Выбор и описание используемой СУБД

2. Данные о сотруднике уникальны;

3. Табельный номер уникален.

2. Выбор и описание используемой СУБД

На сегодняшний день Microsoft Office Access – один из компонентов семейства офисных приложений Microsoft Office – является одной из самых популярных настольных СУБД. Это связано с тем, что СУБД Access предоставляет пользователю очень широкие возможности ввода, обработки и представления данных. Эти средства удобны и высокопродуктивны, что обеспечивает высокую скорость разработки приложений. Microsoft Access дает возможность создавать реляционные базы данных и  работать с другими программами, использующими базы данных, такими как Microsoft SQL Server, Delphi  и др.

Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

      таблицы для сохранения данных;

      запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

      формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

      отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

      страницы доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных через Интернет или интрасеть. 

Запросы создаются для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц, для обновления, добавления  или удаления группы записей одновременно, для выполнения стандартные или пользовательских вычислений, для создания новых таблиц. Для создания запросов, а также для обновления и управления объектами базы данных, применяется язык SQL (Structured Query Language).

Язык SQL используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access. SQL является полным языком, в нем присутствуют не только операции запросов, но и операторы, соответствующие DDL – Data Definition Language – языку описания данных. Кроме того, язык содержит операторы, предназначенные для управления (администрирования) БД.

Для простоты просмотра, ввода и изменения данных непосредственно в таблице создаются формы. При открытии формы Microsoft Access отбирает данные из одной или более таблиц и выводит их на экран. В форме могут отображаться поля из нескольких таблиц. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты.              Формы являются тем типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

Формы можно также открывать в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы для анализа данных. В этих режимах пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа представления данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. При каждом изменении макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных. В режиме сводной таблицы имеется возможность просматривать исходные данные или сводные данных, упорядочивая поля в областях фильтра, строк, столбцов и данных. В режиме сводной диаграммы можно визуально представлять данные, выбрав тип диаграммы и упорядочивая поля в областях фильтра, рядов, категорий и данных.

Для анализа данных или представления их определенным образом в печатном виде создаются отчеты.  Отчет является удобным   и  эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах. Присоединенный отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные, такие как заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета.

Для обработки событий в форме или отчете применяются макрокоманды (макросы) и модули на языке VBA (Visual Basic for Applications). Макрос – это группа команд, объединенных под одним именем и выполняющих определенную функцию (например, открытие/закрытие формы, отчета , запуск запроса и т. д.). Каждый макрос представляет собой небольшой отлаженный модуль на  VBA, их применение значительно упрощает процесс программирования и уменьшает количество ошибок при разработке программы.

Язык Visual Basic for Applications (VBA) компании Microsoft является общим языком для всех приложений Microsoft Office. VBA является современным языком структурного программирования. Находясь в окне модулей, можно создавать и редактировать код VBA и процедуры. Visual Basic для приложений играет важную роль при разработке баз данных  Access. С помощью VBA можно настроить формы и отчеты, запус­тить макросы, а также отобразить объект Access в других приложениях или извлечь данные. Используя Visual Basic для приложений, можно вывести формы и отчеты, выполнить методы объектов, а также создать и изменить элементы. Кроме того, имеется возможность работать с информацией непосредственно: мож­но создать наборы данных, задать их параметры и изменить информацию в них.

В Microsoft Access 2003 входят средства работы с другими программными продуктами:

- Работа с Microsoft SQL Server.   Существует возможность создать проект Microsoft Access, который можно легко подключить к базе данных Microsoft SQL Server, или воспользоваться мастером баз данных Microsoft SQL Server для быстрого создания базы данных SQL Server и проекта Microsoft Access в одно и то же время. Работа с проектом Microsoft Access аналогична работе с

базой данных Microsoft Access — процесс создания форм, отчетов, страниц доступа к данным, макросов и модулей один и тот же. Подключившись к базе данных SQL Server, можно просматривать, создавать, изменять и удалять таблицы, представления, сохраненные процедуры и схемы базы данных с помощью средств разработки Microsoft SQL Server Design Tools.

