Деловые коммуникации

Министерство  сельского хозяйства Российской Федерации

ФГОУ ВПО Новосибирский государственный  аграрный университет

 

Институт заочного образования  и повышения квалификации

Кафедра дистанционных и  комбинированных  
образовательных технологий

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

Деловые  коммуникации

вариант № 3

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка 1 курса  У4145 группы

Шибкова Ирина Викторовна

Шифр:12034

Проверил:

 

 

 

Новосибирск 2013

СОДЕРЖНИЕ

Психологические аспекты  переговорного процесса

1. Психология завязывания  деловых партнерских отношений  и виды общения....................................................................................................................3

 1.1 Психология завязывания деловых отношений............................................. 3

1.2 Проблемы и ошибки общения........................................................................ 3

1.3 Виды общения ..................................................................................................5

2. Кросс-культурные особенности делового общения ........................................7

2.1 Особенности ведения  переговоров с европейцами ......................................7

2.2 Особенности ведения переговоров с партнерами из Америки .................10

2.3 Особенности ведения переговоров с представителями азиатских

стран .......................................................................................................................12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Психология завязывания  деловых партнерских отношений  и виды общения 

 

Психология  завязывания деловых отношений

Прежде чем начать деловую  беседу или переговоры с потенциальным  партнером, необходимо вступить с ним  в контакт, сделав это по возможности  эффективно. Это и будет началом  деловых партнерских отношений.

Любой добьется в ходе переговоров  большего, если понравится своему партнеру. Нам приятно иметь дело с тем, кто нравится. Вам всегда уступят, если увидят, что Вы – человек  порядочный, открытый и дружелюбный.

Речь идет не о том, чтобы  обмануть, притворившись хорошим. Вопрос в том, чтобы проявить свои лучшие положительные качества и намерения  при знакомстве. А также в том, чтобы при взгляде на проблему рассматривать себя как часть  этой проблемы.

Для достижения успеха в  налаживании деловых партнерских  отношений можно рекомендовать  следующее:

·   действуйте естественно;

·   показывайте ваше лучшее Я;

·   думайте позитивно и будьте оптимистичны;

·   показывайте интерес к другим;

·   будьте хорошим слушателем;

·   подчеркивайте моменты общности;

·   выражайте искреннее одобрение.

 

Проблемы  и ошибки общения

Едва ли можно найти  человека, который бы не совершал ошибок. Вопрос в том, чтобы эти ошибки не были роковыми, и в том, чтобы  научиться извлекать из них уроки.

Одной из серьезнейших трудностей в общении с партнерами является ошибочное, неадекватное их восприятие. Причин тому несколько.

Мнения других лиц. Положившись  на мнение своих знакомых, мы рискуем  оказаться в плену предубеждений  – неважно каких, положительных  или отрицательных. В одном случае можем приобрести явно ненадежного  партнера, в другом – потерять перспективного партнера.

Первое впечатление. Первое впечатление может быть верным. Но даже очень искушенный человек не застрахован от ошибки. Желание быстрее  сориентироваться в ситуации, разобраться  в партнере ведет к поспешности  в суждениях и ошибкам в  оценках. Это, безусловно, вредит нашим  отношениям с людьми.

Внешний вид. Несмотря на предостережения  типа "По одежке встречают, по уму  провожают" или "Не все то золото, что блестит", внешний вид очень  важен. Лицо, фигура, одежда – все  это активно влияет на наше восприятие. Внешне привлекательные люди расцениваются  как более интересные, уравновешенные, общительные, хотя это никак не связано  с их деловыми качествами. Внешне непривлекательные  люди зачастую становятся жертвами наших  предубеждений, получая несправедливо  заниженные оценки.

Другая крайность –  относиться к привлекательности  с подозрением, усматривать в  ней подвох. Действительно, внешний  блеск может скрывать убогое содержание, вводить в заблуждение и вызывать, в конечном счете, глубокое разочарование.

Стереотипы. Часто мы оцениваем  людей, основываясь на стереотипах  – широко распространенных обобщениях, которые мало или вообще никак  не связаны с действительностью. Объектами стереотипов могут  быть пол, национальность, количество и цвет волос, образование или  отсутствие такового и т.д.

Стереотипы возникают  потому, что мы всегда ищем кратчайший путь к решению, путь наименьшего  сопротивления. В итоге человек  или ситуация оцениваются исходя не из их действительных качеств, а  из предшествующего опыта оценивающего.

Гала-эффект (эффект ореола). Люди нередко склонны делать выводы и обобщения в рамках заданных установок или на основе лишь немногих признаков. Встретив доброжелательного  и общительного человека, мы способны приписать ему и другие положительные  качества: ум, предприимчивость, деловитость. И наоборот, холодная и мрачная  личность наделяется и прочими отрицательными характеристиками. Гала-эффект примитивизирует, упрощает видение мира.

Эмоциональное состояние. В  зависимости от эмоционального состояния  мы по-разному воспринимаем мир и  людей: эйфория способствует взгляду  через розовые очки; мрачное настроение вызывает черное восприятие; чрезмерные энтузиазм или меланхолия способны ослепить человека. Оба состояния  чреваты неадекватным подходом к  партнеру: первое – чересчур благодушным, второе – слишком подозрительным и недоверчивым. Итог – недооценка трудностей и возможных подводных камней либо утрата потенциальных возможностей и самих партнеров.

 

 

 

 

Виды общения

В зависимости от ситуации, контекста, отношения к партнеру психологи выделяют три вида общения: нерефлексивное; рефлексивное; установка.

В процессе общения важна  демонстрация Вашей заинтересованности. Простым методом ее поддержания  является нерефлексивное общение (НРО).

НРО есть простейший прием, состоящий в умении внимательно  молчать, не вмешиваясь в речь собеседника  своими замечаниями.

Это не пассивный, а активный процесс, требующий физического  и психологического внимания. В НРО  могут быть выражены понимание, одобрение, поддержка. Подчас НРО – единственная возможность для этого, поскольку  собеседник может быть переполнен эмоциями, испытывать трудности в формулировании мыслей, может стремиться к тому, чтобы его услышали.

Нерефлексивное общение  целесообразно тогда, когда собеседник проявляет глубокие чувства (гнев, горе, восторг) или говорит о том, что  требует минимального ответа.

Собеседник горит желанием высказать свое отношение, свою точку  зрения. Среди таких ситуаций: интервью; прием у психотерапевта; собеседование  при приеме на работу, когда о  кандидате надо узнать больше; обсуждение предложения; рассмотрение претензии; коммерческие переговоры.

Собеседник хочет обсудить наболевшие вопросы. Это как раз  тот случай, когда необходимо НРО. Иначе сдерживаемые чувства помешают любой попытке вести нормальный двусторонний разговор. Главное –  дать выговориться, выплеснуть эмоции, чувства.

Собеседник испытывает трудности  в выражении своих забот и  проблем. Вмешательство в разговор, замечания часто закрывают путь к взаимопониманию. НРО позволяет  минимально вмешиваться в разговор и в то же время облегчает самовыражение  собеседника.

Собеседник занимает более  низкое положение. НРО более продуктивно, нежели демонстрация власти или необоснованное перебивание собеседника. Иначе  он будет только поддакивать, что  опаснее, чем когда задают вопросы  или возражают.

Собеседник застенчив  и не уверен в себе. Таким людям  легче общаться с выдержанными собеседниками, а добиться этого проще всего  с помощью нерефлексивного общения.

Рефлексивное общение (РО) есть обратная связь с собеседником, используемая в качестве контроля точности восприятия услышанного.

РО необходимо тогда, когда  в прогрессе общения возникают  трудности, среди которых отметим  следующие.

Многозначность слов, понятий, терминов. Множество слов в русском  языке, как и в других, имеет  не одно, а несколько значений. Так, слово "время" имеет 9 разных значений, "ход" – 10, "чистый" – 8, "брать" – 6 и т.д.

"Закодированность" сообщений.  Часто люди, чтобы кого-нибудь  не обидеть, выражаются с оглядкой, осторожно. Мысль не всегда  удается выразить так, чтобы  собеседник правильно ее понял.

Трудности открытого самовыражения. Из-за условностей, потребности в  одобрении людям часто необходимы неспешное вступление, подход, раскачка. Чем меньше уверенности, тем длиннее  вступление, Дольше хождений "вокруг и около".

Субъективные факторы. Люди действуют в рамках сложившихся  установок, опыта, традиций, стереотипов, нередко их ослепляют эмоции. Все  это искажает смысл сообщений, в  результате требуется их расшифровка.

Разновидности рефлексивного  общения.

Выяснение. Обращение к  говорящему за уточнениями. Помогает сделать  сообщение более понятным, способствует более точному его восприятию слущающим.

