Личное дело сотрудника

 

 

ЛИЧНОЕ ДЕЛО СОТРУДНИКА

 

Личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих  трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации  или на руководящих должностях в определенной отрасли хозяйства.

 

Законодательство предусматривает  обязательное ведение личных дел  только на государственных гражданских  служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел  определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой.

Технологическая цепочка  процесса формирования личного дела включает в себя:

- внесение в опись  (журнал) инвентарного учета личных  дел записи о заведении нового личного дела;

- подготовка обложки  личного дела: оформление обложки  в соответствии со стандартом, указание учетного номера личного  дела и даты его заведения;  обозначение номера личного дела  на корешке папки;

- подшивка в папку  чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела;

- получение сотрудником  кадровой службы от руководителя  этой службы первоначального  комплекта документов для включения  в личное дело;

- систематизация полученных  документов, внесение во внутреннюю  опись документов сведений о  помещаемых в личное дело документах;

- валовая нумерация  листов документов и обозначение  листов расположения документов  во внутренней описи;

- подшивка документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; проверка правильности нумерации листов;

- помещение личного  дела в закрывающийся шкаф  для хранения;

- дополнение по мере  получения документов личного  дела;

- систематизация документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;

- внесение очередных  записей во внутреннюю опись  документов личного дела. Подшивка  документов в личное дело, проверка  правильности нумерации листов;

- ведение личного  дела: внесение необходимых записей  и отметок о проверке наличия  документов личного дела в  дополнение к личному листку  по учету кадров;

- выдача личного  дела руководству организации  и кадровой службы под роспись  в контрольной карточке дела; при возвращении дела - проверка наличия и целостности документов;

- ознакомление в  помещении кадровой службы работников  организации с документами их  личных дел в соответствии  с действующей системой доступа  к личным делам;

- внесение отметки  об ознакомлении в дополнение к личному делу по учету кадров; заверение отметки росписями сотрудника, ответственного за ведение личных дел, и ознакомившегося с личным делом;

- закрытие личного  дела: проверка наличия всех документов  личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровка комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы;

- сдача личного дела в архив  организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инвентарного учета личных дел;

- регистрация личного дела в  описи личных дел архива; проставление  номера описи и номера единицы  хранения на обложке личного  дела;

- внесение архивного номера  личного дела в журнал инвентарного учета личных дел кадровой службы.

Документы, включаемые в  личное дело, можно формально разделить  на несколько групп. Первоначально в личные дела включаются документы, представляемые при приеме на работу, после них - документы, фиксирующие прием на работу, а затем - документы, возникающие в период деятельности работника в организации. Состав документов, помещаемых в личное дело, зависит от должности работника.

В личное дело рекомендуется включать следующие документы:

- собственноручно написанное заявление о приеме на работу;

- копию документа, удостоверяющего  личность;

- копии документов об образовании,  о квалификации или наличии  специальных знаний, если представление  данных документов обязательно  для занятия соответствующей  должности или выполнения работы;

- копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- копию свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории Российской Федерации (при предоставлении работником);

- копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- результаты предварительного  медицинского осмотра (обследования), проводимого для определения  пригодности этих работников  для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);

- копии документов, подтверждающих  право работника на налоговые  вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (при представлении работником заявления о представлении ему указанных вычетов);

- копии документов об установлении  инвалидности и о степени ограничения  способности к трудовой деятельности (в случае представления);

- справку о характере и условиях  труда по основному месту работы (при приеме совместителя на тяжелую, вредную, опасную работу или работу, связанную с управлением транспортным средством);

- документы, связанные с оформлением  допуска к сведениям, составляющим  государственную или иную охраняемую  законом тайну, если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений;

- экземпляр трудового договора;

- копию приказа о приеме на работу;

- должностную инструкцию работника;

- экземпляр договора о полной  материальной ответственности;

- соглашение о неразглашении  информации, составляющей персональные  данные работников организации  (для работников, имеющих доступ к такой информации);

- экземпляры соглашений об изменении  определенных сторонами условий  трудового договора;

- уведомления об изменении условий  трудового договора по инициативе  работодателя;

- копии приказов о переводе на другую работу, о перемещениях, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;

- копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических  данных (свидетельство о заключении брака или о расторжении брака, свидетельство о перемене имени и т.д.);

- объяснительные и  докладные записки, заявления  работника по различным вопросам;

- материалы аттестаций;

- результаты периодических  медицинских осмотров (обследований);

- документы, послужившие основаниями  к приказу о прекращении (расторжении) трудового договора;

- копию приказа о прекращении трудового договора;

- копию трудовой книжки с внесенной записью о прекращении трудового договора.

Как правило, в личное дело помещается фотографическая карточка работника установленного в организации формата (обычно 4 x 6 см). Рекомендуется обновлять фотографии работников не реже чем раз в 5 лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Копии документов (выписки) перед помещением в личное дело должны заверяться работниками кадровой службы. Лучше всего заводить личное дело после оформления трудовых отношений, то есть после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу. Далее все документы, касающиеся работника, для обеспечения надлежащей сохранности и удобства в обращении с личным делом подшиваются и помещаются в отдельную папку.

При первичном оформлении личному делу присваивается учетный  номер, заполняются соответствующие  позиции на его лицевой обложке и корешке, в него вкладывается внутренняя опись. Внутренняя опись представляет собой перечень документов, помещенных в личное дело. Она содержит информацию о номерах страниц личного дела, на которых расположен конкретный документ, и помогает быстро его найти. Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов в течение трудовой деятельности работника. В нее необходимо вносить наименования помещаемых в личное дело документов, количество листов, дату изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится только с разрешения руководителя кадрового отдела. Внутренняя опись подписывается составившим ее лицом с указанием даты составления. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.

В личное дело по усмотрению работника кадровой службы могут  не включаться документы временного срока хранения - справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т.д., а также дублетные экземпляры документов, если в них не содержатся персонально ценные пометы. Указанные документы могут формироваться в дела временного срока хранения.

Также не подшиваются  в личные дела жалобы граждан на сотрудников организации и материалы  по их рассмотрению. В личном деле сотрудника, на которого имеется жалоба, может  делаться ссылка на листы этого дела. Подшивка в дело непроверенных или неправильно оформленных документов, изъятие или замена документов в деле не допускаются.

Личные дела следует  учитывать и регистрировать в  книге (журнале) учета личных дел. В  журнале графы: номер дела, фамилия  и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение личных дел. В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой: "Личные дела сотрудников"

Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу. Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации.

Доступ к личным делам регламентируется руководителем  организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам и персональным данным.

Личное дело формируется  в картонной обложке (папке-регистраторе), на которой должен быть обозначен  присвоенный ей номер по журналу  учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

Личные дела работников должны храниться в отделе кадров. А вот после увольнения личное дело нужно подготовить к передаче в архив. Для этого несколько личных дел объединяются и помещаются в одну обложку путем их сшивания, при этом их объем не должен превышать 250 листов (том).

Материалы индивидуальных дел в  пределах дела (тома) располагаются  в алфавитном порядке (пофамильно), при этом материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего лица, трудовые отношения с которым прекращены.

Каждое объединенное дело (том) сопровождается внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения). Опись документов можно готовить на компьютере, а дата и подпись ставятся вручную. В конец дела подшивается лист-заверитель дела.

Передача личных дел в архив  осуществляется не позднее трех лет  после завершения их в делопроизводстве. Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, а личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно.

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в  архиве - по алфавиту фамилий работавших. Для быстрого поиска дел служит алфавитная карточка или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек.

Ежегодно специально назначаемая  комиссия должна проводить проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование.

Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников организации  дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов, исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних лиц. При правильном ведении личных дел значительно облегчаются работа с делами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и сведений.

Следует отметить, что  вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, работодатели должны соблюдать  нормы и требования Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ), а также нормы гл. 14 ТК РФ. В связи с тем что на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуется оборудовать офис отдела кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел (например, приобрести несгораемые шкафы). Лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел работников, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения этих дел.