Анализ, современное состояние и перспективы развития на примерах диктофонной техники

СОДЕРЖАНИЕ

 

Тема 1: Анализ, современное состояние и перспективы развития на примерах диктофонной техники………………………………………………..2

Введение…………………………………………………………………………….2

1.Диктофон…………………………………………………………….……………2

2. Диктофонно-компьютерный  ввод текста………………………………………3

3. Устройство диктофона……………………………………………….………….5

4. Основные характеристики  диктофонов……………………………………...…6

5. Применение диктофонов…………………………………………….…………..7

6. Тенденции развития современных диктофонов………………………..………9

7.Лучшие представители  класса цифровых диктофонов…………….........…….10

Заключение……………………………………………………...………….………17

Тема 2: Средства хранения документов…………………………..……..…….18

Введение……………………………………………………………………………181. Классификация средств хранения документов…………….…………….……18

2.Средства  хранения документов……………………………………...…...…….21

3. Оперативное хранение  документов……………………………………………25

4. Средства хранения  документов в организации………………………………..26

5. Современные средства оперативного хранения документов…………...…….28

6.Создание оптимальных условий хранения документов…………………….…29  

7. Система мер обеспечения  сохранности документов…………………………30

Заключение……………………………………………………...…………………..31

Список использованной литературы……………………………………………...32

 

 

 

 

 

2 вариант

 

Тема 1: Анализ, современное состояние и перспективы развития на примерах диктофонной техники.

Введение

 

     В настоящее время огромное значение придается различной информации, в том числе и голосовой. Возникает проблема в удобных способах хранения этой информации. Для этого применяют различные звукозаписывающие устройства. Принцип построения этих устройств различен - от записи на восковой носитель первого фонографа, до преобразования звуковой информации в цифровой код, с последующим её хранением в виде цифровых кодов. Самым удобным средством хранения звуковой информации является диктофон. Профессий, для которых диктофон является необходимым устройством - множество. Это и журналисты, телевизионщики, корреспонденты, органы охраны правопорядка.  
     Для повышения производительности документов применение диктофонной техники имеет очень важное значение. Диктофонная техника применяется в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной задиктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2-3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновика.  
Но развитие техники не стоит на месте, рассмотрим диктофонные технологии создания электронных документов, т.е. когда ввод текста с диктофона в компьютер автоматизирован.  

1.Диктофон

 

     Диктофон – это устройство для магнитофонной записи речи с целью воспроизведения ее как в обычном режиме, так и в режиме диктовки. Основное назначение диктофона – перепечатывание информации машинописным или компьютерным способом или переписывание от руки. Диктофон является частным случаем магнитофона – устройства для записи звуковой информации на магнитный носитель с целью последующего ее воспроизведения. Магнитофоны и диктофоны появились благодаря созданию американским изобретателем Томасом Эдисоном в 1877 г. первого устройства для записи и воспроизведения звука – фонографа.  
     Рожок направлял звук на металлическую мембрану, соединенную со стальной иглой. Звук заставлял мембрану вибрировать, и игла делала вмятины различной глубины на тонкой фольге, покрывающей специальный восковой валик. Когда валик вращали снова для прослушивания, вмятины заставляли иглу колебаться. Эти колебания мембрана превращала снова в звук. Поначалу фонограф продавался как забавная игрушка, и лишь после того как с его помощью Томасу Эдисону удалось записать музыку, к этому изобретению отнеслись как к научному открытию.  
     В русской секретарской политике диктофоны стали использовать с 1904 года и применяются по сей день. Сегодня открыты целые диктофонно-машинные бюро с использованием стационарных диктофонов, так как затраты труда на составление документа с промежуточной диктовкой текста на диктофон в три-четыре раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновиков.

