Деловые письма на английском языке

II. Complete the following sentences according to the text :

This Contract is made between ... Organizer and ... Customer.

Both parties ... bound ... set out below.

The Organizer shall ... trainers to teach ... Courses who shall have appropriate ...

The Organizer shall provide an appropriate ... in which the Business Skills Courses ... 

III. Make up the sentences from the words given below.

1. is, vital, part, process, Resume, of, a, employment.
2. should, are, writing, to, candidacy, me, and, why, Why, I, consider, you, your?
3. letter, exude, shouldn’t,  page, Covering, 1.
4. the, experience, and, your, skills, Match, needs, organization, to, of.
5. written, by, vitae, be, the, positions, candidates, for, should, Curriculum, the, highest.

 

IV. Make up a dialogue from the following phrases.

• Oh, everything is ok, I’m going to obtain a new job.
• Of course, I have changed three jobs, that’s why I’ve already learnt by heart all the curriculum vitae’s order.
• Really?
• How is it going?
• So let’s start, don’t miss anything. Your curriculum vitae should include Name, Address, Telephone number, Education and training, Qualifications, Employment, Position, Responsibilities, Skills, Languages, Interests and References. Of course, no problems, what do you need exactly?
• Good morning Bob!
• Not at all, Bob, you’re welcome!
• I don’t know anything about the curriculum vitae’s order. Do you know anything?
• That’s perfect! You’re exactly that person I need! So what is the order, let me write down, please.
• Good morning Jack!
• Thanks a lot! What would I do if you didn’t help me!

Yes, I’m trying to make up a curriculum vitae for my further boss. Can you help me a little? 

  V. The test.

1. What is the first part in the letter’s structure?

a. references

b. letter head

c. subject 

2) What is the last part in the letter’s structure?

a. references

b. post script

c. subject 

3) Where is the letter head situated?

a. the low part of a sheet

b. the right part of a sheet

c. the top part of a sheet 

4) In which situation should you write Dear Sirs?

a. if the receiver’s name is unknown;

b. if you write the letter to some organization or company;

c. if the sex of the receiver is unknown; 

5) What is the volume of curriculum vitae?

a. 1 page

b. 2-3 pages

c. 5 pages 

6) “…best regards” – what is it?

a. Salutation

b. Complementary close

c. Post script (P.S.) 

7) Extra information in the end of the letter which wasn’t included into the body of the letter is …

a. Salutation

b. Complementary close

c. Post script (P.S.) 

8) What letter should be written by the candidates for the highest positions?

a. curriculum vitae

b. covering letter

c. resume  

KEY

1. B
2. B
3. C
4. B
5. B
6. B
7. C
8. A

Краткая история деловых  писем. 

   История деловых писем несомненно связана  с историей развития юридического языка. Развитие юридического английского языка началось довольно поздно. Даже после норманских завоеваний судебные разбирательства в Англии проходили на французском языке. А еще ранее юристы пользовались латынью. Возможно, некоторые из наших трудностей возникают вследствие того, что английский язык был неприемлем на ранней стадии своего развития.

    Контракт по-английски предлагает Англо-американские правила контракта. Главный пункт должен всегда указывать на то, что есть различия, каким путем они могут быть решены - это уже, как правило, проблема адвокатов. Говоря о юридической стороне контракта необходимо указать, что применимый к контракту закон может быть законом того места, где он создан; в других случаях - это может быть закон того места, где контракт должен быть выполнен. Это определено на предварительных переговорах, которые система закона должна применить.

      Разнообразие - характерная особенность английского языка; существует широкий диапазон альтернатив, из которых мы можем что-либо выбрать, формулируя то или иное высказывание, хотя краткость порой была бы более уместной. Следовательно, использование английского языка требует творческого подхода. Практически все разнообразие английского языка доступно для выбора, благодаря которому переводчик может сотворить шедевр, а может совершить и грубейшую ошибку. Английский язык более вариативен и богат лексическими значениями, нежели французский, и это, к примеру, осложняет его понимание.

   Это не означает, что в английском языке нет существует точного и конкретного описания какому-либо предмета. Если мы сравним английский язык с японским, мы увидим, что последний обладает большей степенью вежливости, чтобы отразить восприимчивость спикера и слушателя так же как отправителя и адресата. 

Деловые письма через призму лексики

   С лексикологической  точки зрения значение определенных терминов и фраз невелико. В обычных контекстах они играют немаловажную роль, а в особых контекстах типа контрактных соглашений от их выбора зависит все.

 Деловой английский  - это проза, организованная согласно плану. И она включает в себя, без ограничений, право, но не обязательство, выбирать слова из широкого разнообразия речевых орудий и писать ясно, точно и со стилем.

   Существуют  две стадии составления контрактов: на первой мы реагируем на предложенные контракты, проектированные кем-либо, а на второй,

которая представляет собой более сложную задачу, мы составляем наш собственный контракт.  

Структура письма.

   Деловое письмо международного образца имеет  четкую структуру, определенный набор  реквизитов и стандартное расположение каждого из них. Письмо имеет следующую  структуру: 

 
 
 

Рассмотрим эти  пункты более детально: 

1. Заголовок письма

Заголовок письма помещается в верхней части листа  в соответствии с разработанным  ранее макетом. Элементами заголовка  являются фирменный знак (логотип), наименование фирмы или организации, почтовый адрес, телефон, факс, телекс и т.д.

В заголовке  указывается тип компании, если фирма  является филиалом, указывается компания учредитель, воизбежание перегрузки информации, часть сведений переносят вниз. Фирменный бланк письма дает информацию о фирме, в заголовке указывается тип компании. 

2. Номер документа

   Номер документа пишут для удобства работы с корреспонденцией, например, при получении письма указывается  your reference, при ответе на письмо - our reference. Номер документа может быть написан как буквами, так и цифрами, например: DS/MR; 611/17. 

3. Дата

Дата указывается  под адресом отправителя в  правой или левой части, иногда между  ними пропускается строка, если имеется  бланк фирмы с адресом, то дата указывается в правом углу. Месяц в дате не следует писать в виде числа, так жене следует сокращать его название.  

4. Специальная почтовая отметка

Если письмо посылается необычной почтой, об этом может быть указано поддатой. 

5. Конфиденциальность

Данное уведомление означает, что письмо может быть вскрыто только или доверенным лицом. 

6. Внутренний адрес

   Адрес получателя указывается под адресом  отправителя на противоположной  сторонне. Если вам известны имя  и фамилия получателя, они вместе с вежливой формой обращения или званием указываются перед адресом. Существуют следующие вежливые формы обращения: Mr, Mrs, Ms, Missrs; ranks: Dr, Prof, Capt, Maj, Gen 

  7. Указание на желательность ознакомления

   Эта отметка  указывает на желательность ознакомления содержанием письма. Указание должно быть расположено под внутренним адресом. Например: Attn: Production manager. 

8.Обращение

   Обращение, которое является формой приветствия, помещается под внутренним адресом  без отступа от левой границы  текста. Форма обращения зависит от адресата. Например:

   Dear Sir – имя получателя неизвестно;

   Dear Sirs – если письмо пишется в организацию или компанию;

   Dear Madam – письмо адресовано женщине, имя которой неизвестно;

   Dear Sir or Madam – если пол адресата неизвестен;

   Dear Mr or Prof. Smith – если инициалы неизвестны;

   Gentlemen – если письмо пишется в организацию.  

9. Заголовок

   В заголовке к тексту дается краткое и точное название. Заголовок помещается после обращения к адресату и открывается словом Subject или Regarding. Например:

     Dear Mr Thompson

   Subject (Re): New Enrolment rules 

10. Главный текст письма

Текст разбивается  на 3 абзаца разделенных между собой  пробелом в 1 строку.

1. В первом  абзаце излагается сущность проблемы;

2. Второй абзац  развивает тему;

3. Третий абзац  подводит итог. 

11. Заключение

Заключение должно быть расположено над подписью автора. Вот некоторые примеры того как вы можете завершить свое письмо:

   Dear Sir/Madam … - yours faithfully/sincerely….

   …best wishes…

   …best regards

   Yours truly….

      Cordially yours….. 
 

12. Подпись

Для подписи  оставляется пробел в 3-5 строк. Помимо подписи в блок входит указание имени  и фамилии автора, его должности  или звания.  

13. Пометка об исполнителях

Пометка об исполнителях используется в крупных компаниях  для сохранения информации о том, кто из сотрудников составлял и набирал текст. 

14. Приложение

В нижнем левом  углу делается пометка: Enc: 2 ; Enc: Application forms (2 copies) – это информация о других документах прилагающихся к вашему письму. 

15. Копии

Копии одного письма могут рассылаться нескольким лицам, поэтому следует указывать количество копий. Вы можете написать C.c – в том случае если указываются лица, которым посланы копии, B.c- если указывается количество посланных копий.