Перефразирование. Формулирование высказанной мысли иным образом. Состоит в передаче говорящему его  же сообщения, но словами слушающего. Цель перефразирования – собственная  формулировка сообщения для проверки точности его восприятия.

Отражение чувств. Ответные фразы слушающего, акцентированны не на содержании, а на чувствах и установках собеседника. Понимание состояния  собеседника часто имеет решающее значение. К тому же это помогает ему полнее осознать свое эмоциональное  состояние.

Резюмирование. Подытоживание  основных идей и чувств говорящего. Этот прием целесообразен в продолжительных  деловых беседах и переговорах. Он позволяет соединить фрагменты  разговора в смысловое единство.

Установка – разумное и  эмоциональное отношение к партнеру и ситуации. Положительная установка  способствует открытости, доверительности, восприимчивости; отрицатель- ная –  критичности и закрытости.

Эффективное общение требует  использования трех установок: одобрения, самоодобрения, эмпатии.

Одобрение. Одобрение как  установка – это положительное  отношение к собеседнику, приводящее его в состояние, в котором  он может без затруднений выразить свою мысль. Одобрение создает благоприятный  климат для межличностных отношений.

Самоодобрепие. Одна из важнейших  трудностей, препятствующих одобрению  собеседников и эффективному общению  с ними, – отсутствие согласия с  самим собой, внутреннего одобрения. Одобрять себя – не значит не видеть своих недостатков. Это значит, относиться к себе реалистично, непредвзято. Понимание  собственных недостатков позволяет  более разумно относиться к таким  же недостаткам у других и вызывает уважение окружающих.

Эмпатия. Это чуткость к  другим, понимание их чувств и ответное выражение своего понимания этих чувств. Эмпатическое общение состоит  в передаче собеседнику чувства  сопереживания к нему. Для этого  используются приемы рефлексивного  общения: уточнение, перефразирование, резюмирование. От такого приема, как  отражение чувств, эмпатия отличается установкой. Первое пропускает чувства  партнера через разум, эмпатия же – через чувства. Эмпатия целесообразна  в ситуациях с высоким эмоциональным  напряжением; при разрешении конфликтов; при проведении переговоров; в управлении, торговле и т.п.

 

2. Кросс-культурные особенности  делового общения

 
Зная общие принципы подготовки, организации и проведения переговоров, подведение их итогов и закрепление  последних в определенных документах, необходимо также иметь в виду, что у представителей различных  стран сложились свои особенности  и традиции ведения переговоров, которые необходимо знать и учитывать  в работе с партнерами.

Для белорусской стороны  важно знать особенности ведения  переговоров с немцами, так как  белорусско-германские экономические  связи и сделки занимают одно из важнейших мест среди стран дальнего зарубежья.

Хотя каждый человек индивидуален, тем не менее, представители каждой отдельной страны имеют черты, основанные на общих традициях, обычаях, установках, характере и т.д.

 

Особенности ведения переговоров с европейцами

Германия. Немецкий рационализм  является общим местом во всех более  или менее авторитетных описаниях  их делового общения.

Позвонивший немецкий партнер  будет максимально краток, чтобы  экономить на плате за телефон. В  среде немецких деловых людей  неаккуратность встречается весьма редко.

Одним из показателей национальной особенности ведения дела является высочайший профессионализм. Тот перечень обязательств, которые принимает  на себя немецкая фирма, выполняется  всегда. Если немец записал какое-то обещание в записную книжку, он обязательно  его выполнит.

Очень строго соблюдаются  стандарты деловой одежды. Снятие пиджака во время переговоров  не принято.

Немецкие партнеры предпочитают во время переговоров обсуждать  вопросы строго в том порядке, в каком они записаны в согласованной  ранее программе.

С немецкими партнерами можно  смело обмениваться письмами для  установления деловых связей.

Если во время перерыва переговоров вас пригласили в  ресторан, то будьте готовы к тому, что, возможно, платить будет каждый за себя. За столом не принято вести  разговоры политического характера.

Франция. Перед переговорами с французами следует иметь в  виду, что они хотели бы заранее  знать предмет переговоров, получить возможные проекты документов или  рекламные материалы, каталоги и  т.д., которые должны быть изложены на французском языке. Они считают, что все остальные должны изучать  их язык. Выслав соответствующие материалы, принято позвонить и выразить надежду на скорейший ответ. Иначе  вы можете не дождаться ответа.