- Создание новой базы данных Microsoft Access на основе данных из файла другого формата.   Можно открыть в Microsoft Access файл другого формата — например, текстовый, dBASE, Paradox или электронную таблицу; Microsoft Access автоматически создаст базу данных Microsoft Access и связи с этим файлом.

- Импорт и связывание данных из Microsoft Outlook или Microsoft Exchange.   Для импорта или связывания данных из Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server используются мастера импорта из Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server. Например, можно создать связь с папкой Microsoft Outlook «Контакты», а затем создавать документы на бланке и почтовые наклейки путем объединения данных с помощью мастера составных документов Microsoft Word.

- Экспорт в другие источники.   Из Microsoft Access можно экспортировать данные в различные форматы и приложения.

3. Инфологическая модель (ИЛМ)

3.1. Граф алгоритмической взаимосвязи показателей

В инфологической модели должны быть отражены алгоритмические зависимости между показателями. Обычно для этих целей используются графы взаимосвязи показателей, отражающие, какие показатели служат исходными для вычисления других. Расчетные формулы и алгоритмы вычислений также в том или ином виде должны быть представлены в ИЛМ.

Информация об алгоритмических зависимостях не является элементом ER-модели, но является необходимым компонентом описания предметной области. Эта информация используется для определения состава хранимых в базе данных показателей, определения ограничений целостности, реализации бизнес-правил.

Для определения показателей важно проанализировать их смысл, устранить дублирование, синонимию, омонимию и возможную противоречивость.

Поскольку далее будут использоваться условные обозначения для определения алгоритмических взаимосвязей, приводится таблица условных обозначений.

Условные обозначения

Рис. 3.1.1. Граф алгоритмической взаимосвязи показателей

3.2. ER-модель

Инфологическая модель отображает реальный мир в некоторые понятные человеку концепции, полностью независимые от параметров среды хранения данных. Существует множество подходов к построению таких моделей: графовые модели, семантические сети, модель "сущность-связь" и т.д. Наиболее популярной из них оказалась модель "сущность-связь" или называемая ещё ER-моделью.

Инфологическая модель применяется после словесного описания предметной области.

Между сущностями могут быть установлены связи – бинарные ассоциации, показывающие, каким образом сущности соотносятся или взаимодействуют между собой. Связь может существовать между двумя разными сущностями или между сущностью и ей же самой (рекурсивная связь). Она показывает, как связаны экземпляры сущностей между собой. Если связь устанавливается между двумя сущностями, то она определяет взаимосвязь между экземплярами одной и другой сущности

Связи делятся на три типа по множественности: «один-ко-одному» (1:1), «многие-к-одному» (М:1), «многие-ко-многим» (М:М).

Связь «один-ко-одному» означает, что экземпляр одной сущности связан только с одним экземпляром другой сущности.

Связь «многие-к-одному» (М:1) означает, что один экземпляр сущности, расположенный слева по связи, может быть связан с несколькими экземплярами сущности, расположенными справа по связи.

Связь «многие-ко-многим» (М:М) означает, что несколько экземпляров первой сущности могут быть связаны с несколькими экземплярами второй сущности, и наоборот. Между двумя сущностями может быть задано сколько угодно связей с разными смысловыми нагрузками.

Связь любого из этих типов может быть обязательной, если в данной связи должен участвовать каждый экземпляр сущности, необязательной – если не каждый экземпляр сущности должен участвовать в данной связи. При этом связь может быть обязательной с одной стороны и необязательной с другой стороны.

ER-модель для отдела кадров представлена на рис.3.2.1.

Рис. 3.2.1. ER-модель

4. Даталогическая модель в СУБД

4.1. Нормализованная реляционная модель

Обычно исходная реляционная модель формируется из ER-модели путём преобразования полных объектов и процессов в самостоятельные отношения и приводится к 3НФ.

Каждому полному объекту ставится в соответствие реляционное отношение.

Исходная реляционная модель, сформированная из ER-модели, приведена на рис. 4.1.1.

Рис.4.1.1. Исходная реляционная модель

В дальнейшем модель нормализуется и в результате реляционная модель преобразуется в третью нормальную форму (рис. 4.1.2.).