Понятие и виды документов о работе

- подпись уполномоченных  должностных лиц является обязательным  реквизитом документа, с наличием  или отсутствием которого связывают  наличие или отсутствие юридической силы у документа.

Специальные правила, касающиеся оформления определённых видов документов, могут содержать и другие реквизиты,  характерные только для данного вида документов.

Схему расположения реквизитов в документах устанавливает формуляр-образец, который регламентирует и состав этих реквизитов. Формуляр-образец – модель построения формы документа для множества документов, объединённых функциональным значением. Формуляр-образец должен содержать необходимые реквизиты, входящие в конкретные документы исходного множества. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в документах исходного множества [4, с. 18].

Текст является основным реквизитом формуляра документа. Формулировки документа должны быть правильными  в юридическом отношении. Основными  чертами делового языка являются простота, лаконичность, ясность, точность.

При составлении документов следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитетов, гипербол, метафор. В деловом письме не должно быть устаревших слов и выражений.

При составлении организационно-распорядительных документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями; применять  устойчивые фразы; применять прямой порядок слов. При этом определение  должно стоять перед определяемым словом, дополнение – после управляющего слова, обстоятельственные слова –  ближе к тому слову, к которому они относятся, а вводные слова и выражения – в начале предложения. Сказуемое должно выражаться в простой глагольной форме, а в решениях, распоряжениях, приказах употреблять глаголы неопределённой формы (утвердить, обязать, уволить и т.д.) и языковые конструкции повелительного характера.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2  Характеристика документов личного дела

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел    работников  устанавливает   порядок формирования,    ведения    и  хранения  личных  дел  работников   в государственных    органах,  учреждениях,  организациях   Республики Беларусь  всех форм собственности.

Личное  дело  -  это  совокупность  документов,   содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные  дела  ведутся  на руководителей и специалистов, научных работников, государственных  служащих,  а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Формирование,  ведение  и  оперативное  хранение  личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль  за  оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации [3].

Личное дело работника  формируется после заключения трудового

договора  (контракта)  и  издания  приказа  (распоряжения,  решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При  формировании личного  дела документы включаются в него в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов личного дела;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- личный листок по учету кадров;

- автобиография;

- копии   документов  об  образовании,  повышении   квалификации,

переподготовке;

- заявление о приеме на работу;

- копия  (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления)

о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личных дел  отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

- декларация  о  доходах  (для  лиц, уполномоченных на выполнение

государственных  функций,  и  лиц,  приравненных к ним, а  также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

- обязательство о выполнении  мер  по  предупреждению  коррупции  (для лиц,  уполномоченных  на  выполнение  государственных функций,  и  лиц,  приравненных  к  ним,  а  также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством) [6, ст. 8];

          - контракт (государственных служащих);

- справка-объективка;

- анкета;

- копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных

работников  и  преподавателей  высших  учебных  заведений, прошедших

конкурсный отбор на замещение  вакантных должностей);

- копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива

(для руководителей, избираемых  на должность трудовым коллективом);

- копия  (выписка)  решения учредителей о назначении на должность

руководителя организации;

- договор    о материальной  ответственности (для   материально

ответственных лиц);

- направление    на    работу  (службой  занятости  для   молодых

специалистов  после  окончания  государственных  учебных  заведений,

направление по брони для  военнослужащих срочной службы, уволенных  из

Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

В процессе ведения личного  дела в него включаются документы, характеризующие  деловые, общественно-политические, научные и личные

качества работника:

- характеристики и аттестационные листы;

- списки научных трудов и изобретений;

- заявления  работника о переводе,  увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

- копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений)

о  переводе,  увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении

классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

- иные  документы,  предусмотренные  законодательством Республики Беларусь.

По  решению  кадровой  службы  (специалиста по кадрам) в  состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

В    сформированное    личное   дело  документы  включаются   в хронологической последовательности.

В личное дело не включаются:

- копии    документов    о  предоставлении  отпусков,   наложении

дисциплинарных    взысканий   (за  исключением  случаев   увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

- справки  о  месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

- другие    документы,    имеющие    срок  хранения  до  10   лет включительно.

