Контроллинг в логистических системах

Задание 1.

 Контроллинг в логистических системах.

 

Контроллинг - совокупность всех тех задач, предметом которых является координация управления на предприятии, а также снабжение информацией управленческого персонала для обеспечения оптимального достижения целей предприятия.

Логистический контроль — это упорядоченный и по возможности непрерывный процесс обработки логистических данных для выявления отклонений или расхождений между плановыми и фактическими значениями логистических показателей, а также анализ этих отклонений для выявления причин расхождений.

Фазы контроля логистической системы:

1. Определение плановых  значений логистических показателей

2. Расчет фактических  значений логистических показателей

3. Сравнение фактических  и плановых показателей (выявление  отклонений)

4. Анализ выявленных отклонений

Логистическая система способствует созданию эффективного управления организацией, которое обладает некоторыми характерными чертами независимо от масштабов  проблемы или управляемого процесса, как-то:

• существование стратегических целей организации;
• разработка тактических целей, подчиненных достижению стратегических целей;
• правильный выбор единиц измерения, приближающий к конкретным целям (например, эффективность использования ресурсов или время);
• определение нормы или контрольных цифр в выбранных единицах (например, срока выполнения заказа или суммарной трудоемкости в нормо-часах выполнения заказа);
• сравнение информации об управляемом процессе со стандартами, нормами или контрольными цифрами;
• принятие решения или корректирующих воздействий по результатам сравнения;
• контроль результатов управляющих воздействий.

Система управления имеет  вход, т.е. определенную цель в зависимости  от уровня иерархии управления. Не всегда ясно, как узнать, что реализация целей, определенных в самом начале цикла управления, является успешной. В самом деле, успех в одном  аспекте деятельности может привести к неудаче в другом. Выбор параметров оценки деятельности, смысл которой - достижение этих целей, диктует тип  единиц измерения результатов деятельности. С этого этапа начинается контроллинг. Например, вас назначили ответственным за освоение новой продукции, и вы в первую очередь заинтересованы в том, чтобы она была высокого качества. В то же время работники бухгалтерии заинтересованы в снижении издержек производства, а экономисты - в его эффективности.

Каждый из участников производства прав со своей точки зрения, но может  возникнуть ситуация, когда различные  критерии сталкиваются и нужно выбирать наиболее важные из них. Такую ситуацию характеризуют, например, противоречия между сторонниками производства товаров  или услуг высокого качества и  сторонниками производства их по низкой цене (хотя высокое качество не всегда означает высокую стоимость).  

Как показывает опыт работы с персоналом, принимаемые контрольные  цифры будут более напряженными, если привлечь сотрудников к определению  параметров.

Не менее важный этап - получение информации по каналам  обратной связи о промежуточном  результате. Здесь нельзя ошибаться  в интервале времени получения  информации и, ее объеме. Затем идет этап сравнения установленных параметров и норм с информацией о промежуточном  результате. Искусство менеджера  заключается в умелом определении (вручную или с использованием ЭВМ) уровня рассогласования между  заданными и фактическими значениями параметров: ведь от этого зависит  выработка регулирующего воздействия  на процесс управления. При этом могут усиливаться или ослабляться  воздействия механизма мотивации  работников, включаться или отключаться  дополнительные корректирующие звенья (а соответственно и ресурсы) или  применяться сила власти. Контроллинг применительно к предприятию в отношении логистики считает, что это планирование, управление и контроль над складированием, транспортированием ресурсов предприятия как внутри, так и вне него.

Задачи контроллинга: обеспечить руководство информацией, необходимой для выбора оптимальных материальных потоков, маршрутов, схемы заполнения склада и т.д. При планировании – планируется потребность в материалах с учетом методики управления складскими запасами (сроки поставки, выбор методов заказов, расчет ритмичности поставок с увязкой с политикой закупок). При этом учитывают складской запас пополняется с учетом графика выпуска продукции, если запасы достигли опасного минимума, рассчитать скорость потребления. Здесь, фазами контроля будут являться:

- определение плановых  величин показателей; 

- расчет фактических величин  показателей;

- сравнение фактических  и плановых величин показателей  (выявление отклонений);

- анализ данных отклонений. 

К форме внутреннего контроля в некоторой степени приближено понятие контроллинга. Но именно приближено, так как непосредственно к форме внутреннего контроля контроллинг отнести нельзя. 

Если сравнивать контроллинг и контроль, то в принципе контроллинг ближе к предварительному контролю.

Положение по внутреннему  контролю должно содержать следующие  пункты:

1. Надежность ответственных  лиц.

2. Разграничение ответственности: 

а) разграничение оперативной  ответственности от ответственности  за отчет;

Например, менеджер по готовой продукции, а не оператор должен вести учет произведенной продукции; инвентаризационные счета по остаткам должен вести не кладовщик, а выделенный служащий; 

б) разграничение ответственности  за сохранность продукции и их учет, например, бухгалтер не должен считать деньги, а кассир, в свою очередь, не должен иметь доступ к  книге счетов и к отдельным  документам; 

в) разграничение полномочий на совершение сделок и ответственности  за сохранность материальных ценностей; 

г) разграничение обязанностей по учетным функциям.

3. Полномочия руководителей.

4. Соответствие документов установленным требованиям.

Документы и отчеты имеют  различное оформление: от первичных  документов, таких, как счета-фактуры, приходные и расходные ордера, до бухгалтерских отчетов и регистров.

Прямое, полное и не допускающее  подделки оформление документов - вот  главная цель.

Необходимо осуществлять нумерацию документов, составлять специальные  регистры, обеспечить хранение накладных  в сейфах, непосредственное документирование и заполнение реквизитов, что особенно важно при продаже продукции  за наличные деньги.

Рекомендуется применять  сигнальные полосы, отметки о вознаграждении покупателей и т.д.

5. Стандартные процедуры.

6. Охрана.

7. Передача обязанностей.

8. Независимые проверки.

 

Задание 2.

1. Общая цель закупочной логистики – создание надежной поставки материалов в организацию с максимально возможной экономической эффективностью.

Основу экономической  эффективности составляет поиск  и закупка необходимых материалов необходимого качества по минимальным ценам.

Общая цель закупочной логистики  декомпозируется на следующие частные цели:

·      создание надежного и беспрерывного материальные потоки в организацию;

·      тесное взаимодействие с подразделениями, использующими  эти материалы, развитие взаимоотношений  и понимание их запросов;

·      поиск  подходящих поставщиков, тесное взаимодействие с ними и формирование выгодных отношений;

·      закупка  необходимых материалов и гарантия того, что они имеют приемлемое качество, доставляются вовремя и  туда, куда  необходимо, а также  удовлетворяют другим требованиям;

·      обеспечение  хорошей цены и условий поставок;

·      создание и поддержание требуемых запасов, проведение подходящей политики запасов и т.д.;

·      быстрое  перемещение материалов через цепи поставок, экспедирование доставок в  случае необходимости, постоянное отслеживание текущих условий, в том числе  ожидаемого роста цен, возникновения  дефицита, разработки новых продуктов  и т.д.

Основные задачи закупочной логистики

1.    Информационные:

1)   определение потребности  материальных ресурсов;

2)   исследование рынков  закупок;

3)   определение продуктов  и услуг, которые лучше приобрести  на стороне – задача "сделать  или купить";

4)   поиск, оценка  и выявление лучших поставщиков,  цен, способов доставки продуктов  и услуг – задача выбора поставщика.

2.    Задачи реализации:

1)   организация и  осуществление закупок: согласование  цены и заключение договора  на поставку; выбор метода закупок;  определение требуемых складских  площадей; подача заказов; документальное  оформление поставок; организация  платежей; организация доставки  к месту хранения; экспедирование; составление графика поставок, согласованного  со всеми поставщиками; организация  приемки и размещения товаров  на складе и т.д.;

2)   контроль поставок: соблюдение сроков закупки, соблюдение  требований по объему поставок  и качеству МР, пункту назначения  и др.;

3)   подготовка бюджета  закупок.

3.    Задачи интеграции  и координации закупок с производством,  сбытом, складированием, транспортированием, а также с поставщиками:

1)   тесное взаимодействие  с подразделениями, использующими материальные ресурсы, развитие взаимоотношений, понимание их запросов;

2)   обсуждение ассортимента, объемов, сроков, цены, требований  по качеству, упаковке, таре и  других параметров поставок с  заинтересованными сторонами (конструкторами, технологами, производственниками, складскими работниками, транспортниками и др.);

3)   согласование деятельности  подразделений предприятия, участвующих  в продвижении материальных потоков от поставщика к месту его непосредственного использования на предприятии;

4)   анализ отношений  с поставщиками, отбор поставщиков  для организации долгосрочного  сотрудничества, соблюдение правил  работы с поставщиками и т.п.

2. Логистическая концепция организации производства включает в себя следующие основные положения:

 

• отказ от избыточных запасов;

 

• отказ от завышенного времени на выполнение основных и транспортно-складских операций;

 

•  отказ от изготовления серий деталей, на которые нет заказа покупателей; 

 

•  устранение простоев оборудования;

 

•  обязательное устранение брака;

 

• устранение нерациональных внутризаводских перевозок;

 

•  превращение поставщиков из противостоящей стороны в доброжелательных партнеров. 

 

В отличие от логистической  традиционная концепция организации  производства предполагает:

 

•  никогда не останавливать основное оборудование и поддерживать во что бы то ни стало высокий коэффициент его использования;

 

• изготавливать продукцию как можно более крупными партиями;

 

•  иметь максимально большой запас материальных ресурсов "на всякий случай".

 

Содержание концептуальных положений свидетельствует о  том, что традиционная концепция  организации производства наиболее приемлема для условий "рынка  продавца", в то время как логистическая  концепция — для условий "рынка покупателя".

Когда спрос превышает  предложение, можно с достаточной  уверенностью полагать, что изготовленная  с учетом конъюнктуры рынка партия изделий будет реализована. Поэтому  приоритет получает цель максимальной загрузки оборудования. Причем, чем  крупнее будет изготовленная  партия, тем ниже окажется себестоимость  единицы изделия. Задача реализации на первом плане не стоит.

Ситуация меняется с приходом на рынок "диктата" покупателя. Задача реализации произведенного продукта в  условиях конкуренции выходит на первое место. Непостоянство и непредсказуемость  рыночного спроса делают нецелесообразным создание и содержание больших запасов. В то же время производственник уже  не имеет права упустить ни одного заказа. Отсюда необходимость в гибких производственных мощностях, способных  быстро отреагировать производством  на возникший спрос.