 
2. Диктофонно-компьютерный  ввод текста 

 
     Программы для диктовки текстов (одно из применений функции распознавания речи) первоначально могли понимать только так называемую "раздельную" речь, в которой после каждого произнесенного слова требовалось сделать небольшую паузу. Такая манера говорить неестественна - в процессе обычного человеческого разговора интенсивность звука практически никогда не падает до нуля. Распознавать диктовку текстов общей тематики, выполняемую в манере слитной речи, коммерческие программы научились только в 1997 году. Разумеется, что словарь подобных пакетов обслуживает так называемую общую тематику и охватывает лишь небольшую часть всей лексики. Значительная часть пользователей этим словарем не ограничивается и подключает еще специализированные (технические, медицинские, юридические и другие) словари.  
     На качество распознавания влияет даже манера ведения разговора - непринужденную беседу с относительно небольшим количеством используемых лексических единиц запротоколировать гораздо сложнее, чем размеренный диктант. Проблема заключается, в основном, в вариативности и наличии большого количества различных смысловых оттенков у самых простых конструкций. Тяжелее всего распознаются короткие слова, в результате по сравнению с многосложными частота ошибок при их обработке несравненно больше. Серьезнейшая проблема - одно-двухбуквенные слова. Заставить компьютер различать английские "а" и "an" можно, только обращаясь к контексту всей фразы. Расшифровка диктофонных записей, компьютерное стенографирование конференций и обсуждений - задача, к решению которой создатели ПО для распознавания речи приблизились совсем недавно. По заявлениям разработчиков компаний Dragon Systems, IBM и Lernout&Hauspie, компьютер (при непрерывной диктовке) способен правильно распознавать до 95% текста, а меж тем известно, что для комфортной работы точность распознавания требуется довести до 99%. Завоевание таких высот в реальных условиях требует, неординарных усилий...  
     Работа в зашумленных помещениях также, разумеется, оказывает самое негативное влияние на качество распознавания. Каждый микрофон имеет свой особый "профиль", поэтому программу требуется "обучить" не только работе с конкретным пользователем, но и с конкретным оборудованием. Подключенному к компьютеру диктофону тоже потребуется свой "профиль". Специальные микротелефонные гарнитуры поставляются вместе с известными программами распознавания речи -Via Voice Gold корпорации IBM Research, Naturally Speaking Preferred фирмы Dragon Systems и Voice Xdivss (Lernout&Hauspie Speech Products).  
     Центральным элементом любого продукта, относящегося к одной из перечисленных групп, служит механизм распознавания речи. Большинство механизмов распознавания речи состоит из четырех основных блоков: препроцессора, экстрактора, компаратора и интерпретатора.  
Распознавание, опирающееся на анализ речи, является важной функцией обработки речи, выполняемой системой. Этот процесс позволяет заменять непроизводительную работу с клавиатурой.

 
3. Устройство диктофона 

 
     Но сами диктофоны существенно видоизменились. Появились малогабаритные диктофоны с носителем информации на компакт – дисках или на флэш – картах. Технология их производства растет семимильными шагами. Визуально переносной диктофон можно представить как устройство, состоящее из трех основных частей:  
а) основной блок (электронные схемы, динамик),  
б) блок ввода информации (микрофон),  
в) устройство записи информации (магнитная лента, компакт – диск или электронные накопители (флэш-карта и др.)).  
     Отличительной особенностью большинства моделей диктофонов является то, что носителем информации является магнитная лента.  
     Цифровые диктофоны – это последние достижения в области диктофонных технологий. На стандартных объемах флэш-памяти цифровой диктофон позволяет сохранить до несколько десятков часов речи. При этом его размеры сравнимы с авторучкой, а вес не превышает 50 г.  
     Современные диктофоны в качестве носителей информации используют цифровые модули памяти. Ресурс модулей памяти даже при самом интенсивном использовании составит не менее нескольких лет. В таких моделях отсутствует сложный лентопротяжный механизм.  
     Вывод - главной особенностью цифрового диктофона является повышенная надежность и удобство в эксплуатации. Поэтому проектирование новых типов цифровых диктофонов является важной задачей ввиду все более нарастающей потребности удобства хранения звуковой информации.

 

4. Основные  характеристики диктофонов 

     Основными характеристиками диктофонно-компьютерных средств вычислительной техники являются:  
- тип используемого магнитного носителя записи,  
- скорость движения магнитного носителя при записи и воспроизведении звука и возможность ее плавногорегулирования,  
- диапазон воспроизводимых частот, определяющий качество записи и воспроизведения звуковой информации,  
- емкость магнитного носителя и время воспроизведения записи,  
- возможность воспроизведения через внешние акустические системы,  
- наличие дистанционного управления, в том числе речевого (автоматическое включение при появлении звука определенной частоты и выключение при длительном его отсутствии),  
- бесшумность работы,  
- тип источника питания и продолжительность непрерывной работы,  
- потребляемая и выходная мощность,  
- габариты и вес устройства.  
     Одной из проблем, которая возникает перед отечественным пользователем - это выбор лучшей по соотношению качество/цена модели. Неизбалованные отечественные пользователи часто не придают особого значения устройству и техническим характеристикам диктофонов. Мало кто сознает, насколько проще и легче может стать работа с этим устройством, если серьезно отнестись к его выбору.  
     Каждый человек может выбрать диктофон, исходя из своих возможностей и потребностей. Современные компании предлагают большой ассортимент диктофонов для различных целей:  
а) диктофоны для лекций, которые наверняка заинтересуют любого студента, уставшего от постоянного конспектирования;  
б)миниатюрные диктофоны для незаметной записи (шпионские диктофоны), которые предназначены для фиксации разговоров с продажными чиновниками, сотрудниками ГИБДД, преподавателями и пр.;  
в)профессиональные диктофоны для фиксации мыслей, важных разговоров, совещаний и т.д., которые оценит любой бизнесмен, журналист, писатель, ученый;  
г)многофункциональные диктофоны для развлечения и отдыха;  
д)также можно купить диктофон в подарок. Стильный имиджевый диктофон-брелок или авторучка-диктофон станут постоянными спутниками и надежными помощниками в учебе, науке, в бизнесе и повседневной жизни.

 
5. Применение диктофонов 

 
     Сегодня область применения диктофонной технологии не ограничивается только записью докладов, выступлений, телефонных переговоров, устных указаний и распоряжений с целью последующего их перепечатывания на пишущей машинке или персональном компьютере.  
     К примеру, диктофонная техника широко используется в аварийно-спасательных и муниципальных службах:  
Принцип постоянной готовности аварийно-спасательных служб, аварийно-спасательных формирований к оперативному реагированию на чрезвычайные ситуации и проведению работ по их ликвидации предъявляет особые требования к аварийно-спасательным средствам, в том числе к системам регистрации поступающих сообщений.  
     С момента поступления запроса о помощи до непосредственного проведения комплекса аварийно-спасательных, поисково-спасательных работ или работ по ликвидации медико-санитарных последствий чрезвычайных ситуаций счет ведется на доли секунд. От возможности повторного прослушивания записи входящего сообщения и оценки достоверности поступившей информации зачастую зависит весь комплекс аварийно-спасательных работ и жизнь людей.  
     Современная диктофонная техника является оптимальным решением для работы аварийно-спасательных служб и муниципальных служб.  
Диктофонная техника призвана обеспечивать высокую эффективность и продуктивность проводимых работ, способна вести запись неограниченного количества и типов каналов. Вся поступающая информация автоматически обрабатывается и размешается в Базе Данных фонограмм вместе с ассоциированными данными (номер абонента, время и длительность сеанса связи и т.п.), что в комплексе с цифровым технологиями обработки информации позволяет:  
а) вести быстрый поиск конкретной записи;  
б) передавать критически важную информацию другим службам мгновенно;  
в) осуществлять мгновенный доступ к любому участку записи;  
г) сортировать данные и формировать выборку из записей по заданному критерию;  
д)мгновенно передавать критически важную информацию другим подразделениям. 
     Немаловажную роль диктофонная техника играет и в медицинских учреждениях. Ее использование позволяет:  
1) исключить проблему стыковки аналоговых телефонных линий с диктофонной панелью, а также проблему поиска специалистов, способных выполнить такую работу, что позволяет сэкономить еще и на оплате работы этих специалистов;  
2)обрабатывать накопившиеся сообщения в режиме реального времени, не тратя время на замену записанных носителей в диктофонной панели и установку данных носителей на рабочем месте стенографистки для обработки записанных данных;  
3) исключить проблемы изнашивания механических деталей, характерных для диктофонных панелей, и физического износа магнитной ленты из-за ее постоянной перемотки в процессе прослушивания и стенографирования;  
4) значительно ускорить процесс оформления выписок.  
Диктофоны применяются в современных телекоммуникационных системах:  
а) в качестве голосового почтового ящика;

б) для контроля за поведением персонала;  
в) для записи и прослушивания собственных телефонных переговоров;  
г) в различных ведомствах для ведения как промышленного, так и политического шпионажа;  
д) и всем известные черные ящики в различных изделиях – это тоже своего рода диктофоны для записи кризисных ситуаций.

6. Тенденции развития современных диктофонов

     Рынок цифровых диктофонов в России развивается очень динамично. Мини диктофон стал привычным аттрибутом современного человека, а новые модели появляются практически каждую неделю. По объему используемых инноваций отрасль цифровых технологий является одним из лидеров рынка. Именно поэтому российские цифровые диктофоны заняли лидирующее положение не только в России, но и за рубежом.                                              Одними из лидеров отрасли на сегодняшний день являются диктофоны компании Телесистемы, которые неоднократно получали признание международное признание и даже несколько лет подряд удерживают пальму первенства в книге рекордов Гиннесса, как самые маленькие диктофоны на планете.

     Зеленоградские ученые, тем не менее, прекрасно понимают, что стоять на месте нельзя, и поэтому используют все новые и новые разработки для улучшения продукции. Каковы же современные тенденции развития рынка диктофонов? Специалисты сайта www.e-dic.ru выделяют следующие направления:

    1.Увеличение объема памяти. Если сравнить с моделями, которые были еще 2-3 года назад, когда максимальная память в 256 Мб считалась верхом технологической мысли, то современные диктофоны ушли далеко вперед. Сейчас норма — диктофоны с 16, 32 и даже 64 гигабайтами памяти. Такого диктофона хватит на несколько месяцев, даже если запись будет идти круглосуточно. К тому же, увеличение объема памяти приводит к уменьшению ее физического объема, поэтому с каждым годом диктофоны становятся все более миниатюрными.

     2. Оптимизация энергопотребления. Использование более современных аккумуляторов позволяет значительно увеличить продолжительность работы диктофона без подзарядки. Но это лишь одно направление. Ученые стараются уменьшить энергопотребление самого диктофона. И это им удалось. Современные цифровые диктофоны потребляются в 1000 раз меньше энергии, чем их коллеги, работавшие на кассетах. Тем не менее работы в этой области еще активно ведутся и, возможно, через несколько лет мы получим модели, которые перевернут наше сознание по уровню развития технологий.

     3. Использование альтернативных источников энергии. В частности, одной из самых интересных разработок компании Телесистемы является модель E-dic «Солар». Для питания диктофон использует солнечную батарейку, таким образом проблема севшей батареи Вас не побеспокоит, если имеются солнечные места.