           После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя  опись  по установленной форме. Она содержит  сведения  о  названиях  документов,  включенных в дело, их индексах  и  датах.  Листы  внутренней  описи нумеруются отдельно от листов личного дела [3].

 Во  внутренней  описи  отражается включение в личное дело новых

документов.  Изъятие  документов из личного дела, замена подлинников

копиями отражаются во внутренней описи в графе "Примечание".

Личный  листок по учету  кадров оформляется по установленной форме. Он заполняется поступающим на работу собственноручно  в  одном  экземпляре  без  помарок и исправлений на основании  паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании  и  иных  личных  документов.  Полнота  и   правильность заполнения  личного  листка  проверяются  работником кадровой службы (специалистом  по  кадрам),  который  сверяет  соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

 При  заполнении  личного  листка  по  учету  кадров соблюдаются следующие требования:

- на  все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны

исчерпывающие  ответы, которые  не должны носить односложный характер "да", "нет";

- не  допускается  прочеркивание  граф;  в  случае отрицательного ответа указывается: "не имею", "не участвовал" и т.п.;

- фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например: Сидорский Олег Николаевич;

- в  графе  "Дата  рождения" арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;

- место      рождения    указывается    в    соответствии       с

административно-территориальным    делением   на  момент   рождения.

Например: БССР, дер.Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;

- в  графе  "Гражданство" указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);

- в    графе    "Образование"    указывается:  "общее   среднее", "профессионально-техническое", "среднее специальное", "высшее";

- если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил  или  с  какого  курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;

- наименования  высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;

- в  графе  "Какие  имеете  труды  и  изобретения"  перечисляются

опубликованные    научные    труды  с  указанием  выходных   данных,

запатентованные  изобретения  либо  делается запись: "Список научных

трудов (изобретений) прилагается";

- в  графе  "Выполняемая  работа  с начала трудовой деятельности"

отражаются  предыдущая  трудовая  деятельность,  а  также  перерывы,

связанные  с  учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и  той же

организации занимал в  разные периоды времени различные  должности,   то указывается,  с  какого  и  по  какое  время  он  работал  в  каждой должности;

- в  графе  "Семейное  положение"  указываются  данные  на момент

заполнения личного листка: "холост (не замужем)", "женат (замужем)",

"разведен  (разведена)", "вдовец (вдова)", после этого  перечисляются все  члены  семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).

     Например:

     женат:

     жена - Трофимова  Елена Константиновна, 1964 г.р.,

     сын - Сидорский  Кирилл Олегович, 1988 г.р.,

     дочь - Сидорская  Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,

     мать - Гуревич  Нина Павловна, 1937 г.р.;

- в    графе  "Место  жительства"  указываются  адрес   прописки, фактический адрес проживания и телефон.

На  личный  листок  по  учету  кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу. Личный  листок  по  учету  кадров  подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

 Для  отражения  в  личном  деле  дополнительных  сведений о работнике,  наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета. Требования  к  заполнению  анкеты  соответствуют   требованиям,

предъявляемым  к  заполнению  личного листка по учету кадров. Анкета

дополнительно подписывается  работником кадровой службы (специалистом по кадрам).

В  дополнении  к  личному  листку по учету кадров отражаются данные  о  работе  и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров.

Автобиография  -  документ,  содержащий  краткое  изложение

основных  этапов  жизни  и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на  листе  бумаги  формата  А4. В автобиографии отражаются следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество;
• дата и место рождения;
• полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях

обучался);

• трудовая деятельность;
• профессия;
• общественная работа, участие в выборных органах;
• отношение к воинской службе и воинское звание;
• наличие правительственных и других наград и поощрений;
• сведения    о    семейном   положении,  совместно   проживающих

родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается  составителем с указанием даты.

Копии  документов  об образовании, повышении квалификации и

переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в

личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.

Заявления  о  приеме,  переводе,  увольнении оформляются  на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке.