Текстовый процессор Word: Форматирование документа в целом. Работа с разделами документа. Вставка номеров страниц, колонтитулов и буквицы. В

Список использованной литературы

ЧОУ ВПО Институт экономики управления и права (г. Казань)

Набережночелнинский филиал

 

 

 

Экономический факультет

 

Кафедра «Информационные технологии и системы»

 

 

 

 

«Текстовый процессор Word: Форматирование документа в целом. Работа с разделами документа. Вставка номеров страниц, колонтитулов и буквицы. Вставка закладок и сносок»

( контрольная работа по дисциплине: ”Информатика”)

 

 

 

 

Исполнитель студент: 1 курса  СП группа №- 114 -у______ Тамиева О.А.

Проверил: к.п.н., доцент __________________________ Ахметзянова Г.Н.

 

 

 

 

 

 

Набережные  Челны – 2012 год 

Содержание

 

 

1.Текстовой процессор MS Word: Форматирование документа в целом

При создании и обработке  печатных документов в текстовом  процессоре  Word 2000 могут использоваться следующие виды форматирования:

1. форматирование символов; 
2. форматирование абзацев;
3. форматирование документа в целом, которое включает:

• установку размера бумаги, параметров страницы;
• разбивку на страницы, разделы;
• вставку номеров страниц, колонтитулов, сносок, названий иллюстраций и таблиц;
• формирование оглавления, указателей, закладок, перекрестных ссылок, списков таблиц, рисунков и т. д.рисунок8

Форматирование документа  в целом позволяет выполнять  в текстовом процессоре Word операции верстки, свойственные профессиональным издательским системам.

При формировании документа  в целом могут выполняться  следующие операции:

• установка параметров страницы (формата печатной страницы): полей страницы, размера бумаги, ориентации листа – книжной или альбомной  и др.;
• разбивка на страницы, разделы;
• вставка номеров страниц, колонтитулов, сносок, закладок, примечаний и т.п.;рисунок1
• создание или вставка формул, рисунков, таблиц, видео или звуковых фрагментов;
• вставка названий иллюстраций, перекрестных ссылок;
• формирование оглавления, указателей и списков иллюстраций.

2. Работа с разделами документа

Документ Word может состоять из нескольких разделов.

Раздел – совокупность абзацев, для которых задается специфика оформления: размер и ориентация страницы, размер полей, количество колонок текста, нумерация страниц, оформление колонтитулов и др.

Новый документ всегда имеет  только один раздел. Больше одного раздела  создается в документе в том  случае, если разные части документа должны различаться параметрами раздела, к которым относятся:

• размер и ориентация листа документа;
• поля страницы документа;
• число колонок;
• нумерация страниц;
• расположение и тип колонтитулов;
• нумерация строк;
• начало раздела – с новой страницы, с четной или нечетной страницы, с новой колонки, продолжение предыдущего раздела;
• расположение текста на неполной странице.

Чтобы создать новый  раздел, необходимо поставить курсор в место начала нового раздела  и с помощью команд меню окна ВСТАВКА-Разрыв установить переключатели с характеристиками нового раздела.

Основные параметры  раздела задаются в диалоговом окне Параметры страницы, которые можно вызвать командой ФАЙЛ – Параметры страницы.рисунок1

Если документ содержит не полностью заполненные  страницы, то Word обеспечивает возможность вертикального выравнивания текста на неполной странице. Для этого на вкладе Макет диалогового окна Параметры страницы в раскрывающемся списке Вертикальное выравнивание нужно выбрать тип выравнивания: по верхнему краю, по центру или по высоте.

 

 

Рис. 1 Параметры страницы

На этой же вкладке  с помощью кнопки Нумерация строк можно установить нумерацию строк. При этом слева от каждой строки с  установленным интервалом будет проставлен порядковый номер строки, считая от начала страницы, раздела или всего документа.

Конец раздела отображается на экране в виде двойной пунктирной линии с отметкой Разрыв раздела. При распечатке документа эти метки не отображаются.

Подобно тому, как маркер конца абзаца хранит информацию о  параметрах форматирования абзаца, линия разрыва раздела сохраняет все сведенья о параметрах раздела.

Удаление линии Разрыв раздела объединяет два раздела  в один, имеющий параметры нижнего  присоединенного раздела. Для удаления линии конца раздела ее необходимо выделить и нажать клавишу Del. 

3. Вставка номеров страниц, колонтитулов и буквицы

  Вставка номеров страниц.

При вводе текста документ Word автоматически разделяется на страницы. При необходимости можно вставить жесткий конец страницы  ( с помощью клавиш Ctrl+Enter). Вставленный таким образом конец страницы отображается на экране горизонтальной пунктирной линией с отметкой Разрыв страницы. Эту метку конца страницы можно удалить таким же способом, как и линию конца раздела.

Если необходимо, чтобы определенный абзац находился целиком на одной странице, можно установить запрет разрыва абзаца с помощью команд ФОРМАТ- Абзац. На вкладке Положение на странице следует установить  переключатель не разрывать абзац. Для стилей заголовков рекомендуется установить переключатели не отрывать от следующего или с новой страницы.

Для запрета разрыва строк внутри таблицы следует снять переключатель Разрешить перенос строк на следующую страницу на вкладке Строка диалогового окна Свойства таблицы, которое вызывается командой меню ТАБЛИЦА - Свойства таблицы.

Для проставления в документе номеров  страниц и определения места их расположения используются команды меню ВСТАВКА – Номера страниц. 

В Word имеется несколько вариантов размещения и форматирования номеров страниц. Для номеров страницы можно выбрать стиль оформления Номер страницы. Номер страницы вставляется, как поле, имеющее код (PAGE).

Номера страниц всегда являются частью верхних или нижних колонтитулов, поэтому вставить, отформатировать или удалить номер страницы можно также в режиме отображения колонтитулов.

  Вставка верхних и нижних колонтитулов.

Колонтитул – это  короткий текст или рисунок, который  помещается на верхнем или нижнем поле страницы и, как правило, однозначно идентифицирует документ.

Колонтитулы и номера страниц не видны при Обычном режиме работы с документом. Они появляются на экране только при установке режимов Разметка страницы или Предварительный просмотр.

Кроме номеров страниц колонтитулы  могут содержать: названия глав и  параграфов, дату, имя автора, название, адрес или логотип фирмы и т.п. В колонтитул можно включать любые объекты: текст, рисунки, линии, рамки, таблицы, поля, символы . Все, что вставлено в режиме отображения колонтитулов, выводится на каждой странице раздела документа, даже если выходит за  область колонтитулов.

Колонтитулы могут различаться  для первой и последующих страниц, а также для верха и низа страницы (верхние и нижние колонтитулы). Содержание каждого вида колонтитула одинаково для всех страниц раздела. Если документ разбит на разделы, то можно создать различные колонтитулы для каждого раздела.рисунок5

Для формирования текста колонтитула  имеются специальные стили абзаца Верхний колонтитул  и Нижний колонтитул.

Вставка колонтитулов выполняется  с помощью команды меню ВИД – Колонтитулы и специальной панели инструментов  Колонтитулы.

Для создания и изменения колонтитулов необходимо:

• переключиться в режим отображения колонтитулов с помощью команды  ВИД – Колонтитулы или, если колонтитулы уже были созданы, сделать двойной щелчок в области колонтитула;
• ввести в область колонтитула необходимый текст, с помощью кнопок панели инструментов  Колонтитулы  вставить требуемое поля (номер страницы, дату, имя файла и т.д.), вставить рисунки или другие объекты с помощью команд ВСТАВКА – Поле или Надпись, Рисунок, Объект. Колонтитулы от текста можно отделить линией или обрамлением¹;
• отформатировать текст и рисунки колонтитулов обычными способами;
• вернуться в основной документ с помощью кнопки Закрыть на панели  Колонтитулы  или двойным щелчком в тексте документа.

В режиме создания колонтитулов можно формировать «водяные знаки» в виде малоконтрастных (бедных) рисунков, на фоне которых располагается основной текст.

При работе с большими документами, содержащими несколько глав или разделов, в область колонтитула целесообразно помещать их заголовки.

Для того чтобы происходило  автоматическое обновление вставленных в колонтитул заголовков при изменении их нумерации или названия в тексте документа, нужно для каждой главы создать отдельный раздел, а затем выполнить следующие действия:

• абзацы, содержащие номера и названия глав, отформатировать
• одним из встроенных стилей для заголовков (Заголовок 1 – Заголовок 9);
• ввести команду ВИД – Колонтитулы или сделать двойной щелчок в области нужного колонтитула;
• на панели Колонтитулы «отжать» кнопку Как в предыдущем (раздел);
• ввести команду ВСТАВКА – Перекрестная ссылка и в поле Тип ссылки выбрать строку Заголовок;
• в поле Для какого заголовка щелкнуть мышью по нужному заголовку;
• в поле Вставить ссылку на открыть раскрывающийся список и выбрать вариант вставки ссылки – Номер главы, Текст заголовка или др.;
• щелкнуть по кнопке Вставить.
• Для удаления колонтитула нужно выделить его содержимое и нажать клавишу Del.

Буквица

Буквица – это первая буква абзаца, выделенная шрифтом, размером и узором. Буквицей часто украшают вступительные фрагменты документов в газетных и журнальных статьях, в художественных произведениях. Вставка буквицы производиться в режиме Разметка страницы с помощью команды меню ФОРМАТ – Буквица.

Для вставки буквицы нужно поместить курсор в любое место абзаца, в котором создается буквица, или выделить первую букву этого абзаца и ввести необходимые параметры в диалоговое окно.

Word позволяет вставлять буквицы, занимающие от одной до десяти строк. Буквица помещается  в рамку и является объектом, не принадлежащим абзацу, поэтому  буквицы можно перемещать и форматировать отдельно от основного текста.

Для удаления буквицы  необходимо выделить её рамку и нажать клавишу Del или в диалоговом окне Буквица выделить подокно Нет.

4. Вставка закладок и сносок

  Вставка закладок.

Закладка – это поименованный указатель (метка) для фрагмента текста, рисунка, таблицы или просто места в документе с целью их последующего нахождения в документе.

Закладки используются для пометки элементов документа, на которые в дальнейшем можно ссылаться с помощью перекрестной ссылки или  элемента указателя, а также для быстрого перехода в нужное место документа. С помощью закладок можно помечать как небольшой абзац, так и выделенный блок текста (диапазон страниц), рисунки, таблицы, ячейки, диапазоны ячеек в таблице и.т.п.

При создании закладки выбранному элементу дается уникальное имя, которое  в дальнейшем используется для поиска помеченного элемента. Закладки помечаются квадратными скобками, которые не выводятся при печати.

Для того чтобы закладки отображались на экране, нужно в  диалоговом окне Параметры на вкладке Вид установить переключатель Показывать закладки.

Чтобы вставить закладку, нужно выделить элемент, который  будет служить закладкой, ввести команду ВСТАВКА – Закладка, затем в диалоговом окне ввести её имя и щелкнуть по кнопке Добавить. Две другие кнопки этого окна Удалить и Перейти используются соответственно для удаления закладок и перехода по выделенной закладке.²

Для перехода по закладкам можно также использовать команды меню ПРАВКА – Перейти или клавишу F5. Перечень закладок можно сортировать по имени или по порядку их появления в  документе.

Вставка сносок

Сноска – это структурный элемент документа, содержащий уточняющие сведения, пояснение или примечание к какому-либо термину основного текста.