  и аргументами.Функцию вставляем в начале вычисления

 

• В окне открытой БД выделяем ячейку, где будет располагаться функция
• Переходим к вкладке «Формулы» и в группе «Библиотека функций» щелкаем по кнопке «Вставить функцию»
• В окне «Мастер функций – шаг 1 из 2» в графе «Категории» раскройте список существующих типов функций и выбираем нужную категорию. Например, «Статистические»;
• В группе «Выберите функцию» просматриваем список функций заданной категории и выбираем нужную, например «СРЗНАЧ»; (рис 1.7).

 

Рис. 1.7 - Окно Мастер функций

 

Переходим к следующему шагу щелчком по кнопке ОК;

 

В окне «Аргументы функции  СРЗНАЧ» необходимо в графе «число»  ввести адрес ячейки с числом;

Для получения развернутой  информации по используемой функции  нажимаем кнопку «Справка по этой функции» (Для работы со справкой, необходимо подключится к Интернету);

Закрываем окно кнопкой ОК;

В заданной ячейке, если аргументы  введены были правильно, отобразится  результат вычисления функции.

 

1.8 Создание диаграммы

Зачастую для большей  наглядности числовые данные лучше  представлять в графическом виде. Это позволяет решать самые разнообразные  задачи. На диаграммах легко просматривается  тенденция к изменению, при этом можно определять скорость изменения  этой тенденции. Различные соотношения, прирост, взаимосвязь процессов  – все это легко можно увидеть  на диаграммах.

Excel обладает довольно обширными возможностями по графическому представлению информации. В его составе имеются несколько типов плоских и объемных диаграмм, разбитых, в свою очередь, на ряд форматов. Если пользователю их не достаточно, то возможно создание собственного пользовательского формата диаграммы.

Процедура построения графиков и диаграмм в Excel 2007 отличается как более широкими возможностями по сравнению с предыдущими версиями, так и легкостью.

Построение диаграммы  начинается с выбора диапазона тех  данных, которые следует отразить. Затем на вкладке Вставка в  группе Диаграммы выбирается кнопка типа создаваемой диаграммы (гистограммы, круговая, линейчатая и т.д.), которая  предоставляет собой выпадающее меню с вариантами диаграмм.

Рис. 1.8 - Гистограмма производства изделий по кварталам

 

Созданная диаграмма отобразится  в рабочем листе, после чего станет доступна контекстная вкладка Работа с диаграммами с тремя наборами инструментов (Вкладками) для изменения  диаграмм:

Конструктор – содержит параметры определяющие типы диаграммы, источник данных и их упорядочивание, макеты диаграмм, а так же команду Переместить диаграмму;

Макет – позволяет указывать  свойства диаграмм, добавлять или  редактировать элементы диаграммы, а так же выбирать параметры, связанные с трехмерными графиками;

Формат – содержит опции  выбора различных элементов графика, присвоение стилей графическим элементам диаграммы, включая трехмерные края, тени, фаски, и п.р.

 

Рис. 1.9-Круговая диаграмма объема средних продаж за кварталы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что программу  Microsoft Excel вполне можно использовать в качестве простой базы данных. Данные здесь организованы в виде строк и столбцов, что соответствует полям и записям в “настоящей” базе данных, есть средства фильтрации, сортировки и даже создания и выполнения запросов к внешним источникам данных. Кроме того, применение Visual Basic for Application в качестве языка для разработки макросов и приложений в Excel делает применение этой программы в качестве базы данных еще привлекательней. Но, хотелось бы еще раз подчеркнуть, что для баз данных больших размеров, а также таких баз данных, которые предъявляют повышенные требования к защите и целостности своих данных Excel не применим.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы:

 

1. Глушаков С.В. Microsoft Office 2007.

 

2. Льюис Паттерсон. Microsoft Excel 97. Освой самостоятельно за 24 часа: Пер. с англ. – М.: ЗАО “Издательство БИНОМ”,1998.

 

3. Нелсон Стефен. Путеводитель по Microsoft Excel 97/ Пер. с нгл. –М.:Издательский отдел “Русская Редакция” ТОО “Channel Trading Ltd.”, 1994.

 

4. Электронные таблицы  Excel 4.0: Практ. Пособ./Пер. с нем. – М.:ЭКОМ.,1994

 

5. http://www.bestreferat.ru/

 

6. http://xreferat.ru/33/3492-1-bazy-dannyh-v-excel.html